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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 96.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 12:52
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À la version 33.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 16:49
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,7 +1,6 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
1 +
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 7  En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
... ... @@ -13,559 +13,771 @@
13 13  (((
14 14  = Cadre légal et normes applicables aux registres =
15 15  
16 -La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
15 +La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application.
17 17  
18 -(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
19 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
20 -|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 -|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
17 +== Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002 relative aux musées de France ==
22 22  
23 -= Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =
19 +Cette loi définit les conditions d’appellation « Musée de France ».
20 +**L’article 11** impose à tout musée de France la constitution et la tenue d’un **inventaire réglementaire** des biens affectés à ses collections, préalable indispensable à l’inscription au récolement décennal et aux obligations de conservation.
24 24  
25 -== Principe général ==
22 +== Arrêté du 25 mai 2004 (application de la loi de 2002) ==
26 26  
27 -* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
28 -* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
29 -* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
30 -* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
31 -* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
24 +Cet arrêté fixe les **normes techniques** à respecter pour la tenue de l’inventaire et des registres, ainsi que les modalités du **récolement**
32 32  
33 -== Grilles de saisie à utiliser ==
26 +== Méthode de rédaction informatisée des notices (Service des Musées de France) ==
34 34  
35 -Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
28 +Le Service des Musées de France recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, compatible avec la réglementation en vigueur et adaptée à une gestion informatisée.
36 36  
37 -* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
38 -* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
39 -* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
40 40  
41 -(% class="box infomessage" %)
31 +
32 +
33 +)))
34 +)))|(% style="width:300px" %)(((
35 +(% class="box" %)
42 42  (((
43 -**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
37 +**Sommaire**
44 44  )))
45 45  
46 -(% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage**
47 -|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
48 -|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
49 -|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
50 -|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
51 -|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
52 -|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
53 -|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
54 -|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
55 -|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
56 -|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
40 +(% class="box" %)
41 +(((
42 +**Aller plus loin**
57 57  
58 -[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
45 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
46 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
47 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
48 +)))
59 59  
50 +(% class="box" %)
51 +(((
52 +**Icônes principales**
53 +)))
54 +)))
60 60  
61 -[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 62  
63 63  
64 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
58 += Introduction =
65 65  
66 -Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
67 67  
68 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
69 -|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
70 -Entrées : grille** Registre - Acquisition **
61 +== Réglementation ==
71 71  
72 -Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
73 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
74 -- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
75 -Entrée : 2025.1
76 76  
77 -Bien : 2025.1.1
64 +La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
65 +
66 +
67 +Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
68 +
69 +[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
70 +
71 +Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
72 +
73 +
74 +L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
75 +
76 +Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
77 +
78 +
79 +
80 +
81 +== Modalités pratiques ==
82 +
83 +
84 +Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
85 +
86 +* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
87 +* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
88 +* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
89 +* En conformité avec les exigences légales
90 +
91 +Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
92 +
93 +Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
94 +
95 +
96 +L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
97 +
98 +
99 +(% class="box warningmessage" %)
100 +(((
101 +//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
78 78  )))
79 -|(((
80 -**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
81 -)))|(% style="width:209px" %)(((
82 -Entrées : grille **Registre - Acquisition**
83 83  
84 -Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
104 +**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
85 85  
86 -Si biens remarquables : saisie individuelle
87 -)))|(% style="width:302px" %)(((
88 -- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
89 -- Joindre un document descriptif
106 +* //Table documentaire des Biens//
107 +* //Table documentaire des Entrées//
90 90  
91 -- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
109 +**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
92 92  
93 -- Numérotation :
94 -• Ensemble : année.numérolot.0
95 -• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
96 -)))|(% style="width:257px" %)(((
97 -Entrée : 2011.3
111 +* //Registre des biens affectés//
112 +* //Registre de biens reçus en dépôt//
98 98  
99 -Ensemble : 2011.3.0
114 +**Vocabulaire à proscrire :**
100 100  
101 -1er bien : 2011.3.1
116 +* // Registre des entrées : il prête à confusion//
102 102  
103 -2eme bien : 2011.3.2
118 +(% class="box infomessage" %)
119 +(((
120 +//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
121 +)))
104 104  
105 -
123 +== Attention : le registre papier fait foi ==
124 +
125 +
126 +Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
127 +
128 +Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
129 +
130 +(% class="box warningmessage" %)
131 +(((
132 +//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
106 106  )))
107 -|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
108 -Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
109 109  
110 -Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
111 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
112 -- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
113 -Entrée : D2025.1
114 114  
115 -Bien : D2025.1.1
