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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 87.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 12:21
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À la version 51.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:46
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,7 +1,6 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
1 +
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 7  En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
... ... @@ -41,7 +41,7 @@
41 41  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
42 42  )))
43 43  
44 -(% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage**
43 +(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
45 45  |Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
46 46  |Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
47 47  |Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
... ... @@ -53,10 +53,10 @@
53 53  |02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
54 54  |02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
55 55  
56 -[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55 +[[Entrées → grilles pour registres>>image:1752737550994-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 57  
58 58  
59 -[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
58 +[[Biens → grilles pour registres>>image:1752737567684-816.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 60  
61 61  
62 62  = Organisation de la saisie selon la nature des biens =
... ... @@ -198,7 +198,7 @@
198 198  
199 199  == Champs obligatoires dans la table Biens ==
200 200  
201 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
200 +(% class="small mark" %)**Version 4.5.60**
202 202  
203 203  * Numéro d’inventaire
204 204  * Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
... ... @@ -211,337 +211,532 @@
211 211  * Inscriptions (thésaurus)
212 212  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
213 213  
214 -= Étapes d’intégration d’une notice au registre =
213 +(% class="box infomessage" %)
214 +(((
215 +À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
216 +)))
215 215  
216 -Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
217 217  
218 -== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
219 219  
220 +
221 +
222 +)))
223 +)))|(% style="width:300px" %)(((
224 +(% class="box" %)
220 220  (((
221 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
226 +**Sommaire**
222 222  )))
223 223  
229 +(% class="box" %)
224 224  (((
225 -Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
231 +**Aller plus loin**
232 +
233 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
234 +* Saisir une entrée
235 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
236 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
237 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
238 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
226 226  )))
227 227  
228 -[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241 +(% class="box" %)
242 +(((
243 +**Icônes principales**
244 +)))
245 +)))
229 229  
230 -== Terminer la saisie de chaque notice ==
231 231  
248 +
249 +
250 +
251 +== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
252 +
253 +
254 +=== Entrées : nouvelle acquisition ===
255 +
256 +
257 +Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
258 +
259 +
260 +[[image:1747723969669-261.png]]
261 +
262 +(% style="text-align: center;" %)
263 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
264 +
265 +
266 +Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
267 +
268 +
269 +[[image:1747724102358-210.png]]
270 +
271 +(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
272 +//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
273 +
274 +
275 +(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
232 232  (((
233 -Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
277 +(% style="text-align: left;" %)
278 +//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
234 234  )))
235 235  
236 -(((
237 -Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
238 238  
239 -* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
240 -* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
282 +=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
241 241  
242 -La notice passe en état « attente validation saisie ».
243 -)))
244 244  
245 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
285 +Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
246 246  
247 247  
248 -[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
288 +[[image:1747724180433-782.png]]
249 249  
250 -== Valider ou refuser la notice ==
290 +(% style="text-align: center;" %)
291 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
251 251  
252 -Dans la barre d’outils :
253 253  
254 -* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
255 -* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
294 +Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
256 256  
257 -=== Cas 1 : validation de la saisie ===
296 +Renseigner, à minima, le statut juridique.
258 258  
259 -[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
260 260  
299 +[[image:1747724251875-618.png]]
261 261  
262 -=== Cas 2 : refus de la saisie ===
301 +(% style="text-align: center;" %)
302 +//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
263 263  
264 -[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
265 265  
305 +(% class="box infomessage" %)
266 266  (((
267 -
307 +//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
268 268  )))
269 269  
310 +
311 +=== Biens ===
312 +
313 +
314 +Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
315 +
316 +
317 +[[image:1747724329047-588.png]]
318 +
319 +(% style="text-align: center;" %)
320 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
321 +
322 +
323 +La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
324 +
325 +
326 +(% class="box infomessage" %)
270 270  (((
271 -[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
328 +//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
272 272  )))
273 273  
331 +[[image:1747724385543-970.png]]
274 274  
275 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
333 +(% style="text-align: center;" %)
334 +//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
276 276  
277 277  
278 -== Lancer l’intégration au registre ==
337 +(% class="box warningmessage" %)
338 +(((
339 +//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
340 +)))
279 279  
280 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
281 281  
282 -(((
283 -Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
343 +Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
284 284  
285 -**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
345 +Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
286 286  
287 -* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
288 -* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
289 289  
348 +[[image:1747725032932-364.png]]
349 +
350 +
351 +=== Biens : Ensembles complexes ===
352 +
353 +
354 +Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
355 +
356 +
357 +[[image:1747725129124-544.png]]
358 +
359 +
360 +La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
361 +
362 +Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
363 +
364 +
365 +[[image:1747725362450-684.png]]
366 +
367 +
290 290  (% class="box infomessage" %)
291 291  (((
292 -À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
370 +//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
293 293  )))
294 -)))
295 295  
296 -[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
373 +Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
297 297  
375 +[[image:1747725317402-667.png]]
298 298  
299 -=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
300 300  
301 -[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
378 +Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
302 302  
380 +Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
303 303  
304 -=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
305 305  
306 -[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
383 +== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
307 307  
308 308  
309 -== Confirmer l’intégration ==
386 +=== Entrée ===
310 310  
311 -Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
312 312  
313 -La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
389 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
314 314  
315 -[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
316 316  
392 +[[image:1747725797202-722.png]]
317 317  
318 -[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
319 319  
395 +=== Biens ===
320 320  
321 -[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
322 322  
398 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
323 323  
324 -= Consulter et éditer les registres =
400 +A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
325 325  
326 -Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
327 327  
328 -Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
403 +[[image:1747725926983-893.png]]
329 329  
330 -== Consulter le registre ==
331 331  
332 -1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**
333 -1. (((
334 -Renseignez les critères de filtrage :
335 335  
336 -* **Année d’inscription au registre**
337 -* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
338 -* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
339 -)))
340 -1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
407 +[[image:1747727404840-527.png]]
341 341  
342 ->(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
343 343  
344 -[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
410 += Intégration des notices biens au registre =
345 345  
346 346  
347 -== Éditer le registre ==
413 +=== Validation de la saisie d'un Bien ===
348 348  
349 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
350 350  
351 -1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
352 -1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.
353 -1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
354 -1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
416 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
355 355  
418 +
419 +[[image:1747732762213-559.png]]
420 +
421 +
422 +Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
423 +
356 356  (% class="box infomessage" %)
357 357  (((
358 -Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
359 -)))
426 +En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
360 360  
361 -[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
428 +* Avis des instances scientifiques
429 +* Prix
430 +* Inscriptions
431 +* Constat d’état initial
432 +
433 +Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
434 +
435 +**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
362 362  )))
363 363  
438 +[[image:1747732693654-638.png]]
364 364  
365 365  
366 -[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
441 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
367 367  
443 +Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
368 368  
369 -[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
445 +Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
370 370  
371 371  
372 -[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
448 +[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
373 373  
450 +L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
374 374  
375 -== Page de garde et annexes aux registres papier ==
376 376  
377 -Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
453 +[[image:1747733244856-550.png]]
378 378  
379 -Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
455 +Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
456 +.
380 380  
381 -[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
458 +[[image:1747733341634-347.png]]
382 382  
383 -
384 -)))
460 +(% class="wikigeneratedid" %)
461 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
385 385  
386 -(((
387 -[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
388 388  
464 +[[image:1747733457810-510.png]]
389 389  
390 -= (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =
391 391  
392 -Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora.
393 -Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres.
467 +* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
394 394  
395 -(% class="box infomessage" %)
469 +
470 +
471 +[[image:1747734678656-824.png]]
472 +
473 +
474 +* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
475 +
476 +[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
477 +
478 +
479 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
480 +
481 +
482 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
483 +
484 +
485 +
486 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
487 +
488 +[[image:1747733892872-758.png]]
489 +
490 +
491 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
492 +
493 +[[image:1747733938343-251.png]]
494 +
495 +(% class="box warningmessage" %)
396 396  (((
397 -Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**.
497 +//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
398 398  )))
399 399  
400 -== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert ==
500 + Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
401 401  
402 -1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
403 -1. (((
404 -Rattachez le bien à cette nouvelle entrée :
502 +* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
503 +* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
405 405  
406 -* (((
407 -Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
505 +Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
408 408  
409 -* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
410 -* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
411 -)))
412 -* (((
413 -Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats, utilisez la fonction d’association multiple :
414 414  
415 -* première opération : renseigner l’ancienne entrée,
416 -* seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
508 += Édition des registres =
509 +
510 +
511 +Accéder au menu **Registres / Recherche**
512 +
513 +[[image:1747734834496-206.png]]
514 +
515 +
516 +(% class="box infomessage" %)
517 +(((
518 +//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
417 417  )))
418 -)))
419 419  
420 -[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
521 +Il est possible de sélectionner :
421 421  
523 +* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
524 +* L’année d'inscription au registre
525 +* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
422 422  
423 -[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
527 +de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
424 424  
529 +Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
425 425  
426 -=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien ===
427 427  
428 -Depuis la notice du bien, renseignez :
532 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
429 429  
430 -1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
431 -1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
534 +[[image:1747734875829-175.png]]
432 432  
433 -[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
536 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
434 434  
538 +[[image:1747734980868-601.png]]
435 435  
436 -=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats ===
540 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
437 437  
438 -Utilisez la fonction d’association multiple :
542 +[[image:1747735028293-815.png]]
439 439  
440 -1. première opération : renseigner l’ancienne entrée,
441 -1. seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
442 442  
443 -[[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
444 444  
546 +Résultat :
445 445  
446 -[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
548 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
447 447  
448 448  
449 -[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
551 +(% class="wikigeneratedid" %)
552 +Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
450 450  
451 451  
452 -== Radier le bien du registre des dépôts ==
555 +== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
453 453  
454 -1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
455 -1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ //Observation//, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
456 -1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
457 457  
458 -(% class="box infomessage" %)
558 +Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
559 +
560 +(% class="box successmessage" %)
459 459  (((
460 -**Le bien doit impérativement être radié du registre des dépôts avant son intégration au registre des biens affectés.**
562 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
461 461  )))
462 462  
463 -[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
565 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
464 464  
567 +(% class="box successmessage" %)
568 +(((
569 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
570 +)))
465 465  
466 -[[Table registres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
467 467  
573 +[[image:1747735219379-682.png]]
468 468  
469 -[[Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
470 470  
576 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
471 471  
472 -[[Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
578 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
473 473  
474 474  
475 -[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
476 476  
582 += Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
477 477  
478 -== Intégrer le bien au registre des biens affectés ==
479 479  
480 -1. Modifiez la notice Bien dans la table documentaire.
