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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 69.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 11:25
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 11:18
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Gérer les registres réglementaires
Parent
... ... @@ -1,1 +1,0 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,520 +1,602 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
1 +{{box title="**Sommaire**"}}
2 +{{toc depth="1"/}}
3 +{{/box}}
2 2  
3 -|(% style="width:840px" %)(((
5 += **Introduction** =
6 +
7 +
8 +== Réglementation ==
9 +
10 +
11 +La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
12 +
13 +
14 +Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
15 +
16 +[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
17 +
18 +Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
19 +
20 +
21 +L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
22 +
23 +Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
24 +
25 +
26 +L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
27 +
28 +[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
29 +
30 +
31 +== Modalités pratiques ==
32 +
33 +
34 +Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
35 +
36 +* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
37 +* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
38 +* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
39 +* En conformité avec les exigences légales
40 +
41 +Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
42 +
43 +Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
44 +
45 +
46 +L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
47 +
48 +
49 +(% class="box warningmessage" %)
4 4  (((
5 -(% class="box" %)
6 -(((
7 -En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
8 -Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
51 +//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
52 +)))
9 9  
10 -Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
54 +**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
55 +
56 +* //Table documentaire des Biens//
57 +* //Table documentaire des Entrées//
58 +
59 +**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
60 +
61 +* //Registre des biens affectés//
62 +* //Registre de biens reçus en dépôt//
63 +
64 +**Vocabulaire à proscrire :**
65 +
66 +* // Registre des entrées : il prête à confusion//
67 +
68 +(% class="box infomessage" %)
69 +(((
70 +//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
11 11  )))
12 12  
73 +
74 +
75 +
76 +
77 +== Attention : le registre papier fait foi ==
78 +
79 +
80 +Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
81 +
82 +Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
83 +
84 +(% class="box warningmessage" %)
13 13  (((
14 -= Cadre légal et normes applicables aux registres =
86 +//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
87 +)))
15 15  
16 -La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
17 17  
18 -(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
19 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
20 -|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
21 -|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
90 +== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
22 22  
23 -= Principes de fonctionnement dans Flora =
24 24  
25 -* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
26 -* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
27 -* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
28 -* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
29 -* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
93 +=== Nouvelles acquisitions ===
30 30  
31 -= Grilles de saisie à utiliser =
32 32  
33 -Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
96 +La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
34 34  
35 -* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
36 -* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
37 -* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
98 +L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
38 38  
100 +
39 39  (% class="box infomessage" %)
40 40  (((
41 -**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
103 +//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
42 42  )))
43 43  
44 -(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
45 -|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
46 -|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
47 -|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
48 -|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
49 -|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
50 -|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
51 -|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
52 -|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
53 -|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
54 -|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
55 55  
56 -[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 +=== Inventaire rétrospectifs ===
57 57  
58 58  
59 -[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 +Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
60 60  
112 +Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
113 +
61 61  
62 -= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
115 +//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
63 63  
64 -La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
65 -Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
66 -Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
117 +Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
67 67  
