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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 73.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 11:29
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/28 09:54
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les registres réglementaires
1 +Intégrer des biens aux registres réglementaires
Contenu
... ... @@ -16,12 +16,14 @@
16 16  La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
17 17  
18 18  (% class="active" %)|=Référence|=Contenu
19 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
20 -|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
19 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002 **relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
20 +|**Arrêté du 25 mai 2004** (application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 21  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
22 22  
23 -= Principes de fonctionnement dans Flora =
23 += Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =
24 24  
25 +== Principe général ==
26 +
25 25  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
26 26  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
27 27  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -28,10 +28,8 @@
28 28  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
29 29  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
30 30  
31 -= Grilles de saisie à utiliser =
33 +== Grilles de saisie à utiliser ==
32 32  
33 -(% class="small mark" %)**Version 4.5.60**
34 -
35 35  Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
36 36  
37 37  * de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
... ... @@ -43,18 +43,6 @@
43 43  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
44 44  )))
45 45  
46 -(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
47 -|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
48 -|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
49 -|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
50 -|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
51 -|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
52 -|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
53 -|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
54 -|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
55 -|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
56 -|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
57 -
58 58  [[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 59  
60 60  
... ... @@ -61,13 +61,11 @@
61 61  [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 62  
63 63  
64 -= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
52 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
65 65  
66 -La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
67 -Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
68 -Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
54 +Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
69 69  
70 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
56 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Grilles à utiliser**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités / règles**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
71 71  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
72 72  Entrées : grille** Registre - Acquisition **
73 73  
... ... @@ -178,17 +178,22 @@
178 178  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
179 179  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
180 180  
181 -= Champs obligatoires pour le registre =
167 +== Champs obligatoires pour le registre ==
182 182  
183 183  La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
184 184  Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
185 185  
172 +(% class="box warningmessage" %)
173 +(((
174 +L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
175 +)))
176 +
186 186  En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
187 187  
188 188  * **néant **: en l’absence avérée d’information,
189 189  * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
190 190  
191 -== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
182 +=== Table Entrées ===
192 192  
193 193  * Mode d’acquisition (thésaurus)
194 194  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
... ... @@ -198,7 +198,7 @@
198 198  * Date de l’acte d’acquisition
199 199  * Mention des concours publics (AS / ANS)
200 200  
201 -== Champs obligatoires dans la table Biens ==
192 +=== Table Biens ===
202 202  
203 203  (% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
204 204  
... ... @@ -213,7 +213,7 @@
213 213  * Inscriptions (thésaurus)
214 214  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
215 215  
216 -= Étapes d’intégration d’une notice au registre =
207 += Procédure d’intégration d’une notice au registre =
217 217  
218 218  Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
219 219  
... ... @@ -220,7 +220,7 @@
220 220  == Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
221 221  
222 222  (((
223 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
214 +Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3).
224 224  )))
225 225  
226 226  (((
... ... @@ -232,16 +232,16 @@
232 232  == Terminer la saisie de chaque notice ==
233 233  
234 234  (((
235 -(% start="1" %)
236 -1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
226 +Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
237 237  )))
238 238  
239 239  (((
240 -(% start="2" %)
241 -1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
242 -Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
243 -L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
244 -1. La notice passe en état « attente validation saisie »
230 +Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
231 +
232 +* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
233 +* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
234 +
235 +La notice passe en état « attente validation saisie ».
