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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 81.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 11:57
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modifié par admin admin
sur 2025/08/12 14:44
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les registres réglementaires
1 +Mettre à jour les registres réglementaires dans Flora
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -4,24 +4,31 @@
4 4  (((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
8 -Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
7 +La gestion des **registres réglementaires** (registre d’inventaire des biens affectés et registre des biens reçus en dépôt) est une obligation légale pour tous les musées de France définie par la loi et l’arrêté du 25 mai 2004.
9 9  
9 +Qu’il s’agisse :
10 +
11 +* **d’intégrer de nouveaux biens**,
12 +* **de transférer la propriété** d’objets initialement reçus en dépôt,
13 +* ou **de radier des biens** de l’inventaire,
14 +
10 10  Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= Cadre légal et normes applicables aux registres =
19 += Respecter le cadre légal et les normes applicables aux registres =
15 15  
16 -La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
21 +Les mises à jour s’appuient sur les textes réglementaires en vigueur :
17 17  
18 -(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
19 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
20 -|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
23 +(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Référence**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Contenu**
24 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002 **relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
25 +|**Arrêté du 25 mai 2004** (application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 21  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
22 22  
23 -= Principes de fonctionnement dans Flora =
28 += Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =
24 24  
30 +== Principe général ==
31 +
25 25  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
26 26  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
27 27  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -28,8 +28,10 @@
28 28  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
29 29  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
30 30  
31 -= Grilles de saisie à utiliser =
38 +== Grilles de saisie à utiliser ==
32 32  
40 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
41 +
33 33  Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
34 34  
35 35  * de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
... ... @@ -41,18 +41,6 @@
41 41  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
42 42  )))
43 43  
44 -(% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage**
45 -|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
46 -|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
47 -|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
48 -|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
49 -|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
50 -|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
51 -|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
52 -|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
53 -|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
54 -|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
55 -
56 56  [[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 57  
58 58  
... ... @@ -59,13 +59,11 @@
59 59  [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 60  
61 61  
62 -= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
59 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
63 63  
64 -La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
65 -Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
66 -Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
61 +Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
67 67  
68 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
63 +(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de bien**|(% style="background-color:#cbcbea; width:209px" %)**Grilles à utiliser**|(% style="background-color:#cbcbea; width:302px" %)**Spécificités / règles**|(% style="background-color:#cbcbea; width:257px" %)**Exemple(s)**
69 69  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
70 70  Entrées : grille** Registre - Acquisition **
71 71  
... ... @@ -176,17 +176,22 @@
176 176  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
177 177  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
178 178  
179 -= Champs obligatoires pour le registre =
174 +== Champs obligatoires pour le registre ==
180 180  
181 181  La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
182 182  Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
183 183  
179 +(% class="box warningmessage" %)
180 +(((
181 +L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
182 +)))
183 +
184 184  En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
185 185  
186 186  * **néant **: en l’absence avérée d’information,
187 187  * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
188 188  
189 -== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
189 +=== Table Entrées ===
190 190  
191 191  * Mode d’acquisition (thésaurus)
192 192  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
... ... @@ -196,7 +196,7 @@
196 196  * Date de l’acte d’acquisition
197 197  * Mention des concours publics (AS / ANS)
198 198  
199 -== Champs obligatoires dans la table Biens ==
199 +=== Table Biens ===
200 200  
201 201  (% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
202 202  
... ... @@ -211,7 +211,7 @@
211 211  * Inscriptions (thésaurus)
212 212  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
213 213  
214 -= Étapes d’intégration d’une notice au registre =
214 += Procédure d’intégration d’une notice au registre =
215 215  
216 216  Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
217 217  
... ... @@ -218,7 +218,7 @@
218 218  == Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
219 219  
220 220  (((
221 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
221 +Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3).
222 222  )))
223 223  
224 224  (((
... ... @@ -230,16 +230,16 @@
230 230  == Terminer la saisie de chaque notice ==
231 231  
232 232  (((
233 -(% start="1" %)
234 -1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
233 +Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
235 235  )))
236 236  
237 237  (((
238 -(% start="2" %)
239 -1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
240 -Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
241 -L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
242 -1. La notice passe en état « attente validation saisie »
237 +Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
238 +
239 +* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
240 +* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
241 +
242 +La notice passe en état « attente validation saisie ».
