Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires
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Résumé
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Détails
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- Contenu
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... ... @@ -20,10 +20,8 @@ 20 20 |**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**. 21 21 |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires. 22 22 23 -= Comprendrele fonctionnement des registres dans Flora =23 += Principes de fonctionnement dans Flora = 24 24 25 -== Principe général == 26 - 27 27 * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**. 28 28 * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis. 29 29 * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires. ... ... @@ -30,7 +30,7 @@ 30 30 * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires. 31 31 * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année. 32 32 33 -= =Grilles de saisie à utiliser ==31 += Grilles de saisie à utiliser = 34 34 35 35 Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent : 36 36 ... ... @@ -43,7 +43,7 @@ 43 43 **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation. 44 44 ))) 45 45 46 -(% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage**44 +(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage** 47 47 |Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés 48 48 |Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions 49 49 |Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt ... ... @@ -61,9 +61,11 @@ 61 61 [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 62 62 63 63 64 -= =Organisation de la saisie selon la nature des biens ==62 += Organisation de la saisie selon la nature des biens = 65 65 66 -Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation. 64 +La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…). 65 +Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles. 66 +Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires. 67 67 68 68 (% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)** 69 69 |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)((( ... ... @@ -176,22 +176,17 @@ 176 176 Entrées : **grille Registre - Origine inconnue** 177 177 )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)— 178 178 179 -= =Champs obligatoires pour le registre ==179 += Champs obligatoires pour le registre = 180 180 181 181 La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**. 182 182 Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.** 183 183 184 -(% class="box warningmessage" %) 185 -((( 186 -L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier. 187 -))) 188 - 189 189 En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention : 190 190 191 191 * **néant **: en l’absence avérée d’information, 192 192 * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée. 193 193 194 -== =Table Entrées ===189 +== Champs obligatoires dans la table Entrées == 195 195 196 196 * Mode d’acquisition (thésaurus) 197 197 * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu ... ... @@ -201,7 +201,7 @@ 201 201 * Date de l’acte d’acquisition 202 202 * Mention des concours publics (AS / ANS) 203 203 204 -== =Table Biens ===199 +== Champs obligatoires dans la table Biens == 205 205 206 206 (% class="mark small" %)**Version 4.5.60** 207 207 ... ... @@ -216,7 +216,7 @@ 216 216 * Inscriptions (thésaurus) 217 217 * Constat d’état initial (date + état de conservation) 218 218 219 -= Procédure d’intégration d’une notice au registre =214 += Étapes d’intégration d’une notice au registre = 220 220 221 221 Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**. 222 222 ... ... @@ -235,16 +235,16 @@ 235 235 == Terminer la saisie de chaque notice == 236 236 237 237 ((( 238 -Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète. 233 +(% start="1" %) 234 +1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète. 239 239 ))) 240 240 241 241 ((( 242 -Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non. 243 - 244 -* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste. 245 -* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer. 246 - 247 -La notice passe en état « attente validation saisie ». 238 +(% start="2" %) 239 +1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non. 240 +Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste. 241 +L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer. 242 +1. La notice passe en état « attente validation saisie » 248 248 ))) 249 249 250 250 [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] ... ... @@ -313,10 +313,9 @@ 313 313 314 314 == Confirmer l’intégration == 315 315 316 -Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire. 311 +1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire. 312 +1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien. 317 317 318 -La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien. 319 - 320 320 [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 321 321 322 322 ... ... @@ -344,7 +344,7 @@ 344 344 ))) 345 345 1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites. 346 346 347 ->(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collection sde l'année 2012.341 +>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collection de l'année 2012. 348 348 349 349 [[Table registre → formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 350 350 ... ... @@ -370,9 +370,6 @@ 370 370 371 371 372 372 373 - 374 - 375 - 376 376 [[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 377 377 378 378 ... ... @@ -397,160 +397,219 @@ 397 397 [[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 398 398 399 399 400 -= (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé = 401 401 402 -Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora. 403 -Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres. 404 404 405 -(% class="box infomessage" %) 406 -((( 407 -Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**. 408 -))) 409 409 410 -== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert == 411 411 412 -1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**. 413 -1. ((( 414 -Rattachez ensuite le bien à cette nouvelle entrée : 415 415 416 -* ((( 417 -Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez : 418 418 419 - * le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,420 - *le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.397 + 398 + 421 421 ))) 422 -* ((( 423 -Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats : 400 +)))|(% style="width:300px" %)((( 401 +(% class="box" %) 402 +((( 403 +**Sommaire** 424 424 425 -* 1ʳᵉ opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt), 426 -* 2ᵉ opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert). 405 +{{toc depth="1" numbered="true"/}} 427 427 ))) 407 + 408 +(% class="box" %) 409 +((( 410 +**Aller plus loin** 411 + 412 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]] 413 +* Saisir une entrée 414 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 415 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 416 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 417 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]] 418 +* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]] 428 428 ))) 429 429 430 -[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 421 +(% class="box" %) 422 +((( 423 +**Icônes principales** 424 +))) 425 +))) 431 431 432 432 433 -[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 434 434 435 435 436 -=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien === 437 437 438 -Depuis la notice du bien, renseignez : 439 439 440 -1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt, 441 -1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert. 442 442 443 -[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 444 444 445 445 446 -=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats === 447 447 448 -Utilisez la fonction d’association multiple : 449 449 450 -1. première opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt), 451 -1. seconde opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert). 