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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 98.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 12:56
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:45
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,7 +1,6 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
1 +
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 7  En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
... ... @@ -20,10 +20,8 @@
20 20  |**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 21  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
22 22  
23 -= Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =
22 += Principes de fonctionnement dans Flora =
24 24  
25 -== Principe général ==
26 -
27 27  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
28 28  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
29 29  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -30,7 +30,7 @@
30 30  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
31 31  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
32 32  
33 -== Grilles de saisie à utiliser ==
30 += Grilles de saisie à utiliser =
34 34  
35 35  Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
36 36  
... ... @@ -43,7 +43,7 @@
43 43  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
44 44  )))
45 45  
46 -(% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage**
43 +(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
47 47  |Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
48 48  |Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
49 49  |Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
... ... @@ -55,15 +55,17 @@
55 55  |02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
56 56  |02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
57 57  
58 -[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55 +[[Entrées → grilles pour registres>>image:1752737550994-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 59  
60 60  
61 -[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 +[[Biens → grilles pour registres>>image:1752737567684-816.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 62  
63 63  
64 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
61 += Organisation de la saisie selon la nature des biens =
65 65  
66 -Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
63 +La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
64 +Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
65 +Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
67 67  
68 68  (% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
69 69  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
... ... @@ -176,22 +176,17 @@
176 176  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
177 177  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
178 178  
179 -== Champs obligatoires pour le registre ==
178 += Champs obligatoires pour le registre =
180 180  
181 181  La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
182 182  Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
183 183  
184 -(% class="box warningmessage" %)
185 -(((
186 -L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
187 -)))
188 -
189 189  En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
190 190  
191 191  * **néant **: en l’absence avérée d’information,
192 192  * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
193 193  
194 -=== Table Entrées ===
188 +== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
195 195  
196 196  * Mode d’acquisition (thésaurus)
197 197  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
... ... @@ -201,10 +201,8 @@
201 201  * Date de l’acte d’acquisition
202 202  * Mention des concours publics (AS / ANS)
203 203  
204 -=== Table Biens ===
198 +== Champs obligatoires dans la table Biens ==
205 205  
206 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
207 -
208 208  * Numéro d’inventaire
209 209  * Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
210 210  * Domaine (thésaurus)
... ... @@ -216,361 +216,531 @@
216 216  * Inscriptions (thésaurus)
217 217  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
218 218  
219 -= Procédure d’intégration d’une notice au registre =
211 +(% class="box infomessage" %)
212 +(((
213 +À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions et Constat d'état initial** ne sont pas renseignés au moment de la validation, **le terme “néant” est automatiquement inséré**, conformément aux recommandations du SMF.
214 +)))
220 220  
221 -Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
222 222  
223 -== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
224 224  
218 +
219 +)))
220 +)))|(% style="width:300px" %)(((
221 +(% class="box" %)
225 225  (((
226 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3).
223 +**Sommaire**
227 227  )))
228 228  
226 +(% class="box" %)
229 229  (((
230 -Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
228 +**Aller plus loin**
229 +
230 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
231 +* Saisir une entrée
232 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
233 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
234 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
235 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
231 231  )))
232 232  
233 -[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
238 +(% class="box" %)
239 +(((
240 +**Icônes principales**
241 +)))
242 +)))
234 234  
235 -== Terminer la saisie de chaque notice ==
236 236  
245 +
246 +
247 +
248 +== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
249 +
250 +
251 +=== Entrées : nouvelle acquisition ===
252 +
253 +
254 +Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
255 +
256 +
257 +[[image:1747723969669-261.png]]
258 +
259 +(% style="text-align: center;" %)
260 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
261 +
262 +
263 +Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
264 +
265 +
266 +[[image:1747724102358-210.png]]
267 +
268 +(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
269 +//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
270 +
271 +
272 +(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
237 237  (((
238 -Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
274 +(% style="text-align: left;" %)
275 +//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
239 239  )))
240 240  
241 -(((
242 -Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
243 243  
244 -* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
245 -* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
279 +=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
246 246  
247 -La notice passe en état « attente validation saisie ».
