Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires
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Résumé
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Détails
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... ... @@ -20,10 +20,8 @@ 20 20 |**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**. 21 21 |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires. 22 22 23 -= Comprendrele fonctionnement des registres dans Flora =23 += Principes de fonctionnement dans Flora = 24 24 25 -== Principe général == 26 - 27 27 * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**. 28 28 * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis. 29 29 * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires. ... ... @@ -30,7 +30,7 @@ 30 30 * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires. 31 31 * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année. 32 32 33 -= =Grilles de saisie à utiliser ==31 += Grilles de saisie à utiliser = 34 34 35 35 Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent : 36 36 ... ... @@ -61,9 +61,11 @@ 61 61 [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 62 62 63 63 64 -= =Organisation de la saisie selon la nature des biens ==62 += Organisation de la saisie selon la nature des biens = 65 65 66 -Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation. 64 +La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…). 65 +Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles. 66 +Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires. 67 67 68 68 (% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)** 69 69 |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)((( ... ... @@ -176,22 +176,17 @@ 176 176 Entrées : **grille Registre - Origine inconnue** 177 177 )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)— 178 178 179 -= =Champs obligatoires pour le registre ==179 += Champs obligatoires pour le registre = 180 180 181 181 La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**. 182 182 Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.** 183 183 184 -(% class="box warningmessage" %) 185 -((( 186 -L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier. 187 -))) 188 - 189 189 En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention : 190 190 191 191 * **néant **: en l’absence avérée d’information, 192 192 * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée. 193 193 194 -== =Table Entrées ===189 +== Champs obligatoires dans la table Entrées == 195 195 196 196 * Mode d’acquisition (thésaurus) 197 197 * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu ... ... @@ -201,7 +201,7 @@ 201 201 * Date de l’acte d’acquisition 202 202 * Mention des concours publics (AS / ANS) 203 203 204 -== =Table Biens ===199 +== Champs obligatoires dans la table Biens == 205 205 206 206 (% class="mark small" %)**Version 4.5.60** 207 207 ... ... @@ -216,7 +216,7 @@ 216 216 * Inscriptions (thésaurus) 217 217 * Constat d’état initial (date + état de conservation) 218 218 219 -= Procédure d’intégration d’une notice au registre =214 += Étapes d’intégration d’une notice au registre = 220 220 221 221 Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**. 222 222 ... ... @@ -223,7 +223,7 @@ 223 223 == Saisir les notices dans les grilles dédiées == 224 224 225 225 ((( 226 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2et2.3).221 +Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4). 227 227 ))) 228 228 229 229 ((( ... ... @@ -235,16 +235,16 @@ 235 235 == Terminer la saisie de chaque notice == 236 236 237 237 ((( 238 -Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète. 233 +(% start="1" %) 234 +1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète. 239 239 ))) 240 240 241 241 ((( 242 -Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non. 243 - 244 -* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste. 245 -* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer. 246 - 247 -La notice passe en état « attente validation saisie ». 238 +(% start="2" %) 239 +1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non. 240 +Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste. 241 +L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer. 242 +1. La notice passe en état « attente validation saisie » 248 248 ))) 249 249 250 250 [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] ... ... @@ -252,7 +252,7 @@ 252 252 253 253 [[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 254 254 255 -== Valider ou refuser la saisie ==250 +== Valider ou refuser la notice == 256 256 257 257 Dans la barre d’outils : 258 258 ... ... @@ -313,10 +313,9 @@ 313 313 314 314 == Confirmer l’intégration == 315 315 316 -Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire. 311 +1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire. 312 +1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien. 317 317 318 -La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien. 319 - 320 320 [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 321 321 322 322 ... ... @@ -368,16 +368,6 @@ 368 368 369 369 370 370 371 - 372 - 373 - 374 - 375 - 376 - 377 - 378 - 379 - 380 - 381 381 [[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 382 382 383 383 ... ... @@ -416,7 +416,7 @@ 416 416 417 417 1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**. 418 418 1. ((( 419 -Rattachez ensuitele bien à cette nouvelle entrée :403 +Rattachez le bien à cette nouvelle entrée : 420 420 421 421 * ((( 422 422 Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez : ... ... @@ -425,10 +425,10 @@ 425 425 * le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert. 426 426 ))) 427 427 * ((( 428 -Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats :412 +Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats, utilisez la fonction d’association multiple : 429 429 430 -* 1ʳᵉopération :associezl’**ancienne entrée** (dépôt),431 -* 2ᵉopération :associezla**nouvelle entrée**(transfert).414 +* première opération : renseigner l’ancienne entrée, 415 +* seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert. 432 432 ))) 433 433 ))) 434 434 ... ... @@ -435,7 +435,7 @@ 435 435 [[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 436 436 437 437 438 -[[ Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]422 +[[Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 439 439 440 440 441 441 === Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien === ... ... @@ -442,8 +442,8 @@ 442 442 443 443 Depuis la notice du bien, renseignez : 444 444 445 - 1.le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,446 - 1.le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.429 +* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt, 430 +* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert. 447 447 448 448 [[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 449 449 ... ... @@ -452,8 +452,8 @@ 452 452 453 453 Utilisez la fonction d’association multiple : 454 454 455 - 1.première opération :associezl’**ancienne entrée** (dépôt),456 - 1.seconde opération :associezla**nouvelle entrée**(transfert).439 +* première opération : renseigner l’ancienne entrée, 440 +* seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert. 457 457 458 458 [[Table des biens → sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 459 459 ... ... @@ -466,64 +466,100 @@ 466 466 467 467 == Radier le bien du registre des dépôts == 468 468 469 -1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**. 