Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires
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Résumé
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Détails
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +Gérer les registres réglementaires - Parent
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome - Contenu
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... ... @@ -1,251 +1,253 @@ 1 -{{box title="**Sommaire**"}} 2 -{{toc depth="1"/}} 3 -{{/box}} 1 + 4 4 5 -= **Introduction** = 3 +|(% style="width:840px" %)((( 4 +(% class="box" %) 5 +((( 6 +En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004. 7 +Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution. 6 6 9 +Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**. 10 +))) 7 7 8 -== Réglementation == 9 - 10 - 11 -La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France. 12 - 13 - 14 -Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France : 15 - 16 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]] 17 - 18 -Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]] 19 - 20 - 21 -L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections. 22 - 23 -Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]] 24 - 25 - 26 -L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » : 27 - 28 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]] 29 - 30 - 31 -== Modalités pratiques == 32 - 33 - 34 -Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt : 35 - 36 -* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques 37 -* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée 38 -* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée 39 -* En conformité avec les exigences légales 40 - 41 -Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres. 42 - 43 -Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle. 44 - 45 - 46 -L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale. 47 - 48 - 49 -(% class="box warningmessage" %) 50 50 ((( 51 -//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).// 52 -))) 13 += Cadre légal et normes applicables aux registres = 53 53 54 - **Vocabulaireàutiliserpour les tables« scientifiques»:**15 +La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous : 55 55 56 -* //Table documentaire des Biens// 57 -* //Table documentaire des Entrées// 17 +(% class="active" %)|=Référence|=Contenu 18 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation. 19 +|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**. 20 +|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires. 58 58 59 - **Vocabulaireàutiliser pour les registres légaux :**22 += Principes de fonctionnement dans Flora = 60 60 61 -* //Registre des biens affectés// 62 -* //Registre de biens reçus en dépôt// 24 +* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**. 25 +* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis. 26 +* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires. 27 +* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires. 28 +* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année. 63 63 64 - **Vocabulaire àproscrire:**30 += Grilles de saisie à utiliser = 65 65 66 - *// Registredes entrées:ilprête àconfusion//32 +Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent : 67 67 34 +* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres, 35 +* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires, 36 +* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier. 37 + 68 68 (% class="box infomessage" %) 69 69 ((( 70 - //L’intégration d’unenoticebien aux registres effectueraun « copier-coller »dela noticeau formattextuel (doncavecpertedes liensdynamiquesverslesthésaurus et autorités), dansunetabledistinctedela tabledocumentairedesbiens. Decette manière lanoticesera« déconnectée »detouteslesévolutionsapportéesaux données documentaireset scientifiques (y comprislesthésaurusetlistesde contrôle)//40 +**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation. 71 71 ))) 72 72 43 +(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage** 44 +|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés 45 +|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions 46 +|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt 47 +|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue 48 +|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété) 49 +|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes 50 +|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt 51 +|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis 52 +|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés 53 +|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété) 73 73 55 +[[Entrées → grilles pour registres>>image:1752737550994-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 74 74 75 75 58 +[[Biens → grilles pour registres>>image:1752737567684-816.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 76 76 77 77 61 += Organisation de la saisie selon la nature des biens = 78 78 63 +La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…). 64 +Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles. 65 +Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires. 79 79 80 -== Attention : le registre papier fait foi == 67 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)** 68 +|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)((( 69 +Entrées : grille** Registre - Acquisition ** 81 81 71 +Biens :** **grille** Registre - Biens affectés** 72 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien 73 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)((( 74 +Entrée : 2025.1 82 82 83 -Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**. 84 - 85 -Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer. 86 - 87 -(% class="box warningmessage" %) 88 -((( 89 -//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.