Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires
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Détails
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +Mettre à jour les registres réglementaires dans Flora - Parent
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... ... @@ -1,0 +1,1 @@ 1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome - Auteur du document
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki. DBA1 +XWiki.admin - Contenu
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... ... @@ -1,683 +1,429 @@ 1 -{{box title="**Sommaire**"}} 2 -{{toc depth="1"/}} 3 -{{/box}} 1 +(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures** 4 4 5 -= **Introduction** = 3 +|(% style="width:840px" %)((( 4 +((( 5 +(% class="box" %) 6 +((( 7 +En casLa gestion des **registres réglementaires** – registre d’inventaire des biens affectés et registre des biens reçus en dépôt – est une **obligation légale** pour tous les musées de France, définie par la **loi n°2002-5 du 4 janvier 2002** et l’**arrêté du 25 mai 2004**. 6 6 9 +Qu’il s’agisse : 7 7 8 -== Réglementation == 11 +* **d’intégrer de nouveaux biens**, 12 +* **de transférer la propriété** d’objets initialement reçus en dépôt, 13 +* ou **de radier des biens** de l’inventaire, 9 9 15 +chaque opération doit être réalisée dans un **cadre réglementaire strict** et garantir la **traçabilité complète** des données. 10 10 11 -La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France. 17 +Ces actions sont réservées aux profils **habilités à la saisie réglementaire**, car elles modifient l’inventaire officiel du musée. 18 +))) 12 12 20 +((( 21 += Respecter le cadre légal et les normes applicables aux registres = 13 13 14 - Plusd’informationssurleportailduServicedesmuséesde France:23 +Les mises à jour reposent sur les textes suivants : 15 15 16 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]] 25 +(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Référence**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Contenu** 26 +|**[[Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] **relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation. 27 +|**[[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] **(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**. 28 +|[[**Méthode de rédaction informatisée des notices** >>https://www.culture.gouv.fr/fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/informatiser-les-collections-d-un-musee-de-france/organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-france/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]](Service des Musées de France)|((( 29 +Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires. 30 +))) 17 17 18 - Textecomplet: [[SMF - Methoderedactioninformatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]32 += Exploiter les outils de Flora = 19 19 34 +== Connaître les règles de base == 20 20 21 -L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections. 36 +* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**. 37 +* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis. 38 +* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires. 39 +* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires. 40 +* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année. 22 22 23 - Textecompletsur: [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]42 +== Utiliser les grilles spécifiques == 24 24 44 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60** 25 25 26 - L’institutnationaldu patrimoine(INP) propose àla consultationundocumentintitulé« L’inventaireetlerécolementdescollectionspubliques» :46 +Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. 27 27 28 - [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]48 +Ces grilles dédiées : 29 29 50 +* filtrent l’affichage aux seuls champs requis, 51 +* mettent en évidence les champs obligatoires (//rouge + astérisque//), 52 +* activent des **contrôles bloquants ou d’alerte** selon le cas, 53 +* préparent l’intégration au registre papier. 30 30 31 -== Modalités pratiques == 32 - 33 - 34 -Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt : 35 - 36 -* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques 37 -* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée 38 -* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée 39 -* En conformité avec les exigences légales 40 - 41 -Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres. 42 - 43 -Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle. 44 - 45 - 46 -L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale. 47 - 48 - 49 -(% class="box warningmessage" %) 50 -((( 51 -//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).// 52 -))) 53 - 54 -**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :** 55 - 56 -* //Table documentaire des Biens// 57 -* //Table documentaire des Entrées// 58 - 59 -**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :** 60 - 61 -* //Registre des biens affectés// 62 -* //Registre de biens reçus en dépôt// 63 - 64 -**Vocabulaire à proscrire :** 65 - 66 -* // Registre des entrées : il prête à confusion// 67 - 68 68 (% class="box infomessage" %) 69 69 ((( 70 - //L’intégration d’unenoticebien aux registres effectueraun « copier-coller »dela noticeau formattextuel (doncavecpertedes liensdynamiquesverslesthésaurus et autorités), dansunetabledistinctedela tabledocumentairedesbiens. Decette manière lanoticesera« déconnectée »detouteslesévolutionsapportéesaux données documentaireset scientifiques (y comprislesthésaurusetlistesde contrôle)//57 +**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation. 71 71 ))) 72 72 60 +[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 73 73 74 74 63 +[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 75 75 76 76 66 +== Adapter la saisie selon la nature des biens == 77 77 78 - ==Attention:le registrepapier faitfoi==68 +La saisie varie selon le **type d’entrée** et le **contexte d’intégration** (acquisition, dépôt, inventaire rétrospectif, ensembles complexes, etc.). 