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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 8.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 11:29
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À la version 21.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 13:42
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -2,7 +2,7 @@
2 2  {{toc depth="1"/}}
3 3  {{/box}}
4 4  
5 -= **Introduction** =
5 += Introduction =
6 6  
7 7  
8 8  == Réglementation ==
... ... @@ -70,12 +70,6 @@
70 70  //L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
71 71  )))
72 72  
73 -
74 -
75 -
76 -
77 -
78 -
79 79  == Attention : le registre papier fait foi ==
80 80  
81 81  
... ... @@ -154,7 +154,7 @@
154 154  )))
155 155  
156 156  
157 -==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
151 +==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
158 158  
159 159  
160 160  Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
... ... @@ -420,7 +420,7 @@
420 420  
421 421  (% class="box infomessage" %)
422 422  (((
423 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien : 
417 +En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
424 424  
425 425  * Avis des instances scientifiques
426 426  * Prix
... ... @@ -428,6 +428,8 @@
428 428  * Constat d’état initial
429 429  
430 430  Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
425 +
426 +**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
431 431  )))
432 432  
433 433  [[image:1747732693654-638.png]]
... ... @@ -440,8 +440,7 @@
440 440  Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
441 441  
442 442  
443 -(% style="text-align: center;" %)
444 -[[image:1747733138196-550.png]]
439 +[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
445 445  
446 446  L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
447 447  
... ... @@ -454,37 +454,40 @@
454 454  [[image:1747733341634-347.png]]
455 455  
456 456  (% class="wikigeneratedid" %)
457 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .
452 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
458 458  
459 -[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
460 460  
461 -(% class="wikigeneratedid" %)
462 -Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
455 +[[image:1747733457810-510.png]]
463 463  
464 -[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
465 465  
466 -(% class="wikigeneratedid" %)
467 -Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
458 +* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
468 468  
469 -[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
470 470  
471 471  
462 +[[image:1747734678656-824.png]]
472 472  
473 -[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
474 474  
465 +* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
475 475  
467 +[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
476 476  
477 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
478 478  
470 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
479 479  
480 -[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
481 481  
473 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
482 482  
483 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
484 484  
485 -[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
486 486  
477 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
487 487  
479 +[[image:1747733892872-758.png]]
480 +
481 +
482 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
483 +
484 +[[image:1747733938343-251.png]]
485 +
488 488  (% class="box warningmessage" %)
489 489  (((
490 490  //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
... ... @@ -501,15 +501,11 @@
501 501  = Édition des registres =
502 502  
503 503  
504 -== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
502 +Accéder au menu **Registres / Recherche**
505 505  
504 +[[image:1747734834496-206.png]]
506 506  
507 -Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
508 508  
509 -
510 -[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
511 -
512 -
513 513  (% class="box infomessage" %)
514 514  (((
515 515  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -526,25 +526,23 @@
526 526  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
527 527  
528 528  
529 -Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
523 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
530 530  
531 -[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
525 +[[image:1747734875829-175.png]]
532 532  
527 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
533 533  
534 -Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
529 +[[image:1747734980868-601.png]]
535 535  
536 -[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
531 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
537 537  
533 +[[image:1747735028293-815.png]]
538 538  
539 -Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
540 540  
541 -[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
542 542  
543 -
544 -
545 545  Résultat :
546 546  
547 -[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
539 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
548 548  
549 549  
550 550  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -556,29 +556,28 @@
556 556  
557 557  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
558 558  
559 -Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
560 -
561 561  (% class="box successmessage" %)
562 562  (((
563 -//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
553 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
564 564  )))
565 565  
556 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
566 566  
567 -En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
568 -
569 569  (% class="box successmessage" %)
570 570  (((
571 -//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
560 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
572 572  )))
573 573  
574 574  
575 -[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
564 +[[image:1747735219379-682.png]]
576 576  
577 577  
578 -[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
567 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
579 579  
569 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
580 580  
581 581  
572 +
582 582  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
583 583  
584 584  
... ... @@ -598,13 +598,13 @@
598 598  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
599 599  
600 600  
601 -=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
592 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
602 602  
603 603  
604 -[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
595 +[[image:1747739157175-278.png]]
605 605  
606 606  
607 -[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
598 +[[image:1747739231189-417.png]]
608 608  
609 609  
610 610  
... ... @@ -611,9 +611,44 @@
611 611  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
612 612  
613 613  
614 -[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
605 +==== Attachement unitaire ====
615 615  
607 +Dans la notice du bien indiquer manuellement :
616 616  
609 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
610 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
611 +
612 +[[image:1747740793119-487.png]]
613 +
614 +
615 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
616 +
617 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
618 +
619 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
620 +
621 +* Sélectionner les notices à rattacher
622 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
623 +
624 +[[image:1747740946609-961.png]]
625 +
626 +
627 +Première association à effectuer :
628 +
629 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
630 +* Lancer le traitement
631 +
632 +[[image:1747741015186-251.png]]
633 +
634 +
635 +Seconde association à effectuer :
636 +
637 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
638 +* Lancer le traitement
639 +
640 +[[image:1747741041295-431.png]]
641 +
642 +
617 617  == Radiation du registre des dépôts ==
618 618  
619 619  
... ... @@ -622,20 +622,17 @@
622 622  
623 623  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
624 624  
651 +[[image:1747739687774-731.png]]
625 625  
626 -[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
627 627  
628 -
629 -
630 630  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
631 631  
632 632  
633 633  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
634 634  
659 +[[image:1747739728922-844.png]]
635 635  
636 -[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
637 637  
638 -
639 639  (% class="box successmessage" %)
640 640  (((
641 641  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -642,7 +642,7 @@
642 642  )))
643 643  
644 644  
645 -[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
668 +[[image:1747739870875-332.png]]
646 646  
647 647  
648 648  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -653,9 +653,10 @@
653 653  
654 654  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
655 655  
679 +[[image:1747739908497-919.png]]
656 656  
657 -[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
658 658  
682 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
659 659  
660 660  
661 661  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -663,21 +663,21 @@
663 663  
664 664  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
665 665  
690 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
666 666  
667 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
668 668  
693 +[[image:1747740027614-948.png]]
669 669  
670 -[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
671 671  
696 +[[image:1747740075472-359.png]]
672 672  
673 -[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
674 674  
675 -
676 676  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
677 677  
678 -[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
679 679  
702 +[[image:1747740216286-288.png]]
680 680  
704 +
681 681  (% class="box warningmessage" %)
682 682  (((
683 683  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -687,13 +687,22 @@
687 687  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
688 688  
689 689  
690 -[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
691 -
692 -
693 -[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
694 -
695 -
696 696  (% class="box warningmessage" %)
697 697  (((
698 698  //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
699 699  )))
718 +
719 +[[image:1747740258746-408.png]]
720 +
721 +
722 +[[image:1747740398485-927.png]]
723 +
724 +
725 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
726 +
727 +[[image:1747733815373-706.png]]
728 +
729 +
730 +Résultat :
731 +
732 +[[image:1747740624210-211.png]]
1747733433435-876.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
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Taille
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Auteur
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