// 76 +Bien : 2025.1.1 90 90 ))) 78 +|((( 79 +**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes** 80 +)))|(% style="width:209px" %)((( 81 +Entrées : grille **Registre - Acquisition** 91 91 83 +Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés ** 92 92 93 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens == 85 +Si biens remarquables : saisie individuelle 86 +)))|(% style="width:302px" %)((( 87 +- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble 88 +- Joindre un document descriptif 94 94 90 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique 95 95 96 -=== Nouvelles acquisitions === 92 +- Numérotation : 93 +• Ensemble : année.numérolot.0 94 +• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc. 95 +)))|(% style="width:257px" %)((( 96 +Entrée : 2011.3 97 97 98 +Ensemble : 2011.3.0 98 98 99 - La saisiedes nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts seraréaliséeau fur et à mesure de leur mise enœuvredans les tables des Entrées et des biens.100 +1er bien : 2011.3.1 100 100 101 - L’intégration au registresera réalisée une fois lebienentréau musée, via le workflow de validation des notices biens.102 +2eme bien : 2011.3.2 102 102 103 - 104 -(% class="box infomessage" %) 105 -((( 106 -//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.// 104 + 107 107 ))) 106 +|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)((( 107 +Entrées : **grille** **Registre - Dépôt** 108 108 109 +Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt** 110 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation 111 +- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)((( 112 +Entrée : D2025.1 109 109 110 -=== Inventaire rétrospectifs === 114 +Bien : D2025.1.1 115 +))) 116 +|((( 117 +**Nouveaux dépôts - ensembles complexes** 111 111 112 - 113 -Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant. 114 - 115 -Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.** 116 116 120 +)))|(% style="width:209px" %)((( 121 +Entrées : grille **Registre - Dépôt** 117 117 118 - //Exemple~://****pourle35^^e^^biensaisien inventairerétrospectifen 2011,sonnumérod’inventairesera**2011.0.35**123 +Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt** 119 119 120 -Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut. 125 +Si biens remarquables : saisie individuelle 126 +)))|(% style="width:302px" %)((( 127 +- Saisie immédiate ou différée 128 +- Joindre un document descriptif 121 121 122 -Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif. 130 +- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique 131 +- Numérotation : 132 +• Ensemble : Dannée.numérolot.0 133 +• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc. 134 +)))|(% style="width:257px" %)((( 135 +Entrée : D2011.1 123 123 137 +Ensemble : D2011.1.0 124 124 125 - S'il y a connaissanced'informationscomplémentaires quand aux modalités d’entrées, il est possible de créer des notices d’entréesdont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir:139 +1er bien : D2011.1.1 126 126 127 -* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024 128 -* le numéro de lot : 0 129 -* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01 141 +2eme bien : D2011.1.2 142 +))) 143 +|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)((( 144 +Entrées : grille **Inventaire rétrospectif** 130 130 131 -//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.// 146 +Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés ** 147 +)))|(% style="width:302px" %)((( 148 +- Entrée liée : année.0 149 +Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02) 132 132 133 133 134 -[[image:1747723638621-244.png]] 152 +- Numérotation biens : 153 +• Bien simple : année.0.numérobien 154 +• Ensemble : année.0.numérolot.0 155 +• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc. 156 +)))|(% style="width:257px" %)((( 157 +Entrée : 2011.0 135 135 136 -(% style="text-align: center;" %) 137 -//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif// 159 +Bien : 2011.0.35 138 138 139 139 162 +**Ensembles complexes **: 140 140 141 - [[image:1747723844014-278.png]]164 +Entrée : 2011.0 142 142 143 -(% style="text-align: center;" %) 144 -//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement// 166 +Ensemble : 2011.0.36.0 145 145 146 - 147 -L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0. 148 - 149 - 150 -(% class="box infomessage" %) 151 -((( 152 -//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens. 153 -Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu. 154 -A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.// 168 +Bien remarquable : 2011.0.36.1 155 155 ))) 170 +|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)((( 171 +Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens** 172 +)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés 173 +- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)— 174 +|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)((( 175 +Entrées : **grille Registre - Origine inconnue** 176 +)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)— 156 156 178 += Champs obligatoires pour le registre = 157 157 158 -==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ==== 180 +La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**. 181 +Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.** 159 159 183 +En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention : 160 160 161 -Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts. 185 +* **néant **: en l’absence avérée d’information, 186 +* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée. 162 162 188 +== Champs obligatoires dans la table Entrées == 163 163 164 -=== Récolement décennal === 190 +* Mode d’acquisition (thésaurus) 191 +* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu 192 +* Musée acquéreur (liste de contrôle) 193 +* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle) 194 +* Référence de l’acte 195 +* Date de l’acte d’acquisition 196 +* Mention des concours publics (AS / ANS) 165 165 198 +== Champs obligatoires dans la table Biens == 166 166 167 - **Lescampagnes de récolementontaussi pourdemettre à jour lesregistres**200 +(% class="small mark" %)**Version 4.5.60** 168 168 169 -Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite. 202 +* Numéro d’inventaire 203 +* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle 204 +* Domaine (thésaurus) 205 +* Dénomination (thésaurus) 206 +* Matières/techniques (thésaurus) 207 +* Dimensions 208 +* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle) 209 +* Prix d’achat 210 +* Inscriptions (thésaurus) 211 +* Constat d’état initial (date + état de conservation) 170 170 171 -Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse. 172 - 173 -Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids). 174 - 175 - 176 -=== Ensembles complexes === 177 - 178 - 179 -Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0. 