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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 90.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 12:34
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À la version 73.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 11:29
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -20,10 +20,8 @@
20 20  |**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 21  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
22 22  
23 -= Comment fonctionne l’intégration au registre dans Flora =
23 += Principes de fonctionnement dans Flora =
24 24  
25 -== Principe général ==
26 -
27 27  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
28 28  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
29 29  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -30,8 +30,10 @@
30 30  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
31 31  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
32 32  
33 -== Grilles de saisie à utiliser ==
31 += Grilles de saisie à utiliser =
34 34  
33 +(% class="small mark" %)**Version 4.5.60**
34 +
35 35  Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
36 36  
37 37  * de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
... ... @@ -43,7 +43,7 @@
43 43  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
44 44  )))
45 45  
46 -(% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage**
46 +(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
47 47  |Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
48 48  |Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
49 49  |Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
... ... @@ -61,9 +61,11 @@
61 61  [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 62  
63 63  
64 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
64 += Organisation de la saisie selon la nature des biens =
65 65  
66 -Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
66 +La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
67 +Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
68 +Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
67 67  
68 68  (% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
69 69  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
... ... @@ -176,22 +176,17 @@
176 176  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
177 177  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
178 178  
179 -== Champs obligatoires pour le registre ==
181 += Champs obligatoires pour le registre =
180 180  
181 181  La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
182 182  Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
183 183  
184 -(% class="box warningmessage" %)
185 -(((
186 -L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
187 -)))
188 -
189 189  En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
190 190  
191 191  * **néant **: en l’absence avérée d’information,
192 192  * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
193 193  
194 -=== Table Entrées ===
191 +== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
195 195  
196 196  * Mode d’acquisition (thésaurus)
197 197  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
... ... @@ -201,7 +201,7 @@
201 201  * Date de l’acte d’acquisition
202 202  * Mention des concours publics (AS / ANS)
203 203  
204 -=== Table Biens ===
201 +== Champs obligatoires dans la table Biens ==
205 205  
206 206  (% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
207 207  
... ... @@ -235,16 +235,16 @@
235 235  == Terminer la saisie de chaque notice ==
236 236  
237 237  (((
238 -Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
235 +(% start="1" %)
236 +1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
239 239  )))
240 240  
241 241  (((
242 -Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
243 -
244 -* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
245 -* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
246 -
247 -La notice passe en état « attente validation saisie ».
240 +(% start="2" %)
241 +1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
242 +Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
243 +L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
244 +1. La notice passe en état « attente validation saisie »
248 248  )))
249 249  
250 250  [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -313,10 +313,9 @@
313 313  
314 314  == Confirmer l’intégration ==
315 315  
316 -Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
313 +1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
314 +1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
317 317  
318 -La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
319 -
320 320  [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321 321  
322 322  
... ... @@ -371,6 +371,8 @@
371 371  
372 372  
373 373  
370 +
371 +
374 374  [[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
375 375  
376 376  
... ... @@ -395,128 +395,166 @@
395 395  [[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
396 396  
397 397  
398 -= (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =
396 += (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
399 399  
400 -Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora.
401 -Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres.
402 402  
403 -(% class="box infomessage" %)
399 +Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
400 +
401 +(% class="box successmessage" %)
404 404  (((
405 -Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**.
