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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 90.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 12:34
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:20
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,7 +1,6 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
1 +
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 7  En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
... ... @@ -20,10 +20,8 @@
20 20  |**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 21  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
22 22  
23 -= Comment fonctionne l’intégration au registre dans Flora =
22 += Principes de fonctionnement dans Flora =
24 24  
25 -== Principe général ==
26 -
27 27  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
28 28  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
29 29  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -30,41 +30,17 @@
30 30  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
31 31  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
32 32  
33 -== Grilles de saisie à utiliser ==
30 += Organisation de la saisie selon la nature des biens =
34 34  
35 -Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
32 +La saisie des notices dans Flora Musées alimente directement les registres réglementaires, sans double saisie. Toutefois, selon le **type de bien** (acquisition, dépôt, inventaire rétrospectif, ensemble complexe, etc.), les modalités de saisie et de validation peuvent varier.
33 +Certaines grilles spécifiques doivent être utilisées pour garantir la conformité avec les exigences réglementaires et faciliter l'intégration au registre.
36 36  
37 -* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
38 -* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
39 -* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
35 +Le tableau ci-dessous vous présente, pour chaque cas de figure :
40 40  
41 -(% class="box infomessage" %)
42 -(((
43 -**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
44 -)))
37 +* les **grilles de saisie à utiliser** dans les tables //Entrées// et //Biens//,
38 +* les **points de vigilance ou particularités** (ex. : numérotation, validation, documents à annexer),
39 +* et des **exemples concrets** de structuration des numéros d’inventaire ou d’entrée.
45 45  
46 -(% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage**
47 -|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
48 -|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
49 -|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
50 -|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
51 -|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
52 -|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
53 -|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
54 -|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
55 -|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
56 -|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
57 -
58 -[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 -
60 -
61 -[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 -
63 -
64 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
65 -
66 -Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
67 -
68 68  (% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
69 69  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
70 70  Entrées : grille** Registre - Acquisition **
... ... @@ -176,379 +176,589 @@
176 176  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
177 177  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
178 178  
179 -== Champs obligatoires pour le registre ==
152 +
153 +)))
154 +)))|(% style="width:300px" %)(((
155 +(% class="box" %)
156 +(((
157 +**Sommaire**
158 +)))
180 180  
181 -La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
182 -Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
160 +(% class="box" %)
161 +(((
162 +**Aller plus loin**
183 183  
164 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
165 +* Saisir une entrée
166 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
167 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
168 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
169 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
170 +)))
171 +
172 +(% class="box" %)
173 +(((
174 +**Icônes principales**
175 +)))
176 +)))
177 +
178 +
179 +
180 +
181 +
182 +
183 +
184 +=== Inventaire rétrospectifs ===
185 +
186 +
187 +
188 +[[image:1747723844014-278.png]]
189 +
190 +(% style="text-align: center;" %)
191 +//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
192 +
193 +
194 +L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
195 +
196 +
197 += Saisie des données nécessaires au registres =
198 +
199 +
200 +== Champs obligatoires en saisie ==
201 +
202 +
203 +Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
204 +
184 184  (% class="box warningmessage" %)
185 185  (((
186 -L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
207 +//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
187 187  )))
188 188  
189 -En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
210 +En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
190 190  
191 -* **néant **: en l’absence avérée d’information,
192 -* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
212 +Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
193 193  
194 -=== Table Entrées ===
214 +**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
195 195  
196 -* Mode d’acquisition (thésaurus)
197 -* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
216 +* Mode acquisition (thésaurus)
217 +* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
198 198  * Musée acquéreur (liste de contrôle)
199 199  * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
200 200  * Référence de l’acte
201 -* Date de l’acte d’acquisition
202 -* Mention des concours publics (AS / ANS)
221 +* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
222 +* Mention des concours publics (liste de contrôle)
203 203  
204 -=== Table Biens ===
224 +**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
205 205  
206 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
207 -
208 208  * Numéro d’inventaire
209 -* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
227 +* Date d’affectation
228 +* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
229 +* Prix d’achat
210 210  * Domaine (thésaurus)
211 211  * Dénomination (thésaurus)
212 212  * Matières/techniques (thésaurus)
213 213  * Dimensions
214 -* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
215 -* Prix d’achat
216 -* Inscriptions (thésaurus)
217 -* Constat d’état initial (date + état de conservation)
234 +* Type d’inscriptions (thésaurus)
235 +* Date du constat état (assistant datation)
236 +* État de conservation (liste de contrôle)
218 218  
219 -= Étapes d’intégration d’une notice au registre =
238 +(% class="box infomessage" %)
239 +(((
240 +(% style="text-align: center;" %)
241 +//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
242 +)))
220 220  
221 -Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
244 +Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
222 222  
223 -== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
224 224  
247 +== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
248 +
249 +
250 +=== Entrées : nouvelle acquisition ===
251 +
252 +
253 +Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
254 +
255 +
256 +[[image:1747723969669-261.png]]
257 +
258 +(% style="text-align: center;" %)
259 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
260 +
261 +
262 +Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
263 +
264 +
265 +[[image:1747724102358-210.png]]
266 +
267 +(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
268 +//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
269 +
270 +
271 +(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
225 225  (((
226 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
273 +(% style="text-align: left;" %)
274 +//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
227 227  )))
228 228  
277 +
278 +=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
279 +
280 +
281 +Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
282 +
283 +
284 +[[image:1747724180433-782.png]]
285 +
286 +(% style="text-align: center;" %)
287 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
288 +
289 +
290 +Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
291 +
292 +Renseigner, à minima, le statut juridique.