68 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
69 -|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
70 -Entrées : grille** Registre - Acquisition **
119 +Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
71 71  
72 -Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
73 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
74 -- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
75 -Entrée : 2025.1
76 76  
77 -Bien : 2025.1.1
78 -)))
79 -|(((
80 -**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
81 -)))|(% style="width:209px" %)(((
82 -Entrées : grille **Registre - Acquisition**
122 +S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
83 83  
84 -Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
124 +* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
125 +* le numéro de lot : 0
126 +* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
85 85  
86 -Si biens remarquables : saisie individuelle
87 -)))|(% style="width:302px" %)(((
88 -- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
89 -- Joindre un document descriptif
128 +//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
90 90  
91 -- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
92 92  
93 -- Numérotation :
94 -• Ensemble : année.numérolot.0
95 -• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
96 -)))|(% style="width:257px" %)(((
97 -Entrée : 2011.3
131 +[[image:1747723638621-244.png]]
98 98  
99 -Ensemble : 2011.3.0
133 +(% style="text-align: center;" %)
134 +//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
100 100  
101 -1er bien : 2011.3.1
102 102  
103 -2eme bien : 2011.3.2
104 104  
105 -
106 -)))
107 -|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
108 -Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
138 +[[image:1747723844014-278.png]]
109 109  
110 -Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
111 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
112 -- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
113 -Entrée : D2025.1
140 +(% style="text-align: center;" %)
141 +//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
114 114  
115 -Bien : D2025.1.1
143 +
144 +L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
145 +
146 +
147 +(% class="box infomessage" %)
148 +(((
149 +//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
150 +Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
151 +A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
116 116  )))
117 -|(((
118 -**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
119 119  
120 -
121 -)))|(% style="width:209px" %)(((
122 -Entrées : grille **Registre - Dépôt**
123 123  
124 -Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
155 +==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
125 125  
126 -Si biens remarquables : saisie individuelle
127 -)))|(% style="width:302px" %)(((
128 -- Saisie immédiate ou différée
129 -- Joindre un document descriptif
130 130  
131 -- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
132 -- Numérotation :
133 -• Ensemble : Dannée.numérolot.0
134 -• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
135 -)))|(% style="width:257px" %)(((
136 -Entrée : D2011.1
158 +Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
137 137  
138 -Ensemble : D2011.1.0
139 139  
140 -1er bien : D2011.1.1
161 +=== Récolement décennal ===
141 141  
142 -2eme bien : D2011.1.2
143 -)))
144 -|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
145 -Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
146 146  
147 -Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
148 -)))|(% style="width:302px" %)(((
149 -- Entrée liée : année.0
150 -Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
164 +**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
151 151  
166 +Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
152 152  
153 -- Numérotation biens :
154 -• Bien simple : année.0.numérobien
155 -• Ensemble : année.0.numérolot.0
156 -• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
157 -)))|(% style="width:257px" %)(((
158 -Entrée : 2011.0
168 +Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
159 159  
160 -Bien : 2011.0.35
170 +Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
161 161  
162 162  
163 -**Ensembles complexes **:
173 +=== Ensembles complexes ===
164 164  
165 -Entrée : 2011.0
166 166  
167 -Ensemble : 2011.0.36.0
176 +Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
168 168  
169 -Bien remarquable : 2011.0.36.1
178 +Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
179 +
180 +(% class="box successmessage" %)
181 +(((
182 +//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
170 170  )))
171 -|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
172 -Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
173 -)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
174 -- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
175 -|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
176 -Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
177 -)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
178 178  
179 -= Champs obligatoires pour le registre =
185 +Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
180 180  
181 -La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
182 -Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
187 +* 2011.0.1               bien simple
188 +* 2011.0.2               bien simple
189 +* 2011.0.3.0           ensemble complexe
190 +* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
191 +* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
192 +* 2011.0.4               bien simple
193 +* 2011.0.5.0           ensemble complexe
194 +* etc.