136 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
137 +
138 +
139 +=== Nouvelles acquisitions ===
140 +
141 +
142 +La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
143 +
144 +L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
145 +
146 +
147 +(% class="box infomessage" %)
148 +(((
149 +//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
116 116  )))
117 -|(((
118 -**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
119 119  
152 +
153 +=== Inventaire rétrospectifs ===
154 +
155 +
156 +Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
157 +
158 +Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
120 120  
121 -)))|(% style="width:209px" %)(((
122 -Entrées : grille **Registre - Dépôt**
123 123  
124 -Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
161 +//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
125 125  
126 -Si biens remarquables : saisie individuelle
127 -)))|(% style="width:302px" %)(((
128 -- Saisie immédiate ou différée
129 -- Joindre un document descriptif
163 +Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
130 130  
131 -- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
132 -- Numérotation :
133 -• Ensemble : Dannée.numérolot.0
134 -• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
135 -)))|(% style="width:257px" %)(((
136 -Entrée : D2011.1
165 +Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
137 137  
138 -Ensemble : D2011.1.0
139 139  
140 -1er bien : D2011.1.1
168 +S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
141 141  
142 -2eme bien : D2011.1.2
170 +* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
171 +* le numéro de lot : 0
172 +* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
173 +
174 +//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
175 +
176 +
177 +[[image:1747723638621-244.png]]
178 +
179 +(% style="text-align: center;" %)
180 +//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
181 +
182 +
183 +
184 +[[image:1747723844014-278.png]]
185 +
186 +(% style="text-align: center;" %)
187 +//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
188 +
189 +
190 +L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
191 +
192 +
193 +(% class="box infomessage" %)
194 +(((
195 +//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
196 +Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
197 +A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
143 143  )))
144 -|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
145 -Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
146 146  
147 -Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
148 -)))|(% style="width:302px" %)(((
149 -- Entrée liée : année.0
150 -Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
151 151  
201 +==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
152 152  
153 -- Numérotation biens :
154 -• Bien simple : année.0.numérobien
155 -• Ensemble : année.0.numérolot.0
156 -• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
157 -)))|(% style="width:257px" %)(((
158 -Entrée : 2011.0
159 159  
160 -Bien : 2011.0.35
204 +Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
161 161  
162 162  
163 -**Ensembles complexes **:
207 +=== Récolement décennal ===
164 164  
165 -Entrée : 2011.0
166 166  
167 -Ensemble : 2011.0.36.0
210 +**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
168 168  
169 -Bien remarquable : 2011.0.36.1
212 +Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
213 +
214 +Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
215 +
216 +Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
217 +
218 +
219 +=== Ensembles complexes ===
220 +
221 +
222 +Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
223 +
224 +Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
225 +
226 +(% class="box successmessage" %)
227 +(((
228 +//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
170 170  )))
171 -|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
172 -Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
173 -)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
174 -- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
175 -|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
176 -Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
177 -)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
178 178  
179 -== Champs obligatoires pour le registre ==
231 +Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
180 180  
181 -La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
182 -Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
233 +* 2011.0.1               bien simple
234 +* 2011.0.2               bien simple
235 +* 2011.0.3.0           ensemble complexe
236 +* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
237 +* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
238 +* 2011.0.4               bien simple
239 +* 2011.0.5.0           ensemble complexe
240 +* etc.
183 183  
242 += Saisie des données nécessaires au registres =
243 +
244 +
245 +== Champs obligatoires en saisie ==
246 +
247 +
248 +Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
249 +
184 184  (% class="box warningmessage" %)
185 185  (((
186 -L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
252 +//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
187 187  )))
188 188  
189 -En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
255 +En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
190 190  
191 -* **néant **: en l’absence avérée d’information,
192 -* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
257 +Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
193 193  
194 -=== Table Entrées ===
259 +**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
195 195  
196 -* Mode d’acquisition (thésaurus)
197 -* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
261 +* Mode acquisition (thésaurus)
262 +* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
198 198  * Musée acquéreur (liste de contrôle)
199 199  * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
200 200  * Référence de l’acte
201 -* Date de l’acte d’acquisition
202 -* Mention des concours publics (AS / ANS)
266 +* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
267 +* Mention des concours publics (liste de contrôle)
203 203  
204 -=== Table Biens ===
269 +**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
205 205  
206 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
207 -
208 208  * Numéro d’inventaire
209 -* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
272 +* Date d’affectation
273 +* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
274 +* Prix d’achat
210 210  * Domaine (thésaurus)
211 211  * Dénomination (thésaurus)
212 212  * Matières/techniques (thésaurus)
213 213  * Dimensions
214 -* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
215 -* Prix d’achat
216 -* Inscriptions (thésaurus)
217 -* Constat d’état initial (date + état de conservation)
279 +* Type d’inscriptions (thésaurus)
280 +* Date du constat état (assistant datation)
281 +* État de conservation (liste de contrôle)
218 218  
219 -= Procédure d’intégration d’une notice au registre =
283 +(% class="box infomessage" %)
284 +(((
285 +(% style="text-align: center;" %)
286 +//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
287 +)))
220 220  
221 -Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
289 +Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
222 222  
223 -== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
224 224  
225 -(((
226 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3).