79 79 70 +Flora prévoit des **grilles et règles de numérotation spécifiques** pour chaque situation, garantissant cohérence et conformité. 80 80 81 -Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**. 82 - 83 -Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer. 84 - 85 -(% class="box warningmessage" %) 72 +(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de bien**|(% style="background-color:#cbcbea; width:209px" %)**Grilles à utiliser**|(% style="background-color:#cbcbea; width:302px" %)**Spécificités / règles**|(% style="background-color:#cbcbea; width:257px" %)**Exemple(s)** 73 +|(% rowspan="2" style="vertical-align:middle" %)**Nouvelles acquisitions**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)((( 74 +Entrées : grille** Registre - Acquisition ** 75 +)))|(% colspan="1" rowspan="2" style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien 76 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)((( 77 +Entrée : 2025.1.1 78 +))) 79 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : 2025.1.1 80 +|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle" %)((( 81 +**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes** 82 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)((( 83 +Entrées : grille **Registre - Acquisition** 84 +)))|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle; width:302px" %)((( 86 86 ((( 87 - //Attention: **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//86 + 88 88 ))) 89 89 89 +((( 90 +- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble 90 90 91 - ==Organisationdela saisie selonla nature desbiens ==92 +- Joindre un document descriptif 92 92 94 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique 95 +))) 96 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)((( 97 +Entrée : 2011.3.1 93 93 94 -=== Nouvelles acquisitions === 99 + 100 +))) 101 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)((( 102 +Ensemble : 2011.3.0 95 95 104 +1er bien : 2011.3.1 96 96 97 -La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens. 98 - 99 -L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens. 100 - 101 - 102 -(% class="box infomessage" %) 103 -((( 104 -//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.// 106 +2eme bien : 2011.3.2 105 105 ))) 108 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)**Si biens remarquables : saisie individuelle**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %) 109 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Nouveaux dépôts**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)((( 110 +Entrées : **grille** **Registre - Dépôt** 111 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation 112 +- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)((( 113 +Entrée : D2025.1 114 +))) 115 +|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : D2025.1.1 116 +|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle" %)((( 117 +**Nouveaux dépôts - ensembles complexes** 106 106 107 - 108 -=== Inventaire rétrospectifs === 109 - 110 - 111 -Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant. 112 - 113 -Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.** 114 114 120 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)((( 121 +Entrées : grille **Registre - Dépôt** 122 +)))|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle; width:302px" %)((( 123 +- Saisie immédiate ou différée 124 +- Joindre un document descriptif 115 115 116 -//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35** 117 - 118 -Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut. 119 - 120 -Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif. 121 - 122 - 123 -S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées, il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir : 124 - 125 -* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024 126 -* le numéro de lot : 0 127 -* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01 128 - 129 -//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.// 130 - 131 - 132 -[[image:1747723638621-244.png]] 133 - 134 -(% style="text-align: center;" %) 135 -//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif// 136 - 137 - 138 - 139 -[[image:1747723844014-278.png]] 140 - 141 -(% style="text-align: center;" %) 142 -//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement// 143 - 144 - 145 -L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0. 146 - 147 - 148 -(% class="box infomessage" %) 149 -((( 150 -//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens. 151 -Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu. 152 -A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.// 126 +- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique 127 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)((( 128 +Entrée : D2011.1 153 153 ))) 130 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)((( 131 +Ensemble : D2011.1.0 154 154 133 +1er bien : D2011.1.1 155 155 156 -==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ==== 157 - 158 - 159 -Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts. 160 - 161 - 162 -=== Récolement décennal === 163 - 164 - 165 -**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres** 166 - 167 -Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite. 168 - 169 -Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse. 170 - 171 -Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids). 172 - 173 - 174 -=== Ensembles complexes === 175 - 176 - 177 -Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0. 178 - 179 -Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe) 180 - 181 -(% class="box successmessage" %) 182 -((( 183 -//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.// 135 +2eme bien : D2011.1.2 184 184 ))) 137 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Si biens remarquables : saisie individuelle|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %) 138 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Inventaire rétrospectif**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)((( 139 +Entrées : grille **Inventaire rétrospectif** 140 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)((( 141 +Entrée : 2011.0 142 + 143 +))) 144 +|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille **Registre - Biens affectés ou bien remarquable**|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : 2011.0.35 145 +|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)**Registre - Ensembles complexes affectés **|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)((( 146 +Ensemble : 2011.0.36.0 147 +))) 148 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)((( 149 +Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens** 150 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés 151 +- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)— 152 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Entrées d’origine inconnue**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)((( 153 +Entrées : **grille Registre - Origine inconnue** 154 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)— 185 185 186 - Ainsidans le cas d’uninventairerétrospectif on auraitlasuccessiondenumérosuivante:156 +== Garantir la complétude des données == 187 187 188 -* 2011.0.1 bien simple 189 -* 2011.0.2 bien simple 190 -* 2011.0.3.0 ensemble complexe 191 -* 2011.0.3.1 1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe 192 -* 2011.0.3.2 2eme bien remarquable de l’ensemble complexe 193 -* 2011.0.4 bien simple 194 -* 2011.0.5.0 ensemble complexe 195 -* etc. 158 +L’intégration au registre n’est possible que si **tous les champs obligatoires** sont renseignés dans les tables **Entrées** et **Biens**. 196 196 197 - =Saisiedes données nécessairesau registres=160 +En cas d’information absente : 198 198 162 +* saisir //« néant »// si l’absence est avérée, 163 +* saisir //« indéterminé »// en cas de doute ou d’information introuvable. 199 199 200 -== Champs obligatoiresen saisie==165 +=== Table Entrées === 201 201 202 - 203 -Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien. 204 - 205 -(% class="box warningmessage" %) 206 -((( 207 -//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**// 208 -))) 209 - 210 -En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés. 211 - 212 -Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés. 213 - 214 -**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :** 215 - 216 -* Mode acquisition (thésaurus) 217 -* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire 167 +* Mode d’acquisition (thésaurus) 168 +* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu 218 218 * Musée acquéreur (liste de contrôle) 219 219 * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle) 220 220 * Référence de l’acte 221 -* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)222 -* Mention des concours publics ( listedecontrôle)172 +* Date de l’acte d’acquisition 173 +* Mention des concours publics (AS / ANS) 223 223 224 - **Leschamps obligatoiresdans la table des bienssont les suivants :**175 +=== Table Biens === 225 225 177 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60** 178 + 226 226 * Numéro d’inventaire 227 -* Date d’affectation 228 -* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle) 229 -* Prix d’achat 180 +* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle 230 230 * Domaine (thésaurus) 231 231 * Dénomination (thésaurus) 232 232 * Matières/techniques (thésaurus) 233 233 * Dimensions 234 -* Type d’inscriptions (thésaurus) 235 -* Date du constat état (assistant datation) 236 -* État de conservation (liste de contrôle) 185 +* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle) 186 +* Prix d’achat 187 +* Inscriptions (thésaurus) 188 +* Constat d’état initial (date + état de conservation) 237 237 238 -(% class="box infomessage" %) 239 -((( 240 -(% style="text-align: center;" %) 241 -//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.// 242 -))) 190 += Effectuer l’intégration d’une notice au registre = 243 243 244 - Si l'onn'utilisepaslesgrilles de saisie de registres, uncontrôlebloquantsera réalisé au momentdel’intégrationau registre,pourvérifier queces champs sontbiensrenseignés(sil'on neconnait paslavaleurdeschamps obligatoires,ilfautindiquerlamention "néant"). Le même contrôleseraréalisélorsquel’opérateurdesaisie clic surl’icône « Terminerla saisie »dans leworkflow. Mais dans cecasil n’estpas bloquant.192 +Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des **grilles spécifiques aux registres**, vous pouvez procéder à leur intégration dans le registre réglementaire. 245 245 194 +Cette opération suit un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**. 246 246 247 -== Grille de saisied'unbienaffectéaux collections ==196 +== Saisir les notices dans les grilles dédiées == 248 248 249 - 250 -=== Entrées : nouvelle acquisition === 251 - 252 - 253 -Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées. 254 - 255 - 256 -[[image:1747723969669-261.png]] 257 - 258 -(% style="text-align: center;" %) 259 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées// 260 - 261 - 262 -Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) : 263 - 264 - 265 -[[image:1747724102358-210.png]] 266 - 267 -(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %) 268 -//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées// 269 - 270 - 271 -(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %) 272 272 ((( 273 - (%style="text-align:left;"%)274 - //Dansla grillede saisie**Acquisition - complète** delatable des entrées, il y a des champs supplémentairesmaisilsneseront pas recopiésdans leregistre.