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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 72.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 11:28
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À la version 96.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 12:52
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -20,8 +20,10 @@
20 20  |**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 21  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
22 22  
23 -= Principes de fonctionnement dans Flora =
23 += Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =
24 24  
25 +== Principe général ==
26 +
25 25  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
26 26  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
27 27  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -28,7 +28,7 @@
28 28  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
29 29  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
30 30  
31 -= Grilles de saisie à utiliser =
33 +== Grilles de saisie à utiliser ==
32 32  
33 33  Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
34 34  
... ... @@ -41,7 +41,7 @@
41 41  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
42 42  )))
43 43  
44 -(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
46 +(% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage**
45 45  |Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
46 46  |Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
47 47  |Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
... ... @@ -59,11 +59,9 @@
59 59  [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 60  
61 61  
62 -= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
64 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
63 63  
64 -La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
65 -Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
66 -Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
66 +Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
67 67  
68 68  (% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
69 69  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
... ... @@ -176,17 +176,22 @@
176 176  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
177 177  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
178 178  
179 -= Champs obligatoires pour le registre =
179 +== Champs obligatoires pour le registre ==
180 180  
181 181  La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
182 182  Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
183 183  
184 +(% class="box warningmessage" %)
185 +(((
186 +L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
187 +)))
188 +
184 184  En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
185 185  
186 186  * **néant **: en l’absence avérée d’information,
187 187  * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
188 188  
189 -== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
194 +=== Table Entrées ===
190 190  
191 191  * Mode d’acquisition (thésaurus)
192 192  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
... ... @@ -196,7 +196,7 @@
196 196  * Date de l’acte d’acquisition
197 197  * Mention des concours publics (AS / ANS)
198 198  
199 -== Champs obligatoires dans la table Biens ==
204 +=== Table Biens ===
200 200  
201 201  (% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
202 202  
... ... @@ -211,7 +211,7 @@
211 211  * Inscriptions (thésaurus)
212 212  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
213 213  
214 -= Étapes d’intégration d’une notice au registre =
219 += Procédure d’intégration d’une notice au registre =
215 215  
216 216  Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
217 217  
... ... @@ -218,7 +218,7 @@
218 218  == Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
219 219  
220 220  (((
221 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
226 +Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3).
222 222  )))
223 223  
224 224  (((
... ... @@ -230,16 +230,16 @@
230 230  == Terminer la saisie de chaque notice ==
231 231  
232 232  (((
233 -(% start="1" %)
234 -1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
238 +Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
235 235  )))
236 236  
237 237  (((
238 -(% start="2" %)
239 -1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
240 -Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
241 -L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
242 -1. La notice passe en état « attente validation saisie »
242 +Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
243 +
244 +* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
245 +* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
246 +
247 +La notice passe en état « attente validation saisie ».
243 243  )))
244 244  
245 245  [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -247,7 +247,7 @@
247 247  
248 248  [[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
249 249  
250 -== Valider ou refuser la notice ==
255 +== Valider ou refuser la saisie ==
251 251  
252 252  Dans la barre d’outils :
253 253  
... ... @@ -308,9 +308,10 @@
308 308  
309 309  == Confirmer l’intégration ==
310 310  
311 -1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
312 -1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
316 +Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
313 313  
318 +La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
319 +
314 314  [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 315  
316 316  
... ... @@ -366,6 +366,11 @@
366 366  
367 367  
368 368  
375 +
376 +
377 +
378 +
379 +
369 369  [[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
370 370  
371 371  
... ... @@ -390,166 +390,128 @@
390 390  [[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
391 391  
392 392  
393 -= (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
404 += (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =
394 394  
406 +Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora.
407 +Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres.
395 395  
396 -Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
397 -
398 -(% class="box successmessage" %)
409 +(% class="box infomessage" %)
399 399  (((
400 -//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
411 +Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**.