293 +
294 +
295 +[[image:1747724251875-618.png]]
296 +
297 +(% style="text-align: center;" %)
298 +//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
299 +
300 +
301 +(% class="box infomessage" %)
229 229  (((
230 -Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
303 +//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
231 231  )))
232 232  
233 -[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234 234  
235 -== Terminer la saisie de chaque notice ==
307 +=== Biens ===
236 236  
309 +
310 +Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
311 +
312 +
313 +[[image:1747724329047-588.png]]
314 +
315 +(% style="text-align: center;" %)
316 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
317 +
318 +
319 +La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
320 +
321 +
322 +(% class="box infomessage" %)
237 237  (((
238 -Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
324 +//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
239 239  )))
240 240  
241 -(((
242 -Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
327 +[[image:1747724385543-970.png]]
243 243  
244 -* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
245 -* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
329 +(% style="text-align: center;" %)
330 +//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
246 246  
247 -La notice passe en état « attente validation saisie ».
332 +
333 +(% class="box warningmessage" %)
334 +(((
335 +//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
248 248  )))
249 249  
250 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
251 251  
339 +Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
252 252  
253 -[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
341 +Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
254 254  
255 -== Valider ou refuser la notice ==
256 256  
257 -Dans la barre d’outils :
344 +[[image:1747725032932-364.png]]
258 258  
259 -* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
260 -* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
261 261  
262 -=== Cas 1 : validation de la saisie ===
347 +=== Biens : Ensembles complexes ===
263 263  
264 -[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
265 265  
350 +Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
266 266  
267 -=== Cas 2 : refus de la saisie ===
268 268  
269 -[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
353 +[[image:1747725129124-544.png]]
270 270  
271 -(((
272 -
273 -)))
274 274  
356 +La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
357 +
358 +Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
359 +
360 +
361 +[[image:1747725362450-684.png]]
362 +
363 +
364 +(% class="box infomessage" %)
275 275  (((
276 -[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
366 +//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
277 277  )))
278 278  
369 +Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
279 279  
280 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
371 +[[image:1747725317402-667.png]]
281 281  
282 282  
283 -== Lancer l’intégration au registre ==
374 +Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
284 284  
285 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
376 +Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
286 286  
287 -(((
288 -Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
289 289  
290 -**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
379 +== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
291 291  
292 -* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
293 -* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
294 294  
382 +=== Entrée ===
383 +
384 +
385 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
386 +
387 +
388 +[[image:1747725797202-722.png]]
389 +
390 +
391 +=== Biens ===
392 +
393 +
394 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
395 +
396 +A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
397 +
398 +
399 +[[image:1747725926983-893.png]]
400 +
401 +
402 +
403 +[[image:1747727404840-527.png]]
404 +
405 +
406 += Intégration des notices biens au registre =
407 +
408 +
409 +=== Validation de la saisie d'un Bien ===
410 +
411 +
412 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
413 +
414 +
415 +[[image:1747732762213-559.png]]
416 +
417 +
418 +Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
419 +
295 295  (% class="box infomessage" %)
296 296  (((
297 -À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
422 +En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
423 +
424 +* Avis des instances scientifiques
425 +* Prix
426 +* Inscriptions
427 +* Constat d’état initial
428 +
429 +Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
430 +
431 +**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
298 298  )))
299 -)))
300 300  
301 -[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
434 +[[image:1747732693654-638.png]]
302 302  
303 303  
304 -=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
437 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
305 305  
306 -[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
439 +Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
307 307  
441 +Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
308 308  
309 -=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
310 310  
311 -[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
444 +[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
312 312  
446 +L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
313 313  
314 -== Confirmer l’intégration ==
315 315  
316 -Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
449 +[[image:1747733244856-550.png]]
317 317  
318 -La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
451 +Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
452 +.