//199 +* Utiliser les **grilles Registre** adaptées à la nature du bien. 200 +* Le **bien** doit obligatoirement être **lié à une notice d’entrée**. 275 275 ))) 276 276 203 +[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 277 277 278 -== =Entrée:inventairerétrospectif===205 +== Terminer la saisie de chaque notice == 279 279 280 - 281 -Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées. 282 - 283 - 284 -[[image:1747724180433-782.png]] 285 - 286 -(% style="text-align: center;" %) 287 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées// 288 - 289 - 290 -Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.** 291 - 292 -Renseigner, à minima, le statut juridique. 293 - 294 - 295 -[[image:1747724251875-618.png]] 296 - 297 -(% style="text-align: center;" %) 298 -//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées// 299 - 300 - 301 -(% class="box infomessage" %) 302 302 ((( 303 - //Pourplus d'informationsconcernantlanumérotationdeplusieurs entréesrétrospectivesavecprovenancesdistinctes,se référerau paragrapheci-dessus concernant la numérotation des ensemblescomplexes.//304 - )))208 +1. Cliquer sur le bouton **Terminer la saisie** (barre d’outils). 209 +1. Une fenêtre s’ouvre et signale si la notice est complète. 305 305 211 +* Si des champs requis sont absents, la liste est affichée. 212 +* Vous pouvez cliquer sur **OK** pour continuer malgré les manques. 306 306 307 -=== Biens === 214 +(% start="3" %) 215 +1. La notice passe en état **« attente validation saisie »**. 308 308 309 309 310 -Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens. 311 311 312 - 313 -[[image:1747724329047-588.png]] 314 - 315 -(% style="text-align: center;" %) 316 -//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens// 317 - 318 - 319 -La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée. 320 - 321 - 322 -(% class="box infomessage" %) 323 -((( 324 -//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.// 219 + 325 325 ))) 326 326 327 -[[image:1747724385543-970.png]] 328 - 329 -(% style="text-align: center;" %) 330 -//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens// 331 - 332 - 333 -(% class="box warningmessage" %) 334 334 ((( 335 - //Lesgrilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//223 + 336 336 ))) 337 337 226 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 338 338 339 -Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre. 340 340 341 - Cliquer surl'icône[[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui setrouve dans labarred'outils dela noticedubien.229 +[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 342 342 231 +== Valider ou refuser la saisie == 343 343 344 - [[image:1747725032932-364.png]]233 +=== Valider la saisie === 345 345 235 +En cas de **notice conforme,** cliquez sur **Valider la saisie, **la notice 346 346 347 -=== Biens : Ensembles complexes === 237 +* passe en état **« saisie validée »** 238 +* peut être intégrée au registre. 348 348 240 +[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 349 349 350 -Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens. 351 351 243 +=== Refuser la saisie === 352 352 353 - [[image:1747725129124-544.png]]245 +En cas de **notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. 354 354 247 +* Elle passe alors en état **« saisie refusée »** 248 +* une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. 249 +* Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation. 355 355 356 - La grille desaisieest découpée en 8onglets,regroupant leschampsselonleurordre de concaténationdansleregistre.Cet ordre diffèredeceluicommunémentutilisé dans lesgrillesstandards deFlora.251 +[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 357 357 358 -Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe : 359 - 360 - 361 -[[image:1747725362450-684.png]] 362 - 363 - 364 -(% class="box infomessage" %) 365 365 ((( 366 - //Penserà localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//254 + 367 367 ))) 368 368 369 -Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer. 370 - 371 -[[image:1747725317402-667.png]] 372 - 373 - 374 -Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère. 375 - 376 -Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème. 377 - 378 - 379 -== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt == 380 - 381 - 382 -=== Entrée === 383 - 384 - 385 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées. 386 - 387 - 388 -[[image:1747725797202-722.png]] 389 - 390 - 391 -=== Biens === 392 - 393 - 394 -Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens. 395 - 396 -A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire. 397 - 398 - 399 -[[image:1747725926983-893.png]] 400 - 401 - 402 - 403 -[[image:1747727404840-527.png]] 404 - 405 - 406 -= Intégration des notices biens au registre = 407 - 408 - 409 -=== Validation de la saisie d'un Bien === 410 - 411 - 412 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions. 413 - 414 - 415 -[[image:1747732762213-559.png]] 416 - 417 - 418 -Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément. 419 - 420 - 421 -[[image:1747732693654-638.png]] 422 - 423 - 424 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien. 425 - 426 -Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)". 427 - 428 -Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait. 429 - 430 -[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 431 - 432 -L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien. 433 - 434 -[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 435 - 436 -Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]]. 437 - 438 -[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 439 - 440 -(% class="wikigeneratedid" %) 441 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] . 