Code source wiki de Registres

Version 10.1 par Doriane Bautista le 2025/05/20 11:35

version	line-number	content
1.1	1	{{box title="Sommaire"}}
2.1	2	{{toc depth="1"/}}
1.1	3	{{/box}}
	4
	5	= Introduction =
	6
	7
	8	== Réglementation ==
	9
	10
	11	La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
	12
	13
	14	Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
	15
	16	[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
	17
	18	Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
	19
	20
	21	L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement des collections.
	22
	23	Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
	24
	25
	26	L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
	27
	28	[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
	29
	30
	31	== Modalités pratiques ==
	32
	33
	34	Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
	35
	36	* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
	37	* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
	38	* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
	39	* En conformité avec les exigences légales
	40
	41	Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées. Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
	42
	43	Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (ou contenant la mention néant le cas échant), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
	44
	45
	46	L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
	47
	48
	49	(% class="box warningmessage" %)
	50	(((
	51	//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des entrées, qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des entrées on aura donc souvent plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les registres chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
	52	)))
	53
	54	Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :
	55
	56	* //Table documentaire des Biens//
	57	* //Table documentaire des Entrées//
	58
	59	Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :
	60
	61	* //Registre des biens affectés//
	62	* //Registre de biens reçus en dépôt//
	63
	64	Vocabulaire à proscrire :
	65
	66	* // Registre des entrées : il prête à confusion//
	67
	68	(% class="box infomessage" %)
	69	(((
	70	//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
	71	)))
	72
	73
2.1	74
5.1	75
6.1	76
7.1	77
8.1	78
9.1	79
10.1	80
1.1	81	== Attention : le registre papier fait foi ==
	82
	83
	84	Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année.
	85
	86	Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
	87
	88	(% class="box warningmessage" %)
	89	(((
	90	//Attention : la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
	91	)))
	92
	93
	94	== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
	95
	96
	97	=== Nouvelles acquisitions ===
	98
	99
	100	La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
	101
	102	L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
	103
	104
	105	(% class="box infomessage" %)
	106	(((
	107	//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
	108	)))
	109
	110
	111	=== Inventaire rétrospectifs ===
	112
	113
	114	Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
	115
	116	Ces biens pourront être saisis comme les autres. Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.
	117
	118
	119	//Exemple ~:// pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera 2011.0.35
	120
	121	Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
	122
	123	Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
	124
	125
	126	S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées, il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
	127
	128	* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
	129	* le numéro de lot : 0
	130	* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
	131
	132	//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
	133
	134
3.1	135	[[image:1747723638621-244.png]]
1.1	136
	137	(% style="text-align: center;" %)
	138	//Visualisation du champ Numéro d'entrée manuel dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
	139
	140
	141
3.1	142	[[image:1747723844014-278.png]]
	143
1.1	144	(% style="text-align: center;" %)
3.1	145	//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
1.1	146
	147
3.1	148	L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
1.1	149
	150
	151	(% class="box infomessage" %)
	152	(((
	153	//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
	154	Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
	155	A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
	156	)))
	157
	158
	159	==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
	160
	161
	162	Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
	163
	164
	165	=== Récolement décennal ===
	166
	167
	168	Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres
	169
	170	Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
	171
	172	Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
	173
	174	Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
	175
	176
	177	=== Ensembles complexes ===
	178
	179
	180	Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
	181
	182	Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
	183
	184	(% class="box successmessage" %)
	185	(((
	186	//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
	187	)))
	188
	189	Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
	190
	191	* 2011.0.1 bien simple
	192	* 2011.0.2 bien simple
	193	* 2011.0.3.0 ensemble complexe
	194	* 2011.0.3.1 1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
	195	* 2011.0.3.2 2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
	196	* 2011.0.4 bien simple
	197	* 2011.0.5.0 ensemble complexe
	198	* etc.
	199
	200	= Saisie des données nécessaires au registres =
	201
	202
	203	== Champs obligatoires en saisie ==
	204
	205
	206	Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
	207
	208	(% class="box warningmessage" %)
	209	(((
	210	//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres. Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.//
	211	)))
	212
	213	En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir indéterminé ou néant dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
	214
	215	Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
	216
	217	Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :
	218
	219	* Mode acquisition (thésaurus)
	220	* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
	221	* Musée acquéreur (liste de contrôle)
	222	* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
	223	* Référence de l’acte
	224	* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
	225	* Mention des concours publics (liste de contrôle)
	226
	227	Les champs obligatoires dans la table des biens sont les suivants :
	228
	229	* Numéro d’inventaire
	230	* Date d’affectation
	231	* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
	232	* Prix d’achat
	233	* Domaine (thésaurus)
	234	* Dénomination (thésaurus)
	235	* Matières/techniques (thésaurus)
	236	* Dimensions
	237	* Type d’inscriptions (thésaurus)
	238	* Date du constat état (assistant datation)
	239	* État de conservation (liste de contrôle)
	240
	241	(% class="box infomessage" %)
	242	(((
	243	(% style="text-align: center;" %)
	244	//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
	245	)))
	246
	247	Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
	248
	249
	250	== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
	251
	252
	253	=== Entrées : nouvelle acquisition ===
	254
	255
3.2	256	Sélectionner la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées.
