Mettre à jour les registres réglementaires dans Flora

1

(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**

2

3

|(% style="width:840px" %)(((

(((

(% class="box" %)

(((

La gestion des **registres réglementaires** (registre d’inventaire des biens affectés et registre des biens reçus en dépôt) est une obligation légale pour tous les musées de France définie par la loi et l’arrêté du 25 mai 2004.

Qu’il s’agisse :

* **d’intégrer de nouveaux biens**,

12

* **de transférer la propriété** d’objets initialement reçus en dépôt,

13

* ou **de radier des biens** de l’inventaire,

14

15

Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.

)))

(((

= Respecter le cadre légal et les normes applicables aux registres =

20

21

Les mises à jour s’appuient sur les textes réglementaires en vigueur :

22

23

(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Référence**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Contenu**

24

|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002 **relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.

25

|**Arrêté du 25 mai 2004** (application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.

26

|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.

27

28

= Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =

29

30

== Principe général ==

31

32

* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.

33

* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.

34

* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.

35

* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.

36

* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.

37

38

== Grilles de saisie à utiliser ==

39

40

(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**

41

42

Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :

43

44

* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,

45

* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,

46

* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.

47

48

(% class="box infomessage" %)

49

(((

50

**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.

51

)))

52

53

[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

54

55

56

[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

57

58

59

== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==

60

61

Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.

62

63

(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de bien**|(% style="background-color:#cbcbea; width:209px" %)**Grilles à utiliser**|(% style="background-color:#cbcbea; width:302px" %)**Spécificités / règles**|(% style="background-color:#cbcbea; width:257px" %)**Exemple(s)**

64

|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((

65

Entrées : grille** Registre - Acquisition **

66

67

Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**

68

)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien

69

- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : 2025.1

Bien : 2025.1.1

)))

|(((

**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**

76

)))|(% style="width:209px" %)(((

77

Entrées : grille **Registre - Acquisition**

78

79

Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **

80

81

Si biens remarquables : saisie individuelle

82

)))|(% style="width:302px" %)(((

83

- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble

84

- Joindre un document descriptif

85

86

- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique

87

88

- Numérotation :

89

• Ensemble : année.numérolot.0

90

• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.

91

)))|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : 2011.3

Ensemble : 2011.3.0

1er bien : 2011.3.1

2eme bien : 2011.3.2

)))

|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((

103

Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**

104

105

Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**

106

)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation

107

- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : D2025.1

Bien : D2025.1.1

)))

|(((

**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**

114

115

116

)))|(% style="width:209px" %)(((

117

Entrées : grille **Registre - Dépôt**

118

119

Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**

120

121

Si biens remarquables : saisie individuelle

122

)))|(% style="width:302px" %)(((

123

- Saisie immédiate ou différée

124

- Joindre un document descriptif

125

126

- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique

127

- Numérotation :

128

• Ensemble : Dannée.numérolot.0

129

• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.

130

)))|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : D2011.1

Ensemble : D2011.1.0

1er bien : D2011.1.1

2eme bien : D2011.1.2

138

)))

139

|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((

140

Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**

141

142

Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **

143

)))|(% style="width:302px" %)(((

144

- Entrée liée : année.0

145

Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)

146

147

148

- Numérotation biens :

149

• Bien simple : année.0.numérobien

150

• Ensemble : année.0.numérolot.0

151

• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.

152

)))|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : 2011.0

Bien : 2011.0.35

**Ensembles complexes **:

Entrée : 2011.0

Ensemble : 2011.0.36.0

163

164

Bien remarquable : 2011.0.36.1

165

)))

166

|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((

167

Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**

168

)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés

169

- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—

170

|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((

171

Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**

172

)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—

173

174

== Champs obligatoires pour le registre ==

175

176

La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.

177

Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**

178

179

(% class="box warningmessage" %)

180

(((

181

L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.

182

)))

183

184

En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :

185

186

* **néant **: en l’absence avérée d’information,

187

* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.

188

189

=== Table Entrées ===

190

191

* Mode d’acquisition (thésaurus)

192

* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu

193

* Musée acquéreur (liste de contrôle)

194

* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)

195

* Référence de l’acte

196

* Date de l’acte d’acquisition

197

* Mention des concours publics (AS / ANS)

=== Table Biens ===

(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**

202

203

* Numéro d’inventaire

204

* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle

205

* Domaine (thésaurus)

206

* Dénomination (thésaurus)

207

* Matières/techniques (thésaurus)

208

* Dimensions

209

* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)

210

* Prix d’achat

211

* Inscriptions (thésaurus)

212

* Constat d’état initial (date + état de conservation)

213

214

= Procédure d’intégration d’une notice au registre =

215

216

Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.

217

218

== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==

219

220

(((

221

Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3).

)))

(((

Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.

226

)))

227

228

[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

229

230

== Terminer la saisie de chaque notice ==

231

232

(((

233

Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.

)))

(((

Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.

238

239

* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.

240

* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.

241

242

La notice passe en état « attente validation saisie ».

243

)))

244

245

[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

246

247

248

[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

249

250

== Valider ou refuser la saisie ==

251

252

Dans la barre d’outils :

253

254

* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.

255

* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.

256

257

=== Cas 1 : validation de la saisie ===

258

259

[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

260

261

262

=== Cas 2 : refus de la saisie ===

263

264

[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(((

)))

(((

[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

276

277

278

== Lancer l’intégration au registre ==

279

280

(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**

281

282

(((

283

Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.

284

285

**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :

286

287

* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.

288

* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.

289

290

(% class="box infomessage" %)

291

(((

292

À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).

)))

)))

[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

297

298

299

=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===

300

301

[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

302

303

304

=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===

305

306

[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

307

308

309

== Confirmer l’intégration ==

310

311

Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.

312

313

La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.

314

315

[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

316

317

318

[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

319

320

321

[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

322

323

324

= Consulter et éditer les registres =

325

326

Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.

327

328

Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.

329

330

== Consulter le registre ==

331

332

1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**

333

1. (((

334

Renseignez les critères de filtrage :

335

336

* **Année d’inscription au registre**

337

* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt

338

* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée

339

)))

340

1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.

341

342

>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.

343

344

[[Table registre → formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

345

346

347

== Éditer le registre ==

348

349

(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**

350

351

1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.

352

1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.

353

1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.

354

1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).

355

356

(% class="box infomessage" %)

357

(((

358

Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.

359

)))

360

361

[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

370

371

372

[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

373

374

375

[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

376

377

378

== Page de garde et annexes aux registres papier ==

379

380

(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**

381

382

Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.

383

384

Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.

385

386

[[Formulaire de recherche table Registres → pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

(((

[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin***

* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]

411

* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]

412

* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]

413

* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]

414

415

* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]]

416

* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]

417

* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]

418

* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]

419

* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]

420

* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]

421

* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]]

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales**

427

428

* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées