Skip to Content

Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 73.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 11:29
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version
À la version 90.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 12:34
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -20,8 +20,10 @@
20 20  |**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 21  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
22 22  
23 -= Principes de fonctionnement dans Flora =
23 += Comment fonctionne l’intégration au registre dans Flora =
24 24  
25 +== Principe général ==
26 +
25 25  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
26 26  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
27 27  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -28,10 +28,8 @@
28 28  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
29 29  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
30 30  
31 -= Grilles de saisie à utiliser =
33 +== Grilles de saisie à utiliser ==
32 32  
33 -(% class="small mark" %)**Version 4.5.60**
34 -
35 35  Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
36 36  
37 37  * de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
... ... @@ -43,7 +43,7 @@
43 43  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
44 44  )))
45 45  
46 -(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
46 +(% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage**
47 47  |Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
48 48  |Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
49 49  |Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
... ... @@ -61,11 +61,9 @@
61 61  [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 62  
63 63  
64 -= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
64 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
65 65  
66 -La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
67 -Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
68 -Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
66 +Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
69 69  
70 70  (% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
71 71  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
... ... @@ -178,17 +178,22 @@
178 178  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
179 179  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
180 180  
181 -= Champs obligatoires pour le registre =
179 +== Champs obligatoires pour le registre ==
182 182  
183 183  La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
184 184  Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
185 185  
184 +(% class="box warningmessage" %)
185 +(((
186 +L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
187 +)))
188 +
186 186  En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
187 187  
188 188  * **néant **: en l’absence avérée d’information,
189 189  * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
190 190  
191 -== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
194 +=== Table Entrées ===
192 192  
193 193  * Mode d’acquisition (thésaurus)
194 194  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
... ... @@ -198,7 +198,7 @@
198 198  * Date de l’acte d’acquisition
199 199  * Mention des concours publics (AS / ANS)
200 200  
201 -== Champs obligatoires dans la table Biens ==
204 +=== Table Biens ===
202 202  
203 203  (% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
204 204  
... ... @@ -232,16 +232,16 @@
232 232  == Terminer la saisie de chaque notice ==
233 233  
234 234  (((
235 -(% start="1" %)
236 -1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
238 +Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
237 237  )))
238 238  
239 239  (((
240 -(% start="2" %)
241 -1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
242 -Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
243 -L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
244 -1. La notice passe en état « attente validation saisie »
242 +Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
243 +
244 +* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
245 +* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
246 +
247 +La notice passe en état « attente validation saisie ».
245 245  )))
246 246  
247 247  [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -310,9 +310,10 @@
310 310  
311 311  == Confirmer l’intégration ==
312 312  
313 -1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
314 -1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
316 +Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
315 315  
318 +La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
319 +
316 316  [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
317 317  
318 318  
... ... @@ -367,8 +367,6 @@
367 367  
368 368  
369 369  
370 -
371 -
372 372  [[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
373 373  
374 374  
... ... @@ -393,166 +393,128 @@
393 393  [[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
394 394  
395 395  
396 -= (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
398 += (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =
397 397  
400 +Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora.
401 +Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres.
398 398  
399 -Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
400 -
401 -(% class="box successmessage" %)
403 +(% class="box infomessage" %)
402 402  (((
403 -//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
405 +Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**.
404 404  )))
405 405  
406 -Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
408 +== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert ==
407 407  
408 -* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
409 -* Radier le bien du registre des dépôts
410 -* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
410 +1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
411 +1. (((
412 +Rattachez ensuite le bien à cette nouvelle entrée :
411 411  
412 -== Rattachement à la nouvelle entrée ==
414 +* (((
415 +Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
413 413  
417 +* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
418 +* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
419 +)))
420 +* (((
421 +Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats :
414 414  
415 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
423 +* 1ʳᵉ opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
424 +* 2ᵉ opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
425 +)))
426 +)))
416 416  
428 +[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
417 417  
418 -[[image:1747739157175-278.png]]
419 419  
431 +[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
420 420  
421 -[[image:1747739231189-417.png]]
422 422  
434 +=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien ===
423 423  
436 +Depuis la notice du bien, renseignez :
424 424  
425 -=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
438 +1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
439 +1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
426 426  
441 +[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
427 427  
428 -==== Attachement unitaire ====
429 429  
430 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
444 +=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats ===
431 431  
432 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
433 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
446 +Utilisez la fonction d’association multiple :
434 434  
435 -[[image:1747740793119-487.png]]
448 +1. première opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
449 +1. seconde opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
436 436  
451 +[[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
437 437  
438 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
439 439  
440 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png]].