1.1	257
	258
3.2	259	[[image:1747723969669-261.png]]
	260
1.1	261	(% style="text-align: center;" %)
	262	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	263
	264
	265	Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
	266
	267
3.2	268	[[image:1747724102358-210.png]]
1.1	269
	270	(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
3.2	271	//Visualisation de la grille de saisie Registre - Acquisition dans la table des entrées//
1.1	272
	273
	274	(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
	275	(((
	276	(% style="text-align: left;" %)
3.2	277	//Dans la grille de saisie Acquisition - complète de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
1.1	278	)))
	279
	280
	281	=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
	282
	283
	284	Sélectionner la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées.
	285
	286
3.2	287	[[image:1747724180433-782.png]]
1.1	288
	289	(% style="text-align: center;" %)
	290	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
	291
	292
	293	Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : ne renseigner que les informations connues de l'institution.
	294
	295	Renseigner, à minima, le statut juridique.
	296
	297
3.2	298	[[image:1747724251875-618.png]]
	299
1.1	300	(% style="text-align: center;" %)
	301	//Visualisation de la grille de saisie Inventaire rétrospectif dans la table des entrées//
	302
	303
	304	(% class="box infomessage" %)
	305	(((
	306	//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
	307	)))
	308
	309
	310	=== Biens ===
	311
	312
3.3	313	Sélectionner la grille de saisie 02. Registre - Biens affectés dans la table Biens.
1.1	314
	315
3.3	316	[[image:1747724329047-588.png]]
1.1	317
	318	(% style="text-align: center;" %)
	319	//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
	320
	321
	322	La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
	323
	324
	325	(% class="box infomessage" %)
	326	(((
	327	//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
	328	)))
	329
3.3	330	[[image:1747724385543-970.png]]
1.1	331
	332	(% style="text-align: center;" %)
3.3	333	//Visualisation de la grille de saisie 02.Registre - Biens affectés// //dans la table Biens//
1.1	334
	335
	336	(% class="box warningmessage" %)
	337	(((
	338	//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.//
	339	)))
	340
	341
	342	Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
	343
3.3	344	Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png\|\|height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
1.1	345
	346
3.3	347	[[image:1747725032932-364.png]]
1.1	348
	349
	350	=== Biens : Ensembles complexes ===
	351
	352
4.1	353	Sélectionner la grille de saisie 02.Registre- Ensembles complexes affectés dans la table Biens.
1.1	354
	355
4.1	356	[[image:1747725129124-544.png]]
1.1	357
	358
	359	La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
	360
	361	Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
	362
	363
4.1	364	[[image:1747725362450-684.png]]
1.1	365
4.1	366
1.1	367	(% class="box infomessage" %)
	368	(((
	369	//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
	370	)))
	371
	372	Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
	373
4.1	374	[[image:1747725317402-667.png]]
1.1	375
	376
	377	Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
	378
	379	Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
	380
	381
	382	== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
	383
	384
	385	=== Entrée ===
	386
	387
5.1	388	Sélectionner la grille de saisie Registre - Dépôt dans la table des Entrées.
1.1	389
	390
4.1	391	[[image:1747725797202-722.png]]
1.1	392
	393
	394	=== Biens ===
	395
	396
5.1	397	Sélectionner la grille de saisie Registre - Biens reçus en dépôt dans la table des Biens.
4.1	398
1.1	399	A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
	400
	401
4.1	402	[[image:1747725926983-893.png]]
1.1	403
	404
	405
5.1	406	[[image:1747727404840-527.png]]
1.1	407
5.1	408
1.1	409	= Intégration des notices biens au registre =
	410
	411
	412	=== Validation de la saisie d'un Bien ===
	413
	414
6.1	415	Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
1.1	416
	417
7.1	418	[[image:1747732762213-559.png]]
1.1	419
	420
	421	Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
	422
8.1	423	(% class="box infomessage" %)
	424	(((
9.1	425	En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
1.1	426
8.1	427	* Avis des instances scientifiques
	428	* Prix
	429	* Inscriptions
	430	* Constat d’état initial
	431
	432	Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
10.1	433
	434	Disponibilité à partir de la version 4.5.60
8.1	435	)))
	436
6.1	437	[[image:1747732693654-638.png]]
	438
	439
8.1	440	Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
1.1	441
8.1	442	Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par 02. Registre-.
