Intégrer des biens aux registres réglementaires

1

(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**

2

3

|(% style="width:840px" %)(((

(((

(% class="box" %)

(((

En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.

8

Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.

9

10

Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.

)))

(((

= Cadre légal et normes applicables aux registres =

15

16

La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :

17

18

(% class="active" %)|=Référence|=Contenu

19

|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002 **relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.

20

|**Arrêté du 25 mai 2004** (application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.

21

|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.

22

23

= Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =

24

25

== Principe général ==

26

27

* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.

28

* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.

29

* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.

30

* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.

31

* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.

32

33

== Grilles de saisie à utiliser ==

34

35

Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :

36

37

* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,

38

* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,

39

* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.

40

41

(% class="box infomessage" %)

42

(((

43

**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.

44

)))

45

46

[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

47

48

49

[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

50

51

52

== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==

53

54

Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.

55

56

(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Grilles à utiliser**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités / règles**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**

57

|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((

58

Entrées : grille** Registre - Acquisition **

59

60

Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**

61

)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien

62

- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : 2025.1

Bien : 2025.1.1

)))

|(((

**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**

69

)))|(% style="width:209px" %)(((

70

Entrées : grille **Registre - Acquisition**

71

72

Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **

73

74

Si biens remarquables : saisie individuelle

75

)))|(% style="width:302px" %)(((

76

- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble

77

- Joindre un document descriptif

78

79

- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique

80

81

- Numérotation :

82

• Ensemble : année.numérolot.0

83

• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.

84

)))|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : 2011.3

Ensemble : 2011.3.0

1er bien : 2011.3.1

2eme bien : 2011.3.2

)))

|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((

96

Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**

97

98

Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**

99

)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation

100

- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : D2025.1

Bien : D2025.1.1

)))

|(((

**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**

107

108

109

)))|(% style="width:209px" %)(((

110

Entrées : grille **Registre - Dépôt**

111

112

Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**

113

114

Si biens remarquables : saisie individuelle

115

)))|(% style="width:302px" %)(((

116

- Saisie immédiate ou différée

117

- Joindre un document descriptif

118

119

- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique

120

- Numérotation :

121

• Ensemble : Dannée.numérolot.0

122

• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.

123

)))|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : D2011.1

Ensemble : D2011.1.0

1er bien : D2011.1.1

2eme bien : D2011.1.2

131

)))

132

|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((

133

Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**

134

135

Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **

136

)))|(% style="width:302px" %)(((

137

- Entrée liée : année.0

138

Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)

139

140

141

- Numérotation biens :

142

• Bien simple : année.0.numérobien

143

• Ensemble : année.0.numérolot.0

144

• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.

145

)))|(% style="width:257px" %)(((

Entrée : 2011.0

Bien : 2011.0.35

**Ensembles complexes **:

Entrée : 2011.0

Ensemble : 2011.0.36.0

156

157

Bien remarquable : 2011.0.36.1

158

)))

159

|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((

160

Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**

161

)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés

162

- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—

163

|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((

164

Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**

165

)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—

166

167

== Champs obligatoires pour le registre ==

168

169

La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.

170

Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**

171

172

(% class="box warningmessage" %)

173

(((

174

L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.

175

)))

176

177

En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :

178

179

* **néant **: en l’absence avérée d’information,

180

* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.

181

182

=== Table Entrées ===

183

184

* Mode d’acquisition (thésaurus)

185

* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu

186

* Musée acquéreur (liste de contrôle)

187

* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)

188

* Référence de l’acte

189

* Date de l’acte d’acquisition

190

* Mention des concours publics (AS / ANS)

=== Table Biens ===

(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**

195

196

* Numéro d’inventaire

197

* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle

198

* Domaine (thésaurus)

199

* Dénomination (thésaurus)

200

* Matières/techniques (thésaurus)

201

* Dimensions

202

* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)

203

* Prix d’achat

204

* Inscriptions (thésaurus)

205

* Constat d’état initial (date + état de conservation)

206

207

= Procédure d’intégration d’une notice au registre =

208

209

Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.

210

211

== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==

212

213

(((

214

Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3).

)))

(((

Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.

219

)))

220

221

[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

222

223

== Terminer la saisie de chaque notice ==

224

225

(((

226

Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.

)))

(((

Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.

231

232

* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.

233

* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.

234

235

La notice passe en état « attente validation saisie ».

236

)))

237

238

[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

239

240

241

[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

242

243

== Valider ou refuser la saisie ==

244

245

Dans la barre d’outils :

246

247

* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.

248

* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.

249

250

=== Cas 1 : validation de la saisie ===

251

252

[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

253

254

255

=== Cas 2 : refus de la saisie ===

256

257

[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

(((

)))

(((

[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

269

270

271

== Lancer l’intégration au registre ==

272

273

(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**

274

275

(((

276

Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.

277

278

**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :

279

280

* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.

281

* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.

282

283

(% class="box infomessage" %)

284

(((

285

À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).

)))

)))

[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

290

291

292

=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===

293

294

[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

295

296

297

=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===

298

299

[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

300

301

302

== Confirmer l’intégration ==

303

304

Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.

305

306

La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.

307

308

[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

309

310

311

[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

312

313

314

[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

315

316

317

= Consulter et éditer les registres =

318

319

Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.

320

321

Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.

322

323

== Consulter le registre ==

324

325

1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**

326

1. (((

327

Renseignez les critères de filtrage :

328

329

* **Année d’inscription au registre**

330

* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt

331

* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée

332

)))

333

1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.

334

335

>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.

336

337

[[Table registre → formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

338

339

340

== Éditer le registre ==

341

342

(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**

343

344

1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.

345

1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.

346

1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.

347

1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).

348

349

(% class="box infomessage" %)

350

(((

351

Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.

352

)))

353

354

[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

370

371

372

[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

373

374

375

[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

376

377

378

== Page de garde et annexes aux registres papier ==

379

380

(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**

381

382

Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.

383

384

Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.

385

386

[[Formulaire de recherche table Registres → pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

(((

[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]]

411

* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]

412

* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]

413

* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]

414

* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]

415

* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]

416

* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]

417

* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]

418

* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]

419

* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]

420

* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]]

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales**

426

427

* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées