Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -1,6 +1,7 @@
  (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
  |(% style="width:840px" %)(((
++(((
  (% class="box" %)
  (((
  En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
@@ -19,7 +19,7 @@
  |**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
--= Principes de fonctionnement dans Flora =
++= Comment fonctionne l’intégration au registre dans Flora =
  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
@@ -40,7 +40,7 @@
  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
  )))
--(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
++(% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage**
  |Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
  |Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
  |Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
@@ -229,16 +229,16 @@
  == Terminer la saisie de chaque notice ==
  (((
--(% start="1" %)
--1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
++Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
  )))
  (((
--(% start="2" %)
--1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
--Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
--L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
--1. La notice passe en état « attente validation saisie »
++Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
++
++* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
++* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
++
++La notice passe en état « attente validation saisie ».
  )))
  [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -307,9 +307,10 @@
  == Confirmer l’intégration ==
--1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
--1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
++Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
++La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
++
  [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -337,7 +337,7 @@
  )))
 . Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
-->(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collection de l'année 2012.
++>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
  [[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -361,241 +361,186 @@
--[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1747735028293-815.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Légende>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--)))|(% style="width:300px" %)(((
--(% class="box" %)
--(((
--**Sommaire**
++== Page de garde et annexes aux registres papier ==
--{{toc depth="2" numbered="true"/}}
--)))
++Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
--(% class="box" %)
--(((
--**Aller plus loin**
++Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
--* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
--* Saisir une entrée
--* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
--* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
--* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
--* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
--* [[Radier des biens au registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
++[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
  )))
--(% class="box" %)
  (((
--**Icônes principales**
--)))
--)))
++[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++= (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =
++Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora.
++Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**.
++)))
++== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert ==
++1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
++1. (((
++Rattachez ensuite le bien à cette nouvelle entrée :
++* (((
++Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
--
--
--
--
--
--== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
--
--
--Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
++* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
++* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
  )))
++* (((
++Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats :
--Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
++* 1ʳᵉ opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
++* 2ᵉ opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
  )))
++)))
++[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1747735219379-682.png]]
++[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
--[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
++=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien ===
++Depuis la notice du bien, renseignez :
++1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
++1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
--= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
++[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
++=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats ===
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
--)))
++Utilisez la fonction d’association multiple :
--Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
++1. première opération : associez l’**ancienne entrée** (dépôt),
++1. seconde opération : associez la **nouvelle entrée** (transfert).
--* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
--* Radier le bien du registre des dépôts
--* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
++[[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Rattachement à la nouvelle entrée ==
++[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
++[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1747739157175-278.png]]
++== Radier le bien du registre des dépôts ==
--[[image:1747739231189-417.png]]
++1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
++1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ **Observation**, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
++1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Cette étape est **obligatoire** avant toute intégration dans le registre des biens affectés.
++)))
++[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
++[[Table registres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--==== Attachement unitaire ====
--Dans la notice du bien indiquer manuellement :
++[[Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
--* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
--[[image:1747740793119-487.png]]
++[[Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
++[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
--Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
++== Intégrer le bien au registre des biens affectés ==
--* Sélectionner les notices à rattacher
--* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
++1. Modifiez la notice dans la **table des biens**.
++1. Sélectionnez la **grille 02. Registre – Transfert de propriété**.
++1. (((
++Renseignez :
--[[image:1747740946609-961.png]]
++* le **nouveau numéro d’inventaire**,
++* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs** Autres numéros**.
++* le champ **Enregistrer le transfert de propriété** : sélectionnez **Oui**.
++)))
++1. Enregistrez la notice.
++1. Cliquez sur le bouton **Tampon** dans la barre d’outils.
++1. Confirmez l’intégration dans la fenêtre de validation.
++[[Table des biens → bouton modifier.>>image:1752747202196-446.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Première association à effectuer :
--* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
--* Lancer le traitement
++[[Table des biens → choix grille 02.Registre - Transfert de propriété.>>image:1752747209315-196.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1747741015186-251.png]]
++[[Table des biens → saisie des champs dans la grille de saisie et enregistrement. >>image:1752747280642-185.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Seconde association à effectuer :
--* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
--* Lancer le traitement
++[[Table des biens → bouton d'intégration au registre réglementaire.>>image:1752747299699-356.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1747741041295-431.png]]
++[[Validation intégration du bien au registre des acquisitions de l'année 2025.>>image:1747740398485-927.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Radiation du registre des dépôts ==
++[[Message de confirmation intégration au registre.>>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Rechercher la notice du bien déposé ===
++[[Résultat table registres → création d'une nouvelle notice dans le registre des acquisitions.>>image:1747740624210-211.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
--[[image:1747739687774-731.png]]
--=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
--
--Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
--
--[[image:1747739728922-844.png]]
--
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
++
  )))
--
--
--[[image:1747739870875-332.png]]
--
--
--(% class="box warningmessage" %)
++)))|(% style="width:300px" %)(((
++(% class="box" %)
  (((
--//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
++**Sommaire**
++
++{{toc depth="1" numbered="true"/}}
  )))
--
--Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
--
--[[image:1747739908497-919.png]]
--
--
--[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
--
--
--== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
--
--
--Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
--
--Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
--
--
--[[image:1747740027614-948.png]]
--
--
--[[image:1747740075472-359.png]]
--
--
--Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
--
--
--[[image:1747740216286-288.png]]
--
--
--(% class="box warningmessage" %)
++(% class="box" %)
  (((
--//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
++**Aller plus loin**
++
++* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
++* Saisir une entrée
++* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
++* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
++* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
++* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
++* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
  )))
--
--Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
--
--
--(% class="box warningmessage" %)
++(% class="box" %)
  (((
--//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
++**Icônes principales**
  )))
++)))
--[[image:1747740258746-408.png]]
--
--
--[[image:1747740398485-927.png]]
--
--
--Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
--
--[[image:1747733815373-706.png]]
--
--
--Résultat :
--
--[[image:1747740624210-211.png]]
++

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