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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 7.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 11:19
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:46
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Gérer les registres réglementaires
Parent
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,249 +1,253 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc depth="1"/}}
3 -{{/box}}
1 +
4 4  
5 -= **Introduction** =
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 +Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
6 6  
9 +Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
10 +)))
7 7  
8 -== Réglementation ==
9 -
10 -
11 -La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
12 -
13 -
14 -Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
15 -
16 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
17 -
18 -Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
19 -
20 -
21 -L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
22 -
23 -Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
24 -
25 -
26 -L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
27 -
28 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
29 -
30 -
31 -== Modalités pratiques ==
32 -
33 -
34 -Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
35 -
36 -* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
37 -* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
38 -* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
39 -* En conformité avec les exigences légales
40 -
41 -Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
42 -
43 -Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
44 -
45 -
46 -L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
47 -
48 -
49 -(% class="box warningmessage" %)
50 50  (((
51 -//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
52 -)))
13 += Cadre légal et normes applicables aux registres =
53 53  
54 -**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
15 +La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
55 55  
56 -* //Table documentaire des Biens//
57 -* //Table documentaire des Entrées//
17 +(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 +|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
20 +|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
58 58  
59 -**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
22 += Principes de fonctionnement dans Flora =
60 60  
61 -* //Registre des biens affectés//
62 -* //Registre de biens reçus en dépôt//
24 +* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
25 +* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
26 +* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
27 +* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 +* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
63 63  
64 -**Vocabulaire à proscrire :**
30 += Grilles de saisie à utiliser =
65 65  
66 -* // Registre des entrées : il prête à confusion//
32 +Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
67 67  
34 +* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
35 +* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
36 +* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
37 +
68 68  (% class="box infomessage" %)
69 69  (((
70 -//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
40 +**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
71 71  )))
72 72  
43 +(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
44 +|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
45 +|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
46 +|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
47 +|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
48 +|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
49 +|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
50 +|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
51 +|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
52 +|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
53 +|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
73 73  
55 +[[Entrées → grilles pour registres>>image:1752737550994-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 74  
75 75  
58 +[[Biens → grilles pour registres>>image:1752737567684-816.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 76  
77 77  
78 -== Attention : le registre papier fait foi ==
61 += Organisation de la saisie selon la nature des biens =
79 79  
63 +La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
64 +Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
65 +Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
80 80  
81 -Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
67 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
68 +|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
69 +Entrées : grille** Registre - Acquisition **
82 82  
83 -Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
71 +Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
72 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
73 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
74 +Entrée : 2025.1
84 84  
85 -(% class="box warningmessage" %)
86 -(((
87 -//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
76 +Bien : 2025.1.1
88 88  )))
78 +|(((
79 +**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
80 +)))|(% style="width:209px" %)(((
81 +Entrées : grille **Registre - Acquisition**
89 89  
83 +Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
90 90  
91 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
85 +Si biens remarquables : saisie individuelle
86 +)))|(% style="width:302px" %)(((
87 +- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
88 +- Joindre un document descriptif
92 92  
90 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
93 93  
94 -=== Nouvelles acquisitions ===
92 +- Numérotation :
93 +• Ensemble : année.numérolot.0
94 +• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
95 +)))|(% style="width:257px" %)(((
96 +Entrée : 2011.3
95 95  
98 +Ensemble : 2011.3.0
96 96  
97 -La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
100 +1er bien : 2011.3.1
98 98  
99 -L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
