Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44

Depuis la version 95.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 12:52
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version
À la version 80.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 11:54
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -20,10 +20,8 @@
20 20  |**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 21  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
22 22  
23 -= Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =
23 += Principes de fonctionnement dans Flora =
24 24  
25 -== Principe général ==
26 -
27 27  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
28 28  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
29 29  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -30,7 +30,7 @@
30 30  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
31 31  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
32 32  
33 -== Grilles de saisie à utiliser ==
31 += Grilles de saisie à utiliser =
34 34  
35 35  Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
36 36  
... ... @@ -61,9 +61,11 @@
61 61  [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 62  
63 63  
64 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
62 += Organisation de la saisie selon la nature des biens =
65 65  
66 -Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
64 +La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
65 +Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
66 +Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
67 67  
68 68  (% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
69 69  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
... ... @@ -176,22 +176,17 @@
176 176  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
177 177  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
178 178  
179 -== Champs obligatoires pour le registre ==
179 += Champs obligatoires pour le registre =
180 180  
181 181  La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
182 182  Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
183 183  
184 -(% class="box warningmessage" %)
185 -(((
186 -L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
187 -)))
188 -
189 189  En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
190 190  
191 191  * **néant **: en l’absence avérée d’information,
192 192  * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
193 193  
194 -=== Table Entrées ===
189 +== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
195 195  
196 196  * Mode d’acquisition (thésaurus)
197 197  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
... ... @@ -201,7 +201,7 @@
201 201  * Date de l’acte d’acquisition
202 202  * Mention des concours publics (AS / ANS)
203 203  
204 -=== Table Biens ===
199 +== Champs obligatoires dans la table Biens ==
205 205  
206 206  (% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
207 207  
... ... @@ -216,7 +216,7 @@
216 216  * Inscriptions (thésaurus)
217 217  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
218 218  
219 -= Procédure d’intégration d’une notice au registre =
214 += Étapes d’intégration d’une notice au registre =
220 220  
221 221  Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
222 222  
... ... @@ -223,7 +223,7 @@
223 223  == Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
224 224  
225 225  (((
226 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3).
221 +Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
227 227  )))
228 228  
229 229  (((
... ... @@ -235,16 +235,16 @@
235 235  == Terminer la saisie de chaque notice ==
236 236  
237 237  (((
238 -Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
233 +(% start="1" %)
234 +1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
239 239  )))
240 240  
241 241  (((
242 -Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
243 -
244 -* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
245 -* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
246 -
247 -La notice passe en état « attente validation saisie ».
238 +(% start="2" %)
239 +1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
240 +Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
241 +L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
242 +1. La notice passe en état « attente validation saisie »
248 248  )))
249 249  
250 250  [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -252,7 +252,7 @@
252 252  
253 253  [[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
254 254  
255 -== Valider ou refuser la saisie ==
250 +== Valider ou refuser la notice ==
256 256  
257 257  Dans la barre d’outils :
258 258  
... ... @@ -313,10 +313,9 @@
313 313  
314 314  == Confirmer l’intégration ==
315 315  
316 -Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
311 +1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
312 +1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
317 317  
318 -La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
319 -
320 320  [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321 321  
322 322  
... ... @@ -370,12 +370,6 @@
370 370  
371 371  
372 372  
373 -
374 -
375 -
376 -
377 -
378 -
379 379  [[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
380 380  
381 381  
... ... @@ -414,7 +414,7 @@
414 414  
415 415  1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
416 416  1. (((
417 -Rattachez ensuite le bien à cette nouvelle entrée :
405 +Rattachez le bien à cette nouvelle entrée :
418 418  
419 419  * (((
420 420  Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
... ... @@ -423,10 +423,10 @@
423 423  * le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
424 424  )))
425 425  * (((
426 -Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats :
414 +Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats, utilisez la fonction d’association multiple :
427 427  
428 -* 1ʳᵉ opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
429 -* 2ᵉ opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
416 +* première opération : renseigner l’ancienne entrée,
417 +* seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
430 430  )))
431 431  )))
432 432  
... ... @@ -433,7 +433,7 @@
433 433  [[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
434 434  
435 435  
436 -[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
424 +[[Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
437 437  
438 438  
439 439  === Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien ===
... ... @@ -440,8 +440,8 @@
440 440  
441 441  Depuis la notice du bien, renseignez :
442 442  
443 -1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
444 -1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
431 +* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
432 +* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
445 445  
446 446  [[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
447 447  
... ... @@ -450,78 +450,108 @@
450 450  
451 451  Utilisez la fonction d’association multiple :
452 452  
453 -1. première opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
454 -1. seconde opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
441 +* première opération : renseigner l’ancienne entrée,
442 +* seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
455 455  
456 456  [[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
457 457  
458 458  
459 -[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
447 +[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt.>>image:1747741015186-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
460 460  
461 461  
462 -[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
450 +[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1747741041295-431.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
463 463  
464 464  
465 -== Radier le bien du registre des dépôts ==
453 +== Radiation du registre des dépôts ==
466 466  
467 -1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
468 -1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
469 -1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
470 470  
471 -(% class="box infomessage" %)
456 +=== Rechercher la notice du bien déposé ===
457 +
458 +
459 +Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
460 +
461 +[[image:1747739687774-731.png]]
462 +
463 +
464 +=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
465 +
466 +
467 +Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
468 +
469 +[[image:1747739728922-844.png]]
470 +
471 +
472 +(% class="box successmessage" %)
472 472  (((
473 -Cette étape est **obligatoire** avant toute intégration dans le registre des biens affectés.
