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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 7.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 11:19
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/16 16:49
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Gérer les registres réglementaires
Parent
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,10 +1,63 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc depth="1"/}}
3 -{{/box}}
1 +
4 4  
5 -= **Introduction** =
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 +Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
6 6  
9 +Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
10 +)))
7 7  
12 +(((
13 += Cadre légal et normes applicables aux registres =
14 +
15 +La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application.
16 +
17 +== Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002 relative aux musées de France ==
18 +
19 +Cette loi définit les conditions d’appellation « Musée de France ».
20 +**L’article 11** impose à tout musée de France la constitution et la tenue d’un **inventaire réglementaire** des biens affectés à ses collections, préalable indispensable à l’inscription au récolement décennal et aux obligations de conservation.
21 +
22 +== Arrêté du 25 mai 2004 (application de la loi de 2002) ==
23 +
24 +Cet arrêté fixe les **normes techniques** à respecter pour la tenue de l’inventaire et des registres, ainsi que les modalités du **récolement**
25 +
26 +== Méthode de rédaction informatisée des notices (Service des Musées de France) ==
27 +
28 +Le Service des Musées de France recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, compatible avec la réglementation en vigueur et adaptée à une gestion informatisée.
29 +
30 +
31 +
32 +
33 +)))
34 +)))|(% style="width:300px" %)(((
35 +(% class="box" %)
36 +(((
37 +**Sommaire**
38 +)))
39 +
40 +(% class="box" %)
41 +(((
42 +**Aller plus loin**
43 +
44 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
45 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
46 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
47 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
48 +)))
49 +
50 +(% class="box" %)
51 +(((
52 +**Icônes principales**
53 +)))
54 +)))
55 +
56 +
57 +
58 += Introduction =
59 +
60 +
8 8  == Réglementation ==
9 9  
10 10  
... ... @@ -23,11 +23,8 @@
23 23  Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
24 24  
25 25  
26 -L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
27 27  
28 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
29 29  
30 -
31 31  == Modalités pratiques ==
32 32  
33 33  
... ... @@ -70,11 +70,6 @@
70 70  //L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
71 71  )))
72 72  
73 -
74 -
75 -
76 -
77 -
78 78  == Attention : le registre papier fait foi ==
79 79  
80 80  
... ... @@ -153,7 +153,7 @@
153 153  )))
154 154  
155 155  
156 -==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
201 +==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
157 157  
158 158  
159 159  Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
... ... @@ -417,58 +417,77 @@
417 417  
418 418  Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
419 419  
465 +(% class="box infomessage" %)
466 +(((
467 +En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
420 420  
469 +* Avis des instances scientifiques
470 +* Prix
471 +* Inscriptions
472 +* Constat d’état initial
473 +
474 +Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
475 +
476 +**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
477 +)))
478 +
421 421  [[image:1747732693654-638.png]]
422 422  
423 423  
424 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
482 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
425 425  
426 -Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
484 +Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
427 427  
428 -Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
486 +Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
429 429  
430 -[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
431 431  
489 +[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
490 +
432 432  L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
433 433  
434 -[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
435 435  
436 -Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
494 +[[image:1747733244856-550.png]]
437 437  
438 -[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
496 +Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
497 +.
439 439  
499 +[[image:1747733341634-347.png]]
500 +
440 440  (% class="wikigeneratedid" %)
441 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .
502 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
442 442  
443 -[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
444 444  
445 -(% class="wikigeneratedid" %)
446 -Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
505 +[[image:1747733457810-510.png]]
447 447  
448 -[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
449 449  
450 -(% class="wikigeneratedid" %)
451 -Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
508 +* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
452 452  
453 -[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
454 454  
455 455  
512 +[[image:1747734678656-824.png]]
456 456  
457 -[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
458 458  
515 +* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
459 459  
517 +[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
460 460  
461 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
462 462  
520 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
463 463  
464 -[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
465 465  
523 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
466 466  
467 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
468 468  
469 -[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
470 470  
527 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
471 471  
529 +[[image:1747733892872-758.png]]
530 +
531 +
532 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
533 +
534 +[[image:1747733938343-251.png]]
535 +
472 472  (% class="box warningmessage" %)
473 473  (((
474 474  //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
... ... @@ -485,15 +485,11 @@
485 485  = Édition des registres =
486 486  
487 487  
488 -== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
552 +Accéder au menu **Registres / Recherche**
489 489  
554 +[[image:1747734834496-206.png]]
490 490  
491 -Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
492 492  
493 -
494 -[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
495 -
496 -
497 497  (% class="box infomessage" %)
498 498  (((
499 499  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -510,25 +510,23 @@
510 510  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
511 511  
512 512  
513 -Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
573 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
514 514  
515 -[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
575 +[[image:1747734875829-175.png]]
516 516  
577 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
517 517  
518 -Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
579 +[[image:1747734980868-601.png]]
519 519  
520 -[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
581 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
521 521  
583 +[[image:1747735028293-815.png]]
522 522  
523 -Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
524 524  
525 -[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
526 526  
527 -
528 -
529 529  Résultat :
530 530  
531 -[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
589 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
532 532  
533 533  
534 534  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -540,29 +540,28 @@
540 540  
541 541  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
542 542  
543 -Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
544 -
545 545  (% class="box successmessage" %)
546 546  (((
547 -//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
603 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
548 548  )))
549 549  
606 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
550 550  
551 -En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
552 -
553 553  (% class="box successmessage" %)
554 554  (((
555 -//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
610 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
556 556  )))
557 557  
558 558  
559 -[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
614 +[[image:1747735219379-682.png]]
560 560  
561 561  
562 -[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
617 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
563 563  
619 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
564 564  
565 565  
622 +
566 566  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
567 567  
568 568  
... ... @@ -582,13 +582,13 @@
582 582  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
583 583  
584 584  
585 -=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
642 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
586 586  
587 587  
588 -[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
645 +[[image:1747739157175-278.png]]
589 589  
590 590  
591 -[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
648 +[[image:1747739231189-417.png]]
592 592  
593 593  
594 594  
... ... @@ -595,9 +595,44 @@
595 595  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
596 596  
597 597  
598 -[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
655 +==== Attachement unitaire ====
599 599  
657 +Dans la notice du bien indiquer manuellement :
600 600  
659 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
660 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
661 +
662 +[[image:1747740793119-487.png]]
663 +
664 +
665 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
666 +
667 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
668 +
669 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
670 +
671 +* Sélectionner les notices à rattacher
672 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
673 +
674 +[[image:1747740946609-961.png]]
675 +
676 +
677 +Première association à effectuer :
678 +
679 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
680 +* Lancer le traitement
681 +
682 +[[image:1747741015186-251.png]]
683 +
684 +
685 +Seconde association à effectuer :
686 +
687 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
688 +* Lancer le traitement
689 +
690 +[[image:1747741041295-431.png]]
691 +
692 +
601 601  == Radiation du registre des dépôts ==
602 602  
603 603  
... ... @@ -606,20 +606,17 @@
606 606  
607 607  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
608 608  
701 +[[image:1747739687774-731.png]]
609 609  
610 -[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
611 611  
612 -
613 -
614 614  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
615 615  
616 616  
617 617  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
618 618  
709 +[[image:1747739728922-844.png]]
619 619  
620 -[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
621 621  
622 -
623 623  (% class="box successmessage" %)
624 624  (((
625 625  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -626,7 +626,7 @@
626 626  )))
627 627  
628 628  
629 -[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
718 +[[image:1747739870875-332.png]]
630 630  
631 631  
632 632  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -637,9 +637,10 @@
637 637  
638 638  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
639 639  
729 +[[image:1747739908497-919.png]]
640 640  
641 -[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
642 642  
732 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
643 643  
644 644  
645 645  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -647,21 +647,21 @@
647 647  
648 648  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
649 649  
740 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
650 650  
651 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
652 652  
743 +[[image:1747740027614-948.png]]
653 653  
654 -[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
655 655  
746 +[[image:1747740075472-359.png]]
656 656  
657 -[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
658 658  
659 -
660 660  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
661 661  
662 -[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
663 663  
752 +[[image:1747740216286-288.png]]
664 664  
754 +
665 665  (% class="box warningmessage" %)
666 666  (((
667 667  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -671,13 +671,22 @@
671 671  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
672 672  
673 673  
674 -[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
675 -
676 -
677 -[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
678 -
679 -
680 680  (% class="box warningmessage" %)
681 681  (((
682 682  //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
683 683  )))
768 +
769 +[[image:1747740258746-408.png]]
770 +
771 +
772 +[[image:1747740398485-927.png]]
773 +
774 +
775 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
776 +
777 +[[image:1747733815373-706.png]]
778 +
779 +
780 +Résultat :
781 +
782 +[[image:1747740624210-211.png]]
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