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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 99.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 12:58
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 11:29
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Intégrer des notices aux registres réglementaires
1 +Gérer les registres réglementaires
Contenu
... ... @@ -20,10 +20,8 @@
20 20  |**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 21  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
22 22  
23 -= Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =
23 += Principes de fonctionnement dans Flora =
24 24  
25 -== Principe général ==
26 -
27 27  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
28 28  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
29 29  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -30,7 +30,7 @@
30 30  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
31 31  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
32 32  
33 -== Grilles de saisie à utiliser ==
31 += Grilles de saisie à utiliser =
34 34  
35 35  Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
36 36  
... ... @@ -61,9 +61,11 @@
61 61  [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 62  
63 63  
64 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
62 += Organisation de la saisie selon la nature des biens =
65 65  
66 -Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
64 +La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
65 +Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
66 +Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
67 67  
68 68  (% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
69 69  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
... ... @@ -176,22 +176,17 @@
176 176  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
177 177  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
178 178  
179 -== Champs obligatoires pour le registre ==
179 += Champs obligatoires pour le registre =
180 180  
181 181  La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
182 182  Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
183 183  
184 -(% class="box warningmessage" %)
185 -(((
186 -L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
187 -)))
188 -
189 189  En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
190 190  
191 191  * **néant **: en l’absence avérée d’information,
192 192  * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
193 193  
194 -=== Table Entrées ===
189 +== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
195 195  
196 196  * Mode d’acquisition (thésaurus)
197 197  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
... ... @@ -201,7 +201,7 @@
201 201  * Date de l’acte d’acquisition
202 202  * Mention des concours publics (AS / ANS)
203 203  
204 -=== Table Biens ===
199 +== Champs obligatoires dans la table Biens ==
205 205  
206 206  (% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
207 207  
... ... @@ -216,7 +216,7 @@
216 216  * Inscriptions (thésaurus)
217 217  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
218 218  
219 -= Procédure d’intégration d’une notice au registre =
214 += Étapes d’intégration d’une notice au registre =
220 220  
221 221  Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
222 222  
... ... @@ -223,7 +223,7 @@
223 223  == Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
224 224  
225 225  (((
226 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3).
221 +Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
227 227  )))
228 228  
229 229  (((
... ... @@ -235,16 +235,16 @@
235 235  == Terminer la saisie de chaque notice ==
236 236  
237 237  (((
238 -Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
233 +(% start="1" %)
234 +1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
239 239  )))
240 240  
241 241  (((
242 -Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
243 -
244 -* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
245 -* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
246 -
247 -La notice passe en état « attente validation saisie ».
238 +(% start="2" %)
239 +1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
240 +Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
241 +L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
242 +1. La notice passe en état « attente validation saisie »
248 248  )))
249 249  
250 250  [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -252,7 +252,7 @@
252 252  
253 253  [[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
254 254  
255 -== Valider ou refuser la saisie ==
250 +== Valider ou refuser la notice ==
256 256  
257 257  Dans la barre d’outils :
258 258  
... ... @@ -313,10 +313,9 @@
313 313  
314 314  == Confirmer l’intégration ==
315 315  
316 -Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
311 +1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
312 +1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
317 317  
318 -La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
319 -
320 320  [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321 321  
322 322  
... ... @@ -374,12 +374,6 @@
374 374  
375 375  
376 376  
377 -
378 -
379 -
380 -
381 -
382 -
383 383  [[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
384 384  
385 385  
... ... @@ -404,128 +404,166 @@
404 404  [[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
405 405  
406 406  
407 -= (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =
395 += (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
408 408  
409 -Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora.
410 -Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres.
411 411  
412 -(% class="box infomessage" %)
398 +Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
399 +
400 +(% class="box successmessage" %)
413 413  (((
414 -Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**.
402 +//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
415 415  )))
416 416  
417 -== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert ==
405 +Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
418 418  
419 -1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
420 -1. (((
421 -Rattachez ensuite le bien à cette nouvelle entrée :
407 +* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
408 +* Radier le bien du registre des dépôts
409 +* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
422 422  
423 -* (((
424 -Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
411 +== Rattachement à la nouvelle entrée ==
425 425  
426 -* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
427 -* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
428 -)))
429 -* (((
430 -Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats :
431 431  
432 -* 1ʳᵉ opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
433 -* 2ᵉ opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
434 -)))
435 -)))
414 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
436 436  
437 -[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
438 438  
417 +[[image:1747739157175-278.png]]
439 439  
440 -[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
441 441  
420 +[[image:1747739231189-417.png]]
442 442  
443 -=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien ===
444 444  
445 -Depuis la notice du bien, renseignez :
446 446  
447 -1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
448 -1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
424 +=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
449 449  
450 -[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
451 451  
427 +==== Attachement unitaire ====
452 452  
453 -=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats ===
429 +Dans la notice du bien indiquer manuellement :
454 454  
455 -Utilisez la fonction d’association multiple :
431 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
432 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
456 456  
457 -1. première opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
458 -1. seconde opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
434 +[[image:1747740793119-487.png]]
459 459  
460 -[[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
461 461  
437 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
462 462  
463 -[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
439 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png]].
464 464  
441 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
465 465  
466 -[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
443 +* Sélectionner les notices à rattacher
444 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png]]
467 467  
446 +[[image:1747740946609-961.png]]
468 468  
469 -== Radier le bien du registre des dépôts ==
470 470  
471 -1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
472 -1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
473 -1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
449 +Première association à effectuer :
474 474  
475 -(% class="box infomessage" %)
451 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
452 +* Lancer le traitement
453 +
454 +[[image:1747741015186-251.png]]
455 +
456 +
457 +Seconde association à effectuer :
458 +
459 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
460 +* Lancer le traitement
461 +
462 +[[image:1747741041295-431.png]]
463 +
464 +
465 +== Radiation du registre des dépôts ==
466 +
467 +
468 +=== Rechercher la notice du bien déposé ===
469 +
470 +
471 +Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
472 +
473 +[[image:1747739687774-731.png]]
474 +
475 +
476 +=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
477 +
478 +
479 +Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
480 +
481 +[[image:1747739728922-844.png]]
482 +
483 +
484 +(% class="box successmessage" %)
476 476  (((
477 -Cette étape est **obligatoire** avant toute intégration dans le registre des biens affectés.
486 +//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
478 478  )))
479 479  
480 -[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
481 481  
490 +[[image:1747739870875-332.png]]
482 482  
483 -[[Table registres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
484 484  
493 +(% class="box warningmessage" %)
494 +(((
495 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
496 +)))
485 485  
486 -[[Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
487 487  
499 +Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
488 488  
489 -[[Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
501 +[[image:1747739908497-919.png]]
490 490  
491 491  
492 -[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
504 +[[image:1747739946868-909.png]]
493 493  
494 494  
495 -== Intégrer le bien au registre des biens affectés ==
507 +== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
496 496  
497 -1. Modifiez la notice dans la **table des biens**.
498 -1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**.
499 -1. (((
500 -Renseignez :
501 501  
502 -* le **nouveau numéro d’inventaire**,
503 -* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**.
504 -* le champ **Enregistrer le transfert de propriété** : sélectionnez **Oui**.
510 +Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
511 +
512 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
513 +
514 +
515 +[[image:1747740027614-948.png]]
516 +
517 +
518 +[[image:1747740075472-359.png]]
519 +
520 +
521 +Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
522 +
523 +
524 +[[image:1747740216286-288.png]]
525 +
526 +
527 +(% class="box warningmessage" %)
528 +(((
529 +//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
505 505  )))
506 -1. Enregistrez la notice.
507 -1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils.
508 -1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation.
509 509  
510 -[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
511 511  
533 +Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
512 512  
513 -[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
514 514  
536 +(% class="box warningmessage" %)
537 +(((
538 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
539 +)))
515 515  
516 -[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
541 +[[image:1747740258746-408.png]]
517 517  
518 518  
519 -[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
544 +[[image:1747740398485-927.png]]
520 520  
521 521  
522 -[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
547 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
523 523  
549 +[[image:1747733815373-706.png]]
524 524  
525 -[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
526 526  
552 +Résultat :
527 527  
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548 548  * [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
549 549  * Saisir une entrée
550 -* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
551 -* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
552 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
553 553  * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
554 554  * [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
555 555  * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
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564 -* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
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566 -* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
567 -* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
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573 -* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]imprimer via les modèles de publication
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