Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires
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Résumé
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Détails
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +Gérer les registres réglementaires - Parent
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome - Contenu
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... ... @@ -1,250 +1,253 @@ 1 -{{box title="**Sommaire**"}} 2 -{{toc depth="1"/}} 3 -{{/box}} 1 + 4 4 5 -= **Introduction** = 3 +|(% style="width:840px" %)((( 4 +(% class="box" %) 5 +((( 6 +En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004. 7 +Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution. 6 6 9 +Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**. 10 +))) 7 7 8 -== Réglementation == 9 - 10 - 11 -La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France. 12 - 13 - 14 -Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France : 15 - 16 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]] 17 - 18 -Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]] 19 - 20 - 21 -L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections. 22 - 23 -Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]] 24 - 25 - 26 -L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » : 27 - 28 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]] 29 - 30 - 31 -== Modalités pratiques == 32 - 33 - 34 -Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt : 35 - 36 -* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques 37 -* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée 38 -* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée 39 -* En conformité avec les exigences légales 40 - 41 -Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres. 42 - 43 -Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle. 44 - 45 - 46 -L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale. 47 - 48 - 49 -(% class="box warningmessage" %) 50 50 ((( 51 -//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).// 52 -))) 13 += Cadre légal et normes applicables aux registres = 53 53 54 - **Vocabulaireàutiliserpour les tables« scientifiques»:**15 +La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous : 55 55 56 -* //Table documentaire des Biens// 57 -* //Table documentaire des Entrées// 17 +(% class="active" %)|=Référence|=Contenu 18 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation. 19 +|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**. 20 +|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires. 58 58 59 - **Vocabulaireàutiliser pour les registres légaux :**22 += Principes de fonctionnement dans Flora = 60 60 61 -* //Registre des biens affectés// 62 -* //Registre de biens reçus en dépôt// 24 +* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**. 25 +* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis. 26 +* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires. 27 +* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires. 28 +* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année. 63 63 64 - **Vocabulaire àproscrire:**30 += Grilles de saisie à utiliser = 65 65 66 - *// Registredes entrées:ilprête àconfusion//32 +Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent : 67 67 34 +* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres, 35 +* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires, 36 +* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier. 37 + 68 68 (% class="box infomessage" %) 69 69 ((( 70 - //L’intégration d’unenoticebien aux registres effectueraun « copier-coller »dela noticeau formattextuel (doncavecpertedes liensdynamiquesverslesthésaurus et autorités), dansunetabledistinctedela tabledocumentairedesbiens. Decette manière lanoticesera« déconnectée »detouteslesévolutionsapportéesaux données documentaireset scientifiques (y comprislesthésaurusetlistesde contrôle)//40 +**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation. 71 71 ))) 72 72 43 +(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage** 44 +|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés 45 +|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions 46 +|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt 47 +|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue 48 +|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété) 49 +|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes 50 +|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt 51 +|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis 52 +|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés 53 +|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété) 73 73 55 +[[Entrées → grilles pour registres>>image:1752737550994-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 74 74 75 75 58 +[[Biens → grilles pour registres>>image:1752737567684-816.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 76 76 77 77 61 += Organisation de la saisie selon la nature des biens = 78 78 79 -== Attention : le registre papier fait foi == 63 +La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…). 