183 183  
184 -En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
196 += Saisie des données nécessaires au registres =
185 185  
186 -* **néant **: en l’absence avérée d’information,
187 -* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
188 188  
189 -== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
199 +== Champs obligatoires en saisie ==
190 190  
191 -* Mode d’acquisition (thésaurus)
192 -* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
201 +
202 +Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
203 +
204 +(% class="box warningmessage" %)
205 +(((
206 +//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
207 +)))
208 +
209 +En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
210 +
211 +Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
212 +
213 +**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
214 +
215 +* Mode acquisition (thésaurus)
216 +* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
193 193  * Musée acquéreur (liste de contrôle)
194 194  * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
195 195  * Référence de l’acte
196 -* Date de l’acte d’acquisition
197 -* Mention des concours publics (AS / ANS)
220 +* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
221 +* Mention des concours publics (liste de contrôle)
198 198  
199 -== Champs obligatoires dans la table Biens ==
223 +**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
200 200  
201 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
202 -
203 203  * Numéro d’inventaire
204 -* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
226 +* Date d’affectation
227 +* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
228 +* Prix d’achat
205 205  * Domaine (thésaurus)
206 206  * Dénomination (thésaurus)
207 207  * Matières/techniques (thésaurus)
208 208  * Dimensions
209 -* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
210 -* Prix d’achat
211 -* Inscriptions (thésaurus)
212 -* Constat d’état initial (date + état de conservation)
233 +* Type d’inscriptions (thésaurus)
234 +* Date du constat état (assistant datation)
235 +* État de conservation (liste de contrôle)
213 213  
214 -= Étapes d’intégration d’une notice au registre =
237 +(% class="box infomessage" %)
238 +(((
239 +(% style="text-align: center;" %)
240 +//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
241 +)))
215 215  
216 -Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
243 +Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
217 217  
218 -== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
219 219  
220 -(((
221 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
222 -)))
246 +== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
223 223  
224 -(((
225 -Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
226 -)))
227 227  
228 -[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
249 +=== Entrées : nouvelle acquisition ===
229 229  
230 -== Terminer la saisie de chaque notice ==
231 231  
252 +Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
253 +
254 +
255 +[[image:1747723969669-261.png]]
256 +
257 +(% style="text-align: center;" %)
258 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
259 +
260 +
261 +Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
262 +
263 +
264 +[[image:1747724102358-210.png]]
265 +
266 +(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
267 +//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
268 +
269 +
270 +(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
232 232  (((
233 -(% start="1" %)
234 -1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
272 +(% style="text-align: left;" %)
273 +//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
235 235  )))
236 236  
276 +
277 +=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
278 +
279 +
280 +Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
281 +
282 +
283 +[[image:1747724180433-782.png]]
284 +
285 +(% style="text-align: center;" %)
286 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
287 +
288 +
289 +Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
290 +
291 +Renseigner, à minima, le statut juridique.
292 +
293 +
294 +[[image:1747724251875-618.png]]
295 +
296 +(% style="text-align: center;" %)
297 +//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
298 +
299 +
300 +(% class="box infomessage" %)
237 237  (((
238 -(% start="2" %)
239 -1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
240 -Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
241 -L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
242 -1. La notice passe en état « attente validation saisie »
302 +//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
243 243  )))
244 244  
245 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
246 246  
306 +=== Biens ===
247 247  
248 -[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
249 249  
250 -== Valider ou refuser la notice ==
309 +Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
251 251  
252 -Dans la barre d’outils :
253 253  
254 -* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
255 -* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
312 +[[image:1747724329047-588.png]]
256 256  
257 -=== Cas 1 : validation de la saisie ===
314 +(% style="text-align: center;" %)
315 +//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
258 258  
259 -[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
260 260  
318 +La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
261 261  
262 -=== Cas 2 : refus de la saisie ===
263 263  
264 -[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
265 -
321 +(% class="box infomessage" %)
266 266  (((
267 -
323 +//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
268 268  )))
269 269  
326 +[[image:1747724385543-970.png]]
327 +
328 +(% style="text-align: center;" %)
329 +//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
330 +
331 +
332 +(% class="box warningmessage" %)
270 270  (((
271 -[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
334 +//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
272 272  )))
273 273  
274 274  
275 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338 +Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
276 276  
340 +Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
277 277  
278 -== Lancer l’intégration au registre ==
279 279  
280 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
343 +[[image:1747725032932-364.png]]
281 281  
282 -(((
283 -Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
284 284  
285 -**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
346 +=== Biens : Ensembles complexes ===
286 286  
287 -* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
288 -* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
289 289  
349 +Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
350 +
351 +
352 +[[image:1747725129124-544.png]]
353 +
354 +
355 +La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
356 +
357 +Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
358 +
359 +
360 +[[image:1747725362450-684.png]]
361 +
362 +
290 290  (% class="box infomessage" %)
291 291  (((
292 -À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
365 +//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
293 293  )))
294 -)))
295 295  
296 -[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
368 +Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
297 297  
370 +[[image:1747725317402-667.png]]
298 298  
299 -=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
300 300  
301 -[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
373 +Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
302 302  
375 +Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
303 303  
304 -=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
305 305  
306 -[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
378 +== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
307 307  
308 308  
309 -== Confirmer l’intégration ==
381 +=== Entrée ===
310 310  
311 -1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
312 -1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
313 313  
314 -[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
384 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
315 315  
316 316  
317 -[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
387 +[[image:1747725797202-722.png]]
318 318  
319 319  
320 -[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
390 +=== Biens ===
321 321  
322 322  
323 -= Consulter et éditer les registres =
393 +Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
324 324  
325 -Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
395 +A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
326 326  
327 -Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
328 328  
329 -== Consulter le registre ==
398 +[[image:1747725926983-893.png]]
330 330  
331 -1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**
332 -1. (((
333 -Renseignez les critères de filtrage :
334 334  
335 -* **Année d’inscription au registre**
336 -* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
337 -* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
338 -)))
339 -1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
340 340  
341 ->(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collection de l'année 2012.