401 401  )))
402 402  
403 -Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
414 +== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert ==
404 404  
405 -* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
406 -* Radier le bien du registre des dépôts
407 -* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
416 +1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
417 +1. (((
418 +Rattachez ensuite le bien à cette nouvelle entrée :
408 408  
409 -== Rattachement à la nouvelle entrée ==
420 +* (((
421 +Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
410 410  
423 +* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
424 +* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
425 +)))
426 +* (((
427 +Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats :
411 411  
412 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
429 +* 1ʳᵉ opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
430 +* 2ᵉ opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
431 +)))
432 +)))
413 413  
434 +[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
414 414  
415 -[[image:1747739157175-278.png]]
416 416  
437 +[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
417 417  
418 -[[image:1747739231189-417.png]]
419 419  
440 +=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien ===
420 420  
442 +Depuis la notice du bien, renseignez :
421 421  
422 -=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
444 +1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
445 +1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
423 423  
447 +[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
424 424  
425 -==== Attachement unitaire ====
426 426  
427 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
450 +=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats ===
428 428  
429 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
430 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
452 +Utilisez la fonction d’association multiple :
431 431  
432 -[[image:1747740793119-487.png]]
454 +1. première opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
455 +1. seconde opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
433 433  
457 +[[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
434 434  
435 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
436 436  
437 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png]].
460 +[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
438 438  
439 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
440 440  
441 -* Sélectionner les notices à rattacher
442 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png]]
463 +[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
443 443  
444 -[[image:1747740946609-961.png]]
445 445  
466 +== Radier le bien du registre des dépôts ==
446 446  
447 -Première association à effectuer :
468 +1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
469 +1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
470 +1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
448 448  
449 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
450 -* Lancer le traitement
451 -
452 -[[image:1747741015186-251.png]]
453 -
454 -
455 -Seconde association à effectuer :
456 -
457 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
458 -* Lancer le traitement
459 -
460 -[[image:1747741041295-431.png]]
461 -
462 -
463 -== Radiation du registre des dépôts ==
464 -
465 -
466 -=== Rechercher la notice du bien déposé ===
467 -
468 -
469 -Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
470 -
471 -[[image:1747739687774-731.png]]
472 -
473 -
474 -=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
475 -
476 -
477 -Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
478 -
479 -[[image:1747739728922-844.png]]
480 -
481 -
482 -(% class="box successmessage" %)
472 +(% class="box infomessage" %)
483 483  (((
484 -//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
474 +Cette étape est **obligatoire** avant toute intégration dans le registre des biens affectés.
485 485  )))
486 486  
477 +[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
487 487  
488 -[[image:1747739870875-332.png]]
489 489  
480 +[[Table registres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
490 490  
491 -(% class="box warningmessage" %)
492 -(((
493 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
494 -)))
495 495  
483 +[[Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
496 496  
497 -Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
498 498  
499 -[[image:1747739908497-919.png]]
486 +[[Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
500 500  
501 501  
502 -[[image:1747739946868-909.png]]
489 +[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
503 503  
504 504  
505 -== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
492 +== Intégrer le bien au registre des biens affectés ==
506 506  
494 +1. Modifiez la notice dans la **table des biens**.
495 +1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**.
496 +1. (((
497 +Renseignez :
507 507  
508 -Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
509 -
510 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
511 -
512 -
513 -[[image:1747740027614-948.png]]
514 -
515 -
516 -[[image:1747740075472-359.png]]
517 -
518 -
519 -Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
520 -
521 -
522 -[[image:1747740216286-288.png]]
523 -
524 -
525 -(% class="box warningmessage" %)
526 -(((
527 -//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
499 +* le **nouveau numéro d’inventaire**,
500 +* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**.
501 +* le champ **Enregistrer le transfert de propriété** : sélectionnez **Oui**.
528 528  )))
503 +1. Enregistrez la notice.
504 +1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils.
505 +1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation.
529 529  
507 +[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
530 530  
531 -Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
532 532  
510 +[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
533 533  
534 -(% class="box warningmessage" %)
535 -(((
536 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
537 -)))
538 538  
539 -[[image:1747740258746-408.png]]
513 +[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
540 540  
541 541  
542 -[[image:1747740398485-927.png]]
516 +[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
543 543  
544 544  
545 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
519 +[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
546 546  
547 -[[image:1747733815373-706.png]]
548 548  
522 +[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
549 549  
550 -Résultat :
551 551  
552 -[[image:1747740624210-211.png]]
525 +[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
553 553  
554 554  
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562 562  (((
563 563  **Sommaire**
564 564  
565 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
538 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
566 566  )))
567 567  
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... ... @@ -581,6 +581,17 @@
581 581  (% class="box" %)
582 582  (((
583 583  **Icônes principales**
557 +
558 +* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
559 +* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
560 +* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
561 +* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
562 +* [[image:1752749413577-942.png||height="39" width="36"]]Modifier la notice
563 +* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
564 +* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
565 +* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications
566 +* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
567 +* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]imprimer via les modèles de publication
584 584  )))
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