64 +Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles. 65 +Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires. 80 80 67 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)** 68 +|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)((( 69 +Entrées : grille** Registre - Acquisition ** 81 81 82 -Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**. 71 +Biens :** **grille** Registre - Biens affectés** 72 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien 73 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)((( 74 +Entrée : 2025.1 83 83 84 -Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer. 85 - 86 -(% class="box warningmessage" %) 87 -((( 88 -//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.// 76 +Bien : 2025.1.1 89 89 ))) 78 +|((( 79 +**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes** 80 +)))|(% style="width:209px" %)((( 81 +Entrées : grille **Registre - Acquisition** 90 90 83 +Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés ** 91 91 92 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens == 85 +Si biens remarquables : saisie individuelle 86 +)))|(% style="width:302px" %)((( 87 +- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble 88 +- Joindre un document descriptif 93 93 90 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique 94 94 95 -=== Nouvelles acquisitions === 92 +- Numérotation : 93 +• Ensemble : année.numérolot.0 94 +• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc. 95 +)))|(% style="width:257px" %)((( 96 +Entrée : 2011.3 96 96 98 +Ensemble : 2011.3.0 97 97 98 - La saisiedes nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts seraréaliséeau fur et à mesure de leur mise enœuvredans les tables des Entrées et des biens.100 +1er bien : 2011.3.1 99 99 100 - L’intégration au registresera réalisée une fois lebienentréau musée, via le workflow de validation des notices biens.102 +2eme bien : 2011.3.2 101 101 102 - 103 -(% class="box infomessage" %) 104 -((( 105 -//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.// 104 + 106 106 ))) 106 +|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)((( 107 +Entrées : **grille** **Registre - Dépôt** 107 107 109 +Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt** 110 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation 111 +- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)((( 112 +Entrée : D2025.1 108 108 109 -=== Inventaire rétrospectifs === 114 +Bien : D2025.1.1 115 +))) 116 +|((( 117 +**Nouveaux dépôts - ensembles complexes** 110 110 111 - 112 -Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant. 113 - 114 -Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.** 115 115 120 +)))|(% style="width:209px" %)((( 121 +Entrées : grille **Registre - Dépôt** 116 116 117 - //Exemple~://****pourle35^^e^^biensaisien inventairerétrospectifen 2011,sonnumérod’inventairesera**2011.0.35**123 +Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt** 118 118 119 -Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut. 125 +Si biens remarquables : saisie individuelle 126 +)))|(% style="width:302px" %)((( 127 +- Saisie immédiate ou différée 128 +- Joindre un document descriptif 120 120 121 -Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif. 130 +- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique 131 +- Numérotation : 132 +• Ensemble : Dannée.numérolot.0 133 +• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc. 134 +)))|(% style="width:257px" %)((( 135 +Entrée : D2011.1 122 122 137 +Ensemble : D2011.1.0 123 123 124 - S'il y a connaissanced'informationscomplémentaires quand aux modalités d’entrées, il est possible de créer des notices d’entréesdont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir:139 +1er bien : D2011.1.1 125 125 126 -* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024 127 -* le numéro de lot : 0 128 -* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01 141 +2eme bien : D2011.1.2 142 +))) 143 +|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)((( 144 +Entrées : grille **Inventaire rétrospectif** 129 129 130 -//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.// 146 +Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés ** 147 +)))|(% style="width:302px" %)((( 148 +- Entrée liée : année.0 149 +Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02) 131 131 132 132 133 -[[image:1747723638621-244.png]] 152 +- Numérotation biens : 153 +• Bien simple : année.0.numérobien 154 +• Ensemble : année.0.numérolot.0 155 +• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc. 156 +)))|(% style="width:257px" %)((( 157 +Entrée : 2011.0 134 134 135 -(% style="text-align: center;" %) 136 -//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif// 159 +Bien : 2011.0.35 137 137 138 138 162 +**Ensembles complexes **: 139 139 140 - [[image:1747723844014-278.png]]164 +Entrée : 2011.0 141 141 142 -(% style="text-align: center;" %) 143 -//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement// 166 +Ensemble : 2011.0.36.0 144 144 145 - 146 -L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0. 147 - 148 - 149 -(% class="box infomessage" %) 150 -((( 151 -//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens. 152 -Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu. 153 -A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.