319 319  
320 -[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
454 +[[image:1747733341634-347.png]]
321 321  
456 +(% class="wikigeneratedid" %)
457 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
322 322  
323 -[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
324 324  
460 +[[image:1747733457810-510.png]]
325 325  
326 -[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
327 327  
463 +* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
328 328  
329 -= Consulter et éditer les registres =
330 330  
331 -Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
332 332  
333 -Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
467 +[[image:1747734678656-824.png]]
334 334  
335 -== Consulter le registre ==
336 336  
337 -1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**
338 -1. (((
339 -Renseignez les critères de filtrage :
470 +* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
340 340  
341 -* **Année d’inscription au registre**
342 -* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
343 -* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
472 +[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
473 +
474 +
475 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
476 +
477 +
478 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
479 +
480 +
481 +
482 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
483 +
484 +[[image:1747733892872-758.png]]
485 +
486 +
487 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
488 +
489 +[[image:1747733938343-251.png]]
490 +
491 +(% class="box warningmessage" %)
492 +(((
493 +//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
344 344  )))
345 -1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
346 346  
347 ->(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
496 + Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
348 348  
349 -[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
498 +* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
499 +* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
350 350  
501 +Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
351 351  
352 -== Éditer le registre ==
353 353  
354 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
504 += Édition des registres =
355 355  
356 -1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
357 -1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.
358 -1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
359 -1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
360 360  
507 +Accéder au menu **Registres / Recherche**
508 +
509 +[[image:1747734834496-206.png]]
510 +
511 +
361 361  (% class="box infomessage" %)
362 362  (((
363 -Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
514 +//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
364 364  )))
365 365  
366 -[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
367 -)))
517 +Il est possible de sélectionner :
368 368  
519 +* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
520 +* L’année d'inscription au registre
521 +* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
369 369  
523 +de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
370 370  
525 +Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
371 371  
372 372  
528 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
373 373  
374 -[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
530 +[[image:1747734875829-175.png]]
375 375  
532 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
376 376  
377 -[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
534 +[[image:1747734980868-601.png]]
378 378  
536 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
379 379  
380 -[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
538 +[[image:1747735028293-815.png]]
381 381  
382 382  
383 -== Page de garde et annexes aux registres papier ==
384 384  
385 -Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
542 +Résultat :
386 386  
387 -Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
544 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
388 388  
389 -[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
390 390  
391 -
547 +(% class="wikigeneratedid" %)
548 +Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
549 +
550 +
551 +== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
552 +
553 +
554 +Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
555 +
556 +(% class="box successmessage" %)
557 +(((
558 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
392 392  )))
393 393  
561 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
562 +
563 +(% class="box successmessage" %)
394 394  (((
395 -[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
565 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
566 +)))
396 396  
397 397  
398 -= (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =
569 +[[image:1747735219379-682.png]]
399 399  
400 -Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora.
401 -Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres.
402 402  
403 -(% class="box infomessage" %)
572 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
573 +
574 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
575 +
576 +
577 +
578 += Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
579 +
580 +
581 +Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
582 +
583 +(% class="box successmessage" %)
404 404  (((
405 -Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**.
