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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 70.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 11:26
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À la version 52.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:50
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -1,7 +1,6 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
1 +
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 -(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 7  En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
... ... @@ -211,239 +211,283 @@
211 211  * Inscriptions (thésaurus)
212 212  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
213 213  
214 -= Étapes d’intégration d’une notice au registre =
213 +(% class="box infomessage" %)
214 +(((
215 +À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
216 +)))
215 215  
216 -Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
217 217  
218 -== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
219 219  
220 -(((
221 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
222 -)))
223 223  
221 +
222 +
223 +)))
224 +)))|(% style="width:300px" %)(((
225 +(% class="box" %)
224 224  (((
225 -Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
227 +**Sommaire**
226 226  )))
227 227  
228 -[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
229 -
230 -== Terminer la saisie de chaque notice ==
231 -
230 +(% class="box" %)
232 232  (((
233 -(% start="1" %)
234 -1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
232 +**Aller plus loin**
233 +
234 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
235 +* Saisir une entrée
236 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
237 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
238 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
239 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
235 235  )))
236 236  
242 +(% class="box" %)
237 237  (((
238 -(% start="2" %)
239 -1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
240 -Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
241 -L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
242 -1. La notice passe en état « attente validation saisie »
244 +**Icônes principales**
243 243  )))
246 +)))
244 244  
245 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
246 246  
247 247  
248 -[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
249 249  
250 -== Valider ou refuser la notice ==
251 251  
252 -Dans la barre d’outils :
253 253  
254 -* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
255 -* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
256 256  
257 -=== Cas 1 : validation de la saisie ===
258 258  
259 -[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
260 260  
261 261  
262 -=== Cas 2 : refus de la saisie ===
263 263  
264 -[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
265 265  
266 -(((
267 267  
268 -)))
269 269  
270 -(((
271 -[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
272 -)))
261 +
273 273  
263 +
274 274  
275 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
265 +
276 276  
277 277  
278 -== Lancer l’intégration au registre ==
268 +
279 279  
280 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
270 +
281 281  
282 -(((
283 -Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
284 284  
285 -**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
273 +
286 286  
287 -* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
288 -* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
275 +
289 289  
290 -(% class="box infomessage" %)
291 -(((
292 -À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
293 -)))
294 -)))
277 +
295 295  
296 -[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
279 +
297 297  
298 298  
299 -=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
282 +
300 300  
301 -[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
284 +
302 302  
286 +
303 303  
304 -=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
288 +
305 305  
306 -[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
290 +
307 307  
292 +
308 308  
309 -== Confirmer l’intégration ==
294 +
310 310  
311 -1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
312 -1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
296 +
313 313  
314 -[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 315  
316 316  
317 -[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
300 +
318 318  
302 +
319 319  
320 -[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321 321  
305 +
322 322  
323 -= Consulter et éditer les registres =
307 +
324 324  
325 -Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
309 +
326 326  
327 -Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
311 +
328 328  
329 -== Consulter le registre ==
330 330  
331 -1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**
332 -1. (((
333 -Renseignez les critères de filtrage :
334 334  
335 -* **Année d’inscription au registre**
336 -* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
337 -* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
338 -)))
339 -1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
340 340  
341 ->(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collection de l'année 2012.
342 342  
343 -[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
344 344  
318 += Intégration des notices biens au registre =
345 345  
346 -== Éditer le registre ==
347 347  
348 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
321 +=== Validation de la saisie d'un Bien ===
349 349  
350 -1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
351 -1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.
352 -1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
353 -1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
354 354  
324 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
325 +
326 +
327 +[[image:1747732762213-559.png]]
328 +
329 +
330 +Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
331 +
355 355  (% class="box infomessage" %)
356 356  (((
357 -Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
358 -)))
334 +En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
359 359  
360 -[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
336 +* Avis des instances scientifiques
337 +* Prix
338 +* Inscriptions
339 +* Constat d’état initial
340 +
341 +Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
342 +
343 +**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
361 361  )))
362 362  
346 +[[image:1747732693654-638.png]]
363 363  
364 364  
349 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
365 365  
351 +Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
366 366  
367 -[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
353 +Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
368 368  
369 369  
370 -[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
356 +[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
371 371  
358 +L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
372 372  
373 -[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
374 374  
361 +[[image:1747733244856-550.png]]
375 375  
376 -== Page de garde et annexes aux registres papier ==
363 +Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
364 +.
377 377  
378 -Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
366 +[[image:1747733341634-347.png]]
379 379  
380 -Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
368 +(% class="wikigeneratedid" %)
369 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
381 381  
382 -[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
383 383  
384 -
385 -)))
372 +[[image:1747733457810-510.png]]
386 386  
387 -(((
388 -[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
389 389  
375 +* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
390 390  
391 391  
392 392  
379 +[[image:1747734678656-824.png]]
393 393  
394 394  
382 +* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
395 395  
384 +[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
396 396  
397 397  
398 -
399 -)))
400 -)))|(% style="width:300px" %)(((
401 -(% class="box" %)
402 -(((
403 -**Sommaire**
387 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
404 404  
405 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
406 -)))
407 407  
408 -(% class="box" %)
409 -(((
410 -**Aller plus loin**
390 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
411 411  
412 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
413 -* Saisir une entrée
414 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
415 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
416 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
417 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
418 -* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
392 +
393 +
394 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
395 +
396 +[[image:1747733892872-758.png]]
397 +
398 +
399 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
400 +
401 +[[image:1747733938343-251.png]]
402 +
403 +(% class="box warningmessage" %)
404 +(((
405 +//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
419 419  )))
420 420  
421 -(% class="box" %)
408 + Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
409 +
410 +* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
411 +* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
412 +
413 +Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
414 +
415 +
416 += Édition des registres =
417 +
418 +
419 +Accéder au menu **Registres / Recherche**
420 +
421 +[[image:1747734834496-206.png]]
422 +
423 +
424 +(% class="box infomessage" %)
422 422  (((
423 -**Icônes principales**
426 +//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
424 424  )))
425 -)))
426 426  
429 +Il est possible de sélectionner :
427 427  
431 +* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
432 +* L’année d'inscription au registre
433 +* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
428 428  
435 +de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
429 429  
437 +Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
430 430  
431 431  
440 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
432 432  
442 +[[image:1747734875829-175.png]]
433 433  
444 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
434 434  
446 +[[image:1747734980868-601.png]]
435 435  
448 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
436 436  
450 +[[image:1747735028293-815.png]]
437 437  
438 438  
439 439  
454 +Résultat :
440 440  
456 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
441 441  
442 442  
459 +(% class="wikigeneratedid" %)
460 +Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
443 443  
444 444  
463 +== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
445 445  
446 446  
466 +Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
467 +
468 +(% class="box successmessage" %)
469 +(((
470 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
471 +)))
472 +
473 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
474 +
475 +(% class="box successmessage" %)
476 +(((
477 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
478 +)))
479 +
480 +
481 +[[image:1747735219379-682.png]]
482 +
483 +
484 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
485 +
486 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
487 +
488 +
489 +
447 447  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
448 448  
449 449  
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