454 +[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
441 441  
442 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
443 443  
444 -* Sélectionner les notices à rattacher
445 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png]]
457 +[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
446 446  
447 -[[image:1747740946609-961.png]]
448 448  
460 +== Radier le bien du registre des dépôts ==
449 449  
450 -Première association à effectuer :
462 +1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
463 +1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
464 +1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
451 451  
452 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
453 -* Lancer le traitement
454 -
455 -[[image:1747741015186-251.png]]
456 -
457 -
458 -Seconde association à effectuer :
459 -
460 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
461 -* Lancer le traitement
462 -
463 -[[image:1747741041295-431.png]]
464 -
465 -
466 -== Radiation du registre des dépôts ==
467 -
468 -
469 -=== Rechercher la notice du bien déposé ===
470 -
471 -
472 -Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
473 -
474 -[[image:1747739687774-731.png]]
475 -
476 -
477 -=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
478 -
479 -
480 -Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
481 -
482 -[[image:1747739728922-844.png]]
483 -
484 -
485 -(% class="box successmessage" %)
466 +(% class="box infomessage" %)
486 486  (((
487 -//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
468 +Cette étape est **obligatoire** avant toute intégration dans le registre des biens affectés.
488 488  )))
489 489  
471 +[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
490 490  
491 -[[image:1747739870875-332.png]]
492 492  
474 +[[Table registres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
493 493  
494 -(% class="box warningmessage" %)
495 -(((
496 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
497 -)))
498 498  
477 +[[Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
499 499  
500 -Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
501 501  
502 -[[image:1747739908497-919.png]]
480 +[[Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
503 503  
504 504  
505 -[[image:1747739946868-909.png]]
483 +[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
506 506  
507 507  
508 -== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
486 +== Intégrer le bien au registre des biens affectés ==
509 509  
488 +1. Modifiez la notice dans la **table des biens**.
489 +1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**.
490 +1. (((
491 +Renseignez :
510 510  
511 -Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
512 -
513 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
514 -
515 -
516 -[[image:1747740027614-948.png]]
517 -
518 -
519 -[[image:1747740075472-359.png]]
520 -
521 -
522 -Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
523 -
524 -
525 -[[image:1747740216286-288.png]]
526 -
527 -
528 -(% class="box warningmessage" %)
529 -(((
530 -//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
493 +* le **nouveau numéro d’inventaire**,
494 +* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**.
495 +* le champ **Enregistrer le transfert de propriété** : sélectionnez **Oui**.
531 531  )))
497 +1. Enregistrez la notice.
498 +1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils.
499 +1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation.
532 532  
501 +[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
533 533  
534 -Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
535 535  
504 +[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
536 536  
537 -(% class="box warningmessage" %)
538 -(((
539 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
540 -)))
541 541  
542 -[[image:1747740258746-408.png]]
507 +[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
543 543  
544 544  
545 -[[image:1747740398485-927.png]]
510 +[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
546 546  
547 547  
548 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
513 +[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
549 549  
550 -[[image:1747733815373-706.png]]
551 551  
516 +[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
552 552  
553 -Résultat :
554 554  
555 -[[image:1747740624210-211.png]]
519 +[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
556 556  
557 557  
558 558  
1752744994986-696.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +139.6 KB
Contenu
1752745009867-563.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +139.6 KB
Contenu
1752745064556-850.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +139.6 KB
Contenu
1752745276005-833.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +158.4 KB
Contenu
1752745382830-294.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +166.4 KB
Contenu
1752745388887-203.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +166.4 KB
Contenu
1752745912577-603.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +270.1 KB
Contenu
1752746328111-912.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +134.5 KB
Contenu
1752746394168-320.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +122.9 KB
Contenu
1752746483802-667.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +146.1 KB
Contenu
1752746578242-442.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +280.8 KB
Contenu
1752746629742-426.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +178.7 KB
Contenu
1752746680996-471.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +289.2 KB
Contenu
1752747202196-446.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +324.4 KB
Contenu
1752747209315-196.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +152.9 KB
Contenu
1752747280642-185.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +138.6 KB
Contenu
1752747299699-356.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +338.1 KB
Contenu