227 -)))
292 +== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
228 228  
229 -(((
230 -Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
231 -)))
232 232  
233 -[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
295 +=== Entrées : nouvelle acquisition ===
234 234  
235 -== Terminer la saisie de chaque notice ==
236 236  
298 +Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
299 +
300 +
301 +[[image:1747723969669-261.png]]
302 +
303 +(% style="text-align: center;" %)
304 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
305 +
306 +
307 +Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
308 +
309 +
310 +[[image:1747724102358-210.png]]
311 +
312 +(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
313 +//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
314 +
315 +
316 +(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
237 237  (((
238 -Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
318 +(% style="text-align: left;" %)
319 +//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
239 239  )))
240 240  
241 -(((
242 -Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
243 243  
244 -* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
245 -* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
323 +=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
246 246  
247 -La notice passe en état « attente validation saisie ».
248 -)))
249 249  
250 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
326 +Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
251 251  
252 252  
253 -[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
329 +[[image:1747724180433-782.png]]
254 254  
255 -== Valider ou refuser la saisie ==
331 +(% style="text-align: center;" %)
332 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
256 256  
257 -Dans la barre d’outils :
258 258  
259 -* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
260 -* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
335 +Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
261 261  
262 -=== Cas 1 : validation de la saisie ===
337 +Renseigner, à minima, le statut juridique.
263 263  
264 -[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
265 265  
340 +[[image:1747724251875-618.png]]
266 266  
267 -=== Cas 2 : refus de la saisie ===
342 +(% style="text-align: center;" %)
343 +//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
268 268  
269 -[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
270 270  
346 +(% class="box infomessage" %)
271 271  (((
272 -
348 +//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
273 273  )))
274 274  
351 +
352 +=== Biens ===
353 +
354 +
355 +Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
356 +
357 +
358 +[[image:1747724329047-588.png]]
359 +
360 +(% style="text-align: center;" %)
361 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
362 +
363 +
364 +La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
365 +
366 +
367 +(% class="box infomessage" %)
275 275  (((
276 -[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
369 +//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
277 277  )))
278 278  
372 +[[image:1747724385543-970.png]]
279 279  
280 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
374 +(% style="text-align: center;" %)
375 +//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
281 281  
282 282  
283 -== Lancer l’intégration au registre ==
378 +(% class="box warningmessage" %)
379 +(((
380 +//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
381 +)))
284 284  
285 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
286 286  
287 -(((
288 -Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
384 +Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
289 289  
290 -**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
386 +Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
291 291  
292 -* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
293 -* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
294 294  
389 +[[image:1747725032932-364.png]]
390 +
391 +
392 +=== Biens : Ensembles complexes ===
393 +
394 +
395 +Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
396 +
397 +
398 +[[image:1747725129124-544.png]]
399 +
400 +
401 +La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
402 +
403 +Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
404 +
405 +
406 +[[image:1747725362450-684.png]]
407 +
408 +
295 295  (% class="box infomessage" %)
296 296  (((
297 -À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
411 +//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
298 298  )))
299 -)))
300 300  
301 -[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
414 +Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
302 302  
416 +[[image:1747725317402-667.png]]
303 303  
304 -=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
305 305  
306 -[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
419 +Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
307 307  
421 +Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
308 308  
309 -=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
310 310  
311 -[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
424 +== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
312 312  
313 313  
314 -== Confirmer l’intégration ==
427 +=== Entrée ===
315 315  
316 -Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
317 317  
318 -La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
430 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
319 319  
320 -[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321 321  
433 +[[image:1747725797202-722.png]]
322 322  
323 -[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
324 324  
436 +=== Biens ===
325 325  
326 -[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
327 327  
439 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
328 328  
329 -= Consulter et éditer les registres =
441 +A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
330 330  
331 -Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
332 332  
333 -Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
444 +[[image:1747725926983-893.png]]
334 334  
335 -== Consulter le registre ==
336 336  
337 -1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**
338 -1. (((
339 -Renseignez les critères de filtrage :
340 340  
341 -* **Année d’inscription au registre**
342 -* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
343 -* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
344 -)))
345 -1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
448 +[[image:1747727404840-527.png]]
346 346  
347 ->(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
348 348  
349 -[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
451 += Intégration des notices biens au registre =
350 350  
351 351  
352 -== Éditer le registre ==
454 +=== Validation de la saisie d'un Bien ===
353 353  
354 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
355 355  
356 -1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
357 -1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.
