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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 9.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 11:32
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:45
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Gérer les registres réglementaires
Parent
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,251 +1,250 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc depth="1"/}}
3 -{{/box}}
1 +
4 4  
5 -= **Introduction** =
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 +Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
6 6  
9 +Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
10 +)))
7 7  
8 -== Réglementation ==
9 -
10 -
11 -La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
12 -
13 -
14 -Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
15 -
16 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
17 -
18 -Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
19 -
20 -
21 -L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
22 -
23 -Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
24 -
25 -
26 -L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
27 -
28 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
29 -
30 -
31 -== Modalités pratiques ==
32 -
33 -
34 -Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
35 -
36 -* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
37 -* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
38 -* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
39 -* En conformité avec les exigences légales
40 -
41 -Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
42 -
43 -Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
44 -
45 -
46 -L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
47 -
48 -
49 -(% class="box warningmessage" %)
50 50  (((
51 -//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
52 -)))
13 += Cadre légal et normes applicables aux registres =
53 53  
54 -**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
15 +La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
55 55  
56 -* //Table documentaire des Biens//
57 -* //Table documentaire des Entrées//
17 +(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 +|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
20 +|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
58 58  
59 -**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
22 += Principes de fonctionnement dans Flora =
60 60  
61 -* //Registre des biens affectés//
62 -* //Registre de biens reçus en dépôt//
24 +* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
25 +* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
26 +* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
27 +* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 +* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
63 63  
64 -**Vocabulaire à proscrire :**
30 += Grilles de saisie à utiliser =
65 65  
66 -* // Registre des entrées : il prête à confusion//
32 +Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
67 67  
34 +* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
35 +* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
36 +* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
37 +
68 68  (% class="box infomessage" %)
69 69  (((
70 -//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
40 +**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
71 71  )))
72 72  
43 +(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
44 +|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
45 +|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
46 +|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
47 +|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
48 +|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
49 +|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
50 +|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
51 +|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
52 +|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
53 +|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
73 73  
55 +[[Entrées → grilles pour registres>>image:1752737550994-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 74  
75 75  
58 +[[Biens → grilles pour registres>>image:1752737567684-816.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 76  
77 77  
61 += Organisation de la saisie selon la nature des biens =
78 78  
63 +La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
64 +Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
65 +Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
79 79  
80 -== Attention : le registre papier fait foi ==
67 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
68 +|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
69 +Entrées : grille** Registre - Acquisition **
81 81  
71 +Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
72 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
73 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
74 +Entrée : 2025.1
82 82  
83 -Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
84 -
85 -Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
86 -
87 -(% class="box warningmessage" %)
88 -(((
89 -//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
76 +Bien : 2025.1.1
90 90  )))
78 +|(((
79 +**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
80 +)))|(% style="width:209px" %)(((
81 +Entrées : grille **Registre - Acquisition**
91 91  
83 +Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
92 92  
93 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
85 +Si biens remarquables : saisie individuelle
86 +)))|(% style="width:302px" %)(((
87 +- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
88 +- Joindre un document descriptif
94 94  
90 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
95 95  
96 -=== Nouvelles acquisitions ===
92 +- Numérotation :
93 +• Ensemble : année.numérolot.0
94 +• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
95 +)))|(% style="width:257px" %)(((
96 +Entrée : 2011.3
97 97  
98 +Ensemble : 2011.3.0
98 98  
99 -La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
100 +1er bien : 2011.3.1
100 100  
101 -L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
102 +2eme bien : 2011.3.2
102 102  
103 -
104 -(% class="box infomessage" %)
105 -(((
106 -//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
104 +
107 107  )))
106 +|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
107 +Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
108 108  
109 +Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
110 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
111 +- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
112 +Entrée : D2025.1
109 109  
110 -=== Inventaire rétrospectifs ===
114 +Bien : D2025.1.1
115 +)))
116 +|(((
117 +**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
111 111  