102 +2eme bien : 2011.3.2
100 100  
101 -
102 -(% class="box infomessage" %)
103 -(((
104 -//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
104 +
105 105  )))
106 +|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
107 +Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
106 106  
109 +Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
110 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
111 +- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
112 +Entrée : D2025.1
107 107  
108 -=== Inventaire rétrospectifs ===
114 +Bien : D2025.1.1
115 +)))
116 +|(((
117 +**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
109 109  
110 -
111 -Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
112 -
113 -Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
114 114  
120 +)))|(% style="width:209px" %)(((
121 +Entrées : grille **Registre - Dépôt**
115 115  
116 -//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
123 +Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
117 117  
118 -Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
125 +Si biens remarquables : saisie individuelle
126 +)))|(% style="width:302px" %)(((
127 +- Saisie immédiate ou différée
128 +- Joindre un document descriptif
119 119  
120 -Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
130 +- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
131 +- Numérotation :
132 +• Ensemble : Dannée.numérolot.0
133 +• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
134 +)))|(% style="width:257px" %)(((
135 +Entrée : D2011.1
121 121  
137 +Ensemble : D2011.1.0
122 122  
123 -S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
139 +1er bien : D2011.1.1
124 124  
125 -* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
126 -* le numéro de lot : 0
127 -* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
141 +2eme bien : D2011.1.2
142 +)))
143 +|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
144 +Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
128 128  
129 -//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
146 +Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
147 +)))|(% style="width:302px" %)(((
148 +- Entrée liée : année.0
149 +Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
130 130  
131 131  
132 -[[image:1747723638621-244.png]]
152 +- Numérotation biens :
153 +• Bien simple : année.0.numérobien
154 +• Ensemble : année.0.numérolot.0
155 +• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
156 +)))|(% style="width:257px" %)(((
157 +Entrée : 2011.0
133 133  
134 -(% style="text-align: center;" %)
135 -//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
159 +Bien : 2011.0.35
136 136  
137 137  
162 +**Ensembles complexes **:
138 138  
139 -[[image:1747723844014-278.png]]
164 +Entrée : 2011.0
140 140  
141 -(% style="text-align: center;" %)
142 -//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
166 +Ensemble : 2011.0.36.0
143 143  
144 -
145 -L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
146 -
147 -
148 -(% class="box infomessage" %)
149 -(((
150 -//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
151 -Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
152 -A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
168 +Bien remarquable : 2011.0.36.1
153 153  )))
170 +|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
171 +Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
172 +)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
173 +- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
174 +|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
175 +Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
176 +)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
154 154  
178 += Champs obligatoires pour le registre =
155 155  
156 -==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
180 +La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
181 +Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
157 157  
183 +En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
158 158  
159 -Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
185 +* **néant **: en l’absence avérée d’information,
186 +* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
160 160  
188 +== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
161 161  
162 -=== Récolement décennal ===
190 +* Mode d’acquisition (thésaurus)
191 +* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
192 +* Musée acquéreur (liste de contrôle)
193 +* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
194 +* Référence de l’acte
195 +* Date de l’acte d’acquisition
196 +* Mention des concours publics (AS / ANS)
163 163  
198 +== Champs obligatoires dans la table Biens ==
164 164  
165 -**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
200 +(% class="small mark" %)**Version 4.5.60**
166 166  
167 -Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
202 +* Numéro d’inventaire
203 +* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
204 +* Domaine (thésaurus)
205 +* Dénomination (thésaurus)
206 +* Matières/techniques (thésaurus)
207 +* Dimensions
208 +* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
209 +* Prix d’achat
210 +* Inscriptions (thésaurus)
211 +* Constat d’état initial (date + état de conservation)
168 168  
169 -Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
170 -
171 -Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
172 -
173 -
174 -=== Ensembles complexes ===
175 -
176 -
177 -Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
178 -
179 -Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
180 -
181 -(% class="box successmessage" %)
213 +(% class="box infomessage" %)
182 182  (((
183 -//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
215 +À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
184 184  )))
185 185  
186 -Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
187 187  
188 -* 2011.0.1               bien simple
189 -* 2011.0.2               bien simple
190 -* 2011.0.3.0           ensemble complexe
191 -* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
192 -* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
193 -* 2011.0.4               bien simple
194 -* 2011.0.5.0           ensemble complexe
195 -* etc.