// 168 +Bien remarquable : 2011.0.36.1 154 154 ))) 170 +|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)((( 171 +Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens** 172 +)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés 173 +- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)— 174 +|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)((( 175 +Entrées : **grille Registre - Origine inconnue** 176 +)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)— 155 155 178 += Champs obligatoires pour le registre = 156 156 157 -==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ==== 180 +La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**. 181 +Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.** 158 158 183 +En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention : 159 159 160 -Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts. 185 +* **néant **: en l’absence avérée d’information, 186 +* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée. 161 161 188 +== Champs obligatoires dans la table Entrées == 162 162 163 -=== Récolement décennal === 190 +* Mode d’acquisition (thésaurus) 191 +* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu 192 +* Musée acquéreur (liste de contrôle) 193 +* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle) 194 +* Référence de l’acte 195 +* Date de l’acte d’acquisition 196 +* Mention des concours publics (AS / ANS) 164 164 198 +== Champs obligatoires dans la table Biens == 165 165 166 - **Lescampagnes de récolementontaussi pourdemettre à jour lesregistres**200 +(% class="small mark" %)**Version 4.5.60** 167 167 168 -Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite. 202 +* Numéro d’inventaire 203 +* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle 204 +* Domaine (thésaurus) 205 +* Dénomination (thésaurus) 206 +* Matières/techniques (thésaurus) 207 +* Dimensions 208 +* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle) 209 +* Prix d’achat 210 +* Inscriptions (thésaurus) 211 +* Constat d’état initial (date + état de conservation) 169 169 170 -Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse. 171 - 172 -Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids). 173 - 174 - 175 -=== Ensembles complexes === 176 - 177 - 178 -Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0. 179 - 180 -Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe) 181 - 182 -(% class="box successmessage" %) 213 +(% class="box infomessage" %) 183 183 ((( 184 - //Si desbiensremarquables sontàinscrireen tantquetels,ilspourront l’êtreà la suite del’ensemblecomplexe.//215 +À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF). 185 185 ))) 186 186 187 -Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante : 188 188 189 -* 2011.0.1 bien simple 190 -* 2011.0.2 bien simple 191 -* 2011.0.3.0 ensemble complexe 192 -* 2011.0.3.1 1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe 193 -* 2011.0.3.2 2eme bien remarquable de l’ensemble complexe 194 -* 2011.0.4 bien simple 195 -* 2011.0.5.0 ensemble complexe 196 -* etc. 197 197 198 -= Saisie des données nécessaires au registres = 199 199 200 - 201 -== Champs obligatoires en saisie == 202 - 203 - 204 -Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien. 205 - 206 -(% class="box warningmessage" %) 221 + 222 +))) 223 +)))|(% style="width:300px" %)((( 224 +(% class="box" %) 207 207 ((( 208 - //Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//226 +**Sommaire** 209 209 ))) 210 210 211 -En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés. 229 +(% class="box" %) 230 +((( 231 +**Aller plus loin** 212 212 213 -Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés. 233 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]] 234 +* Saisir une entrée 235 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 236 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 237 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 238 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]] 239 +))) 214 214 215 -**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :** 216 - 217 -* Mode acquisition (thésaurus) 218 -* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire 219 -* Musée acquéreur (liste de contrôle) 220 -* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle) 221 -* Référence de l’acte 222 -* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation) 223 -* Mention des concours publics (liste de contrôle) 224 - 225 -**Les champs obligatoires dans la table des biens sont les suivants :** 226 - 227 -* Numéro d’inventaire 228 -* Date d’affectation 229 -* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle) 230 -* Prix d’achat 231 -* Domaine (thésaurus) 232 -* Dénomination (thésaurus) 233 -* Matières/techniques (thésaurus) 234 -* Dimensions 235 -* Type d’inscriptions (thésaurus) 236 -* Date du constat état (assistant datation) 237 -* État de conservation (liste de contrôle) 238 - 239 -(% class="box infomessage" %) 241 +(% class="box" %) 240 240 ((( 241 -(% style="text-align: center;" %) 242 -//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.