442 - 443 -[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 444 - 445 -(% class="wikigeneratedid" %) 446 -Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer. 447 - 448 -[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 449 - 450 -(% class="wikigeneratedid" %) 451 -Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés. 452 - 453 -[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 454 - 455 - 456 - 457 -[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]] 458 - 459 - 460 - 461 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre. 462 - 463 - 464 -[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]] 465 - 466 - 467 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre : 468 - 469 -[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]] 470 - 471 - 472 -(% class="box warningmessage" %) 473 473 ((( 474 - //Dans leregistre,iln'yapasde rebonds (exceptéversla notice documentaire), nide lienshypertexte.Lesdonnéessontstatiques.//258 +[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 475 475 ))) 476 476 477 - Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF. 478 478 479 -* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions). 480 -* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions). 262 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 481 481 482 -Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS. 483 483 265 +== Lancer l’intégration au registre == 484 484 485 -= Édition desregistres=267 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60** 486 486 269 +((( 270 +1. Une fois la notice validée, cliquer sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils. 271 +1. Deux cas de figure : 487 487 488 -== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer == 273 +* **Tous les champs obligatoires sont remplis** → le bouton //Validation au registre d'inventaire des biens affectés// apparaît. 274 +Cliquer pour lancer l’intégration. 275 +* **Champs obligatoires manquants** → Flora affiche une alerte listant les champs à compléter. 276 +Cliquer sur **Retour**, modifier la notice et compléter les informations avant de réessayer. 489 489 490 490 491 -Se connecter avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche** 492 492 493 - 494 -[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]] 495 - 496 - 497 497 (% class="box infomessage" %) 498 498 ((( 499 - //Larecherchesera automatiquementfiltrée soitsurlesbiensaffectésauxcollections,soitsurles biensreçusen dépôt.Iln’estdoncpas possibled’éditerlesdeuxenmême temps. Cecipermetd’évitertouteconfusion.//282 +Depuis la version **4.5.60**, si les champs //Avis des instances scientifiques//, //Prix//, //Inscriptions// ou //Constat d’état initial// sont vides, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du SMF. 500 500 ))) 284 +))) 501 501 502 - Ilestpossible desélectionner:286 +[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 503 503 504 -* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt 505 -* L’année d'inscription au registre 506 -* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées) 507 507 508 - demanièreàafficher l’intégralité des biensaffectésoureçusen dépôt pouruneannée et un muséedonné.289 +=== Cas 1 : champs obligatoires renseignés === 509 509 510 - Les autres critèresderechercheservirontàlaconsultationdu registreinformatique.291 +[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 511 511 512 512 513 - Pouréditerleregistre,sélectionnerl'intégralité des donnéeset cliquer sur le bouton« générer le registreen pdf » :294 +=== Cas 2 : champs obligatoires manquants === 514 514 515 -[[image:17 15334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]296 +[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 516 516 517 517 518 - Cliquersur "OK" pour obtenirlefichier:299 +== Confirmer l’intégration == 519 519 520 -[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]] 301 +* Une fenêtre demande confirmation → cliquer sur **Oui**. 302 +* La **date d’intégration** est enregistrée. 303 +* Un **lien vers la version figée** du registre s’affiche dans la notice Bien. 521 521 305 + 522 522 523 - Puis,cliquersur "Obtenir lerésultat"pour quelefichiersetélécharge:307 +[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 524 524 525 -[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]] 526 526 310 +[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 527 527 528 528 529 -Résultat : 313 +[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 530 530 531 -[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]] 532 532 316 += Consulter et éditer les registres = 533 533 534 -(% class="wikigeneratedid" %) 535 -Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD). 318 +Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement. 536 536 320 +Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres. 537 537 538 -== Pagede gardeetannexes auxregistrespapiers==322 +== Consulter le registre == 539 539 324 +1. Accédez au menu : **Registres > Recherche** 325 +1. ((( 326 +Renseignez les critères de filtrage : 540 540 541 -Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde. 542 - 543 -Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique. 544 - 545 -(% class="box successmessage" %) 546 -((( 547 -//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.// 328 +* **Année d’inscription au registre** 329 +* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt 330 +* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée 548 548 ))) 332 +1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites. 549 549 334 +>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012. 550 550 551 - Enrevanche,Floraadéjàpréparé lespagesd'annexes,àimprimer età joindreauregistrepapier.336 +[[Table registre → formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 552 552 553 -(% class="box successmessage" %) 554 -((( 555 -//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.