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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 85.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 12:10
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/30 08:17
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les registres réglementaires
1 +Intégrer des biens aux registres réglementaires
Contenu
... ... @@ -16,12 +16,14 @@
16 16  La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
17 17  
18 18  (% class="active" %)|=Référence|=Contenu
19 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
20 -|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
19 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002 **relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
20 +|**Arrêté du 25 mai 2004** (application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 21  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
22 22  
23 -= Principes de fonctionnement dans Flora =
23 += Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =
24 24  
25 +== Principe général ==
26 +
25 25  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
26 26  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
27 27  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -28,8 +28,10 @@
28 28  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
29 29  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
30 30  
31 -= Grilles de saisie à utiliser =
33 +== Grilles de saisie à utiliser ==
32 32  
35 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
36 +
33 33  Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
34 34  
35 35  * de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
... ... @@ -41,18 +41,6 @@
41 41  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
42 42  )))
43 43  
44 -(% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage**
45 -|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
46 -|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
47 -|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
48 -|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
49 -|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
50 -|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
51 -|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
52 -|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
53 -|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
54 -|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
55 -
56 56  [[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 57  
58 58  
... ... @@ -59,13 +59,11 @@
59 59  [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 60  
61 61  
62 -= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
54 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
63 63  
64 -La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
65 -Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
66 -Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
56 +Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
67 67  
68 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
58 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Grilles à utiliser**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités / règles**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
69 69  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
70 70  Entrées : grille** Registre - Acquisition **
71 71  
... ... @@ -176,17 +176,22 @@
176 176  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
177 177  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
178 178  
179 -= Champs obligatoires pour le registre =
169 +== Champs obligatoires pour le registre ==
180 180  
181 181  La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
182 182  Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
183 183  
174 +(% class="box warningmessage" %)
175 +(((
176 +L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
177 +)))
178 +
184 184  En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
185 185  
186 186  * **néant **: en l’absence avérée d’information,
187 187  * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
188 188  
189 -== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
184 +=== Table Entrées ===
190 190  
191 191  * Mode d’acquisition (thésaurus)
192 192  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
... ... @@ -196,7 +196,7 @@
196 196  * Date de l’acte d’acquisition
197 197  * Mention des concours publics (AS / ANS)
198 198  
199 -== Champs obligatoires dans la table Biens ==
194 +=== Table Biens ===
200 200  
201 201  (% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
202 202  
... ... @@ -211,7 +211,7 @@
211 211  * Inscriptions (thésaurus)
212 212  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
213 213  
214 -= Étapes d’intégration d’une notice au registre =
209 += Procédure d’intégration d’une notice au registre =
215 215  
216 216  Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
217 217  
... ... @@ -218,7 +218,7 @@
218 218  == Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
219 219  
220 220  (((
221 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
216 +Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3).
222 222  )))
223 223  
224 224  (((
... ... @@ -230,16 +230,16 @@
230 230  == Terminer la saisie de chaque notice ==
231 231  
232 232  (((
233 -(% start="1" %)
234 -1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
228 +Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
235 235  )))
236 236  
237 237  (((
238 -(% start="2" %)
239 -1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
240 -Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
241 -L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
242 -1. La notice passe en état « attente validation saisie »
232 +Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
233 +
234 +* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
235 +* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
236 +
237 +La notice passe en état « attente validation saisie ».
243 243  )))
244 244  
245 245  [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -247,7 +247,7 @@
247 247  
248 248  [[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
249 249  
250 -== Valider ou refuser la notice ==
245 +== Valider ou refuser la saisie ==
251 251  
252 252  Dans la barre d’outils :
253 253  
... ... @@ -308,9 +308,10 @@
308 308  
309 309  == Confirmer l’intégration ==
310 310  
311 -1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
312 -1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
306 +Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
313 313  
308 +La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
309 +
314 314  [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 315  
316 316  
... ... @@ -364,6 +364,8 @@
364 364  
365 365  
366 366  
363 +
364 +
367 367  [[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
368 368  
369 369  
... ... @@ -375,6 +375,8 @@
375 375  
376 376  == Page de garde et annexes aux registres papier ==
377 377  
376 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
377 +
378 378  Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
379 379  
380 380  Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
... ... @@ -388,165 +388,7 @@
388 388  [[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
389 389  
390 390  
391 -= (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =
392 392  
393 -Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora.