112 -
113 -Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
114 -
115 -Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
116 116  
120 +)))|(% style="width:209px" %)(((
121 +Entrées : grille **Registre - Dépôt**
117 117  
118 -//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
123 +Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
119 119  
120 -Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
125 +Si biens remarquables : saisie individuelle
126 +)))|(% style="width:302px" %)(((
127 +- Saisie immédiate ou différée
128 +- Joindre un document descriptif
121 121  
122 -Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
130 +- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
131 +- Numérotation :
132 +• Ensemble : Dannée.numérolot.0
133 +• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
134 +)))|(% style="width:257px" %)(((
135 +Entrée : D2011.1
123 123  
137 +Ensemble : D2011.1.0
124 124  
125 -S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
139 +1er bien : D2011.1.1
126 126  
127 -* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
128 -* le numéro de lot : 0
129 -* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
130 -
131 -//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
132 -
133 -
134 -[[image:1747723638621-244.png]]
135 -
136 -(% style="text-align: center;" %)
137 -//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
138 -
139 -
140 -
141 -[[image:1747723844014-278.png]]
142 -
143 -(% style="text-align: center;" %)
144 -//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
145 -
146 -
147 -L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
148 -
149 -
150 -(% class="box infomessage" %)
151 -(((
152 -//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
153 -Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
154 -A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
141 +2eme bien : D2011.1.2
155 155  )))
143 +|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
144 +Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
156 156  
146 +Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
147 +)))|(% style="width:302px" %)(((
148 +- Entrée liée : année.0
149 +Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
157 157  
158 -==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
159 159  
152 +- Numérotation biens :
153 +• Bien simple : année.0.numérobien
154 +• Ensemble : année.0.numérolot.0
155 +• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
156 +)))|(% style="width:257px" %)(((
157 +Entrée : 2011.0
160 160  
161 -Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
159 +Bien : 2011.0.35
162 162  
163 163  
164 -=== Récolement décennal ===
162 +**Ensembles complexes **:
165 165  
164 +Entrée : 2011.0
166 166  
167 -**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
166 +Ensemble : 2011.0.36.0
168 168  
169 -Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
170 -
171 -Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
172 -
173 -Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
174 -
175 -
176 -=== Ensembles complexes ===
177 -
178 -
179 -Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
180 -
181 -Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
182 -
183 -(% class="box successmessage" %)
184 -(((
185 -//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
168 +Bien remarquable : 2011.0.36.1
186 186  )))
170 +|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
171 +Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
172 +)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
173 +- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
174 +|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
175 +Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
176 +)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
187 187  
188 -Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
178 += Champs obligatoires pour le registre =
189 189  
190 -* 2011.0.1               bien simple
191 -* 2011.0.2               bien simple
192 -* 2011.0.3.0           ensemble complexe
193 -* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
194 -* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
195 -* 2011.0.4               bien simple
196 -* 2011.0.5.0           ensemble complexe
197 -* etc.
180 +La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
181 +Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
198 198  
199 -= Saisie des données nécessaires au registres =
183 +En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
200 200  
185 +* **néant **: en l’absence avérée d’information,
186 +* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
201 201  
202 -== Champs obligatoires en saisie ==
188 +== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
203 203  
204 -
205 -Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
206 -
207 -(% class="box warningmessage" %)
208 -(((
209 -//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
210 -)))
211 -
212 -En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
213 -
214 -Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
215 -
216 -**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
217 -
218 -* Mode acquisition (thésaurus)
219 -* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
190 +* Mode d’acquisition (thésaurus)
191 +* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
220 220  * Musée acquéreur (liste de contrôle)
221 221  * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
222 222  * Référence de l’acte
223 -* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
224 -* Mention des concours publics (liste de contrôle)
195 +* Date de l’acte d’acquisition
196 +* Mention des concours publics (AS / ANS)
225 225  
226 -**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
198 +== Champs obligatoires dans la table Biens ==
227 227  
228 228  * Numéro d’inventaire
229 -* Date d’affectation
230 -* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
231 -* Prix d’achat
201 +* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
232 232  * Domaine (thésaurus)
233 233  * Dénomination (thésaurus)
234 234  * Matières/techniques (thésaurus)
235 235  * Dimensions
236 -* Type d’inscriptions (thésaurus)
237 -* Date du constat état (assistant datation)
238 -* État de conservation (liste de contrôle)
206 +* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
207 +* Prix d’achat
208 +* Inscriptions (thésaurus)
209 +* Constat d’état initial (date + état de conservation)
239 239  
240 240  (% class="box infomessage" %)
241 241  (((
242 -(% style="text-align: center;" %)
243 -//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
213 +À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions et Constat d'état initial** ne sont pas renseignés au moment de la validation, **le terme “néant” est automatiquement inséré**, conformément aux recommandations du SMF.
