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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 74.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 11:29
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À la version 91.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 12:36
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -20,8 +20,10 @@
20 20  |**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 21  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
22 22  
23 -= Principes de fonctionnement dans Flora =
23 += Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =
24 24  
25 +== Principe général ==
26 +
25 25  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
26 26  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
27 27  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -28,7 +28,7 @@
28 28  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
29 29  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
30 30  
31 -= Grilles de saisie à utiliser =
33 +== Grilles de saisie à utiliser ==
32 32  
33 33  Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
34 34  
... ... @@ -59,11 +59,9 @@
59 59  [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 60  
61 61  
62 -= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
64 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
63 63  
64 -La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
65 -Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
66 -Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
66 +Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
67 67  
68 68  (% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
69 69  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
... ... @@ -176,17 +176,22 @@
176 176  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
177 177  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
178 178  
179 -= Champs obligatoires pour le registre =
179 +== Champs obligatoires pour le registre ==
180 180  
181 181  La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
182 182  Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
183 183  
184 +(% class="box warningmessage" %)
185 +(((
186 +L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
187 +)))
188 +
184 184  En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
185 185  
186 186  * **néant **: en l’absence avérée d’information,
187 187  * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
188 188  
189 -== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
194 +=== Table Entrées ===
190 190  
191 191  * Mode d’acquisition (thésaurus)
192 192  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
... ... @@ -196,7 +196,7 @@
196 196  * Date de l’acte d’acquisition
197 197  * Mention des concours publics (AS / ANS)
198 198  
199 -== Champs obligatoires dans la table Biens ==
204 +=== Table Biens ===
200 200  
201 201  (% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
202 202  
... ... @@ -211,7 +211,7 @@
211 211  * Inscriptions (thésaurus)
212 212  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
213 213  
214 -= Étapes d’intégration d’une notice au registre =
219 += Procédure d’intégration d’une notice au registre =
215 215  
216 216  Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
217 217  
... ... @@ -230,16 +230,16 @@
230 230  == Terminer la saisie de chaque notice ==
231 231  
232 232  (((
233 -(% start="1" %)
234 -1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
238 +Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
235 235  )))
236 236  
237 237  (((
238 -(% start="2" %)
239 -1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
240 -Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
241 -L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
242 -1. La notice passe en état « attente validation saisie »
242 +Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
243 +
244 +* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
245 +* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
246 +
247 +La notice passe en état « attente validation saisie ».
243 243  )))
244 244  
245 245  [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -308,9 +308,10 @@
308 308  
309 309  == Confirmer l’intégration ==
310 310  
311 -1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
312 -1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
316 +Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
313 313  
318 +La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
319 +
314 314  [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 315  
316 316  
... ... @@ -366,8 +366,6 @@
366 366  
367 367  
368 368  
369 -
370 -
371 371  [[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
372 372  
373 373  
... ... @@ -392,166 +392,128 @@
392 392  [[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
393 393  
394 394  
395 -= (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
399 += (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =
396 396  
401 +Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora.
402 +Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres.
397 397  
398 -Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
399 -
400 -(% class="box successmessage" %)
404 +(% class="box infomessage" %)
401 401  (((
402 -//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
406 +Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**.
403 403  )))
404 404  
405 -Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
409 +== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert ==
406 406  
407 -* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
408 -* Radier le bien du registre des dépôts
409 -* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
411 +1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
412 +1. (((
413 +Rattachez ensuite le bien à cette nouvelle entrée :
410 410  
411 -== Rattachement à la nouvelle entrée ==
415 +* (((
416 +Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
412 412  
418 +* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
419 +* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
420 +)))
421 +* (((
422 +Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats :
413 413  
414 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
424 +* 1ʳᵉ opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
425 +* 2ᵉ opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
426 +)))
427 +)))
415 415  
429 +[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
416 416  
417 -[[image:1747739157175-278.png]]
418 418  
432 +[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
419 419  
420 -[[image:1747739231189-417.png]]
421 421  
435 +=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien ===
422 422  
437 +Depuis la notice du bien, renseignez :
423 423  
424 -=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
439 +1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
440 +1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
425 425  
442 +[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
426 426  
427 -==== Attachement unitaire ====
428 428  
429 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
445 +=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats ===
430 430  
431 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
432 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
447 +Utilisez la fonction d’association multiple :
433 433  
434 -[[image:1747740793119-487.png]]
449 +1. première opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
450 +1. seconde opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
435 435  
452 +[[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
436 436  
437 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
438 438  
439 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png]].
455 +[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
440 440  
441 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
442 442  
443 -* Sélectionner les notices à rattacher
444 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png]]
458 +[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
445 445  
446 -[[image:1747740946609-961.png]]
447 447  
461 +== Radier le bien du registre des dépôts ==
448 448  
449 -Première association à effectuer :
463 +1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
464 +1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
465 +1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
450 450  
451 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
452 -* Lancer le traitement
453 -
454 -[[image:1747741015186-251.png]]
455 -
456 -
457 -Seconde association à effectuer :
458 -
459 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
460 -* Lancer le traitement
461 -
462 -[[image:1747741041295-431.png]]
463 -
464 -
465 -== Radiation du registre des dépôts ==
466 -
467 -
468 -=== Rechercher la notice du bien déposé ===
469 -
470 -
471 -Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
472 -
473 -[[image:1747739687774-731.png]]
474 -
475 -
476 -=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
477 -
478 -
479 -Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
480 -
481 -[[image:1747739728922-844.png]]
482 -
483 -
484 -(% class="box successmessage" %)
467 +(% class="box infomessage" %)
485 485  (((
486 -//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
469 +Cette étape est **obligatoire** avant toute intégration dans le registre des biens affectés.
487 487  )))
488 488  
472 +[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
489 489  
490 -[[image:1747739870875-332.png]]
491 491  
475 +[[Table registres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
492 492  
493 -(% class="box warningmessage" %)
494 -(((
495 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
496 -)))
497 497  
478 +[[Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
498 498  
499 -Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
500 500  
501 -[[image:1747739908497-919.png]]
481 +[[Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
502 502  
503 503  
504 -[[image:1747739946868-909.png]]
484 +[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
505 505  
506 506  
507 -== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
487 +== Intégrer le bien au registre des biens affectés ==
508 508  
489 +1. Modifiez la notice dans la **table des biens**.
490 +1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**.
491 +1. (((
492 +Renseignez :
509 509  
510 -Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
511 -
512 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
513 -
514 -
515 -[[image:1747740027614-948.png]]
516 -
517 -
518 -[[image:1747740075472-359.png]]
519 -
520 -
521 -Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
522 -
523 -
524 -[[image:1747740216286-288.png]]
525 -
526 -
527 -(% class="box warningmessage" %)
528 -(((
529 -//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
494 +* le **nouveau numéro d’inventaire**,
495 +* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**.
496 +* le champ **Enregistrer le transfert de propriété** : sélectionnez **Oui**.
530 530  )))
498 +1. Enregistrez la notice.
499 +1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils.
500 +1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation.
531 531  
502 +[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
532 532  
533 -Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
534 534  
505 +[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
535 535  
536 -(% class="box warningmessage" %)
537 -(((
538 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
539 -)))
540 540  
541 -[[image:1747740258746-408.png]]
508 +[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
542 542  
543 543  
544 -[[image:1747740398485-927.png]]
511 +[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
545 545  
546 546  
547 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
514 +[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
548 548  
549 -[[image:1747733815373-706.png]]
550 550  
517 +[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
551 551  
552 -Résultat :
553 553  
554 -[[image:1747740624210-211.png]]
520 +[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
555 555  
556 556  
557 557  
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