481 -1. Utilisez la grille **02. Registre – Transfert de propriété**.
482 -1. (((
483 -Renseignez :
585 +Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
484 484  
485 -* le **nouveau numéro d’inventaire**,
486 -* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs //Autres numéros//.
487 -* dans le champ **« Enregistrer le transfert de propriété »**, sélectionnez **Oui**.
587 +(% class="box successmessage" %)
588 +(((
589 +//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
488 488  )))
489 -1. Enregistrez la notice.
490 -1. Dans la barre d'outils de la notice du bien, cliquez sur l’**icône du tampon** pour lancer l’intégration.
491 -1. Confirmez l'intégration dans la fenêtre qui s’ouvre : cliquez sur **Oui**.
492 492  
493 -[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
592 +Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
494 494  
594 +* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
595 +* Radier le bien du registre des dépôts
596 +* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
495 495  
496 -[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
598 +== Rattachement à la nouvelle entrée ==
497 497  
498 498  
499 -[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
601 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
500 500  
501 501  
502 -[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
604 +[[image:1747739157175-278.png]]
503 503  
504 504  
505 -[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
607 +[[image:1747739231189-417.png]]
506 506  
507 507  
508 508  
509 -[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
611 +=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
510 510  
511 511  
512 -[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
614 +==== Attachement unitaire ====
513 513  
616 +Dans la notice du bien indiquer manuellement :
514 514  
618 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
619 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
515 515  
621 +[[image:1747740793119-487.png]]
516 516  
517 517  
518 -
519 -)))
520 -)))|(% style="width:300px" %)(((
521 -(% class="box" %)
522 -(((
523 -**Sommaire**
624 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
524 524  
525 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
626 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
627 +
628 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
629 +
630 +* Sélectionner les notices à rattacher
631 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
632 +
633 +[[image:1747740946609-961.png]]
634 +
635 +
636 +Première association à effectuer :
637 +
638 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
639 +* Lancer le traitement
640 +
641 +[[image:1747741015186-251.png]]
642 +
643 +
644 +Seconde association à effectuer :
645 +
646 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
647 +* Lancer le traitement
648 +
649 +[[image:1747741041295-431.png]]
650 +
651 +
652 +== Radiation du registre des dépôts ==
653 +
654 +
655 +=== Rechercher la notice du bien déposé ===
656 +
657 +
658 +Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
659 +
660 +[[image:1747739687774-731.png]]
661 +
662 +
663 +=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
664 +
665 +
666 +Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
667 +
668 +[[image:1747739728922-844.png]]
669 +
670 +
671 +(% class="box successmessage" %)
672 +(((
673 +//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
526 526  )))
527 527  
528 -(% class="box" %)
676 +
677 +[[image:1747739870875-332.png]]
678 +
679 +
680 +(% class="box warningmessage" %)
529 529  (((
530 -**Aller plus loin**
682 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
683 +)))
531 531  
532 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
533 -* Saisir une entrée
534 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
535 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
536 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
537 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
538 -* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
685 +
686 +Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
687 +
688 +[[image:1747739908497-919.png]]
689 +
690 +
691 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
692 +
693 +
694 +== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
695 +
696 +
697 +Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
698 +
699 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
700 +
701 +
702 +[[image:1747740027614-948.png]]
703 +
704 +
705 +[[image:1747740075472-359.png]]
706 +
707 +
708 +Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
709 +
710 +
711 +[[image:1747740216286-288.png]]
712 +
713 +
714 +(% class="box warningmessage" %)
715 +(((
716 +//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
539 539  )))
540 540  
541 -(% class="box" %)
719 +
720 +Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
721 +
722 +
723 +(% class="box warningmessage" %)
542 542  (((
543 -**Icônes principales**
725 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
544 544  )))
545 -)))
546 546  
547 -
728 +[[image:1747740258746-408.png]]
729 +
730 +
731 +[[image:1747740398485-927.png]]
732 +
733 +
734 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
735 +
736 +[[image:1747733815373-706.png]]
737 +
738 +
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