180 - 181 -Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe) 182 - 183 -(% class="box successmessage" %) 213 +(% class="box infomessage" %) 184 184 ((( 185 - //Si desbiensremarquables sontàinscrireen tantquetels,ilspourront l’êtreà la suite del’ensemblecomplexe.//215 +À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF). 186 186 ))) 187 187 188 -Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante : 189 189 190 -* 2011.0.1 bien simple 191 -* 2011.0.2 bien simple 192 -* 2011.0.3.0 ensemble complexe 193 -* 2011.0.3.1 1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe 194 -* 2011.0.3.2 2eme bien remarquable de l’ensemble complexe 195 -* 2011.0.4 bien simple 196 -* 2011.0.5.0 ensemble complexe 197 -* etc. 198 198 199 -= Saisie des données nécessaires au registres = 200 200 201 - 202 -== Champs obligatoires en saisie == 203 - 204 - 205 -Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien. 206 - 207 -(% class="box warningmessage" %) 221 + 222 +))) 223 +)))|(% style="width:300px" %)((( 224 +(% class="box" %) 208 208 ((( 209 - //Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//226 +**Sommaire** 210 210 ))) 211 211 212 -En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés. 229 +(% class="box" %) 230 +((( 231 +**Aller plus loin** 213 213 214 -Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés. 233 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]] 234 +* Saisir une entrée 235 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 236 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 237 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 238 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]] 239 +))) 215 215 216 -**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :** 217 - 218 -* Mode acquisition (thésaurus) 219 -* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire 220 -* Musée acquéreur (liste de contrôle) 221 -* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle) 222 -* Référence de l’acte 223 -* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation) 224 -* Mention des concours publics (liste de contrôle) 225 - 226 -**Les champs obligatoires dans la table des biens sont les suivants :** 227 - 228 -* Numéro d’inventaire 229 -* Date d’affectation 230 -* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle) 231 -* Prix d’achat 232 -* Domaine (thésaurus) 233 -* Dénomination (thésaurus) 234 -* Matières/techniques (thésaurus) 235 -* Dimensions 236 -* Type d’inscriptions (thésaurus) 237 -* Date du constat état (assistant datation) 238 -* État de conservation (liste de contrôle) 239 - 240 -(% class="box infomessage" %) 241 +(% class="box" %) 241 241 ((( 242 -(% style="text-align: center;" %) 243 -//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.// 243 +**Icônes principales** 244 244 ))) 245 +))) 245 245 246 -Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant. 247 247 248 248 249 + 250 + 249 249 == Grille de saisie d'un bien affecté aux collections == 250 250 251 251 ... ... @@ -429,6 +429,8 @@ 429 429 * Constat d’état initial 430 430 431 431 Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant. 434 + 435 +**Disponibilité à partir de la version 4.5.60** 432 432 ))) 433 433 434 434 [[image:1747732693654-638.png]] ... ... @@ -459,33 +459,35 @@ 459 459 460 460 [[image:1747733457810-510.png]] 461 461 462 -(% class="wikigeneratedid" %) 463 -Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice. 464 464 465 - [[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]467 +* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice. 466 466 467 -(% class="wikigeneratedid" %) 468 -Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés. 469 469 470 -[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 471 471 471 +[[image:1747734678656-824.png]] 472 472 473 473 474 - [[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"class="img-thumbnail"]]474 +* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés. 475 475 476 +[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 476 476 477 477 478 - Lanoticeest désormais inscrite au registre desbiens affectés. Ladate d'inscriptionfigurerasurlanoticedans latable documentairedesbiensavecunlienpermettantd'accéderà sa copie dansleregistre.479 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.** 479 479 480 480 481 -[[image:171533 3751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]482 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 482 482 483 483 484 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre : 485 485 486 - [[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"height="536"width="1110"class="img-thumbnail"]]486 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre. 487 487 488 +[[image:1747733892872-758.png]] 488 488 490 + 491 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre : 492 + 493 +[[image:1747733938343-251.png]] 494 + 489 489 (% class="box warningmessage" %) 490 490 ((( 491 491 //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.// ... ... @@ -502,15 +502,11 @@ 502 502 = Édition des registres = 503 503 504 504 505 - == (% id="cke_bm_6212S"style="display:none"%) (%%)Listesdebiens à imprimer==511 +Accéder au menu **Registres / Recherche** 506 506 513 +[[image:1747734834496-206.png]] 507 507 508 -Se connecter avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche** 509 509 510 - 511 -[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]] 512 - 513 - 514 514 (% class="box infomessage" %) 515 515 ((( 516 516 //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.// ... ... @@ -527,25 +527,23 @@ 527 527 Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique. 528 528 529 529 530 -Pour éditer le registre, sélectionner l 'intégralité desdonnées et cliquer sur le bouton« générerleregistreenpdf»:532 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** : 531 531 532 -[[image:17 15334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]534 +[[image:1747734875829-175.png]] 533 533 536 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider : 534 534 535 - Cliquer sur "OK"pour obtenir le fichier :538 +[[image:1747734980868-601.png]] 536 536 537 - [[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"height="157"width="535"class="img-thumbnail"]]540 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier : 538 538 542 +[[image:1747735028293-815.png]] 539 539 540 -Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge : 541 541 542 -[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]] 543 543 544 - 545 - 546 546 Résultat : 547 547 548 -[[image:17 15334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]548 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 549 549 550 550 551 551 (% class="wikigeneratedid" %) ... ... @@ -557,29 +557,28 @@ 557 557 558 558 Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde. 559 559 560 -Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique. 561 - 562 562 (% class="box successmessage" %) 563 563 ((( 564 - //L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//562 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document. 