Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires
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Résumé
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Titre
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 - Gérer les registres réglementaires1 +Mettre à jour les registres réglementaires dans Flora - Auteur du document
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki. DBA1 +XWiki.admin - Contenu
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... ... @@ -4,24 +4,31 @@ 4 4 ((( 5 5 (% class="box" %) 6 6 ((( 7 -En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004. 8 -Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution. 7 +La gestion des **registres réglementaires** (registre d’inventaire des biens affectés et registre des biens reçus en dépôt) est une obligation légale pour tous les musées de France définie par la loi et l’arrêté du 25 mai 2004. 9 9 9 +Qu’il s’agisse : 10 + 11 +* **d’intégrer de nouveaux biens**, 12 +* **de transférer la propriété** d’objets initialement reçus en dépôt, 13 +* ou **de radier des biens** de l’inventaire, 14 + 10 10 Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**. 11 11 ))) 12 12 13 13 ((( 14 -= Cadre légalet normes applicables aux registres =19 += Respecter le cadre légal et les normes applicables aux registres = 15 15 16 -L a tenue d’un registreréglementaireestune**obligation légale pourlesmusées de France**, établiepar la loietprécisée pardes textesd'application,résumés ci-dessous:21 +Les mises à jour s’appuient sur les textes réglementaires en vigueur : 17 17 18 -(% class="active" %)|=Référence|=Contenu 19 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation. 20 -|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**. 23 +(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Référence**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Contenu** 24 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002 **relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation. 25 +|**Arrêté du 25 mai 2004** (application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**. 21 21 |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires. 22 22 23 -= Principesde fonctionnement dans Flora =28 += Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora = 24 24 30 +== Principe général == 31 + 25 25 * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**. 26 26 * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis. 27 27 * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires. ... ... @@ -28,8 +28,10 @@ 28 28 * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires. 29 29 * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année. 30 30 31 -= Grilles de saisie à utiliser = 38 +== Grilles de saisie à utiliser == 32 32 40 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60** 41 + 33 33 Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent : 34 34 35 35 * de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres, ... ... @@ -41,18 +41,6 @@ 41 41 **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation. 42 42 ))) 43 43 44 -(% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage** 45 -|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés 46 -|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions 47 -|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt 48 -|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue 49 -|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété) 50 -|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes 51 -|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt 52 -|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis 53 -|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés 54 -|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété) 55 - 56 56 [[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 57 57 58 58 ... ... @@ -59,13 +59,11 @@ 59 59 [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 60 60 61 61 62 -= Organisation de la saisie selon la nature des biens = 59 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens == 63 63 64 -La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…). 65 -Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles. 66 -Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires. 61 +Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation. 67 67 68 -(% class="active" %)|=**Type de bien**| =(% style="width:209px;" %)**SaisiedansFlora**|=(% style="width:302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width:257px;" %)**Exemple(s)**63 +(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de bien**|(% style="background-color:#cbcbea; width:209px" %)**Grilles à utiliser**|(% style="background-color:#cbcbea; width:302px" %)**Spécificités / règles**|(% style="background-color:#cbcbea; width:257px" %)**Exemple(s)** 69 69 |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)((( 70 70 Entrées : grille** Registre - Acquisition ** 71 71 ... ... @@ -176,17 +176,22 @@ 176 176 Entrées : **grille Registre - Origine inconnue** 177 177 )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)— 178 178 179 -= Champs obligatoires pour le registre = 174 +== Champs obligatoires pour le registre == 180 180 181 181 La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**. 182 182 Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.** 183 183 179 +(% class="box warningmessage" %) 180 +((( 181 +L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier. 182 +))) 183 + 184 184 En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention : 185 185 186 186 * **néant **: en l’absence avérée d’information, 187 187 * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée. 188 188 189 -== Champs obligatoiresdans la tableEntrées ==189 +=== Table Entrées === 190 190 191 191 * Mode d’acquisition (thésaurus) 192 192 * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu ... ... @@ -196,7 +196,7 @@ 196 196 * Date de l’acte d’acquisition 197 197 * Mention des concours publics (AS / ANS) 198 198 199 -== Champs obligatoiresdans la tableBiens ==199 +=== Table Biens === 200 200 201 201 (% class="mark small" %)**Version 4.5.60** 202 202 ... ... @@ -211,7 +211,7 @@ 211 211 * Inscriptions (thésaurus) 212 212 * Constat d’état initial (date + état de conservation) 213 213 214 -= Étapesd’intégration d’une notice au registre =214 += Procédure d’intégration d’une notice au registre = 215 215 216 216 Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**. 217 217 ... ... @@ -218,7 +218,7 @@ 218 218 == Saisir les notices dans les grilles dédiées == 219 219 220 220 ((( 221 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3et4).221 +Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3). 222 222 ))) 223 223 224 224 ((( ... ... @@ -247,7 +247,7 @@ 247 247 248 248 [[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 249 249 250 -== Valider ou refuser la notice ==250 +== Valider ou refuser la saisie == 251 251 252 252 Dans la barre d’outils : 253 253 ... ... @@ -364,6 +364,8 @@ 364 364 365 365 366 366 367 + 368 + 367 367 [[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 368 368 369 369 ... ... @@ -375,6 +375,8 @@ 375 375 376 376 == Page de garde et annexes aux registres papier == 377 377 380 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60** 381 + 378 378 Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation. 379 379 380 380 Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle. ... ... @@ -388,133 +388,7 @@ 388 388 [[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 389 389 390 390 391 -= (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé = 392 392 393 -Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora. 394 -Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres. 395 - 396 -(% class="box infomessage" %) 397 -((( 398 -Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**. 399 -))) 400 - 401 -== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert == 402 - 403 -1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**. 404 -1. ((( 405 -Rattachez ensuite le bien à cette nouvelle entrée : 406 - 407 -* ((( 408 -Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez : 409 - 410 -* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt, 411 -* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert. 412 -))) 413 -* ((( 414 -Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats : 415 - 416 -* 1ʳᵉ opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt), 417 -* 2ᵉ opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert). 418 -))) 419 -))) 420 - 421 -[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 422 - 423 - 424 -[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 425 - 426 - 427 -=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien === 428 - 429 -Depuis la notice du bien, renseignez : 430 - 431 -1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt, 432 -1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert. 433 - 434 -[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 435 - 436 - 437 -=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats === 438 - 439 -Utilisez la fonction d’association multiple : 440 - 441 -1. première opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt), 442 -1. seconde opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert). 443 - 444 -[[Table des biens → sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 445 - 446 - 447 -[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 448 - 449 - 450 -[[Seconde association → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 451 - 452 - 453 -== Radier le bien du registre des dépôts == 454 - 455 -1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**. 456 -1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »// 457 -1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation. 458 - 459 -(% class="box infomessage" %) 460 -((( 461 -Cette étape est **obligatoire** avant toute intégration dans le registre des biens affectés. 462 -))) 463 - 464 -[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 465 - 466 - 467 -[[Table registres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 468 - 469 - 470 -[[Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 471 - 472 - 473 -[[Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 474 - 475 - 476 -[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 477 - 478 - 479 -== Intégrer le bien au registre des biens affectés == 480 - 481 -1. Modifiez la notice dans la **table des biens**. 482 -1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**. 483 -1. ((( 484 -Renseignez : 485 - 486 -* le **nouveau numéro d’inventaire**, 487 -* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**. 488 -* le champ **Enregistrer le transfert de propriété** : sélectionnez **Oui**. 489 -))) 490 -1. Enregistrez la notice. 491 -1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils. 492 -1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation. 493 - 494 -[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 495 - 496 - 497 -[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 498 - 499 - 500 -[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 501 - 502 - 503 -[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 504 - 505 - 506 -[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 507 - 508 - 509 -[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 510 - 511 - 512 -[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 513 - 514 - 515 - 516 - 517 - 518 518 519 519 ))) 520 520 )))|(% style="width:300px" %)((( ... ... @@ -522,26 +522,50 @@ 522 522 ((( 523 523 **Sommaire** 524 524 525 -{{toc depth=" 1" numbered="true"/}}403 +{{toc depth="2" numbered="true"/}} 526 526 ))) 527 527 528 528 (% class="box" %) 529 529 ((( 530 -**Aller plus loin** 408 +**Aller plus loin*** 531 531 532 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]] 533 -* Saisir une entrée 534 534 * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 535 535 * [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 536 536 * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 537 537 * [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]] 414 + 415 +* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]] 416 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]] 417 +* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]] 418 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]] 419 +* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]] 538 538 * [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]] 421 +* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]] 539 539 ))) 540 540 541 541 (% class="box" %) 542 542 ((( 543 543 **Icônes principales** 427 + 428 +* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées 429 + 430 +* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens 431 + 432 +* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres 433 + 434 +* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice 435 + 436 +* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications 437 + 438 +* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications 439 + 440 +* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications 441 + 442 +* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire 443 + 444 +* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]Imprimer via les modèles de publication 544 544 ))) 545 545 ))) 447 +|(% style="width:840px" %) |(% style="width:300px" %) 546 546 547 547
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