196 196  
197 -= Saisie des données nécessaires au registres =
198 198  
199 -
200 -== Champs obligatoires en saisie ==
201 -
202 -
203 -Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
204 -
205 -(% class="box warningmessage" %)
221 +
222 +)))
223 +)))|(% style="width:300px" %)(((
224 +(% class="box" %)
206 206  (((
207 -//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
226 +**Sommaire**
208 208  )))
209 209  
210 -En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
229 +(% class="box" %)
230 +(((
231 +**Aller plus loin**
211 211  
212 -Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
233 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
234 +* Saisir une entrée
235 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
236 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
237 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
238 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
239 +)))
213 213  
214 -**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
215 -
216 -* Mode acquisition (thésaurus)
217 -* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
218 -* Musée acquéreur (liste de contrôle)
219 -* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
220 -* Référence de l’acte
221 -* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
222 -* Mention des concours publics (liste de contrôle)
223 -
224 -**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
225 -
226 -* Numéro d’inventaire
227 -* Date d’affectation
228 -* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
229 -* Prix d’achat
230 -* Domaine (thésaurus)
231 -* Dénomination (thésaurus)
232 -* Matières/techniques (thésaurus)
233 -* Dimensions
234 -* Type d’inscriptions (thésaurus)
235 -* Date du constat état (assistant datation)
236 -* État de conservation (liste de contrôle)
237 -
238 -(% class="box infomessage" %)
241 +(% class="box" %)
239 239  (((
240 -(% style="text-align: center;" %)
241 -//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
243 +**Icônes principales**
242 242  )))
245 +)))
243 243  
244 -Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
245 245  
246 246  
249 +
250 +
247 247  == Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
248 248  
249 249  
... ... @@ -417,58 +417,77 @@
417 417  
418 418  Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
419 419  
424 +(% class="box infomessage" %)
425 +(((
426 +En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
420 420  
428 +* Avis des instances scientifiques
429 +* Prix
430 +* Inscriptions
431 +* Constat d’état initial
432 +
433 +Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
434 +
435 +**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
436 +)))
437 +
421 421  [[image:1747732693654-638.png]]
422 422  
423 423  
424 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
441 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
425 425  
426 -Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
443 +Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
427 427  
428 -Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
445 +Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
429 429  
430 -[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
431 431  
448 +[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
449 +
432 432  L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
433 433  
434 -[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
435 435  
436 -Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
453 +[[image:1747733244856-550.png]]
437 437  
438 -[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
455 +Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
456 +.
439 439  
458 +[[image:1747733341634-347.png]]
459 +
440 440  (% class="wikigeneratedid" %)
441 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .
461 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
442 442  
443 -[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
444 444  
445 -(% class="wikigeneratedid" %)
446 -Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
464 +[[image:1747733457810-510.png]]
447 447  
448 -[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
449 449  
450 -(% class="wikigeneratedid" %)
451 -Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
467 +* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
452 452  
453 -[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
454 454  
455 455  
471 +[[image:1747734678656-824.png]]
456 456  
457 -[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
458 458  
474 +* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
459 459  
476 +[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
460 460  
461 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
462 462  
479 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
463 463  
464 -[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
465 465  
482 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
466 466  
467 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
468 468  
469 -[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
470 470  
486 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
471 471  
488 +[[image:1747733892872-758.png]]
489 +
490 +
491 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
492 +
493 +[[image:1747733938343-251.png]]
494 +
472 472  (% class="box warningmessage" %)
473 473  (((
474 474  //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
... ... @@ -485,15 +485,11 @@
485 485  = Édition des registres =
486 486  
487 487  
488 -== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
511 +Accéder au menu **Registres / Recherche**
489 489  
513 +[[image:1747734834496-206.png]]
490 490  
491 -Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
492 492  
493 -
494 -[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
495 -
496 -
497 497  (% class="box infomessage" %)
498 498  (((
499 499  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -510,25 +510,23 @@
510 510  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
511 511  
512 512  
513 -Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
532 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
514 514  
515 -[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
534 +[[image:1747734875829-175.png]]
516 516  