474 +//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
474 474  )))
475 475  
476 -[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
477 477  
478 +[[image:1747739870875-332.png]]
478 478  
479 -[[Table registres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
480 480  
481 +(% class="box warningmessage" %)
482 +(((
483 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
484 +)))
481 481  
482 -[[Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
483 483  
487 +Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
484 484  
485 -[[Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
489 +[[image:1747739908497-919.png]]
486 486  
487 487  
488 -[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
492 +[[image:1747739946868-909.png]]
489 489  
490 490  
491 -== Intégrer le bien au registre des biens affectés ==
495 +== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
492 492  
493 -1. Modifiez la notice dans la **table des biens**.
494 -1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**.
495 -1. (((
496 -Renseignez :
497 497  
498 -* le **nouveau numéro d’inventaire**,
499 -* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**.
500 -* le champ **Enregistrer le transfert de propriété** : sélectionnez **Oui**.
498 +Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
499 +
500 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
501 +
502 +
503 +[[image:1747740027614-948.png]]
504 +
505 +
506 +[[image:1747740075472-359.png]]
507 +
508 +
509 +Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
510 +
511 +
512 +[[image:1747740216286-288.png]]
513 +
514 +
515 +(% class="box warningmessage" %)
516 +(((
517 +//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
501 501  )))
502 -1. Enregistrez la notice.
503 -1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils.
504 -1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation.
505 505  
506 -[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
507 507  
521 +Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
508 508  
509 -[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
510 510  
524 +(% class="box warningmessage" %)
525 +(((
526 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
527 +)))
511 511  
512 -[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
529 +[[image:1747740258746-408.png]]
513 513  
514 514  
515 -[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
532 +[[image:1747740398485-927.png]]
516 516  
517 517  
518 -[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
535 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
519 519  
537 +[[image:1747733815373-706.png]]
520 520  
521 -[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
522 522  
540 +Résultat :
523 523  
524 -[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
542 +[[image:1747740624210-211.png]]
525 525  
526 526  
527 527  
... ... @@ -534,7 +534,7 @@
534 534  (((
535 535  **Sommaire**
536 536  
537 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
555 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
538 538  )))
539 539  
540 540  (% class="box" %)
... ... @@ -553,17 +553,6 @@
553 553  (% class="box" %)
554 554  (((
555 555  **Icônes principales**
556 -
557 -* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
558 -* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
559 -* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
560 -* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
561 -* [[image:1752749413577-942.png||height="39" width="36"]]Modifier la notice
562 -* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
563 -* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
564 -* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modification
565 -* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
566 -* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]imprimer via les modèles de publication
567 567  )))
568 568  )))
569 569  
1752746328111-912.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -134.5 KB
Contenu
1752746394168-320.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -122.9 KB
Contenu
1752746483802-667.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -146.1 KB
Contenu
1752746578242-442.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -280.8 KB
Contenu
1752746629742-426.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -178.7 KB
Contenu
1752746680996-471.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -289.2 KB
Contenu
1752747202196-446.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -324.4 KB
Contenu
1752747209315-196.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -152.9 KB
Contenu
1752747280642-185.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -138.6 KB
Contenu
1752747299699-356.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -338.1 KB
Contenu
1752748946697-666.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -1.6 KB
Contenu
1752749006147-880.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -1.7 KB
Contenu
1752749086278-906.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -4.4 KB
Contenu
1752749144691-255.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -2.5 KB
Contenu
1752749196754-712.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -2.6 KB
Contenu
1752749244689-219.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -2.7 KB
Contenu
1752749335391-842.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -3.6 KB
Contenu
1752749413577-942.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -3.2 KB
Contenu
1752749437747-671.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -5.0 KB
Contenu
1752749456109-504.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -12.1 KB
Contenu