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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 73.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 11:29
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À la version 86.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 12:19
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -30,8 +30,6 @@
30 30  
31 31  = Grilles de saisie à utiliser =
32 32  
33 -(% class="small mark" %)**Version 4.5.60**
34 -
35 35  Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
36 36  
37 37  * de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
... ... @@ -43,7 +43,7 @@
43 43  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
44 44  )))
45 45  
46 -(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
44 +(% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage**
47 47  |Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
48 48  |Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
49 49  |Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
... ... @@ -232,16 +232,16 @@
232 232  == Terminer la saisie de chaque notice ==
233 233  
234 234  (((
235 -(% start="1" %)
236 -1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
233 +Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
237 237  )))
238 238  
239 239  (((
240 -(% start="2" %)
241 -1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
242 -Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
243 -L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
244 -1. La notice passe en état « attente validation saisie »
237 +Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
238 +
239 +* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
240 +* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
241 +
242 +La notice passe en état « attente validation saisie ».
245 245  )))
246 246  
247 247  [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -310,9 +310,10 @@
310 310  
311 311  == Confirmer l’intégration ==
312 312  
313 -1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
314 -1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
311 +Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
315 315  
313 +La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
314 +
316 316  [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
317 317  
318 318  
... ... @@ -367,8 +367,6 @@
367 367  
368 368  
369 369  
370 -
371 -
372 372  [[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
373 373  
374 374  
... ... @@ -393,171 +393,141 @@
393 393  [[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
394 394  
395 395  
396 -= (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
393 += (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =
397 397  
395 +Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora.
396 +Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres.
398 398  
399 -Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
400 -
401 -(% class="box successmessage" %)
398 +(% class="box infomessage" %)
402 402  (((
403 -//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
400 +Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**.
404 404  )))
405 405  
406 -Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
403 +== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert ==
407 407  
408 -* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
409 -* Radier le bien du registre des dépôts
410 -* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
405 +1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
406 +1. (((
407 +Rattachez le bien à cette nouvelle entrée :
411 411  
412 -== Rattachement à la nouvelle entrée ==
409 +* (((
410 +Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
413 413  
412 +* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
413 +* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
414 +)))
415 +* (((
416 +Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats, utilisez la fonction d’association multiple :
414 414  
415 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
418 +* première opération : renseigner l’ancienne entrée,
419 +* seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
420 +)))
421 +)))
416 416  
423 +[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
417 417  
418 -[[image:1747739157175-278.png]]
419 419  
426 +[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
420 420  
421 -[[image:1747739231189-417.png]]
422 422  
429 +=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien ===
423 423  
431 +Depuis la notice du bien, renseignez :
424 424  
425 -=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
433 +1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
434 +1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
426 426  
436 +[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
427 427  
428 -==== Attachement unitaire ====
429 429  
430 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
439 +=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats ===
431 431  
432 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
433 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
441 +Utilisez la fonction d’association multiple :
434 434  
435 -[[image:1747740793119-487.png]]
443 +1. première opération : renseigner l’ancienne entrée,
444 +1. seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
436 436  
446 +[[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
437 437  
438 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
439 439  
440 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png]].
449 +[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
441 441  
442 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
443 443  
444 -* Sélectionner les notices à rattacher
445 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png]]
452 +[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
446 446  
447 -[[image:1747740946609-961.png]]
448 448  
455 +== Radier le bien du registre des dépôts ==
449 449  
450 -Première association à effectuer :
457 +1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
458 +1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ //Observation//, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
459 +1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
451 451  
452 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
453 -* Lancer le traitement
461 +(% class="box infomessage" %)
462 +(((
463 +**Le bien doit impérativement être radié du registre des dépôts avant son intégration au registre des biens affectés.**
464 +)))
454 454  
455 -[[image:1747741015186-251.png]]
466 +[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
456 456  
457 457  
458 -Seconde association à effectuer :
469 +[[Table registres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
459 459  
460 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
461 -* Lancer le traitement
462 462  
463 -[[image:1747741041295-431.png]]
472 +[[Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
464 464  
465 465  
466 -== Radiation du registre des dépôts ==
475 +[[Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
467 467  
468 468  
469 -=== Rechercher la notice du bien déposé ===
478 +[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
470 470  
471 471  
472 -Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
481 +== Intégrer le bien au registre des biens affectés ==
473 473  
474 -[[image:1747739687774-731.png]]
483 +1. Modifiez la notice Bien dans la table documentaire.
484 +1. Utilisez la grille **02. Registre – Transfert de propriété**.
485 +1. (((
486 +Renseignez :
475 475  
476 -
477 -=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
478 -
479 -
480 -Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
481 -
482 -[[image:1747739728922-844.png]]
483 -
484 -
485 -(% class="box successmessage" %)
486 -(((
487 -//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
488 +* le **nouveau numéro d’inventaire**,
489 +* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs //Autres numéros//.
488 488  )))
491 +1. Dans le champ **« Enregistrer le transfert de propriété »**, sélectionnez **Oui**.
489 489  
490 -
491 -[[image:1747739870875-332.png]]
492 -
493 -
494 494  (% class="box warningmessage" %)
495 495  (((
496 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
495 +Cette condition est indispensable pour que le bouton d’intégration au registre apparaisse.
497 497  )))
498 498  
498 +(% start="5" %)
499 +1. Cliquez ensuite sur l’**icône du tampon** pour lancer l’intégration.
500 +1. Confirmez dans la fenêtre qui s’ouvre : cliquez sur **Oui** pour valider.
499 499  
500 -Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
502 +[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
501 501  
502 -[[image:1747739908497-919.png]]
503 503  
505 +[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
504 504  
505 -[[image:1747739946868-909.png]]
506 506  
508 +[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
507 507  
508 -== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
509 509  
511 +[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
510 510  
511 -Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
513 + 
512 512  
513 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
515 +[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
514 514  
515 515  
516 -[[image:1747740027614-948.png]]
517 517  
519 +[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
518 518  
519 -[[image:1747740075472-359.png]]
520 520  
522 +[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
521 521  
522 -Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
523 523  
524 524  
525 -[[image:1747740216286-288.png]]
526 526  
527 527  
528 -(% class="box warningmessage" %)
529 -(((
530 -//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
531 -)))
532 -
533 -
534 -Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
535 -
536 -
537 -(% class="box warningmessage" %)
538 -(((
539 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
540 -)))
541 -
542 -[[image:1747740258746-408.png]]
543 -
544 -
545 -[[image:1747740398485-927.png]]
546 -
547 -
548 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
549 -
550 -[[image:1747733815373-706.png]]
551 -
552 -
553 -Résultat :
554 -
555 -[[image:1747740624210-211.png]]
556 -
557 -
558 -
559 -
560 -
561 561  
562 562  )))
563 563  )))|(% style="width:300px" %)(((
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