Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires
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Résumé
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Pièces jointes (0 modifications, 23 ajouts, 0 suppressions)
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Titre
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 - Gérerles registres réglementaires1 +Intégrer des biens aux registres réglementaires - Contenu
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... ... @@ -20,8 +20,10 @@ 20 20 |**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**. 21 21 |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires. 22 22 23 -= Principesde fonctionnement dans Flora =23 += Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora = 24 24 25 +== Principe général == 26 + 25 25 * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**. 26 26 * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis. 27 27 * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires. ... ... @@ -28,7 +28,7 @@ 28 28 * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires. 29 29 * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année. 30 30 31 -= Grilles de saisie à utiliser = 33 +== Grilles de saisie à utiliser == 32 32 33 33 Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent : 34 34 ... ... @@ -41,18 +41,6 @@ 41 41 **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation. 42 42 ))) 43 43 44 -(% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage** 45 -|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés 46 -|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions 47 -|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt 48 -|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue 49 -|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété) 50 -|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes 51 -|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt 52 -|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis 53 -|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés 54 -|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété) 55 - 56 56 [[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 57 57 58 58 ... ... @@ -59,13 +59,11 @@ 59 59 [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 60 60 61 61 62 -= Organisation de la saisie selon la nature des biens = 52 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens == 63 63 64 -La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…). 65 -Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles. 66 -Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires. 54 +Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation. 67 67 68 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)** SaisiedansFlora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**56 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Grilles à utiliser**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités / règles**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)** 69 69 |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)((( 70 70 Entrées : grille** Registre - Acquisition ** 71 71 ... ... @@ -176,17 +176,22 @@ 176 176 Entrées : **grille Registre - Origine inconnue** 177 177 )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)— 178 178 179 -= Champs obligatoires pour le registre = 167 +== Champs obligatoires pour le registre == 180 180 181 181 La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**. 182 182 Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.** 183 183 172 +(% class="box warningmessage" %) 173 +((( 174 +L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier. 175 +))) 176 + 184 184 En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention : 185 185 186 186 * **néant **: en l’absence avérée d’information, 187 187 * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée. 188 188 189 -== Champs obligatoiresdans la tableEntrées ==182 +=== Table Entrées === 190 190 191 191 * Mode d’acquisition (thésaurus) 192 192 * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu ... ... @@ -196,7 +196,7 @@ 196 196 * Date de l’acte d’acquisition 197 197 * Mention des concours publics (AS / ANS) 198 198 199 -== Champs obligatoiresdans la tableBiens ==192 +=== Table Biens === 200 200 201 201 (% class="mark small" %)**Version 4.5.60** 202 202 ... ... @@ -211,7 +211,7 @@ 211 211 * Inscriptions (thésaurus) 212 212 * Constat d’état initial (date + état de conservation) 213 213 214 -= Étapesd’intégration d’une notice au registre =207 += Procédure d’intégration d’une notice au registre = 215 215 216 216 Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**. 217 217 ... ... @@ -218,7 +218,7 @@ 218 218 == Saisir les notices dans les grilles dédiées == 219 219 220 220 ((( 221 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3et4).214 +Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3). 222 222 ))) 223 223 224 224 ((( ... ... @@ -230,16 +230,16 @@ 230 230 == Terminer la saisie de chaque notice == 231 231 232 232 ((( 233 -(% start="1" %) 234 -1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète. 226 +Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète. 235 235 ))) 236 236 237 237 ((( 238 -(% start="2" %) 239 -1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non. 240 -Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste. 241 -L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer. 242 -1. La notice passe en état « attente validation saisie » 230 +Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non. 231 + 232 +* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste. 233 +* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer. 234 + 235 +La notice passe en état « attente validation saisie ». 243 243 ))) 244 244 245 245 [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] ... ... @@ -247,7 +247,7 @@ 247 247 248 248 [[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 249 249 250 -== Valider ou refuser la notice ==243 +== Valider ou refuser la saisie == 251 251 252 252 Dans la barre d’outils : 253 253 ... ... @@ -308,9 +308,10 @@ 308 308 309 309 == Confirmer l’intégration == 310 310 311 -1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire. 312 -1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien. 304 +Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire. 313 313 306 +La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien. 307 + 314 314 [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 315 315 316 316 ... ... @@ -363,7 +363,6 @@ 363 363 364 364 365 365 366 - 367 367 [[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 368 368 369 369 ... ... @@ -402,7 +402,7 @@ 402 402 403 403 1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**. 404 404 1. ((( 405 -Rattachez le bien à cette nouvelle entrée : 398 +Rattachez ensuite le bien à cette nouvelle entrée : 406 406 407 407 * ((( 408 408 Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez : ... ... @@ -411,10 +411,10 @@ 411 411 * le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert. 412 412 ))) 413 413 * ((( 414 -Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats ,utilisez la fonction d’attachement multiple:407 +Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats : 415 415 416 -* premièreopération :renseignerl’ancienne entrée,417 -* secondeopération :renseignerla nouvelle entréedetransfert.409 +* 1ʳᵉ opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt), 410 +* 2ᵉ opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert). 418 418 ))) 419 419 ))) 420 420 ... ... @@ -421,141 +421,95 @@ 421 421 [[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 422 422 423 423 424 -[[image:17 47739231189-417.png]]417 +[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 425 425 426 426 420 +=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien === 427 427 428 - ===Rattacherle oulesbiensconcernésà cettenouvelleentrée ===422 +Depuis la notice du bien, renseignez : 429 429 424 +1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt, 425 +1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert. 430 430 431 - ====Attachement unitaire ====427 +[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 432 432 433 -Dans la notice du bien indiquer manuellement : 434 434 435 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée 436 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée 430 +=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats === 437 437 438 - [[image:1747740793119-487.png]]432 +Utilisez la fonction d’association multiple : 439 439 434 +1. première opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt), 435 +1. seconde opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert). 440 440 441 - ====Associerdes noticesbiensàdesnoticesentrées par lot====437 +[[Table des biens → sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 442 442 443 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png]]. 444 444 445 - Fonctionnalité disponible depuislaliste derésultats.440 +[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 446 446 447 -* Sélectionner les notices à rattacher 448 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png]] 449 449 450 -[[image:17 47740946609-961.png]]443 +[[Seconde association → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 451 451 452 452 453 - Premièreassociationàeffectuer:446 +== Radier le bien du registre des dépôts == 454 454 455 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée 456 -* Lancer le traitement 448 +1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**. 449 +1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »// 450 +1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation. 457 457 458 -[[image:1747741015186-251.png]] 459 - 460 - 461 -Seconde association à effectuer : 462 - 463 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée 464 -* Lancer le traitement 465 - 466 -[[image:1747741041295-431.png]] 467 - 468 - 469 -== Radiation du registre des dépôts == 470 - 471 - 472 -=== Rechercher la notice du bien déposé === 473 - 474 - 475 -Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche. 476 - 477 -[[image:1747739687774-731.png]] 478 - 479 - 480 -=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification === 481 - 482 - 483 -Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts. 484 - 485 -[[image:1747739728922-844.png]] 486 - 487 - 488 -(% class="box successmessage" %) 452 +(% class="box infomessage" %) 489 489 ((( 490 - //**Ajouterlamention :**«bien radié desdépôts par transfertde propriété sous lenuméro d'inventaire… »dans lechamp observation (cetexteestdisponibledansl’aideen ligne surce champ).//454 +Cette étape est **obligatoire** avant toute intégration dans le registre des biens affectés. 491 491 ))) 492 492 457 +[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 493 493 494 -[[image:1747739870875-332.png]] 495 495 460 +[[Table registres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 496 496 497 -(% class="box warningmessage" %) 498 -((( 499 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !// 500 -))) 501 501 463 +[[Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 502 502 503 -Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour : 504 504 505 -[[image:17 47739908497-919.png]]466 +[[Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 506 506 507 507 508 -[[image:1747739946868-909.png]] 469 +[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 509 509 510 510 511 -== Intégr ationdubien au registre des biens affectés ==472 +== Intégrer le bien au registre des biens affectés == 512 512 474 +1. Modifiez la notice dans la **table des biens**. 475 +1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**. 476 +1. ((( 477 +Renseignez : 513 513 514 -Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens. 515 - 516 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.** 517 - 518 - 519 -[[image:1747740027614-948.png]] 520 - 521 - 522 -[[image:1747740075472-359.png]] 523 - 524 - 525 -Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien. 526 - 527 - 528 -[[image:1747740216286-288.png]] 529 - 530 - 531 -(% class="box warningmessage" %) 532 -((( 533 -//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.// 479 +* le **nouveau numéro d’inventaire**, 480 +* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**. 481 +* le champ **Enregistrer le transfert de propriété** : sélectionnez **Oui**. 534 534 ))) 483 +1. Enregistrez la notice. 484 +1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils. 485 +1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation. 535 535 487 +[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 536 536 537 -Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés : 538 538 490 +[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 539 539 540 -(% class="box warningmessage" %) 541 -((( 542 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! // 543 -))) 544 544 545 -[[image:17 47740258746-408.png]]493 +[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 546 546 547 547 548 -[[image:17 47740398485-927.png]]496 +[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 549 549 550 550 551 - Un message de confirmationapparait : cliquer sur **OUI** pour intégrerlebien au registre.Pourannulerl'opération, cliquer sur**NON.**499 +[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 552 552 553 -[[image:1747733815373-706.png]] 554 554 502 +[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 555 555 556 -Résultat : 557 557 558 -[[image:1747740624210-211.png]] 505 +[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 559 559 560 560 561 561 ... ... @@ -577,6 +577,9 @@ 577 577 578 578 * [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]] 579 579 * Saisir une entrée 527 +* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]] 528 +* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]] 529 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]] 580 580 * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 581 581 * [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 582 582 * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] ... ... @@ -587,6 +587,17 @@ 587 587 (% class="box" %) 588 588 ((( 589 589 **Icônes principales** 540 + 541 +* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées 542 +* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens 543 +* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres 544 +* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice 545 +* [[image:1752749413577-942.png||height="39" width="36"]]Modifier la notice 546 +* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications 547 +* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications 548 +* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications 549 +* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire 550 +* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]imprimer via les modèles de publication 590 590 ))) 591 591 ))) 592 592
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