403 +//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
406 406  )))
407 407  
408 -== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert ==
406 +Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
409 409  
410 -1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
411 -1. (((
412 -Rattachez ensuite le bien à cette nouvelle entrée :
408 +* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
409 +* Radier le bien du registre des dépôts
410 +* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
413 413  
414 -* (((
415 -Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
412 +== Rattachement à la nouvelle entrée ==
416 416  
417 -* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
418 -* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
419 -)))
420 -* (((
421 -Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats :
422 422  
423 -* 1ʳᵉ opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
424 -* 2ᵉ opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
425 -)))
426 -)))
415 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
427 427  
428 -[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
429 429  
418 +[[image:1747739157175-278.png]]
430 430  
431 -[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
432 432  
421 +[[image:1747739231189-417.png]]
433 433  
434 -=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien ===
435 435  
436 -Depuis la notice du bien, renseignez :
437 437  
438 -1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
439 -1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
425 +=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
440 440  
441 -[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
442 442  
428 +==== Attachement unitaire ====
443 443  
444 -=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats ===
430 +Dans la notice du bien indiquer manuellement :
445 445  
446 -Utilisez la fonction d’association multiple :
432 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
433 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
447 447  
448 -1. première opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
449 -1. seconde opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
435 +[[image:1747740793119-487.png]]
450 450  
451 -[[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 452  
438 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
453 453  
454 -[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
440 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png]].
455 455  
442 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
456 456  
457 -[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
444 +* Sélectionner les notices à rattacher
445 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png]]
458 458  
447 +[[image:1747740946609-961.png]]
459 459  
460 -== Radier le bien du registre des dépôts ==
461 461  
462 -1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
463 -1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
464 -1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
450 +Première association à effectuer :
465 465  
466 -(% class="box infomessage" %)
452 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
453 +* Lancer le traitement
454 +
455 +[[image:1747741015186-251.png]]
456 +
457 +
458 +Seconde association à effectuer :
459 +
460 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
461 +* Lancer le traitement
462 +
463 +[[image:1747741041295-431.png]]
464 +
465 +
466 +== Radiation du registre des dépôts ==
467 +
468 +
469 +=== Rechercher la notice du bien déposé ===
470 +
471 +
472 +Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
473 +
474 +[[image:1747739687774-731.png]]
475 +
476 +
477 +=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
478 +
479 +
480 +Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
481 +
482 +[[image:1747739728922-844.png]]
483 +
484 +
485 +(% class="box successmessage" %)
467 467  (((
468 -Cette étape est **obligatoire** avant toute intégration dans le registre des biens affectés.
487 +//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
469 469  )))
470 470  
471 -[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
472 472  
491 +[[image:1747739870875-332.png]]
473 473  
474 -[[Table registres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
475 475  
494 +(% class="box warningmessage" %)
495 +(((
496 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
497 +)))
476 476  
477 -[[Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
478 478  
500 +Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
479 479  
480 -[[Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
502 +[[image:1747739908497-919.png]]
481 481  
482 482  
483 -[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
505 +[[image:1747739946868-909.png]]
484 484  
485 485  
486 -== Intégrer le bien au registre des biens affectés ==
508 +== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
487 487  
488 -1. Modifiez la notice dans la **table des biens**.
489 -1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**.
490 -1. (((
491 -Renseignez :
492 492  
493 -* le **nouveau numéro d’inventaire**,
494 -* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**.
495 -* le champ **Enregistrer le transfert de propriété** : sélectionnez **Oui**.
511 +Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
512 +
513 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
514 +
515 +
516 +[[image:1747740027614-948.png]]
517 +
518 +
519 +[[image:1747740075472-359.png]]
520 +
521 +
522 +Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
523 +
524 +
525 +[[image:1747740216286-288.png]]
526 +
527 +
528 +(% class="box warningmessage" %)
529 +(((
530 +//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
496 496  )))
497 -1. Enregistrez la notice.
498 -1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils.
499 -1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation.
500 500  
501 -[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
502 502  
534 +Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
503 503  
504 -[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
505 505  
537 +(% class="box warningmessage" %)
538 +(((
539 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
540 +)))
506 506  
507 -[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
542 +[[image:1747740258746-408.png]]
508 508  
509 509  
510 -[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
545 +[[image:1747740398485-927.png]]
511 511  
512 512  
513 -[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
548 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
514 514  
550 +[[image:1747733815373-706.png]]
515 515  
516 -[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
517 517  
553 +Résultat :
518 518  
519 -[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
555 +[[image:1747740624210-211.png]]
520 520  
521 521  
522 522  
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Auteur
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