565 565 ))) 566 566 565 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier. 567 567 568 -En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier. 569 - 570 570 (% class="box successmessage" %) 571 571 ((( 572 - //Pour télécharger ces pages d'annexes,revenirsurl’écrande recherche desregistresetsélectionnerle format désiré (WordouOpenOffice).Ilestpossible d'ajouterunepageau début decedocumentpour créerla page degardeet toutimprimer en uneseule fois.//569 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.** 573 573 ))) 574 574 575 575 576 -[[image:17 15335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]573 +[[image:1747735219379-682.png]] 577 577 578 578 579 - [[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"height="561"width="1094"class="img-thumbnail"]]576 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt) 580 580 578 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 581 581 582 582 581 + 583 583 = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété = 584 584 585 585 ... ... @@ -599,13 +599,13 @@ 599 599 == Rattachement à la nouvelle entrée == 600 600 601 601 602 -=== Créer une entrée detype« transfert de propriété»===601 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** === 603 603 604 604 605 -[[image:17 15343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]604 +[[image:1747739157175-278.png]] 606 606 607 607 608 -[[image:17 15343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]607 +[[image:1747739231189-417.png]] 609 609 610 610 611 611 ... ... @@ -612,9 +612,44 @@ 612 612 === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée === 613 613 614 614 615 - [[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457"width="1073" class="img-thumbnail"]]614 +==== Attachement unitaire ==== 616 616 616 +Dans la notice du bien indiquer manuellement : 617 617 618 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée 619 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée 620 + 621 +[[image:1747740793119-487.png]] 622 + 623 + 624 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ==== 625 + 626 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]]. 627 + 628 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats. 629 + 630 +* Sélectionner les notices à rattacher 631 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]] 632 + 633 +[[image:1747740946609-961.png]] 634 + 635 + 636 +Première association à effectuer : 637 + 638 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée 639 +* Lancer le traitement 640 + 641 +[[image:1747741015186-251.png]] 642 + 643 + 644 +Seconde association à effectuer : 645 + 646 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée 647 +* Lancer le traitement 648 + 649 +[[image:1747741041295-431.png]] 650 + 651 + 618 618 == Radiation du registre des dépôts == 619 619 620 620 ... ... @@ -623,20 +623,17 @@ 623 623 624 624 Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche. 625 625 660 +[[image:1747739687774-731.png]] 626 626 627 -[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]] 628 628 629 - 630 - 631 631 === Radier le bien du registre des dépôts via la modification === 632 632 633 633 634 634 Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts. 635 635 668 +[[image:1747739728922-844.png]] 636 636 637 -[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]] 638 638 639 - 640 640 (% class="box successmessage" %) 641 641 ((( 642 642 //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).// ... ... @@ -643,7 +643,7 @@ 643 643 ))) 644 644 645 645 646 -[[image:17 15343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]677 +[[image:1747739870875-332.png]] 647 647 648 648 649 649 (% class="box warningmessage" %) ... ... @@ -654,9 +654,10 @@ 654 654 655 655 Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour : 656 656 688 +[[image:1747739908497-919.png]] 657 657 658 -[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]] 659 659 691 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 660 660 661 661 662 662 == Intégration du bien au registre des biens affectés == ... ... @@ -664,21 +664,21 @@ 664 664 665 665 Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens. 666 666 699 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.** 667 667 668 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété". 669 669 702 +[[image:1747740027614-948.png]] 670 670 671 -[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]] 672 672 705 +[[image:1747740075472-359.png]] 673 673 674 -[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]] 675 675 676 - 677 677 Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien. 678 678 679 -[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]] 680 680 711 +[[image:1747740216286-288.png]] 681 681 713 + 682 682 (% class="box warningmessage" %) 683 683 ((( 684 684 //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.// ... ... @@ -688,13 +688,22 @@ 688 688 Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés : 689 689 690 690 691 -[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]] 692 - 693 - 694 -[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]] 695 - 696 - 697 697 (% class="box warningmessage" %) 698 698 ((( 699 699 //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! // 700 700 ))) 727 + 728 +[[image:1747740258746-408.png]] 729 + 730 + 731 +[[image:1747740398485-927.png]] 732 + 733 + 734 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.** 735 + 736 +[[image:1747733815373-706.png]] 737 + 738 + 739 +Résultat : 740 + 741 +[[image:1747740624210-211.png]]
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