Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -20,8 +20,10 @@
  |**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
--= Principes de fonctionnement dans Flora =
++= Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =
++== Principe général ==
++
  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
@@ -28,7 +28,7 @@
  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
--= Grilles de saisie à utiliser =
++== Grilles de saisie à utiliser ==
  Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
@@ -59,11 +59,9 @@
  [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
++== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
--La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
--Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
--Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
++Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
  (% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
@@ -176,17 +176,22 @@
  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
--= Champs obligatoires pour le registre =
++== Champs obligatoires pour le registre ==
  La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
  Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
++)))
++
  En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
  * **néant **: en l’absence avérée d’information,
  * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
--== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
++=== Table Entrées ===
  * Mode d’acquisition (thésaurus)
  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
@@ -196,7 +196,7 @@
  * Date de l’acte d’acquisition
  * Mention des concours publics (AS / ANS)
--== Champs obligatoires dans la table Biens ==
++=== Table Biens ===
  (% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
@@ -211,7 +211,7 @@
  * Inscriptions (thésaurus)
  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
--= Étapes d’intégration d’une notice au registre =
++= Procédure d’intégration d’une notice au registre =
  Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
@@ -230,16 +230,16 @@
  == Terminer la saisie de chaque notice ==
  (((
--(% start="1" %)
--1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
++Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
  )))
  (((
--(% start="2" %)
--1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
--Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
--L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
--1. La notice passe en état « attente validation saisie »
++Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
++
++* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
++* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
++
++La notice passe en état « attente validation saisie ».
  )))
  [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -247,7 +247,7 @@
  [[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Valider ou refuser la notice ==
++== Valider ou refuser la saisie ==
  Dans la barre d’outils :
@@ -308,9 +308,10 @@
  == Confirmer l’intégration ==
--1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
--1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
++Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
++La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
++
  [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -364,6 +364,10 @@
++
++
++
++
  [[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -402,7 +402,7 @@
 . Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
 . (((
--Rattachez le bien à cette nouvelle entrée :
++Rattachez ensuite le bien à cette nouvelle entrée :
  * (((
  Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
@@ -411,10 +411,10 @@
  * le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
  )))
  * (((
--Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats, utilisez la fonction d’attachement multiple :
++Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats :
--* première opération : renseigner l’ancienne entrée,
--* seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
++* 1ʳᵉ opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
++* 2ᵉ opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
  )))
  )))
@@ -421,141 +421,95 @@
  [[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1747739231189-417.png]]
++[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien ===
--=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
++Depuis la notice du bien, renseignez :
++1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
++1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
--==== Attachement unitaire ====
++[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Dans la notice du bien indiquer manuellement :
--* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
--* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
++=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats ===
--[[image:1747740793119-487.png]]
++Utilisez la fonction d’association multiple :
++1. première opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
++1. seconde opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
--==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
++[[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png]].
--Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
++[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* Sélectionner les notices à rattacher
--* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png]]
--[[image:1747740946609-961.png]]
++[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Première association à effectuer :
++== Radier le bien du registre des dépôts ==
--* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
--* Lancer le traitement
++1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
++1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
++1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
--[[image:1747741015186-251.png]]
--
--
--Seconde association à effectuer :
--
--* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
--* Lancer le traitement
--
--[[image:1747741041295-431.png]]
--
--
--== Radiation du registre des dépôts ==
--
--
--=== Rechercher la notice du bien déposé ===
--
--
--Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
--
--[[image:1747739687774-731.png]]
--
--
--=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
--
--
--Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
--
--[[image:1747739728922-844.png]]
--
--
--(% class="box successmessage" %)
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
++Cette étape est **obligatoire** avant toute intégration dans le registre des biens affectés.
  )))
++[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1747739870875-332.png]]
++[[Table registres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
--)))
++[[Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
--[[image:1747739908497-919.png]]
++[[Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1747739946868-909.png]]
++[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
++== Intégrer le bien au registre des biens affectés ==
++1. Modifiez la notice dans la **table des biens**.
++1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**.
++1. (((
++Renseignez :
--Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
--
--Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
--
--
--[[image:1747740027614-948.png]]
--
--
--[[image:1747740075472-359.png]]
--
--
--Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
--
--
--[[image:1747740216286-288.png]]
--
--
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
++* le **nouveau numéro d’inventaire**,
++* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**.
++* le champ **Enregistrer le transfert de propriété** : sélectionnez **Oui**.
  )))
++1. Enregistrez la notice.
++1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils.
++1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation.
++[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
++[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
--)))
--[[image:1747740258746-408.png]]
++[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1747740398485-927.png]]
++[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
++[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1747733815373-706.png]]
++[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Résultat :
--[[image:1747740624210-211.png]]
++[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -568,7 +568,7 @@
  (((
  **Sommaire**
--{{toc depth="1" numbered="true"/}}
++{{toc depth="2" numbered="true"/}}
  )))
  (% class="box" %)

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