248 -)))
249 249  
250 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
282 +Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
251 251  
252 252  
253 -[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
285 +[[image:1747724180433-782.png]]
254 254  
255 -== Valider ou refuser la saisie ==
287 +(% style="text-align: center;" %)
288 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
256 256  
257 -Dans la barre d’outils :
258 258  
259 -* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
260 -* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
291 +Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
261 261  
262 -=== Cas 1 : validation de la saisie ===
293 +Renseigner, à minima, le statut juridique.
263 263  
264 -[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
265 265  
296 +[[image:1747724251875-618.png]]
266 266  
267 -=== Cas 2 : refus de la saisie ===
298 +(% style="text-align: center;" %)
299 +//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
268 268  
269 -[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270 270  
302 +(% class="box infomessage" %)
271 271  (((
272 -
304 +//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
273 273  )))
274 274  
307 +
308 +=== Biens ===
309 +
310 +
311 +Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
312 +
313 +
314 +[[image:1747724329047-588.png]]
315 +
316 +(% style="text-align: center;" %)
317 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
318 +
319 +
320 +La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
321 +
322 +
323 +(% class="box infomessage" %)
275 275  (((
276 -[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
325 +//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
277 277  )))
278 278  
328 +[[image:1747724385543-970.png]]
279 279  
280 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
330 +(% style="text-align: center;" %)
331 +//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
281 281  
282 282  
283 -== Lancer l’intégration au registre ==
334 +(% class="box warningmessage" %)
335 +(((
336 +//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
337 +)))
284 284  
285 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
286 286  
287 -(((
288 -Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
340 +Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
289 289  
290 -**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
342 +Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
291 291  
292 -* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
293 -* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
294 294  
345 +[[image:1747725032932-364.png]]
346 +
347 +
348 +=== Biens : Ensembles complexes ===
349 +
350 +
351 +Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
352 +
353 +
354 +[[image:1747725129124-544.png]]
355 +
356 +
357 +La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
358 +
359 +Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
360 +
361 +
362 +[[image:1747725362450-684.png]]
363 +
364 +
295 295  (% class="box infomessage" %)
296 296  (((
297 -À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
367 +//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
298 298  )))
299 -)))
300 300  
301 -[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
370 +Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
302 302  
372 +[[image:1747725317402-667.png]]
303 303  
304 -=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
305 305  
306 -[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
375 +Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
307 307  
377 +Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
308 308  
309 -=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
310 310  
311 -[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
380 +== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
312 312  
313 313  
314 -== Confirmer l’intégration ==
383 +=== Entrée ===
315 315  
316 -Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
317 317  
318 -La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
386 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
319 319  
320 -[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321 321  
389 +[[image:1747725797202-722.png]]
322 322  
323 -[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
324 324  
392 +=== Biens ===
325 325  
326 -[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
327 327  
395 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
328 328  
329 -= Consulter et éditer les registres =
397 +A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
330 330  
331 -Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
332 332  
333 -Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
400 +[[image:1747725926983-893.png]]
334 334  
335 -== Consulter le registre ==
336 336  
337 -1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**
338 -1. (((
339 -Renseignez les critères de filtrage :
340 340  
341 -* **Année d’inscription au registre**
342 -* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
343 -* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
344 -)))
345 -1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
404 +[[image:1747727404840-527.png]]
346 346  
347 ->(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
348 348  
349 -[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
407 += Intégration des notices biens au registre =
350 350  
351 351  
352 -== Éditer le registre ==
410 +=== Validation de la saisie d'un Bien ===
353 353  
354 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
355 355  
356 -1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
357 -1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.
358 -1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
359 -1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
413 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
360 360  
415 +
416 +[[image:1747732762213-559.png]]
417 +
418 +
419 +Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
420 +
361 361  (% class="box infomessage" %)
362 362  (((
363 -Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
364 -)))
423 +En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
365 365  
366 -[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
425 +* Avis des instances scientifiques
426 +* Prix
427 +* Inscriptions
428 +* Constat d’état initial
429 +
430 +Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
431 +
432 +**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
367 367  )))
368 368  
435 +[[image:1747732693654-638.png]]
369 369  
370 370  
438 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
371 371  
440 +Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
372 372  
442 +Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
373 373  
374 374  
445 +[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
375 375  
447 +L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
376 376  
377 377  
450 +[[image:1747733244856-550.png]]
378 378  
452 +Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
453 +.
379 379  
455 +[[image:1747733341634-347.png]]
380 380  
457 +(% class="wikigeneratedid" %)
458 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
381 381  
382 -[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
383 383  
461 +[[image:1747733457810-510.png]]
384 384  
385 -[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
386 386  
464 +* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
387 387  
388 -[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
389 389  
390 390  
391 -== Page de garde et annexes aux registres papier ==
468 +[[image:1747734678656-824.png]]
392 392  
393 -Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
394 394  
395 -Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
471 +* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
396 396  
397 -[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
473 +[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
398 398  
399 -
400 -)))
401 401  
402 -(((
403 -[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
476 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
404 404  
405 405  
406 -= (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =
479 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
407 407  
408 -Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora.
409 -Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres.
410 410  
411 -(% class="box infomessage" %)
482 +
483 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
484 +
485 +[[image:1747733892872-758.png]]
486 +
487 +
488 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
489 +
490 +[[image:1747733938343-251.png]]
491 +
492 +(% class="box warningmessage" %)
412 412  (((
413 -Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**.
494 +//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
414 414  )))
415 415  
416 -== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert ==
497 + Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
417 417  
418 -1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
419 -1. (((
420 -Rattachez ensuite le bien à cette nouvelle entrée :
499 +* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
500 +* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
421 421  
422 -* (((
423 -Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
502 +Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
424 424  
425 -* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
426 -* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
427 -)))
428 -* (((
429 -Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats :
430 430  
431 -* 1ʳᵉ opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
432 -* 2ᵉ opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
505 += Édition des registres =
506 +
507 +
508 +Accéder au menu **Registres / Recherche**
509 +
510 +[[image:1747734834496-206.png]]
511 +
512 +
513 +(% class="box infomessage" %)
514 +(((
515 +//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
433 433  )))
434 -)))
435 435  
436 -[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
518 +Il est possible de sélectionner :
437 437  
520 +* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
521 +* L’année d'inscription au registre
522 +* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
438 438  
439 -[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
524 +de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
440 440  
526 +Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
441 441  
442 -=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien ===
443 443  
444 -Depuis la notice du bien, renseignez :
529 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
445 445  
446 -1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
447 -1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
531 +[[image:1747734875829-175.png]]
448 448  
449 -[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
533 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
450 450  
535 +[[image:1747734980868-601.png]]
451 451  
452 -=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats ===
537 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
453 453  
454 -Utilisez la fonction d’association multiple :
539 +[[image:1747735028293-815.png]]
455 455  
456 -1. première opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
457 -1. seconde opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
458 458  
459 -[[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
460 460  
543 +Résultat :
461 461  
462 -[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
545 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
463 463  
464 464  
465 -[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
548 +(% class="wikigeneratedid" %)
549 +Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
466 466  
467 467  
468 -== Radier le bien du registre des dépôts ==
552 +== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
469 469  
470 -1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
471 -1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
472 -1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
473 473  
474 -(% class="box infomessage" %)
555 +Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
556 +
557 +(% class="box successmessage" %)
475 475  (((
476 -Cette étape est **obligatoire** avant toute intégration dans le registre des biens affectés.
559 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
477 477  )))
478 478  
479 -[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
562 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
480 480  
564 +(% class="box successmessage" %)
565 +(((
566 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
567 +)))
481 481  
482 -[[Table registres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
483 483  
570 +[[image:1747735219379-682.png]]
484 484  
485 -[[Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
486 486  
573 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
487 487  
488 -[[Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
575 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
489 489  
490 490  
491 -[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
492 492  
579 += Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
493 493  
494 -== Intégrer le bien au registre des biens affectés ==
495 495  
496 -1. Modifiez la notice dans la **table des biens**.
497 -1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**.