394 -Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres.
395 -
396 -(% class="box infomessage" %)
397 -(((
398 -Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**.
399 -)))
400 -
401 -== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert ==
402 -
403 -1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
404 -1. (((
405 -Rattachez le bien à cette nouvelle entrée :
406 -
407 -* (((
408 -Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
409 -
410 -* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
411 -* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
412 -)))
413 -* (((
414 -Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats, utilisez la fonction d’association multiple :
415 -
416 -* première opération : renseigner l’ancienne entrée,
417 -* seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
418 -)))
419 -)))
420 -
421 -[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
422 -
423 -
424 -[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
425 -
426 -
427 -=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien ===
428 -
429 -Depuis la notice du bien, renseignez :
430 -
431 -1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
432 -1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
433 -
434 -[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
435 -
436 -
437 -=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats ===
438 -
439 -Utilisez la fonction d’association multiple :
440 -
441 -1. première opération : renseigner l’ancienne entrée,
442 -1. seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
443 -
444 -[[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
445 -
446 -
447 -[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
448 -
449 -
450 -[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
451 -
452 -
453 -== Radier le bien du registre des dépôts ==
454 -
455 -1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
456 -1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ //Observation//, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
457 -1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
458 -
459 -(% class="box infomessage" %)
460 -(((
461 -**Le bien doit impérativement être radié du registre des dépôts avant son intégration au registre des biens affectés.**
462 -)))
463 -
464 -[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
465 -
466 -
467 -[[Table registres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
468 -
469 -
470 -[[Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
471 -
472 -
473 -[[Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
474 -
475 -
476 -[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
477 -
478 -
479 -== Intégrer le bien au registre des biens affectés ==
480 -
481 -1. Modifiez la notice Bien dans la table documentaire.
482 -1. Utilisez la grille **02. Registre – Transfert de propriété**.
483 -1. (((
484 -Renseignez :
485 -
486 -* le **nouveau numéro d’inventaire**,
487 -* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs //Autres numéros//.
488 -)))
489 -1. Dans le champ **« Enregistrer le transfert de propriété »**, sélectionnez **Oui**.
490 -
491 -(% class="box warningmessage" %)
492 -(((
493 -Cette condition est indispensable pour que le bouton d’intégration apparaisse.
494 -)))
495 -
496 -(% start="5" %)
497 -1. Cliquez ensuite sur l’**icône du tampon** pour lancer l’intégration.
498 -1. Confirmez dans la fenêtre qui s’ouvre : cliquez sur **Oui** pour valider.
499 -
500 -
501 -
502 -
503 -
504 -
505 -[[image:1747740027614-948.png]]
506 -
507 -
508 -[[image:1747740075472-359.png]]
509 -
510 -
511 -Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
512 -
513 -
514 -[[image:1747740216286-288.png]]
515 -
516 -
517 -(% class="box warningmessage" %)
518 -(((
519 -//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
520 -)))
521 -
522 -
523 -Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
524 -
525 -
526 -(% class="box warningmessage" %)
527 -(((
528 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
529 -)))
530 -
531 -[[image:1747740258746-408.png]]
532 -
533 -
534 -[[image:1747740398485-927.png]]
535 -
536 -
537 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
538 -
539 -[[image:1747733815373-706.png]]
540 -
541 -
542 -Résultat :
543 -
544 -[[image:1747740624210-211.png]]
545 -
546 -
547 -
548 -
549 -
550 550  
551 551  )))
552 552  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -554,26 +554,42 @@
554 554  (((
555 555  **Sommaire**
556 556  
557 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
399 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
558 558  )))
559 559  
560 560  (% class="box" %)
561 561  (((
562 -**Aller plus loin**
404 +**Aller plus loin***
563 563  
564 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
565 -* Saisir une entrée
566 566  * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
567 567  * [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
568 568  * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
569 569  * [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
410 +
411 +* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]]
412 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
413 +* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
414 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
415 +* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
570 570  * [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
417 +* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]]
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424 +* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
425 +* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
426 +* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
427 +* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
428 +* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
429 +* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
430 +* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications
431 +* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
432 +* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]Imprimer via les modèles de publication
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