Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires
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Résumé
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Propriétés de la Page (1 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
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Pièces jointes (1 modifications, 0 ajouts, 18 suppressions)
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Contenu
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... ... @@ -1,7 +1,6 @@ 1 1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures** 2 2 3 3 |(% style="width:840px" %)((( 4 -((( 5 5 (% class="box" %) 6 6 ((( 7 7 En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004. ... ... @@ -41,7 +41,7 @@ 41 41 **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation. 42 42 ))) 43 43 44 -(% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage**43 +(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage** 45 45 |Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés 46 46 |Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions 47 47 |Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt ... ... @@ -230,16 +230,16 @@ 230 230 == Terminer la saisie de chaque notice == 231 231 232 232 ((( 233 -Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète. 232 +(% start="1" %) 233 +1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète. 234 234 ))) 235 235 236 236 ((( 237 -Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non. 238 - 239 -* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste. 240 -* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer. 241 - 242 -La notice passe en état « attente validation saisie ». 237 +(% start="2" %) 238 +1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non. 239 +Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste. 240 +L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer. 241 +1. La notice passe en état « attente validation saisie » 243 243 ))) 244 244 245 245 [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] ... ... @@ -308,10 +308,9 @@ 308 308 309 309 == Confirmer l’intégration == 310 310 311 -Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire. 310 +1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire. 311 +1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien. 312 312 313 -La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien. 314 - 315 315 [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 316 316 317 317 ... ... @@ -321,13 +321,13 @@ 321 321 [[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 322 322 323 323 324 -= Consulteret éditer les registres =322 += Édition des registres = 325 325 326 326 Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement. 327 327 328 328 Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres. 329 329 330 -== Consulterleregistre==328 +== Accès à l’édition == 331 331 332 332 1. Accédez au menu : **Registres / Recherche** 333 333 1. ((( ... ... @@ -339,19 +339,19 @@ 339 339 ))) 340 340 1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites. 341 341 342 ->(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collection sde l'année 2012.340 +>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collection de l'année 2012. 343 343 344 344 [[Table registre → formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 345 345 346 346 347 -== Éditerleregistre ==345 +== Export du registre == 348 348 349 -(% class=" marksmall" %)**Version 4.5.60**347 +(% class="small mark" %)**Version 4.5.60** 350 350 351 351 1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition. 352 352 1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**. 353 353 1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**. 354 -1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).352 +1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier. 355 355 356 356 (% class="box infomessage" %) 357 357 ((( ... ... @@ -358,7 +358,7 @@ 358 358 Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées. 359 359 ))) 360 360 361 -[[ Sélectiondes notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]359 +[[Légende>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 362 362 ))) 363 363 364 364 ... ... @@ -366,192 +366,247 @@ 366 366 367 367 368 368 369 -[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 370 370 368 + 369 +)))|(% style="width:300px" %)((( 370 +(% class="box" %) 371 +((( 372 +**Sommaire** 371 371 372 -[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 374 +{{toc depth="2" numbered="true"/}} 375 +))) 373 373 377 +(% class="box" %) 378 +((( 379 +**Aller plus loin** 374 374 375 -[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 381 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]] 382 +* Saisir une entrée 383 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 384 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 385 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 386 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]] 387 +* [[Radier des biens au registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]] 388 +))) 376 376 390 +(% class="box" %) 391 +((( 392 +**Icônes principales** 393 +))) 394 +))) 377 377 378 -== Page de garde et annexes aux registres papier == 379 379 380 -Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation. 381 381 382 -Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle. 383 383 384 - [[Formulairede recherche table Registres → pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]399 += Édition des registres = 385 385 386 - 401 + 402 + 403 +[[image:1747734875829-175.png]] 404 + 405 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider : 406 + 407 +[[image:1747734980868-601.png]] 408 + 409 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier : 410 + 411 +[[image:1747735028293-815.png]] 412 + 413 + 414 + 415 +Résultat : 416 + 417 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 418 + 419 + 420 +(% class="wikigeneratedid" %) 421 +Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD). 422 + 423 + 424 +== Page de garde et annexes aux registres papiers == 425 + 426 + 427 +Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde. 428 + 429 +(% class="box successmessage" %) 430 +((( 431 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document. 387 387 ))) 388 388 434 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier. 435 + 436 +(% class="box successmessage" %) 389 389 ((( 390 -[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 438 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.** 439 +))) 391 391 392 392 393 - = (%id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =442 +[[image:1747735219379-682.png]] 394 394 395 -Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora. 396 -Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres. 397 397 398 -(% class="box infomessage" %) 445 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt) 446 + 447 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 448 + 449 + 450 + 451 += Cas particulier : Gestion des transferts de propriété = 452 + 453 + 454 +Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre). 455 + 456 +(% class="box successmessage" %) 399 399 ((( 400 - Cette opérationest réservéeauxutilisateursdisposantd’un**profil habilitéà la saisie** etdes**grilles“Registre”**.458 +//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.// 401 401 ))) 402 402 403 - ==Rattacherlebienàunenouvelleentréede typetransfert==461 +Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter : 404 404 405 - 1.Créezune**entrée**àl’aidedela grille**Registre–Transfert de propriété**.406 - 1.