498 -1. (((
499 -Renseignez :
582 +Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
500 500  
501 -* le **nouveau numéro d’inventaire**,
502 -* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**.
503 -* le champ **Enregistrer le transfert de propriété** : sélectionnez **Oui**.
584 +(% class="box successmessage" %)
585 +(((
586 +//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
504 504  )))
505 -1. Enregistrez la notice.
506 -1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils.
507 -1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation.
508 508  
509 -[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
589 +Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
510 510  
591 +* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
592 +* Radier le bien du registre des dépôts
593 +* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
511 511  
512 -[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
595 +== Rattachement à la nouvelle entrée ==
513 513  
514 514  
515 -[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
598 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
516 516  
517 517  
518 -[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
601 +[[image:1747739157175-278.png]]
519 519  
520 520  
521 -[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
604 +[[image:1747739231189-417.png]]
522 522  
523 523  
524 -[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
525 525  
608 +=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
526 526  
527 -[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
528 528  
611 +==== Attachement unitaire ====
529 529  
613 +Dans la notice du bien indiquer manuellement :
530 530  
615 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
616 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
531 531  
618 +[[image:1747740793119-487.png]]
532 532  
533 -
534 -)))
535 -)))|(% style="width:300px" %)(((
536 -(% class="box" %)
537 -(((
538 -**Sommaire**
539 539  
540 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
541 -)))
621 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
542 542  
543 -(% class="box" %)
623 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
624 +
625 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
626 +
627 +* Sélectionner les notices à rattacher
628 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
629 +
630 +[[image:1747740946609-961.png]]
631 +
632 +
633 +Première association à effectuer :
634 +
635 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
636 +* Lancer le traitement
637 +
638 +[[image:1747741015186-251.png]]
639 +
640 +
641 +Seconde association à effectuer :
642 +
643 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
644 +* Lancer le traitement
645 +
646 +[[image:1747741041295-431.png]]
647 +
648 +
649 +== Radiation du registre des dépôts ==
650 +
651 +
652 +=== Rechercher la notice du bien déposé ===
653 +
654 +
655 +Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
656 +
657 +[[image:1747739687774-731.png]]
658 +
659 +
660 +=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
661 +
662 +
663 +Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
664 +
665 +[[image:1747739728922-844.png]]
666 +
667 +
668 +(% class="box successmessage" %)
544 544  (((
545 -**Aller plus loin**
670 +//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
671 +)))
546 546  
547 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
548 -* Saisir une entrée
549 -* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
550 -* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
551 -* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
552 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
553 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
554 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
555 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
556 -* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
673 +
674 +[[image:1747739870875-332.png]]
675 +
676 +
677 +(% class="box warningmessage" %)
678 +(((
679 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
557 557  )))
558 558  
559 -(% class="box" %)
682 +
683 +Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
684 +
685 +[[image:1747739908497-919.png]]
686 +
687 +
688 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
689 +
690 +
691 +== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
692 +
693 +
694 +Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
695 +
696 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
697 +
698 +
699 +[[image:1747740027614-948.png]]
700 +
701 +
702 +[[image:1747740075472-359.png]]
703 +
704 +
705 +Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
706 +
707 +
708 +[[image:1747740216286-288.png]]
709 +
710 +
711 +(% class="box warningmessage" %)
560 560  (((
561 -**Icônes principales**
713 +//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
714 +)))
562 562  
563 -* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
564 -* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
565 -* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
566 -* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
567 -* [[image:1752749413577-942.png||height="39" width="36"]]Modifier la notice
568 -* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
569 -* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
570 -* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications
571 -* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
572 -* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]imprimer via les modèles de publication
716 +
717 +Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
718 +
719 +
720 +(% class="box warningmessage" %)
721 +(((
722 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
573 573  )))
574 -)))
575 575  
576 -
725 +[[image:1747740258746-408.png]]
726 +
727 +
728 +[[image:1747740398485-927.png]]
729 +
730 +
731 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
732 +
733 +[[image:1747733815373-706.png]]
734 +
735 +
736 +Résultat :
737 +
738 +[[image:1747740624210-211.png]]
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