// 556 -))) 557 557 339 +== Éditer le registre == 558 558 559 - [[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"height="520" width="1024"class="img-thumbnail"]]341 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60** 560 560 343 +1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition. 344 +1. Cliquez sur **Imprimer **(PDF ou ODF). 345 +1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**. 346 +1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements). 561 561 562 -[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]] 563 - 564 - 565 - 566 -= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété = 567 - 568 - 569 -Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre). 570 - 571 -(% class="box successmessage" %) 348 +(% class="box infomessage" %) 572 572 ((( 573 - //Lestransfertsde propriétésontréaliséslorsqu’unbiendéposédevient propriétédu musée.//350 +Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées. 574 574 ))) 575 575 576 -Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter : 353 +[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 354 +))) 577 577 578 -* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété 579 -* Radier le bien du registre des dépôts 580 -* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours 581 581 582 -== Rattachement à la nouvelle entrée == 583 583 358 +[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 584 584 585 -=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » === 586 586 361 +[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 587 587 588 -[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]] 589 589 364 +[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 590 590 591 -[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]] 592 592 367 +== Ajouter la page de garde et les annexes == 593 593 369 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60** 594 594 595 -=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée === 371 +* Depuis la version **4.5.60** : Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation. 372 +* Un encart dans le formulaire de recherche du registre indique automatiquement les pages à annexer à l’impression annuelle. 596 596 374 +[[Formulaire de recherche table Registres → pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 597 597 598 -[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]] 376 + 377 +))) 599 599 600 - 601 -== Radiation du registre des dépôts == 602 - 603 - 604 -=== Rechercher la notice du bien déposé === 605 - 606 - 607 -Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche. 608 - 609 - 610 -[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]] 611 - 612 - 613 - 614 -=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification === 615 - 616 - 617 -Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts. 618 - 619 - 620 -[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]] 621 - 622 - 623 -(% class="box successmessage" %) 624 624 ((( 625 -//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).// 626 -))) 380 +[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 627 627 628 - 629 -[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]] 630 - 631 - 632 -(% class="box warningmessage" %) 382 + 383 +))) 384 +)))|(% style="width:300px" %)((( 385 +(% class="box" %) 633 633 ((( 634 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !// 387 +**Sommaire** 388 + 389 +{{toc depth="2" numbered="true"/}} 635 635 ))) 636 636 637 - 638 -Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour : 639 - 640 - 641 -[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]] 642 - 643 - 644 - 645 -== Intégration du bien au registre des biens affectés == 646 - 647 - 648 -Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens. 649 - 650 - 651 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété". 652 - 653 - 654 -[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]] 655 - 656 - 657 -[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]] 658 - 659 - 660 -Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien. 661 - 662 -[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]] 663 - 664 - 665 -(% class="box warningmessage" %) 392 +(% class="box" %) 666 666 ((( 667 -//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.// 394 +**Aller plus loin*** 395 + 396 +* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]] 397 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]] 398 +* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]] 399 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]] 400 +* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]] 401 +* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]] 402 +* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]] 668 668 ))) 669 669 670 - 671 -Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés : 672 - 673 - 674 -[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]] 675 - 676 - 677 -[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]] 678 - 679 - 680 -(% class="box warningmessage" %) 405 +(% class="box" %) 681 681 ((( 682 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! // 407 +**Icônes principales** 408 + 409 +* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées 410 + 411 +* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens 412 + 413 +* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres 414 + 415 +* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice 416 + 417 +* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications 418 + 419 +* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications 420 + 421 +* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications 422 + 423 +* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire 424 + 425 +* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]Imprimer via les modèles de publication 683 683 ))) 427 +))) 428 + 429 +
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