Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44

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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 11:25
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 12:34
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -20,8 +20,10 @@
20 20  |**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 21  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
22 22  
23 -= Principes de fonctionnement dans Flora =
23 += Comment fonctionne l’intégration au registre dans Flora =
24 24  
25 +== Principe général ==
26 +
25 25  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
26 26  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
27 27  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -28,7 +28,7 @@
28 28  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
29 29  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
30 30  
31 -= Grilles de saisie à utiliser =
33 +== Grilles de saisie à utiliser ==
32 32  
33 33  Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
34 34  
... ... @@ -41,7 +41,7 @@
41 41  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
42 42  )))
43 43  
44 -(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
46 +(% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage**
45 45  |Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
46 46  |Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
47 47  |Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
... ... @@ -59,11 +59,9 @@
59 59  [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 60  
61 61  
62 -= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
64 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
63 63  
64 -La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
65 -Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
66 -Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
66 +Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
67 67  
68 68  (% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
69 69  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
... ... @@ -176,17 +176,22 @@
176 176  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
177 177  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
178 178  
179 -= Champs obligatoires pour le registre =
179 +== Champs obligatoires pour le registre ==
180 180  
181 181  La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
182 182  Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
183 183  
184 +(% class="box warningmessage" %)
185 +(((
186 +L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
187 +)))
188 +
184 184  En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
185 185  
186 186  * **néant **: en l’absence avérée d’information,
187 187  * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
188 188  
189 -== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
194 +=== Table Entrées ===
190 190  
191 191  * Mode d’acquisition (thésaurus)
192 192  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
... ... @@ -196,7 +196,7 @@
196 196  * Date de l’acte d’acquisition
197 197  * Mention des concours publics (AS / ANS)
198 198  
199 -== Champs obligatoires dans la table Biens ==
204 +=== Table Biens ===
200 200  
201 201  (% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
202 202  
... ... @@ -230,16 +230,16 @@
230 230  == Terminer la saisie de chaque notice ==
231 231  
232 232  (((
233 -(% start="1" %)
234 -1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
238 +Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
235 235  )))
236 236  
237 237  (((
238 -(% start="2" %)
239 -1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
240 -Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
241 -L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
242 -1. La notice passe en état « attente validation saisie »
242 +Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
243 +
244 +* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
245 +* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
246 +
247 +La notice passe en état « attente validation saisie ».
243 243  )))
244 244  
245 245  [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -308,9 +308,10 @@
308 308  
309 309  == Confirmer l’intégration ==
310 310  
311 -1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
312 -1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
316 +Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
313 313  
318 +La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
319 +
314 314  [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 315  
316 316  
... ... @@ -338,7 +338,7 @@
338 338  )))
339 339  1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
340 340  
341 ->(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collection de l'année 2012.
347 +>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
342 342  
343 343  [[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
344 344  
... ... @@ -363,6 +363,8 @@
363 363  
364 364  
365 365  
372 +
373 +
366 366  [[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
367 367  
368 368  
... ... @@ -387,221 +387,160 @@
387 387  [[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
388 388  
389 389  
398 += (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =
390 390  
400 +Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora.
401 +Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres.
391 391  
403 +(% class="box infomessage" %)
404 +(((
405 +Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**.
406 +)))
392 392  
408 +== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert ==
393 393  
410 +1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
411 +1. (((
412 +Rattachez ensuite le bien à cette nouvelle entrée :
394 394  
414 +* (((
415 +Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
395 395  
396 -
397 -
417 +* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
418 +* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
398 398  )))
399 -)))|(% style="width:300px" %)(((
400 -(% class="box" %)
401 -(((
402 -**Sommaire**
420 +* (((
421 +Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats :
403 403  
404 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
423 +* 1ʳᵉ opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
424 +* 2ᵉ opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
405 405  )))
406 -
407 -(% class="box" %)
408 -(((
409 -**Aller plus loin**
410 -
411 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
412 -* Saisir une entrée
413 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
414 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
415 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
416 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
417 -* [[Radier des biens au registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
418 418  )))
419 419  
420 -(% class="box" %)
421 -(((
422 -**Icônes principales**
423 -)))
424 -)))
428 +[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
425 425  
426 426  
431 +[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
427 427  
428 428  
434 +=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien ===
429 429  
436 +Depuis la notice du bien, renseignez :
430 430  
438 +1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
439 +1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
431 431  
441 +[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
432 432  
433 433  
444 +=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats ===
434 434  
446 +Utilisez la fonction d’association multiple :
435 435  
448 +1. première opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
449 +1. seconde opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
436 436  
451 +[[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
437 437  
438 -
439 439  
440 -
454 +[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
441 441  
442 442  
457 +[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
443 443  
444 444  
460 +== Radier le bien du registre des dépôts ==
445 445  
462 +1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
463 +1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
464 +1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
446 446  
447 -
448 -= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
449 -
450 -
451 -Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
452 -
453 -(% class="box successmessage" %)
466 +(% class="box infomessage" %)
454 454  (((
455 -//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient proprié du musée.//
468 +Cette étape est **obligatoire** avant toute intégration dans le registre des biens affectés.