358 -1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
359 -1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
457 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
360 360  
459 +
460 +[[image:1747732762213-559.png]]
461 +
462 +
463 +Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
464 +
361 361  (% class="box infomessage" %)
362 362  (((
363 -Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
364 -)))
467 +En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
365 365  
366 -[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
469 +* Avis des instances scientifiques
470 +* Prix
471 +* Inscriptions
472 +* Constat d’état initial
473 +
474 +Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
475 +
476 +**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
367 367  )))
368 368  
479 +[[image:1747732693654-638.png]]
369 369  
370 370  
482 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
371 371  
484 +Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
372 372  
486 +Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
373 373  
374 374  
489 +[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
375 375  
491 +L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
376 376  
377 377  
494 +[[image:1747733244856-550.png]]
378 378  
496 +Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
497 +.
379 379  
380 -[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
499 +[[image:1747733341634-347.png]]
381 381  
501 +(% class="wikigeneratedid" %)
502 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
382 382  
383 -[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
384 384  
505 +[[image:1747733457810-510.png]]
385 385  
386 -[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
387 387  
508 +* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
388 388  
389 -== Page de garde et annexes aux registres papier ==
390 390  
391 -Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
392 392  
393 -Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
512 +[[image:1747734678656-824.png]]
394 394  
395 -[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
396 396  
397 -
398 -)))
515 +* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
399 399  
400 -(((
401 -[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
517 +[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
402 402  
403 403  
404 -= (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =
520 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
405 405  
406 -Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora.
407 -Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres.
408 408  
409 -(% class="box infomessage" %)
523 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
524 +
525 +
526 +
527 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
528 +
529 +[[image:1747733892872-758.png]]
530 +
531 +
532 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
533 +
534 +[[image:1747733938343-251.png]]
535 +
536 +(% class="box warningmessage" %)
410 410  (((
411 -Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**.
538 +//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
412 412  )))
413 413  
414 -== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert ==
541 + Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
415 415  
416 -1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
417 -1. (((
418 -Rattachez ensuite le bien à cette nouvelle entrée :
543 +* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
544 +* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
419 419  
420 -* (((
421 -Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
546 +Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
422 422  
423 -* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
424 -* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
425 -)))
426 -* (((
427 -Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats :
428 428  
429 -* 1ʳᵉ opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
430 -* 2ᵉ opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
549 += Édition des registres =
550 +
551 +
552 +Accéder au menu **Registres / Recherche**
553 +
554 +[[image:1747734834496-206.png]]
555 +
556 +
557 +(% class="box infomessage" %)
558 +(((
559 +//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
431 431  )))
432 -)))
433 433  
434 -[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
562 +Il est possible de sélectionner :
435 435  
564 +* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
565 +* L’année d'inscription au registre
566 +* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
436 436  
437 -[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
568 +de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
438 438  
570 +Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
439 439  
440 -=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien ===
441 441  
442 -Depuis la notice du bien, renseignez :
573 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
443 443  
444 -1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
445 -1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
575 +[[image:1747734875829-175.png]]
446 446  
447 -[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
577 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
448 448  
579 +[[image:1747734980868-601.png]]
449 449  
450 -=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats ===
581 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
451 451  
452 -Utilisez la fonction d’association multiple :
583 +[[image:1747735028293-815.png]]
453 453  
454 -1. première opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
455 -1. seconde opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
456 456  
457 -[[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
458 458  
587 +Résultat :
459 459  
460 -[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
589 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
461 461  
462 462  
463 -[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
592 +(% class="wikigeneratedid" %)
593 +Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
464 464  
465 465  
466 -== Radier le bien du registre des dépôts ==
596 +== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
467 467  
468 -1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
469 -1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
470 -1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
471 471  
472 -(% class="box infomessage" %)
599 +Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
600 +
601 +(% class="box successmessage" %)
473 473  (((
474 -Cette étape est **obligatoire** avant toute intégration dans le registre des biens affectés.
