Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires
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Résumé
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Propriétés de la Page (1 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
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Pièces jointes (1 modifications, 0 ajouts, 18 suppressions)
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Contenu
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... ... @@ -1,7 +1,6 @@ 1 1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures** 2 2 3 3 |(% style="width:840px" %)((( 4 -((( 5 5 (% class="box" %) 6 6 ((( 7 7 En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004. ... ... @@ -41,7 +41,7 @@ 41 41 **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation. 42 42 ))) 43 43 44 -(% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage**43 +(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage** 45 45 |Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés 46 46 |Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions 47 47 |Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt ... ... @@ -247,19 +247,19 @@ 247 247 248 248 [[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 249 249 250 -== Valider ou refuserla notice ==249 +== Valider la notice == 251 251 252 -Dans la barre d’outils : 251 +Dans la barre d’outils, cliquez sur **Valider ou Refuser la saisie** : 253 253 254 -* **Si la notice est conforme**: cliquez sur **Validerla saisie** pourlapasseren état**« saisie validée »**et l'intégrer au registre.255 -* **Si la notice estincomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuserla saisie**. Elle passealorsen état**«saisie refusée»**,etunefenêtrevouspermetd’ajouterun commentairepour indiquer les corrections àeffectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passeren validation.253 +* Si la notice est conforme, elle passe en état « saisie validée » ; 254 +* Si elle est refusée, elle passe en état « saisie refusée » et un commentaire peut être saisi pour indiquer les corrections à apporter. 256 256 257 -=== Cas 1 : validation de la saisie ===256 +=== Validation de la saisie === 258 258 259 259 [[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 260 260 261 261 262 -=== Cas 2 : refus de la saisie ===261 +=== Refus de la saisie === 263 263 264 264 [[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 265 265 ... ... @@ -272,13 +272,8 @@ 272 272 ))) 273 273 274 274 275 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 276 - 277 - 278 278 == Lancer l’intégration au registre == 279 279 280 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60** 281 - 282 282 ((( 283 283 Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien. 284 284 ... ... @@ -314,194 +314,246 @@ 314 314 [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 315 315 316 316 317 -[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec ladate d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]311 +[[Résultat sur la notice de bien → date d'intégration au registre et lien vers le registre>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 318 318 319 319 320 -[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]314 +[[Résultat dans le registre → notice enregistrée.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 321 321 322 322 323 -= Consulter et éditer les registres = 324 324 325 -Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement. 326 326 327 -Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres. 319 + 320 +))) 321 +)))|(% style="width:300px" %)((( 322 +(% class="box" %) 323 +((( 324 +**Sommaire** 328 328 329 -== Consulter le registre == 326 +{{toc depth="1" numbered="true"/}} 327 +))) 330 330 331 - 1.Accédezau menu : **Registres/ Recherche**332 - 1.(((333 - Renseignezles critèresde filtrage:329 +(% class="box" %) 330 +((( 331 +**Aller plus loin** 334 334 335 -* **Année d’inscription au registre** 336 -* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt 337 -* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée 333 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]] 334 +* Saisir une entrée 335 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 336 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 337 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 338 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]] 338 338 ))) 339 -1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites. 340 340 341 ->(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012. 341 +(% class="box" %) 342 +((( 343 +**Icônes principales** 344 +))) 345 +))) 342 342 343 -[[Table registre → formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 344 344 345 345 346 -== Éditer le registre == 347 347 348 - (% class="marksmall"%)**Version4.5.60**350 += Édition des registres = 349 349 350 -1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition. 351 -1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**. 352 -1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**. 353 -1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements). 352 + Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF. 354 354 354 +* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions). 355 +* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions). 356 + 357 +Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS. 358 + 359 + 360 +Accéder au menu **Registres / Recherche** 361 + 362 +[[image:1747734834496-206.png]] 363 + 364 + 355 355 (% class="box infomessage" %) 356 356 ((( 357 -L efichiergénérécontient lesnotices auformat réglementaire,prêtesàêtre impriméesetarchivées.367 +//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.// 358 358 ))) 359 359 360 -[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 361 -))) 370 +Il est possible de sélectionner : 362 362 372 +* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt 373 +* L’année d'inscription au registre 374 +* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées) 363 363 376 +de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné. 364 364 378 +Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique. 365 365 366 366 367 - [[Choix surmodèledepublication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]381 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** : 368 368 383 +[[image:1747734875829-175.png]] 369 369 370 - [[Boutonobtenir lerésultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]385 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider : 371 371 387 +[[image:1747734980868-601.png]] 372 372 373 - [[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]389 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier : 374 374 391 +[[image:1747735028293-815.png]] 375 375 376 -== Page de garde et annexes aux registres papier == 377 377 378 -Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation. 379 379 380 - Dansle **formulaire de recherche du registre**, un encarttextuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.395 +Résultat : 381 381 382 -[[ Formulaire de recherche table Registres → pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]397 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 383 383 384 - 399 + 400 +(% class="wikigeneratedid" %) 401 +Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD). 402 + 403 + 404 +== Page de garde et annexes aux registres papiers == 405 + 406 + 407 +Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde. 408 + 409 +(% class="box successmessage" %) 410 +((( 411 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document. 385 385 ))) 386 386 414 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier. 415 + 416 +(% class="box successmessage" %) 387 387 ((( 388 -[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 418 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.