585 +//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
406 406  )))
407 407  
408 -== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert ==
588 +Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
409 409  
410 -1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
411 -1. (((
412 -Rattachez ensuite le bien à cette nouvelle entrée :
590 +* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
591 +* Radier le bien du registre des dépôts
592 +* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
413 413  
414 -* (((
415 -Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
594 +== Rattachement à la nouvelle entrée ==
416 416  
417 -* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
418 -* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
419 -)))
420 -* (((
421 -Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats :
422 422  
423 -* 1ʳᵉ opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
424 -* 2ᵉ opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
425 -)))
426 -)))
597 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
427 427  
428 -[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
429 429  
600 +[[image:1747739157175-278.png]]
430 430  
431 -[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
432 432  
603 +[[image:1747739231189-417.png]]
433 433  
434 -=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien ===
435 435  
436 -Depuis la notice du bien, renseignez :
437 437  
438 -1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
439 -1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
607 +=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
440 440  
441 -[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
442 442  
610 +==== Attachement unitaire ====
443 443  
444 -=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats ===
612 +Dans la notice du bien indiquer manuellement :
445 445  
446 -Utilisez la fonction d’association multiple :
614 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
615 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
447 447  
448 -1. première opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
449 -1. seconde opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
617 +[[image:1747740793119-487.png]]
450 450  
451 -[[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 452  
620 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
453 453  
454 -[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
622 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
455 455  
624 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
456 456  
457 -[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
626 +* Sélectionner les notices à rattacher
627 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
458 458  
629 +[[image:1747740946609-961.png]]
459 459  
460 -== Radier le bien du registre des dépôts ==
461 461  
462 -1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
463 -1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
464 -1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
632 +Première association à effectuer :
465 465  
466 -(% class="box infomessage" %)
467 -(((
468 -Cette étape est **obligatoire** avant toute intégration dans le registre des biens affectés.
469 -)))
634 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
635 +* Lancer le traitement
470 470  
471 -[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
637 +[[image:1747741015186-251.png]]
472 472  
473 473  
474 -[[Table registres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
640 +Seconde association à effectuer :
475 475  
642 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
643 +* Lancer le traitement
476 476  
477 -[[Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
645 +[[image:1747741041295-431.png]]
478 478  
479 479  
480 -[[Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
648 +== Radiation du registre des dépôts ==
481 481  
482 482  
483 -[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
651 +=== Rechercher la notice du bien déposé ===
484 484  
485 485  
486 -== Intégrer le bien au registre des biens affectés ==
654 +Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
487 487  
488 -1. Modifiez la notice dans la **table des biens**.
489 -1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**.
490 -1. (((
491 -Renseignez :
656 +[[image:1747739687774-731.png]]
492 492  
493 -* le **nouveau numéro d’inventaire**,
494 -* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**.
495 -* le champ **Enregistrer le transfert de propriété** : sélectionnez **Oui**.
658 +
659 +=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
660 +
661 +
662 +Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
663 +
664 +[[image:1747739728922-844.png]]
665 +
666 +
667 +(% class="box successmessage" %)
668 +(((
669 +//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
496 496  )))
497 -1. Enregistrez la notice.
498 -1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils.
499 -1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation.
500 500  
501 -[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
502 502  
673 +[[image:1747739870875-332.png]]
503 503  
504 -[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
505 505  
676 +(% class="box warningmessage" %)
677 +(((
678 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
679 +)))
506 506  
507 -[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
508 508  
682 +Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
509 509  
510 -[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
684 +[[image:1747739908497-919.png]]
511 511  
512 512  
513 -[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
687 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
514 514  
515 515  
516 -[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
690 +== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
517 517  
518 518  
519 -[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
693 +Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
520 520  
695 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
521 521  
522 522  
698 +[[image:1747740027614-948.png]]
523 523  
524 524  
525 -
526 -)))
527 -)))|(% style="width:300px" %)(((
528 -(% class="box" %)
529 -(((
530 -**Sommaire**
701 +[[image:1747740075472-359.png]]
531 531  
532 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
533 -)))
534 534  
535 -(% class="box" %)
536 -(((
537 -**Aller plus loin**
704 +Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
538 538  
539 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
540 -* Saisir une entrée
541 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
542 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
543 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
544 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
545 -* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
706 +
707 +[[image:1747740216286-288.png]]
708 +
709 +
710 +(% class="box warningmessage" %)
711 +(((
712 +//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
546 546  )))
547 547  
548 -(% class="box" %)
715 +
716 +Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
717 +
718 +
719 +(% class="box warningmessage" %)
549 549  (((
550 -**Icônes principales**
721 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
551 551  )))
552 -)))
553 553  
554 -
724 +[[image:1747740258746-408.png]]
725 +
726 +
727 +[[image:1747740398485-927.png]]
728 +
729 +
730 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
731 +
732 +[[image:1747733815373-706.png]]
733 +
734 +
735 +Résultat :
736 +
737 +[[image:1747740624210-211.png]]
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