245 245  )))
246 246  
247 247  [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -249,7 +249,7 @@
249 249  
250 250  [[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
251 251  
252 -== Valider ou refuser la notice ==
243 +== Valider ou refuser la saisie ==
253 253  
254 254  Dans la barre d’outils :
255 255  
... ... @@ -310,9 +310,10 @@
310 310  
311 311  == Confirmer l’intégration ==
312 312  
313 -1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
314 -1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
304 +Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
315 315  
306 +La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
307 +
316 316  [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
317 317  
318 318  
... ... @@ -369,6 +369,9 @@
369 369  
370 370  
371 371  
364 +
365 +
366 +
372 372  [[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
373 373  
374 374  
... ... @@ -380,6 +380,8 @@
380 380  
381 381  == Page de garde et annexes aux registres papier ==
382 382  
378 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
379 +
383 383  Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
384 384  
385 385  Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
... ... @@ -393,171 +393,7 @@
393 393  [[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
394 394  
395 395  
396 -= (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
397 397  
398 -
399 -Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
400 -
401 -(% class="box successmessage" %)
402 -(((
403 -//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
404 -)))
405 -
406 -Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
407 -
408 -* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
409 -* Radier le bien du registre des dépôts
410 -* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
411 -
412 -== Rattachement à la nouvelle entrée ==
413 -
414 -
415 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
416 -
417 -
418 -[[image:1747739157175-278.png]]
419 -
420 -
421 -[[image:1747739231189-417.png]]
422 -
423 -
424 -
425 -=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
426 -
427 -
428 -==== Attachement unitaire ====
429 -
430 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
431 -
432 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
433 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
434 -
435 -[[image:1747740793119-487.png]]
436 -
437 -
438 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
439 -
440 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png]].
441 -
442 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
443 -
444 -* Sélectionner les notices à rattacher
445 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png]]
446 -
447 -[[image:1747740946609-961.png]]
448 -
449 -
450 -Première association à effectuer :
451 -
452 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
453 -* Lancer le traitement
454 -
455 -[[image:1747741015186-251.png]]
456 -
457 -
458 -Seconde association à effectuer :
459 -
460 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
461 -* Lancer le traitement
462 -
463 -[[image:1747741041295-431.png]]
464 -
465 -
466 -== Radiation du registre des dépôts ==
467 -
468 -
469 -=== Rechercher la notice du bien déposé ===
470 -
471 -
472 -Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
473 -
474 -[[image:1747739687774-731.png]]
475 -
476 -
477 -=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
478 -
479 -
480 -Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
481 -
482 -[[image:1747739728922-844.png]]
483 -
484 -
485 -(% class="box successmessage" %)
486 -(((
487 -//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
488 -)))
489 -
490 -
491 -[[image:1747739870875-332.png]]
492 -
493 -
494 -(% class="box warningmessage" %)
495 -(((
496 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
497 -)))
498 -
499 -
500 -Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
501 -
502 -[[image:1747739908497-919.png]]
503 -
504 -
505 -[[image:1747739946868-909.png]]
506 -
507 -
508 -== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
509 -
510 -
511 -Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
512 -
513 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
514 -
515 -
516 -[[image:1747740027614-948.png]]
517 -
518 -
519 -[[image:1747740075472-359.png]]
520 -
521 -
522 -Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
523 -
524 -
525 -[[image:1747740216286-288.png]]
526 -
527 -
528 -(% class="box warningmessage" %)
529 -(((
530 -//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
531 -)))
532 -
533 -
534 -Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
535 -
536 -
537 -(% class="box warningmessage" %)
538 -(((
539 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
540 -)))
541 -
542 -[[image:1747740258746-408.png]]
543 -
544 -
545 -[[image:1747740398485-927.png]]
546 -
547 -
548 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
549 -
550 -[[image:1747733815373-706.png]]
551 -
552 -
553 -Résultat :
554 -
555 -[[image:1747740624210-211.png]]
556 -
557 -
558 -
559 -
560 -
561 561  
562 562  )))
563 563  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -565,7 +565,7 @@
565 565  (((
566 566  **Sommaire**
567 567  
568 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
401 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
569 569  )))
570 570  
571 571  (% class="box" %)
... ... @@ -572,8 +572,11 @@
572 572  (((
573 573  **Aller plus loin**
574 574  
408 +* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]]
575 575  * [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
576 -* Saisir une entrée
410 +* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
411 +* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
412 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
577 577  * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
578 578  * [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
579 579  * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
... ... @@ -584,6 +584,16 @@
584 584  (% class="box" %)
585 585  (((
586 586  **Icônes principales**
423 +
424 +* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
425 +* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
426 +* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
427 +* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
428 +* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
429 +* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
430 +* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications
431 +* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
432 +* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]Imprimer via les modèles de publication
587 587  )))
588 588  )))
589 589  
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