243 243  )))
244 244  
245 245  [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -247,7 +247,7 @@
247 247  
248 248  [[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
249 249  
250 -== Valider ou refuser la notice ==
250 +== Valider ou refuser la saisie ==
251 251  
252 252  Dans la barre d’outils :
253 253  
... ... @@ -308,9 +308,10 @@
308 308  
309 309  == Confirmer l’intégration ==
310 310  
311 -1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
312 -1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
311 +Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
313 313  
313 +La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
314 +
314 314  [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 315  
316 316  
... ... @@ -376,6 +376,8 @@
376 376  
377 377  == Page de garde et annexes aux registres papier ==
378 378  
380 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
381 +
379 379  Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
380 380  
381 381  Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
... ... @@ -389,169 +389,7 @@
389 389  [[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
390 390  
391 391  
392 -= (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =
393 393  
394 -Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora.
395 -Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres.
396 -
397 -(% class="box infomessage" %)
398 -(((
399 -Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**.
400 -)))
401 -
402 -== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert ==
403 -
404 -1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
405 -1. (((
406 -Rattachez le bien à cette nouvelle entrée :
407 -
408 -* (((
409 -Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
410 -
411 -* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
412 -* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
413 -)))
414 -* (((
415 -Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats, utilisez la fonction d’association multiple :
416 -
417 -* première opération : renseigner l’ancienne entrée,
418 -* seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
419 -)))
420 -)))
421 -
422 -[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
423 -
424 -
425 -[[Saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
426 -
427 -
428 -=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien ===
429 -
430 -Depuis la notice du bien, renseignez :
431 -
432 -* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
433 -* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
434 -
435 -[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
436 -
437 -
438 -=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats ===
439 -
440 -Utilisez la fonction d’association multiple :
441 -
442 -* première opération : renseigner l’ancienne entrée,
443 -* seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
444 -
445 -[[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
446 -
447 -
448 -[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt.>>image:1747741015186-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
449 -
450 -
451 -[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1747741041295-431.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 -
453 -
454 -== Radier le bien du registre des dépôts ==
455 -
456 -* Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
457 -* Passez en modification sur la version figée de la notice.
458 -* (((
459 -Dans le champ //Observation//, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
460 -)))
461 -* Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
462 -
463 -(% class="box infomessage" %)
464 -(((
465 -**Le bien doit impérativement être radié du registre des dépôts avant son intégration au registre des biens affectés.**
466 -)))
467 -
468 -[[image:1747739687774-731.png]]
469 -
470 -
471 -=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
472 -
473 -
474 -Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
475 -
476 -[[image:1747739728922-844.png]]
477 -
478 -
479 -(% class="box successmessage" %)
480 -(((
481 -//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
482 -)))
483 -
484 -
485 -[[image:1747739870875-332.png]]
486 -
487 -
488 -(% class="box warningmessage" %)
489 -(((
490 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
491 -)))
492 -
493 -
494 -Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
495 -
496 -[[image:1747739908497-919.png]]
497 -
498 -
499 -[[image:1747739946868-909.png]]
500 -
501 -
502 -== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
503 -
504 -
505 -Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
506 -
507 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
508 -
509 -
510 -[[image:1747740027614-948.png]]
511 -
512 -
513 -[[image:1747740075472-359.png]]
514 -
515 -
516 -Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
517 -
518 -
519 -[[image:1747740216286-288.png]]
520 -
521 -
522 -(% class="box warningmessage" %)
523 -(((
524 -//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
525 -)))
526 -
527 -
528 -Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
529 -
530 -
531 -(% class="box warningmessage" %)
532 -(((
533 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
534 -)))
535 -
536 -[[image:1747740258746-408.png]]
537 -
538 -
539 -[[image:1747740398485-927.png]]
540 -
541 -
542 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
543 -
544 -[[image:1747733815373-706.png]]
545 -
546 -
547 -Résultat :
548 -
549 -[[image:1747740624210-211.png]]
550 -
551 -
552 -
553 -
554 -
555 555  
556 556  )))
557 557  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -559,26 +559,50 @@
559 559  (((
560 560  **Sommaire**
561 561  
562 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
403 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
563 563  )))
564 564  
565 565  (% class="box" %)
566 566  (((
567 -**Aller plus loin**
408 +**Aller plus loin***
568 568  
569 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
570 -* Saisir une entrée
571 571  * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
572 572  * [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
573 573  * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
574 574  * [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
414 +
415 +* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]]
416 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
417 +* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
418 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
419 +* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
575 575  * [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
421 +* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]]
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428 +* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
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430 +* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
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432 +* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
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434 +* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
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436 +* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
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438 +* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
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440 +* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications
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442 +* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
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444 +* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]Imprimer via les modèles de publication
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