402 +[[image:1747727404840-527.png]]
342 342  
343 -[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
344 344  
405 += Intégration des notices biens au registre =
345 345  
346 -== Éditer le registre ==
347 347  
348 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
408 +=== Validation de la saisie d'un Bien ===
349 349  
350 -1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
351 -1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.
352 -1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
353 -1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
354 354  
355 -(% class="box infomessage" %)
356 -(((
357 -Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
358 -)))
411 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
359 359  
360 -[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
361 -)))
362 362  
414 +[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
363 363  
364 364  
417 +Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
365 365  
366 -[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
367 367  
420 +[[image:1747732693654-638.png]]
368 368  
369 -[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
370 370  
423 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
371 371  
372 -[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
425 +Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
373 373  
427 +Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
374 374  
375 -== Page de garde et annexes aux registres papier ==
429 +[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
376 376  
377 -Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
431 +L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
378 378  
379 -Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
433 +[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
380 380  
381 -[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
435 +Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
382 382  
383 -
384 -)))
437 +[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
385 385  
386 -(((
387 -[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
439 +(% class="wikigeneratedid" %)
440 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .
388 388  
442 +[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
389 389  
444 +(% class="wikigeneratedid" %)
445 +Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
390 390  
447 +[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
391 391  
449 +(% class="wikigeneratedid" %)
450 +Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
392 392  
452 +[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
393 393  
394 394  
395 395  
456 +[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
396 396  
397 -
398 -)))
399 -)))|(% style="width:300px" %)(((
400 -(% class="box" %)
401 -(((
402 -**Sommaire**
403 403  
404 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
405 -)))
406 406  
407 -(% class="box" %)
408 -(((
409 -**Aller plus loin**
460 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
410 410  
411 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
412 -* Saisir une entrée
413 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
414 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
415 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
416 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
417 -* [[Radier des biens au registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
418 -)))
419 419  
420 -(% class="box" %)
463 +[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
464 +
465 +
466 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
467 +
468 +[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
469 +
470 +
471 +(% class="box warningmessage" %)
421 421  (((
422 -**Icônes principales**
473 +//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
423 423  )))
424 -)))
425 425  
476 + Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
426 426  
478 +* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
479 +* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
427 427  
481 +Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
428 428  
429 429  
484 += Édition des registres =
430 430  
431 431  
487 +== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
432 432  
433 433  
490 +Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
434 434  
435 435  
493 +[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
436 436  
437 437  
438 -
496 +(% class="box infomessage" %)
497 +(((
498 +//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
499 +)))
439 439  
440 -
501 +Il est possible de sélectionner :
441 441  
503 +* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
504 +* L’année d'inscription au registre
505 +* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
442 442  
507 +de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
443 443  
509 +Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
444 444  
445 445  
512 +Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
446 446  
514 +[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
447 447  
448 -= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
449 449  
517 +Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
450 450  
451 -Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
519 +[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
452 452  
453 -(% class="box successmessage" %)
454 -(((
455 -//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
456 -)))
457 457  
458 -Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
522 +Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
459 459  
460 -* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
461 -* Radier le bien du registre des dépôts
462 -* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
524 +[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
463 463  
464 -== Rattachement à la nouvelle entrée ==