470 -1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »// 471 -1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation. 453 +* Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**. 454 +* Passez en modification sur la version figée de la notice. 455 +* ((( 456 +Dans le champ //Observation//, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »// 457 +))) 458 +* Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation. 472 472 473 473 (% class="box infomessage" %) 474 474 ((( 475 - Cetteétapeest**obligatoire**avanttouteintégrationdansleregistre des biens affectés.462 +**Le bien doit impérativement être radié du registre des dépôts avant son intégration au registre des biens affectés.** 476 476 ))) 477 477 478 -[[ Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]465 +[[image:1747739687774-731.png]] 479 479 480 480 481 - [[Table registres →Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]468 +=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification === 482 482 483 483 484 - [[Table registres→ saisiedelamentionde radiationet enregistrement.>>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]471 +Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts. 485 485 473 +[[image:1747739728922-844.png]] 486 486 487 -[[Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 488 488 476 +(% class="box successmessage" %) 477 +((( 478 +//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).// 479 +))) 489 489 490 -[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 491 491 482 +[[image:1747739870875-332.png]] 492 492 493 -== Intégrer le bien au registre des biens affectés == 494 494 495 - 1.Modifiezlanoticedansla**tabledes biens**.496 - 1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**.497 - 1.(((498 - Renseignez :485 +(% class="box warningmessage" %) 486 +((( 487 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !// 488 +))) 499 499 500 -* le **nouveau numéro d’inventaire**, 501 -* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**. 502 -* le champ **Enregistrer le transfert de propriété** : sélectionnez **Oui**. 490 + 491 +Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour : 492 + 493 +[[image:1747739908497-919.png]] 494 + 495 + 496 +[[image:1747739946868-909.png]] 497 + 498 + 499 +== Intégration du bien au registre des biens affectés == 500 + 501 + 502 +Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens. 503 + 504 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.** 505 + 506 + 507 +[[image:1747740027614-948.png]] 508 + 509 + 510 +[[image:1747740075472-359.png]] 511 + 512 + 513 +Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien. 514 + 515 + 516 +[[image:1747740216286-288.png]] 517 + 518 + 519 +(% class="box warningmessage" %) 520 +((( 521 +//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.// 503 503 ))) 504 -1. Enregistrez la notice. 505 -1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils. 506 -1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation. 507 507 508 -[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 509 509 525 +Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés : 510 510 511 -[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 512 512 528 +(% class="box warningmessage" %) 529 +((( 530 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! // 531 +))) 513 513 514 -[[ Table des biens → saisie des champs dans lagrillede saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]533 +[[image:1747740258746-408.png]] 515 515 516 516 517 -[[ Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]536 +[[image:1747740398485-927.png]] 518 518 519 519 520 - [[Validationintégrationdubien au registredesacquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]539 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.** 521 521 541 +[[image:1747733815373-706.png]] 522 522 523 -[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 524 524 544 +Résultat : 525 525 526 -[[ Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]546 +[[image:1747740624210-211.png]] 527 527 528 528 529 529 ... ... @@ -536,7 +536,7 @@ 536 536 ((( 537 537 **Sommaire** 538 538 539 -{{toc depth=" 2" numbered="true"/}}559 +{{toc depth="1" numbered="true"/}} 540 540 ))) 541 541 542 542 (% class="box" %) ... ... @@ -545,9 +545,6 @@ 545 545 546 546 * [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]] 547 547 * Saisir une entrée 548 -* Consulter les listes de résultats 549 -* Naviguer dans les notices 550 -* Utiliser la barre d'outils sur les notices 551 551 * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 552 552 * [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 553 553 * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] ... ... @@ -558,17 +558,6 @@ 558 558 (% class="box" %) 559 559 ((( 560 560 **Icônes principales** 561 - 562 -* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées 563 -* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens 564 -* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres 565 -* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice 566 -* [[image:1752749413577-942.png||height="39" width="36"]]Modifier la notice 567 -* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications 568 -* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications 569 -* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications 570 -* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire 571 -* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]imprimer via les modèles de publication 572 572 ))) 573 573 ))) 574 574
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