Intégrer des biens aux registres réglementaires

1

(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**

2

3

|(% style="width:840px" %)(((

(((

(% class="box" %)

(((

En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.

8

Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.

9

10

Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.

)))

(((

= Cadre légal et normes applicables aux registres =

15

16

La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :

17

18

(% class="active" %)|=Référence|=Contenu

19

|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002 **relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.

20

|**Arrêté du 25 mai 2004** (application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.

21

|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.

22

23

= Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =

24

25

== Principe général ==

26

27

* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.

28

* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.

29

* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.

30

* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.

31

* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.

32

33

== Grilles de saisie à utiliser ==

34

35

(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**

36

37

Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :

38

39

* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,

40

* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,

41

* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.

42

43

(% class="box infomessage" %)

44

(((

45

**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.

46

)))

47

48

[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

49

50

51

[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

52

53

54

== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==

55

56

Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.

57

58

(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Grilles à utiliser**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités / règles**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**

59

|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((

60

Entrées : grille** Registre - Acquisition **

61

62

Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**

63

)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien

64

- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : 2025.1

Bien : 2025.1.1

)))

|(((

**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**

71

)))|(% style="width:209px" %)(((

72

Entrées : grille **Registre - Acquisition**

73

74

Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **

75

76

Si biens remarquables : saisie individuelle

77

)))|(% style="width:302px" %)(((

78

- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble

79

- Joindre un document descriptif

80

81

- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique

82

83

- Numérotation :

84

• Ensemble : année.numérolot.0

85

• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.

86

)))|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : 2011.3

Ensemble : 2011.3.0

1er bien : 2011.3.1

2eme bien : 2011.3.2

)))

|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((

98

Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**

99

100

Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**

101

)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation

102

- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : D2025.1

Bien : D2025.1.1

)))

|(((

**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**

109

110

111

)))|(% style="width:209px" %)(((

112

Entrées : grille **Registre - Dépôt**

113

114

Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**

115

116

Si biens remarquables : saisie individuelle

117

)))|(% style="width:302px" %)(((

118

- Saisie immédiate ou différée

119

- Joindre un document descriptif

120

121

- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique

122

- Numérotation :

123

• Ensemble : Dannée.numérolot.0

124

• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.

125

)))|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : D2011.1

Ensemble : D2011.1.0

1er bien : D2011.1.1

2eme bien : D2011.1.2

133

)))

134

|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((

135

Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**

136

137

Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **

138

)))|(% style="width:302px" %)(((

139

- Entrée liée : année.0

140

Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)

141

142

143

- Numérotation biens :

144

• Bien simple : année.0.numérobien

145

• Ensemble : année.0.numérolot.0

146

• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.

147

)))|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : 2011.0

Bien : 2011.0.35

**Ensembles complexes **:

Entrée : 2011.0

Ensemble : 2011.0.36.0

158

159

Bien remarquable : 2011.0.36.1

160

)))

161

|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((

162

Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**

163

)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés

164

- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—

165

|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((

166

Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**

167

)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—

168

169

== Champs obligatoires pour le registre ==

170

171

La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.

172

Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**

173

174

(% class="box warningmessage" %)

175

(((

176

L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.

177

)))

178

179

En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :

180

181

* **néant **: en l’absence avérée d’information,

182

* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.

183

184

=== Table Entrées ===

185

186

* Mode d’acquisition (thésaurus)

187

* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu

188

* Musée acquéreur (liste de contrôle)

189

* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)

190

* Référence de l’acte

191

* Date de l’acte d’acquisition

192

* Mention des concours publics (AS / ANS)

=== Table Biens ===

(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**

197

198

* Numéro d’inventaire

199

* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle

200

* Domaine (thésaurus)

201

* Dénomination (thésaurus)

202

* Matières/techniques (thésaurus)

203

* Dimensions

204

* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)

205

* Prix d’achat

206

* Inscriptions (thésaurus)

207

* Constat d’état initial (date + état de conservation)

208

209

= Procédure d’intégration d’une notice au registre =

210

211

Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.

212

213

== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==

214

215

(((

216

Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3).

)))

(((

Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.

221

)))

222

223

[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

224

225

== Terminer la saisie de chaque notice ==

226

227

(((

228

Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.

)))

(((

Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.

233

234

* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.

235

* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.

236

237

La notice passe en état « attente validation saisie ».

238

)))

239

240

[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

241

242

243

[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

244

245

== Valider ou refuser la saisie ==

246

247

Dans la barre d’outils :

248

249

* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.

250

* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.

251

252

=== Cas 1 : validation de la saisie ===

253

254

[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

255

256

257

=== Cas 2 : refus de la saisie ===

258

259

[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(((

)))

(((

[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

271

272

273

== Lancer l’intégration au registre ==

274

275

(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**

276

277

(((

278

Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.

279

280

**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :

281

282

* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.

283

* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.

284

285

(% class="box infomessage" %)

286

(((

287

À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).

)))

)))

[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

292

293

294

=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===

295

296

[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

297

298

299

=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===

300

301

[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

302

303

304

== Confirmer l’intégration ==

305

306

Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.

307

308

La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.

309

310

[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

311

312

313

[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

314

315

316

[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

317

318

319

= Consulter et éditer les registres =

320

321

Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.

322

323

Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.

324

325

== Consulter le registre ==

326

327

1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**

328

1. (((

329

Renseignez les critères de filtrage :

330

331

* **Année d’inscription au registre**

332

* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt

333

* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée

334

)))

335

1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.

336

337

>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.

338

339

[[Table registre → formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

340

341

342

== Éditer le registre ==

343

344

(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**

345

346

1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.

347

1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.

348

1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.

349

1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).

350

351

(% class="box infomessage" %)

352

(((

353

Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.

354

)))

355

356

[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

367

368

369

[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

370

371

372

[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

373

374

375

== Page de garde et annexes aux registres papier ==

376

377

(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**

378

379

Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.

380

381

Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.

382

383

[[Formulaire de recherche table Registres → pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

(((

[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin***

* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]

408

* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]

409

* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]

410

* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]

411

412

* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]]

413

* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]

414

* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]

415

* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]

416

* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]

417

* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]

418

* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]]

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales**

424

425

* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées