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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 76.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 11:38
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À la version 59.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 10:48
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,7 +1,6 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 7  En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
... ... @@ -41,7 +41,7 @@
41 41  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
42 42  )))
43 43  
44 -(% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage**
43 +(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
45 45  |Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
46 46  |Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
47 47  |Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
... ... @@ -211,6 +211,11 @@
211 211  * Inscriptions (thésaurus)
212 212  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
213 213  
213 +(% class="box infomessage" %)
214 +(((
215 +À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
216 +)))
217 +
214 214  = Étapes d’intégration d’une notice au registre =
215 215  
216 216  Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
... ... @@ -247,19 +247,19 @@
247 247  
248 248  [[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
249 249  
250 -== Valider ou refuser la notice ==
254 +== Valider la notice ==
251 251  
252 -Dans la barre d’outils :
256 +Dans la barre d’outils, cliquez sur **Valider ou Refuser la saisie** :
253 253  
254 -* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
255 -* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
258 +* Si la notice est conforme, elle passe en état « saisie validée » ;
259 +* Si elle est refusée, elle passe en état « saisie refusée » et un commentaire peut être saisi pour indiquer les corrections à apporter.
256 256  
257 -=== Cas 1 : validation de la saisie ===
261 +=== Validation de la saisie ===
258 258  
259 259  [[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
260 260  
261 261  
262 -=== Cas 2 : refus de la saisie ===
266 +=== Refus de la saisie ===
263 263  
264 264  [[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
265 265  
... ... @@ -272,13 +272,8 @@
272 272  )))
273 273  
274 274  
275 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
276 -
277 -
278 278  == Lancer l’intégration au registre ==
279 279  
280 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
281 -
282 282  (((
283 283  Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
284 284  
... ... @@ -286,22 +286,17 @@
286 286  
287 287  * **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
288 288  * **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
289 -
290 -(% class="box infomessage" %)
291 -(((
292 -À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
293 293  )))
294 -)))
295 295  
296 296  [[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297 297  
298 298  
299 -=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
293 +=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
300 300  
301 301  [[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
302 302  
303 303  
304 -=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
298 +=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
305 305  
306 306  [[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
307 307  
... ... @@ -314,109 +314,235 @@
314 314  [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 315  
316 316  
317 -[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
311 +[[Résultat sur la notice de bien → date d'intégration au registre et lien vers le registre>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
318 318  
319 319  
320 -[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
314 +[[Résultat dans le registre → notice enregistrée.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321 321  
322 322  
323 -= Consulter et éditer les registres =
324 324  
325 -Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
326 326  
327 -Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
319 +
320 +)))
321 +)))|(% style="width:300px" %)(((
322 +(% class="box" %)
323 +(((
324 +**Sommaire**
328 328  
329 -== Consulter le registre ==
326 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
327 +)))
330 330  
331 -1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**
332 -1. (((
333 -Renseignez les critères de filtrage :
329 +(% class="box" %)
330 +(((
331 +**Aller plus loin**
334 334  
335 -* **Année d’inscription au registre**
336 -* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
337 -* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
333 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
334 +* Saisir une entrée
335 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
336 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
337 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
338 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
338 338  )))
339 -1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
340 340  
341 ->(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
341 +(% class="box" %)
342 +(((
343 +**Icônes principales**
344 +)))
345 +)))
342 342  
343 -[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
344 344  
345 345  
346 -== Éditer le registre ==
347 347  
348 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
349 349  
350 -1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
351 -1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.
352 -1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
353 -1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
354 354  
355 -(% class="box infomessage" %)
356 -(((
357 -Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
358 -)))
359 359  
360 -[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
361 -)))
362 362  
363 363  
364 364  
365 365  
366 -[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
367 367  
368 368  
369 -[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
370 370  
371 371  
372 -[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
373 373  
374 374  
375 -== Page de garde et annexes aux registres papier ==
376 376  
377 -Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
378 378  
379 -Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
380 380  
381 -[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
382 382  
383 -
384 -)))
385 385  
368 +
369 +
370 +
371 +
372 +
373 +
374 +
375 +
376 +
377 +
378 +
379 +
380 +
381 +
382 +
383 +
384 +
385 +
386 +
387 +
388 +
389 +
390 +
391 +
392 +
393 += Intégration des notices biens au registre =
394 +
395 +
396 +
397 +
398 +
399 +
400 +
401 +.
402 +
403 +
404 +
405 +
406 +
407 +
408 +
409 +
410 +*
411 +
412 +
413 +
414 +
415 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
416 +
417 +
418 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
419 +
420 +
421 +
422 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
423 +
424 +[[image:1747733892872-758.png]]
425 +
426 +
427 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
428 +
429 +[[image:1747733938343-251.png]]
430 +
431 +(% class="box warningmessage" %)
386 386  (((
387 -[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
433 +//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
434 +)))
388 388  
436 + Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
389 389  
390 -= (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =
438 +* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
439 +* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
391 391  
392 -Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora.
393 -Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres.
441 +Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
394 394  
443 +
444 += Édition des registres =
445 +
446 +
447 +Accéder au menu **Registres / Recherche**
448 +
449 +[[image:1747734834496-206.png]]
450 +
451 +
395 395  (% class="box infomessage" %)
396 396  (((
397 -Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**.
454 +//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
398 398  )))
399 399  
400 -== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert ==
457 +Il est possible de sélectionner :
401 401  
402 -1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
403 -1. (((
404 -Rattachez le bien à cette nouvelle entrée :
459 +* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
460 +* L’année d'inscription au registre
461 +* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
405 405  
406 -* (((
407 -Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
463 +de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
408 408  
409 -* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
410 -* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
465 +Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
466 +
467 +
468 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
469 +
470 +[[image:1747734875829-175.png]]
471 +
472 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
473 +
474 +[[image:1747734980868-601.png]]
475 +
476 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
477 +
478 +[[image:1747735028293-815.png]]
479 +
480 +
481 +
482 +Résultat :
483 +
484 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
485 +
486 +
487 +(% class="wikigeneratedid" %)
488 +Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
489 +
490 +
491 +== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
492 +
493 +
494 +Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
495 +
496 +(% class="box successmessage" %)
497 +(((
498 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
411 411  )))
412 -* (((
413 -Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats, utilisez la fonction d’attachement multiple :
414 414  
415 -* première opération : renseigner l’ancienne entrée,
416 -* seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
501 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
502 +
503 +(% class="box successmessage" %)
504 +(((
505 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
417 417  )))
507 +
508 +
509 +[[image:1747735219379-682.png]]
510 +
511 +
512 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
513 +
514 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
515 +
516 +
517 +
518 += Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
519 +
520 +
521 +Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
522 +
523 +(% class="box successmessage" %)
524 +(((
525 +//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
418 418  )))
419 419  
528 +Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
529 +
530 +* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
531 +* Radier le bien du registre des dépôts
532 +* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
533 +
534 +== Rattachement à la nouvelle entrée ==
535 +
536 +
537 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
538 +
539 +
420 420  [[image:1747739157175-278.png]]
421 421  
422 422  
... ... @@ -439,12 +439,12 @@
439 439  
440 440  ==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
441 441  
442 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png]].
562 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
443 443  
444 444  Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
445 445  
446 446  * Sélectionner les notices à rattacher
447 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png]]
567 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
448 448  
449 449  [[image:1747740946609-961.png]]
450 450  
... ... @@ -504,7 +504,7 @@
504 504  [[image:1747739908497-919.png]]
505 505  
506 506  
507 -[[image:1747739946868-909.png]]
627 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
508 508  
509 509  
510 510  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
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577 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
578 -* Saisir une entrée
579 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
580 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
581 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
582 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
583 -* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
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