456 456  )))
457 457  
458 -Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
471 +[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
459 459  
460 -* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
461 -* Radier le bien du registre des dépôts
462 -* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
463 463  
464 -== Rattachement à la nouvelle ente ==
474 +[[Table registres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
465 465  
466 466  
467 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
477 +[[Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
468 468  
469 469  
470 -[[image:1747739157175-278.png]]
480 +[[Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
471 471  
472 472  
473 -[[image:1747739231189-417.png]]
483 +[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
474 474  
475 475  
486 +== Intégrer le bien au registre des biens affectés ==
476 476  
477 -=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
488 +1. Modifiez la notice dans la **table des biens**.
489 +1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**.
490 +1. (((
491 +Renseignez :
478 478  
493 +* le **nouveau numéro d’inventaire**,
494 +* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**.
495 +* le champ **Enregistrer le transfert de propriété** : sélectionnez **Oui**.
496 +)))
497 +1. Enregistrez la notice.
498 +1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils.
499 +1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation.
479 479  
480 -==== Attachement unitaire ====
501 +[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
481 481  
482 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
483 483  
484 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
485 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
504 +[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
486 486  
487 -[[image:1747740793119-487.png]]
488 488  
507 +[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
489 489  
490 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
491 491  
492 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
510 +[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
493 493  
494 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
495 495  
496 -* Sélectionner les notices à rattacher
497 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
513 +[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
498 498  
499 -[[image:1747740946609-961.png]]
500 500  
516 +[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
501 501  
502 -Première association à effectuer :
503 503  
504 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
505 -* Lancer le traitement
519 +[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
506 506  
507 -[[image:1747741015186-251.png]]
508 508  
509 509  
510 -Seconde association à effectuer :
511 511  
512 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
513 -* Lancer le traitement
514 514  
515 -[[image:1747741041295-431.png]]
516 -
517 -
518 -== Radiation du registre des dépôts ==
519 -
520 -
521 -=== Rechercher la notice du bien déposé ===
522 -
523 -
524 -Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
525 -
526 -[[image:1747739687774-731.png]]
527 -
528 -
529 -=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
530 -
531 -
532 -Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
533 -
534 -[[image:1747739728922-844.png]]
535 -
536 -
537 -(% class="box successmessage" %)
538 -(((
539 -//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
525 +
540 540  )))
541 -
542 -
543 -[[image:1747739870875-332.png]]
544 -
545 -
546 -(% class="box warningmessage" %)
527 +)))|(% style="width:300px" %)(((
528 +(% class="box" %)
547 547  (((
548 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
530 +**Sommaire**
531 +
532 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
549 549  )))
550 550  
551 -
552 -Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
553 -
554 -[[image:1747739908497-919.png]]
555 -
556 -
557 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
558 -
559 -
560 -== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
561 -
562 -
563 -Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
564 -
565 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
566 -
567 -
568 -[[image:1747740027614-948.png]]
569 -
570 -
571 -[[image:1747740075472-359.png]]
572 -
573 -
574 -Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
575 -
576 -
577 -[[image:1747740216286-288.png]]
578 -
579 -
580 -(% class="box warningmessage" %)
535 +(% class="box" %)
581 581  (((
582 -//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
537 +**Aller plus loin**
538 +
539 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
540 +* Saisir une entrée
541 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
542 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
543 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
544 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
545 +* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
583 583  )))
584 584  
585 -
586 -Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
587 -
588 -
589 -(% class="box warningmessage" %)
548 +(% class="box" %)
590 590  (((
591 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
550 +**Icônes principales**
592 592  )))
552 +)))
593 593  
594 -[[image:1747740258746-408.png]]
595 -
596 -
597 -[[image:1747740398485-927.png]]
598 -
599 -
600 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
601 -
602 -[[image:1747733815373-706.png]]
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605 -Résultat :
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607 -[[image:1747740624210-211.png]]
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