465 465  
466 466  
467 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
528 +Résultat :
468 468  
530 +[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
469 469  
470 -[[image:1747739157175-278.png]]
471 471  
533 +(% class="wikigeneratedid" %)
534 +Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
472 472  
473 -[[image:1747739231189-417.png]]
474 474  
537 +== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
475 475  
476 476  
477 -=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
540 +Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
478 478  
542 +Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
479 479  
480 -==== Attachement unitaire ====
544 +(% class="box successmessage" %)
545 +(((
546 +//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
547 +)))
481 481  
482 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
483 483  
484 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
485 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
550 +En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
486 486  
487 -[[image:1747740793119-487.png]]
552 +(% class="box successmessage" %)
553 +(((
554 +//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
555 +)))
488 488  
489 489  
490 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
558 +[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
491 491  
492 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
493 493  
494 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
561 +[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
495 495  
496 -* Sélectionner les notices à rattacher
497 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
498 498  
499 -[[image:1747740946609-961.png]]
500 500  
565 += Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
501 501  
502 -Première association à effectuer :
503 503  
504 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
505 -* Lancer le traitement
568 +Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
506 506  
507 -[[image:1747741015186-251.png]]
570 +(% class="box successmessage" %)
571 +(((
572 +//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
573 +)))
508 508  
575 +Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
509 509  
510 -Seconde association à effectuer :
577 +* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
578 +* Radier le bien du registre des dépôts
579 +* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
511 511  
512 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
513 -* Lancer le traitement
581 +== Rattachement à la nouvelle entrée ==
514 514  
515 -[[image:1747741041295-431.png]]
516 516  
584 +=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
517 517  
586 +
587 +[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
588 +
589 +
590 +[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
591 +
592 +
593 +
594 +=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
595 +
596 +
597 +[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
598 +
599 +
518 518  == Radiation du registre des dépôts ==
519 519  
520 520  
... ... @@ -523,17 +523,20 @@
523 523  
524 524  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
525 525  
526 -[[image:1747739687774-731.png]]
527 527  
609 +[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
528 528  
611 +
612 +
529 529  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
530 530  
531 531  
532 532  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
533 533  
534 -[[image:1747739728922-844.png]]
535 535  
619 +[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
536 536  
621 +
537 537  (% class="box successmessage" %)
538 538  (((
539 539  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -540,7 +540,7 @@
540 540  )))
541 541  
542 542  
543 -[[image:1747739870875-332.png]]
628 +[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
544 544  
545 545  
546 546  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -551,10 +551,9 @@
551 551  
552 552  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
553 553  
554 -[[image:1747739908497-919.png]]
555 555  
640 +[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
556 556  
557 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
558 558  
559 559  
560 560  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -562,21 +562,21 @@
562 562  
563 563  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
564 564  
565 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
566 566  
650 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
567 567  
568 -[[image:1747740027614-948.png]]
569 569  
653 +[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
570 570  
571 -[[image:1747740075472-359.png]]
572 572  
656 +[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
573 573  
658 +
574 574  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
575 575  
661 +[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
576 576  
577 -[[image:1747740216286-288.png]]
578 578  
579 -
580 580  (% class="box warningmessage" %)
581 581  (((
582 582  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -586,22 +586,13 @@
586 586  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
587 587  
588 588  
589 -(% class="box warningmessage" %)
590 -(((
591 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
592 -)))
673 +[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
593 593  
594 -[[image:1747740258746-408.png]]
595 595  
676 +[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
596 596  
597 -[[image:1747740398485-927.png]]
598 598  
599 -
600 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
601 -
602 -[[image:1747733815373-706.png]]
603 -
604 -
605 -Résultat :
606 -
607 -[[image:1747740624210-211.png]]
679 +(% class="box warningmessage" %)
680 +(((
681 +//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
682 +)))
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