244 244  )))
245 245  
246 -Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
247 247  
248 248  
218 +
219 +)))
220 +)))|(% style="width:300px" %)(((
221 +(% class="box" %)
222 +(((
223 +**Sommaire**
224 +)))
225 +
226 +(% class="box" %)
227 +(((
228 +**Aller plus loin**
229 +
230 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
231 +* Saisir une entrée
232 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
233 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
234 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
235 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
236 +)))
237 +
238 +(% class="box" %)
239 +(((
240 +**Icônes principales**
241 +)))
242 +)))
243 +
244 +
245 +
246 +
247 +
249 249  == Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
250 250  
251 251  
... ... @@ -429,6 +429,8 @@
429 429  * Constat d’état initial
430 430  
431 431  Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
431 +
432 +**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
432 432  )))
433 433  
434 434  [[image:1747732693654-638.png]]
... ... @@ -459,33 +459,35 @@
459 459  
460 460  [[image:1747733457810-510.png]]
461 461  
462 -(% class="wikigeneratedid" %)
463 -Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
464 464  
465 -[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
464 +* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
466 466  
467 -(% class="wikigeneratedid" %)
468 -Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
469 469  
470 -[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
471 471  
468 +[[image:1747734678656-824.png]]
472 472  
473 473  
474 -[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
471 +* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
475 475  
473 +[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
476 476  
477 477  
478 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
476 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
479 479  
480 480  
481 -[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
479 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
482 482  
483 483  
484 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
485 485  
486 -[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
483 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
487 487  
485 +[[image:1747733892872-758.png]]
488 488  
487 +
488 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
489 +
490 +[[image:1747733938343-251.png]]
491 +
489 489  (% class="box warningmessage" %)
490 490  (((
491 491  //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
... ... @@ -502,15 +502,11 @@
502 502  = Édition des registres =
503 503  
504 504  
505 -== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
508 +Accéder au menu **Registres / Recherche**
506 506  
510 +[[image:1747734834496-206.png]]
507 507  
508 -Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
509 509  
510 -
511 -[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
512 -
513 -
514 514  (% class="box infomessage" %)
515 515  (((
516 516  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -527,25 +527,23 @@
527 527  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
528 528  
529 529  
530 -Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
529 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
531 531  
532 -[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
531 +[[image:1747734875829-175.png]]
533 533  
533 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
534 534  
535 -Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
535 +[[image:1747734980868-601.png]]
536 536  
537 -[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
537 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
538 538  
539 +[[image:1747735028293-815.png]]
539 539  
540 -Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
541 541  
542 -[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
543 543  
544 -
545 -
546 546  Résultat :
547 547  
548 -[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
545 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
549 549  
550 550  
551 551  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -557,29 +557,28 @@
557 557  
558 558  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
559 559  
560 -Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
561 -
562 562  (% class="box successmessage" %)
563 563  (((
564 -//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
559 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
565 565  )))
566 566  
562 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
567 567  
568 -En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
569 -
570 570  (% class="box successmessage" %)
571 571  (((
572 -//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
566 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
573 573  )))
574 574  
575 575  
576 -[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
570 +[[image:1747735219379-682.png]]
577 577  
578 578  
579 -[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
573 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
580 580  
575 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
581 581  
582 582  
578 +
583 583  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
584 584  
585 585  
... ... @@ -599,13 +599,13 @@
599 599  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
600 600  
601 601  
602 -=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
598 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
603 603  
604 604  
605 -[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
601 +[[image:1747739157175-278.png]]
606 606  
607 607  
608 -[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
604 +[[image:1747739231189-417.png]]
609 609  
610 610  
611 611  
... ... @@ -612,9 +612,44 @@
612 612  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
613 613  
614 614  
615 -[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
611 +==== Attachement unitaire ====
616 616  
613 +Dans la notice du bien indiquer manuellement :
617 617  
615 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
616 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
617 +
618 +[[image:1747740793119-487.png]]
619 +
620 +
621 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
622 +
623 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
624 +
625 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
626 +
627 +* Sélectionner les notices à rattacher
628 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
629 +
630 +[[image:1747740946609-961.png]]
631 +
632 +
633 +Première association à effectuer :
634 +
635 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
636 +* Lancer le traitement
637 +
638 +[[image:1747741015186-251.png]]
639 +
640 +
641 +Seconde association à effectuer :
642 +
643 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
644 +* Lancer le traitement
645 +
646 +[[image:1747741041295-431.png]]
647 +
648 +
618 618  == Radiation du registre des dépôts ==
619 619  
620 620  
... ... @@ -623,20 +623,17 @@
623 623  
624 624  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
625 625  
657 +[[image:1747739687774-731.png]]
626 626  
627 -[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
628 628  
629 -
630 -
631 631  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
632 632  
633 633  
634 634  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
635 635  
665 +[[image:1747739728922-844.png]]
636 636  
637 -[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
638 638  
639 -
640 640  (% class="box successmessage" %)
641 641  (((
642 642  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -643,7 +643,7 @@
643 643  )))
644 644  
645 645  
646 -[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
674 +[[image:1747739870875-332.png]]
647 647  
648 648  
649 649  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -654,9 +654,10 @@
654 654  
655 655  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
656 656  
685 +[[image:1747739908497-919.png]]
657 657  
658 -[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
659 659  
688 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
660 660  
661 661  
662 662  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -664,21 +664,21 @@
664 664  
665 665  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
666 666  
696 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
667 667  
668 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
669 669  
699 +[[image:1747740027614-948.png]]
670 670  
671 -[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
672 672  
702 +[[image:1747740075472-359.png]]
673 673  
674 -[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
675 675  
676 -
677 677  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
678 678  
679 -[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
680 680  
708 +[[image:1747740216286-288.png]]
681 681  
710 +
682 682  (% class="box warningmessage" %)
683 683  (((
684 684  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -688,13 +688,22 @@
688 688  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
689 689  
690 690  
691 -[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
692 -
693 -
694 -[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
695 -
696 -
697 697  (% class="box warningmessage" %)
698 698  (((
699 699  //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
700 700  )))
724 +
725 +[[image:1747740258746-408.png]]
726 +
727 +
728 +[[image:1747740398485-927.png]]
729 +
730 +
731 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
732 +
733 +[[image:1747733815373-706.png]]
734 +
735 +
736 +Résultat :
737 +
738 +[[image:1747740624210-211.png]]
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