Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Résumé

• Propriétés de la Page (1 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
• Pièces jointes (0 modifications, 4 ajouts, 0 suppressions)
  • 1752747202196-446.png
  • 1752747209315-196.png
  • 1752747280642-185.png
  • 1752747299699-356.png

Détails

Propriétés de la Page

Contenu

...	...	@@ -20,8 +20,10 @@
20	20	|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21	21	|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
22	22
23		-= Principes de fonctionnement dans Flora =
	23	+= Comment fonctionne l’intégration au registre dans Flora =
24	24
	25	+== Principe général ==
	26	+
25	25	* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
26	26	* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
27	27	* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
...	...	@@ -28,7 +28,7 @@
28	28	* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
29	29	* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
30	30
31		-= Grilles de saisie à utiliser =
	33	+== Grilles de saisie à utiliser ==
32	32
33	33	Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
34	34
...	...	@@ -59,11 +59,9 @@
59	59	[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60	60
61	61
62		-= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
	64	+== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
63	63
64		-La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
65		-Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
66		-Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
	66	+Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
67	67
68	68	(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
69	69	|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
...	...	@@ -176,17 +176,22 @@
176	176	Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
177	177	)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
178	178
179		-= Champs obligatoires pour le registre =
	179	+== Champs obligatoires pour le registre ==
180	180
181	181	La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
182	182	Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
183	183
	184	+(% class="box warningmessage" %)
	185	+(((
	186	+L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
	187	+)))
	188	+
184	184	En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
185	185
186	186	* **néant **: en l’absence avérée d’information,
187	187	* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
188	188
189		-== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
	194	+=== Table Entrées ===
190	190
191	191	* Mode d’acquisition (thésaurus)
192	192	* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
...	...	@@ -196,7 +196,7 @@
196	196	* Date de l’acte d’acquisition
197	197	* Mention des concours publics (AS / ANS)
198	198
199		-== Champs obligatoires dans la table Biens ==
	204	+=== Table Biens ===
200	200
201	201	(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
202	202
...	...	@@ -230,16 +230,16 @@
230	230	== Terminer la saisie de chaque notice ==
231	231
232	232	(((
233		-(% start="1" %)
234		-1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
	238	+Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
235	235	)))
236	236
237	237	(((
238		-(% start="2" %)
239		-1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
240		-Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
241		-L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
242		-1. La notice passe en état « attente validation saisie »
	242	+Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
	243	+
	244	+* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
	245	+* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
	246	+
	247	+La notice passe en état « attente validation saisie ».
243	243	)))
244	244
245	245	[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
...	...	@@ -308,9 +308,10 @@
308	308
309	309	== Confirmer l’intégration ==
310	310
311		-1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
312		-1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
	316	+Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
313	313
	318	+La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
	319	+
314	314	[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315	315
316	316
...	...	@@ -364,6 +364,7 @@
364	364
365	365
366	366
	373	+
367	367	[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
368	368
369	369
...	...	@@ -402,7 +402,7 @@
402	402
403	403	1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
404	404	1. (((
405		-Rattachez le bien à cette nouvelle entrée :
	412	+Rattachez ensuite le bien à cette nouvelle entrée :
406	406
407	407	* (((
408	408	Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
...	...	@@ -411,10 +411,10 @@
411	411	* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
412	412	)))
413	413	* (((
414		-Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats, utilisez la fonction d’association multiple :
	421	+Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats :
415	415
416		-* première opération : renseigner l’ancienne entrée,
417		-* seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
	423	+* 1ʳᵉ opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
	424	+* 2ᵉ opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
418	418	)))
419	419	)))
420	420
...	...	@@ -438,8 +438,8 @@
438	438
439	439	Utilisez la fonction d’association multiple :
440	440
441		-1. première opération : renseigner l’ancienne entrée,
442		-1. seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
	448	+1. première opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
	449	+1. seconde opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
443	443
444	444	[[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
445	445
...	...	@@ -453,12 +453,12 @@
453	453	== Radier le bien du registre des dépôts ==
454	454
455	455	1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
456		-1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ //Observation//, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
	463	+1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
457	457	1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
458	458
459	459	(% class="box infomessage" %)
460	460	(((
461		-**Le bien doit impérativement être radié du registre des dépôts avant son intégration au registre des biens affectés.**
	468	+Cette étape est **obligatoire** avant toute intégration dans le registre des biens affectés.
462	462	)))
463	463
464	464	[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
...	...	@@ -478,75 +478,43 @@
478	478
479	479	== Intégrer le bien au registre des biens affectés ==
480	480
481		-1. Modifiez la notice Bien dans la table documentaire.
482		-1. Utilisez la grille **02. Registre – Transfert de propriété**.
	488	+1. Modifiez la notice dans la **table des biens**.
	489	+1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**.
483	483	1. (((
484	484	Renseignez :
485	485
486	486	* le **nouveau numéro d’inventaire**,
487		-* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs //Autres numéros//.
	494	+* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**.
	495	+* le champ **Enregistrer le transfert de propriété** : sélectionnez **Oui**.
488	488	)))
489		-1. Dans le champ **« Enregistrer le transfert de propriété »**, sélectionnez **Oui**.
	497	+1. Enregistrez la notice.
	498	+1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils.
	499	+1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation.
490	490
491		-(% class="box warningmessage" %)
492		-(((
493		-Cette condition est indispensable pour que le bouton d’intégration apparaisse.
494		-)))
	501	+[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
495	495
496		-(% start="5" %)
497		-1. Cliquez ensuite sur l’**icône du tampon** pour lancer l’intégration.
498		-1. Confirmez dans la fenêtre qui s’ouvre : cliquez sur **Oui** pour valider.
499	499
	504	+[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
500	500
501	501
	507	+[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
502	502
503	503
	510	+[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
504	504
505		-[[image:1747740027614-948.png]]
506	506
	513	+[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
507	507
508		-[[image:1747740075472-359.png]]
509	509
	516	+[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
510	510
511		-Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
512	512
	519	+[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
513	513
514		-[[image:1747740216286-288.png]]
515	515
516	516
517		-(% class="box warningmessage" %)
518		-(((
519		-//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
520		-)))
521	521
522	522
523		-Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
524		-
525		-
526		-(% class="box warningmessage" %)
527		-(((
528		-//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
529		-)))
530		-
531		-[[image:1747740258746-408.png]]
532		-
533		-
534		-[[image:1747740398485-927.png]]
535		-
536		-
537		-Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
538		-
539		-[[image:1747733815373-706.png]]
540		-
541		-
542		-Résultat :
543		-
544		-[[image:1747740624210-211.png]]
545		-
546		-
547		-
548		-
549		-
550	550
551	551	)))
552	552	)))|(% style="width:300px" %)(((

1752747202196-446.png

Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.DBA

Taille

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+324.4 KB

Contenu

1752747209315-196.png

Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.DBA

Taille

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+152.9 KB

Contenu

1752747280642-185.png

Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.DBA

Taille

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+138.6 KB

Contenu

1752747299699-356.png

Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.DBA

Taille

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+338.1 KB

Contenu