603 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
475 475  )))
476 476  
477 -[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
606 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
478 478  
608 +(% class="box successmessage" %)
609 +(((
610 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
611 +)))
479 479  
480 -[[Table registres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
481 481  
614 +[[image:1747735219379-682.png]]
482 482  
483 -[[Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
484 484  
617 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
485 485  
486 -[[Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
619 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
487 487  
488 488  
489 -[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
490 490  
623 += Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
491 491  
492 -== Intégrer le bien au registre des biens affectés ==
493 493  
494 -1. Modifiez la notice dans la **table des biens**.
495 -1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**.
496 -1. (((
497 -Renseignez :
626 +Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
498 498  
499 -* le **nouveau numéro d’inventaire**,
500 -* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**.
501 -* le champ **Enregistrer le transfert de propriété** : sélectionnez **Oui**.
628 +(% class="box successmessage" %)
629 +(((
630 +//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
502 502  )))
503 -1. Enregistrez la notice.
504 -1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils.
505 -1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation.
506 506  
507 -[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
633 +Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
508 508  
635 +* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
636 +* Radier le bien du registre des dépôts
637 +* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
509 509  
510 -[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
639 +== Rattachement à la nouvelle entrée ==
511 511  
512 512  
513 -[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
642 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
514 514  
515 515  
516 -[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
645 +[[image:1747739157175-278.png]]
517 517  
518 518  
519 -[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
648 +[[image:1747739231189-417.png]]
520 520  
521 521  
522 -[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
523 523  
652 +=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
524 524  
525 -[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
526 526  
655 +==== Attachement unitaire ====
527 527  
657 +Dans la notice du bien indiquer manuellement :
528 528  
659 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
660 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
529 529  
662 +[[image:1747740793119-487.png]]
530 530  
531 -
532 -)))
533 -)))|(% style="width:300px" %)(((
534 -(% class="box" %)
535 -(((
536 -**Sommaire**
537 537  
538 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
539 -)))
665 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
540 540  
541 -(% class="box" %)
667 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
668 +
669 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
670 +
671 +* Sélectionner les notices à rattacher
672 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
673 +
674 +[[image:1747740946609-961.png]]
675 +
676 +
677 +Première association à effectuer :
678 +
679 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
680 +* Lancer le traitement
681 +
682 +[[image:1747741015186-251.png]]
683 +
684 +
685 +Seconde association à effectuer :
686 +
687 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
688 +* Lancer le traitement
689 +
690 +[[image:1747741041295-431.png]]
691 +
692 +
693 +== Radiation du registre des dépôts ==
694 +
695 +
696 +=== Rechercher la notice du bien déposé ===
697 +
698 +
699 +Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
700 +
701 +[[image:1747739687774-731.png]]
702 +
703 +
704 +=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
705 +
706 +
707 +Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
708 +
709 +[[image:1747739728922-844.png]]
710 +
711 +
712 +(% class="box successmessage" %)
542 542  (((
543 -**Aller plus loin**
714 +//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
715 +)))
544 544  
545 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
546 -* Saisir une entrée
547 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
548 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
549 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
550 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
551 -* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
717 +
718 +[[image:1747739870875-332.png]]
719 +
720 +
721 +(% class="box warningmessage" %)
722 +(((
723 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
552 552  )))
553 553  
554 -(% class="box" %)
726 +
727 +Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
728 +
729 +[[image:1747739908497-919.png]]
730 +
731 +
732 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
733 +
734 +
735 +== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
736 +
737 +
738 +Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
739 +
740 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
741 +
742 +
743 +[[image:1747740027614-948.png]]
744 +
745 +
746 +[[image:1747740075472-359.png]]
747 +
748 +
749 +Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
750 +
751 +
752 +[[image:1747740216286-288.png]]
753 +
754 +
755 +(% class="box warningmessage" %)
555 555  (((
556 -**Icônes principales**
757 +//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
758 +)))
557 557  
558 -* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
559 -* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
560 -* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
561 -* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
562 -* [[image:1752749413577-942.png||height="39" width="36"]]Modifier la notice
563 -* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
564 -* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
565 -* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications
566 -* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
567 -* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]imprimer via les modèles de publication
760 +
761 +Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
762 +
763 +
764 +(% class="box warningmessage" %)
765 +(((
766 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
568 568  )))
569 -)))
570 570  
571 -
769 +[[image:1747740258746-408.png]]
770 +
771 +
772 +[[image:1747740398485-927.png]]
773 +
774 +
775 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
776 +
777 +[[image:1747733815373-706.png]]
778 +
779 +
780 +Résultat :
781 +
782 +[[image:1747740624210-211.png]]
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