536 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
517 517  
518 -Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
538 +[[image:1747734980868-601.png]]
519 519  
520 -[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
540 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
521 521  
542 +[[image:1747735028293-815.png]]
522 522  
523 -Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
524 524  
525 -[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
526 526  
527 -
528 -
529 529  Résultat :
530 530  
531 -[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
548 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
532 532  
533 533  
534 534  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -540,29 +540,28 @@
540 540  
541 541  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
542 542  
543 -Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
544 -
545 545  (% class="box successmessage" %)
546 546  (((
547 -//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
562 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
548 548  )))
549 549  
565 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
550 550  
551 -En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
552 -
553 553  (% class="box successmessage" %)
554 554  (((
555 -//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
569 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
556 556  )))
557 557  
558 558  
559 -[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
573 +[[image:1747735219379-682.png]]
560 560  
561 561  
562 -[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
576 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
563 563  
578 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
564 564  
565 565  
581 +
566 566  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
567 567  
568 568  
... ... @@ -582,13 +582,13 @@
582 582  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
583 583  
584 584  
585 -=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
601 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
586 586  
587 587  
588 -[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
604 +[[image:1747739157175-278.png]]
589 589  
590 590  
591 -[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
607 +[[image:1747739231189-417.png]]
592 592  
593 593  
594 594  
... ... @@ -595,9 +595,44 @@
595 595  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
596 596  
597 597  
598 -[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
614 +==== Attachement unitaire ====
599 599  
616 +Dans la notice du bien indiquer manuellement :
600 600  
618 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
619 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
620 +
621 +[[image:1747740793119-487.png]]
622 +
623 +
624 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
625 +
626 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
627 +
628 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
629 +
630 +* Sélectionner les notices à rattacher
631 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
632 +
633 +[[image:1747740946609-961.png]]
634 +
635 +
636 +Première association à effectuer :
637 +
638 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
639 +* Lancer le traitement
640 +
641 +[[image:1747741015186-251.png]]
642 +
643 +
644 +Seconde association à effectuer :
645 +
646 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
647 +* Lancer le traitement
648 +
649 +[[image:1747741041295-431.png]]
650 +
651 +
601 601  == Radiation du registre des dépôts ==
602 602  
603 603  
... ... @@ -606,20 +606,17 @@
606 606  
607 607  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
608 608  
660 +[[image:1747739687774-731.png]]
609 609  
610 -[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
611 611  
612 -
613 -
614 614  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
615 615  
616 616  
617 617  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
618 618  
668 +[[image:1747739728922-844.png]]
619 619  
620 -[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
621 621  
622 -
623 623  (% class="box successmessage" %)
624 624  (((
625 625  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -626,7 +626,7 @@
626 626  )))
627 627  
628 628  
629 -[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
677 +[[image:1747739870875-332.png]]
630 630  
631 631  
632 632  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -637,9 +637,10 @@
637 637  
638 638  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
639 639  
688 +[[image:1747739908497-919.png]]
640 640  
641 -[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
642 642  
691 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
643 643  
644 644  
645 645  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -647,21 +647,21 @@
647 647  
648 648  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
649 649  
699 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
650 650  
651 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
652 652  
702 +[[image:1747740027614-948.png]]
653 653  
654 -[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
655 655  
705 +[[image:1747740075472-359.png]]
656 656  
657 -[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
658 658  
659 -
660 660  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
661 661  
662 -[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
663 663  
711 +[[image:1747740216286-288.png]]
664 664  
713 +
665 665  (% class="box warningmessage" %)
666 666  (((
667 667  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -671,13 +671,22 @@
671 671  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
672 672  
673 673  
674 -[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
675 -
676 -
677 -[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
678 -
679 -
680 680  (% class="box warningmessage" %)
681 681  (((
682 682  //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
683 683  )))
727 +
728 +[[image:1747740258746-408.png]]
729 +
730 +
731 +[[image:1747740398485-927.png]]
732 +
733 +
734 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
735 +
736 +[[image:1747733815373-706.png]]
737 +
738 +
739 +Résultat :
740 +
741 +[[image:1747740624210-211.png]]
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