Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -1,7 +1,6 @@
  (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
  |(% style="width:840px" %)(((
--(((
  (% class="box" %)
  (((
  En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
@@ -41,7 +41,7 @@
  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
  )))
--(% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage**
++(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
  |Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
  |Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
  |Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
@@ -211,6 +211,11 @@
  * Inscriptions (thésaurus)
  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
++)))
++
  = Étapes d’intégration d’une notice au registre =
  Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
@@ -236,10 +236,11 @@
  (((
  (% start="2" %)
--1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
--Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
--L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
--1. La notice passe en état « attente validation saisie »
++1. **Une fenêtre s’ouvre automatiquement** pour signaler si la notice est **conforme** ou **incomplète** au regard des exigences du registre.
++
++* Si tous les champs obligatoires sont renseignés, le message confirme que la notice est complète.
++* Si certains champs sont manquants, la fenêtre affiche la liste des éléments à compléter.
++* Dans tous les cas, l’utilisateur peut cliquer sur **OK** pour valider la fin de saisie et poursuivre (même si des champs restent vides à ce stade).
  )))
  [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -247,21 +247,21 @@
  [[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Valider ou refuser la notice ==
++== Valider la notice ==
--Dans la barre d’outils :
++Dans la barre d’outils, cliquez sur **Valider ou Refuser la saisie** :
--* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
--* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
++* Si la notice est conforme, elle passe en état « validée » ;
++* Si elle est refusée, un commentaire peut être saisi pour indiquer les corrections à apporter.
--=== Cas 1 : validation de la saisie ===
++=== Validation de la saisie  ===
--[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1752740695143-744.png]]
--=== Cas 2 : refus de la saisie ===
++=== Refus de la saisie ===
--[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1752740777236-430.png]]
  (((
@@ -268,97 +268,75 @@
  )))
  (((
--[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1752740879474-916.png]]
  )))
--[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Lancer l’intégration au registre ==
++(((
++Une fois validée, la notice// //de// //Bien (liée à une Entrée) peut être intégrée dans le registre.
--== Lancer l’intégration au registre ==
++Cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils.
++)))
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
++
++
++)))
++)))|(% style="width:300px" %)(((
++(% class="box" %)
  (((
--Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
++**Sommaire**
++)))
--**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
++(% class="box" %)
++(((
++**Aller plus loin**
--* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
--* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
++* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
++* Saisir une entrée
++* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
++* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
++* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
++* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
++)))
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box" %)
  (((
--À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
++**Icônes principales**
  )))
  )))
--[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
--[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
--[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Confirmer l’intégration ==
--1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
--1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
--[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Consulter et éditer les registres =
--Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
--Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
--== Consulter le registre ==
--1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**
--1. (((
--Renseignez les critères de filtrage :
--* **Année d’inscription au registre**
--* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
--* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
--)))
--1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
-->(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
--[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Éditer le registre ==
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
--1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
--1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.
--1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
--1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
--)))
--[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
@@ -365,106 +365,231 @@
--[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Page de garde et annexes aux registres papier ==
--Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
--Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
--[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++= Intégration des notices biens au registre =
++
++
++
--)))
++
++
++
++Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]].
++.
++
++[[image:1747733341634-347.png]]
++
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
++
++
++[[image:1747733457810-510.png]]
++
++
++* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
++
++
++
++[[image:1747734678656-824.png]]
++
++
++* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
++
++[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
++
++
++Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
++
++
++[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
++
++
++
++La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
++
++[[image:1747733892872-758.png]]
++
++
++La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
++
++[[image:1747733938343-251.png]]
++
++(% class="box warningmessage" %)
  (((
--[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
++)))
++ Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
--= (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =
++* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
++* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
--Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora.
--Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres.
++Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
++
++= Édition des registres =
++
++
++Accéder au menu **Registres / Recherche**
++
++[[image:1747734834496-206.png]]
++
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**.
++//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
  )))
--== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert ==
++Il est possible de sélectionner :
--1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
--1. (((
--Rattachez le bien à cette nouvelle entrée :
++* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
++* L’année d'inscription au registre
++* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
--* (((
--Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
++de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
--* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
--* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
++Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
++
++
++Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
++
++[[image:1747734875829-175.png]]
++
++Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
++
++[[image:1747734980868-601.png]]
++
++Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
++
++[[image:1747735028293-815.png]]
++
++
++
++Résultat :
++
++[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
++
++
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
++
++
++== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
++
++
++Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
++
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
  )))
--* (((
--Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats, utilisez la fonction d’association multiple :
--* première opération : renseigner l’ancienne entrée,
--* seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
++Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
++
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
  )))
++
++
++[[image:1747735219379-682.png]]
++
++
++__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
++
++[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
++
++
++
++= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
++
++
++Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
++
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
  )))
--[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
++* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
++* Radier le bien du registre des dépôts
++* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
--[[Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Rattachement à la nouvelle entrée ==
--=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien ===
++=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
--Depuis la notice du bien, renseignez :
--* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
--* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
++[[image:1747739157175-278.png]]
--[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1747739231189-417.png]]
--=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats ===
--Utilisez la fonction d’association multiple :
--* première opération : renseigner l’ancienne entrée,
--* seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
++=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
--[[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++==== Attachement unitaire ====
--[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt.>>image:1747741015186-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Dans la notice du bien indiquer manuellement :
++* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
++* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
--[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1747741041295-431.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1747740793119-487.png]]
--== Radier le bien du registre des dépôts ==
++==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
--* Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
--* Passez en modification sur la version figée de la notice.
--* (((
--Dans le champ //Observation//, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
--)))
--* Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
++Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Le bien doit impérativement être radié du registre des dépôts avant son intégration au registre des biens affectés.**
--)))
++Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
++* Sélectionner les notices à rattacher
++* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
++
++[[image:1747740946609-961.png]]
++
++
++Première association à effectuer :
++
++* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
++* Lancer le traitement
++
++[[image:1747741015186-251.png]]
++
++
++Seconde association à effectuer :
++
++* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
++* Lancer le traitement
++
++[[image:1747741041295-431.png]]
++
++
++== Radiation du registre des dépôts ==
++
++
++=== Rechercher la notice du bien déposé ===
++
++
++Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
++
  [[image:1747739687774-731.png]]
@@ -496,7 +496,7 @@
  [[image:1747739908497-919.png]]
--[[image:1747739946868-909.png]]
++[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
@@ -547,38 +547,3 @@
  Résultat :
  [[image:1747740624210-211.png]]
--
--
--
--
--
--
--)))
--)))|(% style="width:300px" %)(((
--(% class="box" %)
--(((
--**Sommaire**
--
--{{toc depth="1" numbered="true"/}}
--)))
--
--(% class="box" %)
--(((
--**Aller plus loin**
--
--* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
--* Saisir une entrée
--* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
--* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
--* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
--* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
--* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
--)))
--
--(% class="box" %)
--(((
--**Icônes principales**
--)))
--)))
--
--

1747740913871-566.png

Taille

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--1.0 KB
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Contenu

1752741260000-790.png

Auteur

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.DBA

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1		-295.9 KB

Contenu

1752742679603-588.png

Auteur

...	...	@@ -1,1 +1,0 @@
1		-XWiki.DBA

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