// 243 +**Icônes principales** 243 243 ))) 245 +))) 244 244 245 -Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant. 246 246 247 247 249 + 250 + 248 248 == Grille de saisie d'un bien affecté aux collections == 249 249 250 250 ... ... @@ -420,7 +420,7 @@ 420 420 421 421 (% class="box infomessage" %) 422 422 ((( 423 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien : 426 +En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien : 424 424 425 425 * Avis des instances scientifiques 426 426 * Prix ... ... @@ -428,6 +428,8 @@ 428 428 * Constat d’état initial 429 429 430 430 Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant. 434 + 435 +**Disponibilité à partir de la version 4.5.60** 431 431 ))) 432 432 433 433 [[image:1747732693654-638.png]] ... ... @@ -440,8 +440,7 @@ 440 440 Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait. 441 441 442 442 443 -(% style="text-align: center;" %) 444 -[[image:1747733138196-550.png]] 448 +[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 445 445 446 446 L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien. 447 447 ... ... @@ -454,37 +454,40 @@ 454 454 [[image:1747733341634-347.png]] 455 455 456 456 (% class="wikigeneratedid" %) 457 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image: 2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .461 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] . 458 458 459 -[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 460 460 461 -(% class="wikigeneratedid" %) 462 -Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer. 464 +[[image:1747733457810-510.png]] 463 463 464 -[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 465 465 466 -(% class="wikigeneratedid" %) 467 -Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés. 467 +* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice. 468 468 469 -[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 470 470 471 471 471 +[[image:1747734678656-824.png]] 472 472 473 -[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 474 474 474 +* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés. 475 475 476 +[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 476 476 477 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre. 478 478 479 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.** 479 479 480 -[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]] 481 481 482 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 482 482 483 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre : 484 484 485 -[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]] 486 486 486 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre. 487 487 488 +[[image:1747733892872-758.png]] 489 + 490 + 491 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre : 492 + 493 +[[image:1747733938343-251.png]] 494 + 488 488 (% class="box warningmessage" %) 489 489 ((( 490 490 //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.// ... ... @@ -501,15 +501,11 @@ 501 501 = Édition des registres = 502 502 503 503 504 - == (% id="cke_bm_6212S"style="display:none"%) (%%)Listesdebiens à imprimer==511 +Accéder au menu **Registres / Recherche** 505 505 513 +[[image:1747734834496-206.png]] 506 506 507 -Se connecter avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche** 508 508 509 - 510 -[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]] 511 - 512 - 513 513 (% class="box infomessage" %) 514 514 ((( 515 515 //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.// ... ... @@ -526,25 +526,23 @@ 526 526 Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique. 527 527 528 528 529 -Pour éditer le registre, sélectionner l 'intégralité desdonnées et cliquer sur le bouton« générerleregistreenpdf»:532 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** : 530 530 531 -[[image:17 15334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]534 +[[image:1747734875829-175.png]] 532 532 536 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider : 533 533 534 - Cliquer sur "OK"pour obtenir le fichier :538 +[[image:1747734980868-601.png]] 535 535 536 - [[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"height="157"width="535"class="img-thumbnail"]]540 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier : 537 537 542 +[[image:1747735028293-815.png]] 538 538 539 -Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge : 540 540 541 -[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]] 542 542 543 - 544 - 545 545 Résultat : 546 546 547 -[[image:17 15334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]548 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 548 548 549 549 550 550 (% class="wikigeneratedid" %) ... ... @@ -556,29 +556,28 @@ 556 556 557 557 Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde. 558 558 559 -Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique. 560 - 561 561 (% class="box successmessage" %) 562 562 ((( 563 - //L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//562 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document. 564 564 ))) 565 565 565 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier. 566 566 567 -En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier. 568 - 569 569 (% class="box successmessage" %) 570 570 ((( 571 - //Pour télécharger ces pages d'annexes,revenirsurl’écrande recherche desregistresetsélectionnerle format désiré (WordouOpenOffice).Ilestpossible d'ajouterunepageau début decedocumentpour créerla page degardeet toutimprimer en uneseule fois.//569 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.** 572 572 ))) 573 573 574 574 575 -[[image:17 15335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]573 +[[image:1747735219379-682.png]] 576 576 577 577 578 - [[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"height="561"width="1094"class="img-thumbnail"]]576 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt) 579 579 578 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 580 580 581 581 581 + 582 582 = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété = 583 583 584 584 ... ... @@ -598,13 +598,13 @@ 598 598 == Rattachement à la nouvelle entrée == 599 599 600 600 601 -=== Créer une entrée detype« transfert de propriété»===601 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** === 602 602 603 603 604 -[[image:17 15343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]604 +[[image:1747739157175-278.png]] 605 605 606 606 607 -[[image:17 15343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]607 +[[image:1747739231189-417.png]] 608 608 609 609 610 610 ... ... @@ -611,9 +611,44 @@ 611 611 === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée === 612 612 613 613 614 - [[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457"width="1073" class="img-thumbnail"]]614 +==== Attachement unitaire ==== 615 615 616 +Dans la notice du bien indiquer manuellement : 616 616 618 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée 619 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée 620 + 621 +[[image:1747740793119-487.png]] 622 + 623 + 624 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ==== 625 + 626 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]]. 627 + 628 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats. 629 + 630 +* Sélectionner les notices à rattacher 631 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]] 632 + 633 +[[image:1747740946609-961.png]] 634 + 635 + 636 +Première association à effectuer : 637 + 638 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée 639 +* Lancer le traitement 640 + 641 +[[image:1747741015186-251.png]] 642 + 643 + 644 +Seconde association à effectuer : 645 + 646 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée 647 +* Lancer le traitement 648 + 649 +[[image:1747741041295-431.png]] 650 + 651 + 617 617 == Radiation du registre des dépôts == 618 618 619 619 ... ... @@ -622,20 +622,17 @@ 622 622 623 623 Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche. 624 624 660 +[[image:1747739687774-731.png]] 625 625 626 -[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]] 627 627 628 - 629 - 630 630 === Radier le bien du registre des dépôts via la modification === 631 631 632 632 633 633 Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts. 634 634 668 +[[image:1747739728922-844.png]] 635 635 636 -[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]] 637 637 638 - 639 639 (% class="box successmessage" %) 640 640 ((( 641 641 //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).// ... ... @@ -642,7 +642,7 @@ 642 642 ))) 643 643 644 644 645 -[[image:17 15343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]677 +[[image:1747739870875-332.png]] 646 646 647 647 648 648 (% class="box warningmessage" %) ... ... @@ -653,9 +653,10 @@ 653 653 654 654 Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour : 655 655 688 +[[image:1747739908497-919.png]] 656 656 657 -[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]] 658 658 691 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 659 659 660 660 661 661 == Intégration du bien au registre des biens affectés == ... ... @@ -663,21 +663,21 @@ 663 663 664 664 Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens. 665 665 699 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.** 666 666 667 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété". 668 668 702 +[[image:1747740027614-948.png]] 669 669 670 -[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]] 671 671 705 +[[image:1747740075472-359.png]] 672 672 673 -[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]] 674 674 675 - 676 676 Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien. 677 677 678 -[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]] 679 679 711 +[[image:1747740216286-288.png]] 680 680 713 + 681 681 (% class="box warningmessage" %) 682 682 ((( 683 683 //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.// ... ... @@ -687,13 +687,22 @@ 687 687 Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés : 688 688 689 689 690 -[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]] 691 - 692 - 693 -[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]] 694 - 695 - 696 696 (% class="box warningmessage" %) 697 697 ((( 698 698 //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! // 699 699 ))) 727 + 728 +[[image:1747740258746-408.png]] 729 + 730 + 731 +[[image:1747740398485-927.png]] 732 + 733 + 734 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.** 735 + 736 +[[image:1747733815373-706.png]] 737 + 738 + 739 +Résultat : 740 + 741 +[[image:1747740624210-211.png]]
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