Skip to Content

Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 90.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 12:34
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version
À la version 85.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 12:10
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -20,10 +20,8 @@
20 20  |**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 21  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
22 22  
23 -= Comment fonctionne l’intégration au registre dans Flora =
23 += Principes de fonctionnement dans Flora =
24 24  
25 -== Principe général ==
26 -
27 27  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
28 28  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
29 29  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -30,7 +30,7 @@
30 30  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
31 31  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
32 32  
33 -== Grilles de saisie à utiliser ==
31 += Grilles de saisie à utiliser =
34 34  
35 35  Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
36 36  
... ... @@ -61,9 +61,11 @@
61 61  [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 62  
63 63  
64 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
62 += Organisation de la saisie selon la nature des biens =
65 65  
66 -Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
64 +La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
65 +Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
66 +Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
67 67  
68 68  (% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
69 69  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
... ... @@ -176,22 +176,17 @@
176 176  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
177 177  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
178 178  
179 -== Champs obligatoires pour le registre ==
179 += Champs obligatoires pour le registre =
180 180  
181 181  La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
182 182  Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
183 183  
184 -(% class="box warningmessage" %)
185 -(((
186 -L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
187 -)))
188 -
189 189  En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
190 190  
191 191  * **néant **: en l’absence avérée d’information,
192 192  * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
193 193  
194 -=== Table Entrées ===
189 +== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
195 195  
196 196  * Mode d’acquisition (thésaurus)
197 197  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
... ... @@ -201,7 +201,7 @@
201 201  * Date de l’acte d’acquisition
202 202  * Mention des concours publics (AS / ANS)
203 203  
204 -=== Table Biens ===
199 +== Champs obligatoires dans la table Biens ==
205 205  
206 206  (% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
207 207  
... ... @@ -235,16 +235,16 @@
235 235  == Terminer la saisie de chaque notice ==
236 236  
237 237  (((
238 -Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
233 +(% start="1" %)
234 +1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
239 239  )))
240 240  
241 241  (((
242 -Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
243 -
244 -* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
245 -* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
246 -
247 -La notice passe en état « attente validation saisie ».
238 +(% start="2" %)
239 +1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
240 +Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
241 +L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
242 +1. La notice passe en état « attente validation saisie »
248 248  )))
249 249  
250 250  [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -313,10 +313,9 @@
313 313  
314 314  == Confirmer l’intégration ==
315 315  
316 -Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
311 +1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
312 +1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
317 317  
318 -La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
319 -
320 320  [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321 321  
322 322  
... ... @@ -370,7 +370,6 @@
370 370  
371 371  
372 372  
373 -
374 374  [[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
375 375  
376 376  
... ... @@ -409,7 +409,7 @@
409 409  
410 410  1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
411 411  1. (((
412 -Rattachez ensuite le bien à cette nouvelle entrée :
405 +Rattachez le bien à cette nouvelle entrée :
413 413  
414 414  * (((
415 415  Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
... ... @@ -418,10 +418,10 @@
418 418  * le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
419 419  )))
420 420  * (((
421 -Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats :
414 +Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats, utilisez la fonction d’association multiple :
422 422  
423 -* 1ʳᵉ opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
424 -* 2ᵉ opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
416 +* première opération : renseigner l’ancienne entrée,
417 +* seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
425 425  )))
426 426  )))
427 427  
... ... @@ -445,8 +445,8 @@
445 445  
446 446  Utilisez la fonction d’association multiple :
447 447  
448 -1. première opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
449 -1. seconde opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
441 +1. première opération : renseigner l’ancienne entrée,
442 +1. seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
450 450  
451 451  [[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 452  
... ... @@ -460,12 +460,12 @@
460 460  == Radier le bien du registre des dépôts ==
461 461  
462 462  1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
463 -1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
456 +1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ //Observation//, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
464 464  1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
465 465  
466 466  (% class="box infomessage" %)
467 467  (((
468 -Cette étape est **obligatoire** avant toute intégration dans le registre des biens affectés.
461 +**Le bien doit impérativement être radié du registre des dépôts avant son intégration au registre des biens affectés.**
469 469  )))
470 470  
471 471  [[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -485,43 +485,75 @@
485 485  
486 486  == Intégrer le bien au registre des biens affectés ==
487 487  
488 -1. Modifiez la notice dans la **table des biens**.
489 -1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**.
481 +1. Modifiez la notice Bien dans la table documentaire.
482 +1. Utilisez la grille **02. Registre – Transfert de propriété**.
490 490  1. (((
491 491  Renseignez :
492 492  
493 493  * le **nouveau numéro d’inventaire**,
494 -* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**.
495 -* le champ **Enregistrer le transfert de propriété** : sélectionnez **Oui**.
487 +* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs //Autres numéros//.
496 496  )))
497 -1. Enregistrez la notice.
498 -1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils.
499 -1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation.
489 +1. Dans le champ **« Enregistrer le transfert de propriété »**, sélectionnez **Oui**.
500 500  
501 -[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
491 +(% class="box warningmessage" %)
492 +(((
493 +Cette condition est indispensable pour que le bouton d’intégration apparaisse.
494 +)))
502 502  
496 +(% start="5" %)
497 +1. Cliquez ensuite sur l’**icône du tampon** pour lancer l’intégration.
498 +1. Confirmez dans la fenêtre qui s’ouvre : cliquez sur **Oui** pour valider.
503 503  
504 -[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
505 505  
506 506  
507 -[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
508 508  
509 509  
510 -[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
511 511  
505 +[[image:1747740027614-948.png]]
512 512  
513 -[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
514 514  
508 +[[image:1747740075472-359.png]]
515 515  
516 -[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
517 517  
511 +Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
518 518  
519 -[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
520 520  
514 +[[image:1747740216286-288.png]]
521 521  
522 522  
517 +(% class="box warningmessage" %)
518 +(((
519 +//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
520 +)))
523 523  
524 524  
523 +Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
524 +
525 +
526 +(% class="box warningmessage" %)
527 +(((
528 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
529 +)))
530 +
531 +[[image:1747740258746-408.png]]
532 +
533 +
534 +[[image:1747740398485-927.png]]
535 +
536 +
537 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
538 +
539 +[[image:1747733815373-706.png]]
540 +
541 +
542 +Résultat :
543 +
544 +[[image:1747740624210-211.png]]
545 +
546 +
547 +
548 +
549 +
525 525  
526 526  )))
527 527  )))|(% style="width:300px" %)(((
1752747202196-446.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -324.4 KB
Contenu
1752747209315-196.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -152.9 KB
Contenu
1752747280642-185.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -138.6 KB
Contenu
1752747299699-356.png
Auteur
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -338.1 KB
Contenu