(((407 - Rattachezle bienàcettenouvelleentrée:463 +* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété 464 +* Radier le bien du registre des dépôts 465 +* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours 408 408 409 -* ((( 410 -Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez : 467 +== Rattachement à la nouvelle entrée == 411 411 412 -* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt, 413 -* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert. 414 -))) 415 -* ((( 416 -Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats, utilisez la fonction d’association multiple : 417 417 418 -* première opération : renseigner l’ancienne entrée, 419 -* seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert. 420 -))) 421 -))) 470 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** === 422 422 423 -[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 424 424 473 +[[image:1747739157175-278.png]] 425 425 426 -[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 427 427 476 +[[image:1747739231189-417.png]] 428 428 429 -=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien === 430 430 431 -Depuis la notice du bien, renseignez : 432 432 433 -1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt, 434 -1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert. 480 +=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée === 435 435 436 -[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 437 437 483 +==== Attachement unitaire ==== 438 438 439 - === Focus:attachementenlot depuisla liste derésultats===485 +Dans la notice du bien indiquer manuellement : 440 440 441 -Utilisez la fonction d’association multiple : 487 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée 488 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée 442 442 443 -1. première opération : renseigner l’ancienne entrée, 444 -1. seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert. 490 +[[image:1747740793119-487.png]] 445 445 446 -[[Table des biens → sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 447 447 493 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ==== 448 448 449 - [[Première association→renseignerl’ancienne entréededépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]495 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]]. 450 450 497 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats. 451 451 452 -[[Seconde association → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 499 +* Sélectionner les notices à rattacher 500 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]] 453 453 502 +[[image:1747740946609-961.png]] 454 454 455 -== Radier le bien du registre des dépôts == 456 456 457 -1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**. 458 -1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ //Observation//, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »// 459 -1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation. 505 +Première association à effectuer : 460 460 461 -(% class="box infomessage" %) 462 -((( 463 -**Le bien doit impérativement être radié du registre des dépôts avant son intégration au registre des biens affectés.** 464 -))) 507 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée 508 +* Lancer le traitement 465 465 466 -[[ Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]510 +[[image:1747741015186-251.png]] 467 467 468 468 469 - [[Tableregistres → Boutonmodifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]513 +Seconde association à effectuer : 470 470 515 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée 516 +* Lancer le traitement 471 471 472 -[[ Table registres → saisie de lamention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]518 +[[image:1747741041295-431.png]] 473 473 474 474 475 - [[Tableregistres → boutond'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]521 +== Radiation du registre des dépôts == 476 476 477 477 478 - [[Résultat → ré-éditiondu registredes dépôts avecmention deradiationsurla notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]524 +=== Rechercher la notice du bien déposé === 479 479 480 480 481 - ==Intégrer lebienauregistredesbiens affectés ==527 +Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche. 482 482 483 -1. Modifiez la notice Bien dans la table documentaire. 484 -1. Utilisez la grille **02. Registre – Transfert de propriété**. 485 -1. ((( 486 -Renseignez : 529 +[[image:1747739687774-731.png]] 487 487 488 -* le **nouveau numéro d’inventaire**, 489 -* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs //Autres numéros//. 531 + 532 +=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification === 533 + 534 + 535 +Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts. 536 + 537 +[[image:1747739728922-844.png]] 538 + 539 + 540 +(% class="box successmessage" %) 541 +((( 542 +//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).// 490 490 ))) 491 -1. Dans le champ **« Enregistrer le transfert de propriété »**, sélectionnez **Oui**. 492 492 545 + 546 +[[image:1747739870875-332.png]] 547 + 548 + 493 493 (% class="box warningmessage" %) 494 494 ((( 495 - Cetteconditionestindispensablepourqueleboutond’intégration auregistre apparaisse.551 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !// 496 496 ))) 497 497 498 -(% start="5" %) 499 -1. Cliquez ensuite sur l’**icône du tampon** pour lancer l’intégration. 500 -1. Confirmez dans la fenêtre qui s’ouvre : cliquez sur **Oui** pour valider. 501 501 502 - [[Tabledes biens →boutonmodifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]555 +Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour : 503 503 557 +[[image:1747739908497-919.png]] 504 504 505 -[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 506 506 560 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 507 507 508 -[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 509 509 563 +== Intégration du bien au registre des biens affectés == 510 510 511 -[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 512 512 513 - 566 +Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens. 514 514 515 - [[Validation intégrationdubienauregistre desacquisitions del'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]568 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.** 516 516 517 517 571 +[[image:1747740027614-948.png]] 518 518 519 -[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 520 520 574 +[[image:1747740075472-359.png]] 521 521 522 -[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 523 523 577 +Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien. 524 524 525 525 580 +[[image:1747740216286-288.png]] 526 526 527 527 528 - 529 -))) 530 -)))|(% style="width:300px" %)((( 531 -(% class="box" %) 583 +(% class="box warningmessage" %) 532 532 ((( 533 -**Sommaire** 534 - 535 -{{toc depth="1" numbered="true"/}} 585 +//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.// 536 536 ))) 537 537 538 -(% class="box" %) 539 -((( 540 -**Aller plus loin** 541 541 542 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]] 543 -* Saisir une entrée 544 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 545 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 546 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 547 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]] 548 -* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]] 549 -))) 589 +Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés : 550 550 551 -(% class="box" %) 591 + 592 +(% class="box warningmessage" %) 552 552 ((( 553 -** Icônes principales**594 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! // 554 554 ))) 555 -))) 556 556 557 - 597 +[[image:1747740258746-408.png]] 598 + 599 + 600 +[[image:1747740398485-927.png]] 601 + 602 + 603 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.** 604 + 605 +[[image:1747733815373-706.png]] 606 + 607 + 608 +Résultat : 609 + 610 +[[image:1747740624210-211.png]]
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