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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 91.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 12:36
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À la version 85.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 12:10
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -20,10 +20,8 @@
20 20  |**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 21  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
22 22  
23 -= Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =
23 += Principes de fonctionnement dans Flora =
24 24  
25 -== Principe général ==
26 -
27 27  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
28 28  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
29 29  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -30,7 +30,7 @@
30 30  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
31 31  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
32 32  
33 -== Grilles de saisie à utiliser ==
31 += Grilles de saisie à utiliser =
34 34  
35 35  Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
36 36  
... ... @@ -61,9 +61,11 @@
61 61  [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 62  
63 63  
64 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
62 += Organisation de la saisie selon la nature des biens =
65 65  
66 -Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
64 +La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
65 +Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
66 +Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
67 67  
68 68  (% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
69 69  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
... ... @@ -176,22 +176,17 @@
176 176  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
177 177  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
178 178  
179 -== Champs obligatoires pour le registre ==
179 += Champs obligatoires pour le registre =
180 180  
181 181  La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
182 182  Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
183 183  
184 -(% class="box warningmessage" %)
185 -(((
186 -L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
187 -)))
188 -
189 189  En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
190 190  
191 191  * **néant **: en l’absence avérée d’information,
192 192  * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
193 193  
194 -=== Table Entrées ===
189 +== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
195 195  
196 196  * Mode d’acquisition (thésaurus)
197 197  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
... ... @@ -201,7 +201,7 @@
201 201  * Date de l’acte d’acquisition
202 202  * Mention des concours publics (AS / ANS)
203 203  
204 -=== Table Biens ===
199 +== Champs obligatoires dans la table Biens ==
205 205  
206 206  (% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
207 207  
... ... @@ -216,7 +216,7 @@
216 216  * Inscriptions (thésaurus)
217 217  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
218 218  
219 -= Procédure d’intégration d’une notice au registre =
214 += Étapes d’intégration d’une notice au registre =
220 220  
221 221  Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
222 222  
... ... @@ -235,16 +235,16 @@
235 235  == Terminer la saisie de chaque notice ==
236 236  
237 237  (((
238 -Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
233 +(% start="1" %)
234 +1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
239 239  )))
240 240  
241 241  (((
242 -Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
243 -
244 -* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
245 -* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
246 -
247 -La notice passe en état « attente validation saisie ».
238 +(% start="2" %)
239 +1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
240 +Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
241 +L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
242 +1. La notice passe en état « attente validation saisie »
248 248  )))
249 249  
250 250  [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -313,10 +313,9 @@
313 313  
314 314  == Confirmer l’intégration ==
315 315  
316 -Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
311 +1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
312 +1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
317 317  
318 -La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
319 -
320 320  [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321 321  
322 322  
... ... @@ -370,8 +370,6 @@
370 370  
371 371  
372 372  
373 -
374 -
375 375  [[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
376 376  
377 377  
... ... @@ -410,7 +410,7 @@
410 410  
411 411  1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
412 412  1. (((
413 -Rattachez ensuite le bien à cette nouvelle entrée :
405 +Rattachez le bien à cette nouvelle entrée :
414 414  
415 415  * (((
416 416  Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
... ... @@ -419,10 +419,10 @@
419 419  * le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
420 420  )))
421 421  * (((
422 -Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats :
414 +Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats, utilisez la fonction d’association multiple :
423 423  
424 -* 1ʳᵉ opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
425 -* 2ᵉ opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
416 +* première opération : renseigner l’ancienne entrée,
417 +* seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
426 426  )))
427 427  )))
428 428  
... ... @@ -446,8 +446,8 @@
446 446  
447 447  Utilisez la fonction d’association multiple :
448 448  
449 -1. première opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
450 -1. seconde opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
441 +1. première opération : renseigner l’ancienne entrée,
442 +1. seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
451 451  
452 452  [[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
453 453  
... ... @@ -461,12 +461,12 @@
461 461  == Radier le bien du registre des dépôts ==
462 462  
463 463  1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
464 -1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
456 +1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ //Observation//, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
465 465  1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
466 466  
467 467  (% class="box infomessage" %)
468 468  (((
469 -Cette étape est **obligatoire** avant toute intégration dans le registre des biens affectés.
461 +**Le bien doit impérativement être radié du registre des dépôts avant son intégration au registre des biens affectés.**
470 470  )))
471 471  
472 472  [[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -486,43 +486,75 @@
486 486  
487 487  == Intégrer le bien au registre des biens affectés ==
488 488  
489 -1. Modifiez la notice dans la **table des biens**.
490 -1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**.
481 +1. Modifiez la notice Bien dans la table documentaire.
482 +1. Utilisez la grille **02. Registre – Transfert de propriété**.
491 491  1. (((
492 492  Renseignez :
493 493  
494 494  * le **nouveau numéro d’inventaire**,
495 -* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**.
496 -* le champ **Enregistrer le transfert de propriété** : sélectionnez **Oui**.
487 +* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs //Autres numéros//.
497 497  )))
498 -1. Enregistrez la notice.
499 -1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils.
500 -1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation.
489 +1. Dans le champ **« Enregistrer le transfert de propriété »**, sélectionnez **Oui**.
501 501  
502 -[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
491 +(% class="box warningmessage" %)
492 +(((
493 +Cette condition est indispensable pour que le bouton d’intégration apparaisse.
494 +)))
503 503  
496 +(% start="5" %)
497 +1. Cliquez ensuite sur l’**icône du tampon** pour lancer l’intégration.
498 +1. Confirmez dans la fenêtre qui s’ouvre : cliquez sur **Oui** pour valider.
504 504  
505 -[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
506 506  
507 507  
508 -[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
509 509  
510 510  
511 -[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
512 512  
505 +[[image:1747740027614-948.png]]
513 513  
514 -[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
515 515  
508 +[[image:1747740075472-359.png]]
516 516  
517 -[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
518 518  
511 +Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
519 519  
520 -[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
521 521  
514 +[[image:1747740216286-288.png]]
522 522  
523 523  
517 +(% class="box warningmessage" %)
518 +(((
519 +//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
520 +)))
524 524  
525 525  
523 +Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
524 +
525 +
526 +(% class="box warningmessage" %)
527 +(((
528 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
529 +)))
530 +
531 +[[image:1747740258746-408.png]]
532 +
533 +
534 +[[image:1747740398485-927.png]]
535 +
536 +
537 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
538 +
539 +[[image:1747733815373-706.png]]
540 +
541 +
542 +Résultat :
543 +
544 +[[image:1747740624210-211.png]]
545 +
546 +
547 +
548 +
549 +
526 526  
527 527  )))
528 528  )))|(% style="width:300px" %)(((
1752747202196-446.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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Contenu
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Auteur
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1 -XWiki.DBA
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Contenu
1752747280642-185.png
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... ... @@ -1,1 +1,0 @@
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1 -XWiki.DBA
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