** 419 +))) 389 389 390 390 391 - = (%id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =422 +[[image:1747735219379-682.png]] 392 392 393 -Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora. 394 -Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres. 395 395 396 -(% class="box infomessage" %) 425 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt) 426 + 427 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 428 + 429 + 430 + 431 += Cas particulier : Gestion des transferts de propriété = 432 + 433 + 434 +Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre). 435 + 436 +(% class="box successmessage" %) 397 397 ((( 398 - Cette opérationest réservéeauxutilisateursdisposantd’un**profil habilitéà la saisie** etdes**grilles“Registre”**.438 +//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.// 399 399 ))) 400 400 401 - ==Rattacherlebienàunenouvelleentréede typetransfert==441 +Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter : 402 402 403 - 1.Créezune**entrée**àl’aidedela grille**Registre–Transfert de propriété**.404 - 1.(((405 - Rattachezle bienàcettenouvelleentrée:443 +* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété 444 +* Radier le bien du registre des dépôts 445 +* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours 406 406 407 -* ((( 408 -Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez : 447 +== Rattachement à la nouvelle entrée == 409 409 410 -* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt, 411 -* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert. 412 -))) 413 -* ((( 414 -Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats, utilisez la fonction d’association multiple : 415 415 416 -* première opération : renseigner l’ancienne entrée, 417 -* seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert. 418 -))) 419 -))) 450 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** === 420 420 421 -[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 422 422 453 +[[image:1747739157175-278.png]] 423 423 424 -[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 425 425 456 +[[image:1747739231189-417.png]] 426 426 427 -=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien === 428 428 429 -Depuis la notice du bien, renseignez : 430 430 431 -1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt, 432 -1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert. 460 +=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée === 433 433 434 -[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 435 435 463 +==== Attachement unitaire ==== 436 436 437 - === Focus:attachementenlot depuisla liste derésultats===465 +Dans la notice du bien indiquer manuellement : 438 438 439 -Utilisez la fonction d’association multiple : 467 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée 468 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée 440 440 441 -1. première opération : renseigner l’ancienne entrée, 442 -1. seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert. 470 +[[image:1747740793119-487.png]] 443 443 444 -[[Table des biens → sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 445 445 473 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ==== 446 446 447 - [[Première association→renseignerl’ancienne entréededépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]475 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]]. 448 448 477 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats. 449 449 450 -[[Seconde association → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 479 +* Sélectionner les notices à rattacher 480 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]] 451 451 482 +[[image:1747740946609-961.png]] 452 452 453 -== Radier le bien du registre des dépôts == 454 454 455 -1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**. 456 -1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ //Observation//, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »// 457 -1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation. 485 +Première association à effectuer : 458 458 459 -(% class="box infomessage" %) 460 -((( 461 -**Le bien doit impérativement être radié du registre des dépôts avant son intégration au registre des biens affectés.** 462 -))) 487 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée 488 +* Lancer le traitement 463 463 464 -[[ Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]490 +[[image:1747741015186-251.png]] 465 465 466 466 467 - [[Tableregistres → Boutonmodifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]493 +Seconde association à effectuer : 468 468 495 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée 496 +* Lancer le traitement 469 469 470 -[[ Table registres → saisie de lamention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]498 +[[image:1747741041295-431.png]] 471 471 472 472 473 - [[Tableregistres → boutond'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]501 +== Radiation du registre des dépôts == 474 474 475 475 476 - [[Résultat → ré-éditiondu registredes dépôts avecmention deradiationsurla notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]504 +=== Rechercher la notice du bien déposé === 477 477 478 478 479 - ==Intégrer lebienauregistredesbiens affectés ==507 +Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche. 480 480 481 -1. Modifiez la notice Bien dans la table documentaire. 482 -1. Utilisez la grille **02. Registre – Transfert de propriété**. 483 -1. ((( 484 -Renseignez : 509 +[[image:1747739687774-731.png]] 485 485 486 -* le **nouveau numéro d’inventaire**, 487 -* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs //Autres numéros//. 511 + 512 +=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification === 513 + 514 + 515 +Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts. 516 + 517 +[[image:1747739728922-844.png]] 518 + 519 + 520 +(% class="box successmessage" %) 521 +((( 522 +//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).// 488 488 ))) 489 -1. Dans le champ **« Enregistrer le transfert de propriété »**, sélectionnez **Oui**. 490 490 525 + 526 +[[image:1747739870875-332.png]] 527 + 528 + 491 491 (% class="box warningmessage" %) 492 492 ((( 493 - Cetteconditionestindispensablepourqueleboutond’intégration apparaisse.531 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !// 494 494 ))) 495 495 496 -(% start="5" %) 497 -1. Cliquez ensuite sur l’**icône du tampon** pour lancer l’intégration. 498 -1. Confirmez dans la fenêtre qui s’ouvre : cliquez sur **Oui** pour valider. 499 499 535 +Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour : 500 500 537 +[[image:1747739908497-919.png]] 501 501 502 502 540 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 503 503 504 504 543 +== Intégration du bien au registre des biens affectés == 544 + 545 + 546 +Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens. 547 + 548 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.** 549 + 550 + 505 505 [[image:1747740027614-948.png]] 506 506 507 507 ... ... @@ -542,38 +542,3 @@ 542 542 Résultat : 543 543 544 544 [[image:1747740624210-211.png]] 545 - 546 - 547 - 548 - 549 - 550 - 551 -))) 552 -)))|(% style="width:300px" %)((( 553 -(% class="box" %) 554 -((( 555 -**Sommaire** 556 - 557 -{{toc depth="1" numbered="true"/}} 558 -))) 559 - 560 -(% class="box" %) 561 -((( 562 -**Aller plus loin** 563 - 564 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]] 565 -* Saisir une entrée 566 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 567 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 568 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 569 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]] 570 -* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]] 571 -))) 572 - 573 -(% class="box" %) 574 -((( 575 -**Icônes principales** 576 -))) 577 -))) 578 - 579 -
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