1.1	443
8.1	444	Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
1.1	445
	446
9.1	447	[[image:1747733138196-550.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
8.1	448
1.1	449	L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
	450
	451
8.1	452	[[image:1747733244856-550.png]]
1.1	453
8.1	454	Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent : [[image:1747733294098-645.png]].
	455	.
1.1	456
8.1	457	[[image:1747733341634-347.png]]
	458
1.1	459	(% class="wikigeneratedid" %)
9.1	460	Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
1.1	461
	462
9.1	463	[[image:1747733457810-510.png]]
	464
1.1	465	(% class="wikigeneratedid" %)
9.1	466	Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
1.1	467
2.1	468	[[image:2022-02-28_17h16_31.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	469
	470	(% class="wikigeneratedid" %)
	471	Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
	472
2.1	473	[[image:2022-02-28_17h35_36.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	474
	475
	476
2.1	477	[[image:2022-02-28_17h44_28.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
1.1	478
	479
	480
	481	La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
	482
	483
2.1	484	[[image:1715333751806-266.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
1.1	485
	486
	487	La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
	488
2.1	489	[[image:1715333788029-366.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
1.1	490
	491
	492	(% class="box warningmessage" %)
	493	(((
	494	//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
	495	)))
	496
	497	Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
	498
	499	* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
	500	* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
	501
	502	Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
	503
	504
	505	= Édition des registres =
	506
	507
	508	== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
	509
	510
	511	Se connecter avec un profil ayant accès au menu Registres / Recherche
	512
	513
2.1	514	[[image:1715334368839-182.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
1.1	515
	516
	517	(% class="box infomessage" %)
	518	(((
	519	//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
	520	)))
	521
	522	Il est possible de sélectionner :
	523
	524	* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
	525	* L’année d'inscription au registre
	526	* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
	527
	528	de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
	529
	530	Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
	531
	532
	533	Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
	534
2.1	535	[[image:1715334526894-771.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
1.1	536
	537
	538	Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
	539
2.1	540	[[image:1715334586731-420.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
1.1	541
	542
	543	Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
	544
2.1	545	[[image:1715334753766-934.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
1.1	546
	547
	548
	549	Résultat :
	550
2.1	551	[[image:1715334816066-863.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
1.1	552
	553
	554	(% class="wikigeneratedid" %)
	555	Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
	556
	557
	558	== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
	559
	560
	561	Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
	562
	563	Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
	564
	565	(% class="box successmessage" %)
	566	(((
	567	//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
	568	)))
	569
	570
	571	En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
	572
	573	(% class="box successmessage" %)
	574	(((
	575	//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
	576	)))
	577
	578
2.1	579	[[image:1715335124509-235.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
1.1	580
	581
2.1	582	[[image:1715335243485-753.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
1.1	583
	584
	585
	586	= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
	587
	588
	589	Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
	590
	591	(% class="box successmessage" %)
	592	(((
	593	//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
	594	)))
	595
	596	Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
	597
	598	* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
	599	* Radier le bien du registre des dépôts
	600	* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
	601
	602	== Rattachement à la nouvelle entrée ==
	603
	604
	605	=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
	606
	607
2.1	608	[[image:1715343443452-959.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
1.1	609
	610
2.1	611	[[image:1715343526726-247.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
1.1	612
	613
	614
	615	=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
	616
	617
2.1	618	[[image:1715343625292-817.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
1.1	619
	620
	621	== Radiation du registre des dépôts ==
	622
	623
	624	=== Rechercher la notice du bien déposé ===
	625
	626
	627	Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
	628
	629
2.1	630	[[image:1715343715126-719.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
1.1	631
	632
	633
	634	=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
	635
	636
	637	Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
	638
	639
2.1	640	[[image:1715343788821-318.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
1.1	641
	642
	643	(% class="box successmessage" %)
	644	(((
	645	//Ajouter la mention : « bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
	646	)))
	647
	648
2.1	649	[[image:1715343886275-695.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
1.1	650
	651
	652	(% class="box warningmessage" %)
	653	(((
	654	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
	655	)))
	656
	657
	658	Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
	659
	660
2.1	661	[[image:1715343957845-855.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
1.1	662
	663
	664
	665	== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
	666
	667
	668	Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
	669
	670
	671	Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
	672
	673
2.1	674	[[image:1715344127806-324.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
1.1	675
	676
2.1	677	[[image:1715344199772-724.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
1.1	678
	679
	680	Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
	681
2.1	682	[[image:1715344287274-449.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
1.1	683
	684
	685	(% class="box warningmessage" %)
	686	(((
	687	//IMPORTANT : sélectionner oui dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme oui est indiqué dans ce champ.//
	688	)))
	689
	690
	691	Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
	692
	693
2.1	694	[[image:1715345571925-542.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
1.1	695
	696
2.1	697	[[image:1715345618349-984.png\|\|data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
1.1	698
	699
	700	(% class="box warningmessage" %)
	701	(((
	702	//Attention : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
	703	)))

Code source wiki de Registres

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