452 452 453 -[[Table des biens → sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 454 454 455 455 456 -[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 457 457 458 458 459 -[[Seconde association → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 460 460 461 461 462 -== Radier le bien du registre des dépôts == 463 463 464 -1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**. 465 -1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »// 466 -1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation. 467 467 468 -(% class="box infomessage" %) 446 + 447 += Cas particulier : Gestion des transferts de propriété = 448 + 449 + 450 +Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre). 451 + 452 +(% class="box successmessage" %) 469 469 ((( 470 - Cette étape est**obligatoire**avanttoute intégrationdans leregistre desbiensaffectés.454 +//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.// 471 471 ))) 472 472 473 - [[Tableregistres →recherchedubienàradier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]457 +Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter : 474 474 459 +* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété 460 +* Radier le bien du registre des dépôts 461 +* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours 475 475 476 - [[Tableregistres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]463 +== Rattachement à la nouvelle entrée == 477 477 478 478 479 - [[Tableregistres →saisiedela mention deradiationetenregistrement.>>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]466 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** === 480 480 481 481 482 -[[ Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]469 +[[image:1747739157175-278.png]] 483 483 484 484 485 -[[ Résultat → ré-édition du registre des dépôts avecmention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]472 +[[image:1747739231189-417.png]] 486 486 487 487 488 -== Intégrer le bien au registre des biens affectés == 489 489 490 -1. Modifiez la notice dans la **table des biens**. 491 -1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**. 492 -1. ((( 493 -Renseignez : 476 +=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée === 494 494 495 -* le **nouveau numéro d’inventaire**, 496 -* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**. 497 -* le champ **Enregistrer le transfert de propriété** : sélectionnez **Oui**. 498 -))) 499 -1. Enregistrez la notice. 500 -1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils. 501 -1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation. 502 502 503 - [[Tabledes biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]479 +==== Attachement unitaire ==== 504 504 481 +Dans la notice du bien indiquer manuellement : 505 505 506 -[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 483 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée 484 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée 507 507 486 +[[image:1747740793119-487.png]] 508 508 509 -[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 510 510 489 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ==== 511 511 512 - [[Tabledesbiens→boutond'intégration auregistreréglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]491 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]]. 513 513 493 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats. 514 514 515 -[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 495 +* Sélectionner les notices à rattacher 496 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]] 516 516 498 +[[image:1747740946609-961.png]] 517 517 518 -[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 519 519 501 +Première association à effectuer : 520 520 521 -[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 503 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée 504 +* Lancer le traitement 522 522 506 +[[image:1747741015186-251.png]] 523 523 524 524 509 +Seconde association à effectuer : 525 525 511 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée 512 +* Lancer le traitement 526 526 527 - 528 -))) 529 -)))|(% style="width:300px" %)((( 530 -(% class="box" %) 531 -((( 532 -**Sommaire** 514 +[[image:1747741041295-431.png]] 533 533 534 -{{toc depth="2" numbered="true"/}} 516 + 517 +== Radiation du registre des dépôts == 518 + 519 + 520 +=== Rechercher la notice du bien déposé === 521 + 522 + 523 +Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche. 524 + 525 +[[image:1747739687774-731.png]] 526 + 527 + 528 +=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification === 529 + 530 + 531 +Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts. 532 + 533 +[[image:1747739728922-844.png]] 534 + 535 + 536 +(% class="box successmessage" %) 537 +((( 538 +//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).// 535 535 ))) 536 536 537 -(% class="box" %) 541 + 542 +[[image:1747739870875-332.png]] 543 + 544 + 545 +(% class="box warningmessage" %) 538 538 ((( 539 -**Aller plus loin** 547 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !// 548 +))) 540 540 541 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]] 542 -* Saisir une entrée 543 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 544 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 545 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 546 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]] 547 -* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]] 550 + 551 +Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour : 552 + 553 +[[image:1747739908497-919.png]] 554 + 555 + 556 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 557 + 558 + 559 +== Intégration du bien au registre des biens affectés == 560 + 561 + 562 +Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens. 563 + 564 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.** 565 + 566 + 567 +[[image:1747740027614-948.png]] 568 + 569 + 570 +[[image:1747740075472-359.png]] 571 + 572 + 573 +Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien. 574 + 575 + 576 +[[image:1747740216286-288.png]] 577 + 578 + 579 +(% class="box warningmessage" %) 580 +((( 581 +//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.// 548 548 ))) 549 549 550 -(% class="box" %) 584 + 585 +Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés : 586 + 587 + 588 +(% class="box warningmessage" %) 551 551 ((( 552 -** Icônes principales**590 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! // 553 553 ))) 554 -))) 555 555 556 - 593 +[[image:1747740258746-408.png]] 594 + 595 + 596 +[[image:1747740398485-927.png]] 597 + 598 + 599 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.** 600 + 601 +[[image:1747733815373-706.png]] 602 + 603 + 604 +Résultat : 605 + 606 +[[image:1747740624210-211.png]]
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