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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 68.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 11:18
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modifié par admin admin
sur 2025/08/12 15:38
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les registres réglementaires
1 +Mettre à jour les registres réglementaires dans Flora
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,26 +1,38 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 +(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 -Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
7 +En casLa gestion des **registres réglementaires** – registre d’inventaire des biens affectés et registre des biens reçus en dépôt – est une **obligation légale** pour tous les musées de France, définie par la **loi n°2002-5 du 4 janvier 2002** et l’**arrêté du 25 mai 2004**.
8 8  
9 -Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
9 +Qu’il s’agisse :
10 +
11 +* **d’intégrer de nouveaux biens**,
12 +* **de transférer la propriété** d’objets initialement reçus en dépôt,
13 +* ou **de radier des biens** de l’inventaire,
14 +
15 +chaque opération doit être réalisée dans un **cadre réglementaire strict** et garantir la **traçabilité complète** des données.
16 +
17 +Ces actions sont réservées aux profils **habilités à la saisie réglementaire**, car elles modifient l’inventaire officiel du musée.
10 10  )))
11 11  
12 12  (((
13 -= Cadre légal et normes applicables aux registres =
21 += Respecter le cadre légal et les normes applicables aux registres =
14 14  
15 -La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
23 +Les mises à jour reposent sur les textes suivants :
16 16  
17 -(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 -|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
20 -|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
25 +(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Référence**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Contenu**
26 +|**[[Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] **relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
27 +|**[[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] **(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
28 +|[[**Méthode de rédaction informatisée des notices** >>https://www.culture.gouv.fr/fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/informatiser-les-collections-d-un-musee-de-france/organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-france/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]](Service des Musées de France)|(((
29 +Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
30 +)))
21 21  
22 -= Principes de fonctionnement dans Flora =
32 += Exploiter les outils de Flora =
23 23  
34 +== Connaître les règles de base ==
35 +
24 24  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
25 25  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
26 26  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -27,31 +27,24 @@
27 27  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 28  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
29 29  
30 -= Grilles de saisie à utiliser =
42 +== Utiliser les grilles spécifiques ==
31 31  
32 -Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
44 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
33 33  
34 -* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
35 -* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
36 -* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
46 +Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres.
37 37  
48 +Ces grilles dédiées :
49 +
50 +* filtrent l’affichage aux seuls champs requis,
51 +* mettent en évidence les champs obligatoires (//rouge + astérisque//),
52 +* activent des **contrôles bloquants ou d’alerte** selon le cas,
53 +* préparent l’intégration au registre papier.
54 +
38 38  (% class="box infomessage" %)
39 39  (((
40 40  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
41 41  )))
42 42  
43 -(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
44 -|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
45 -|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
46 -|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
47 -|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
48 -|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
49 -|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
50 -|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
51 -|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
52 -|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
53 -|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
54 -
55 55  [[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 56  
57 57  
... ... @@ -58,82 +58,71 @@
58 58  [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 59  
60 60  
61 -= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
66 +== Adapter la saisie selon la nature des biens ==
62 62  
63 -La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
64 -Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
65 -Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
68 +La saisie varie selon le **type d’entrée** et le **contexte d’intégration** (acquisition, dépôt, inventaire rétrospectif, ensembles complexes, etc.).
66 66  
67 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
68 -|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
69 -Entrées : grille** Registre - Acquisition **
70 +Flora prévoit des **grilles et règles de numérotation spécifiques** pour chaque situation, garantissant cohérence et conformité.
70 70  
71 -Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
72 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
73 -- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
74 -Entrée : 2025.1
75 -
76 -Bien : 2025.1.1
72 +(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de bien**|(% style="background-color:#cbcbea; width:209px" %)**Grilles à utiliser**|(% style="background-color:#cbcbea; width:302px" %)**Spécificités / règles**|(% style="background-color:#cbcbea; width:257px" %)**Exemple(s)**
73 +|(% rowspan="2" style="vertical-align:middle" %)**Nouvelles acquisitions**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
74 +Entrées : grille** Registre - Acquisition **
75 +)))|(% colspan="1" rowspan="2" style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
76 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
77 +Entrée : 2025.1.1
77 77  )))
78 -|(((
79 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : 2025.1.1
80 +|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle" %)(((
79 79  **Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
80 -)))|(% style="width:209px" %)(((
82 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
81 81  Entrées : grille **Registre - Acquisition**
84 +)))|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle; width:302px" %)(((
85 +(((
86 +
87 +)))
82 82  
83 -Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
84 -
85 -Si biens remarquables : saisie individuelle
86 -)))|(% style="width:302px" %)(((
89 +(((
87 87  - Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
91 +
88 88  - Joindre un document descriptif
89 89  
90 90  - Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
95 +)))
96 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
97 +Entrée : 2011.3.1
91 91  
92 -- Numérotation :
93 -• Ensemble : année.numérolot.0
94 -• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
95 -)))|(% style="width:257px" %)(((
96 -Entrée : 2011.3
97 -
99 +
100 +)))
101 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
98 98  Ensemble : 2011.3.0
99 99  
100 100  1er bien : 2011.3.1
101 101  
102 102  2eme bien : 2011.3.2
103 -
104 -
105 105  )))
106 -|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
108 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)**Si biens remarquables : saisie individuelle**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)
109 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Nouveaux dépôts**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
107 107  Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
108 -
109 -Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
110 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
111 -- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
111 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
112 +- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
112 112  Entrée : D2025.1
113 -
114 -Bien : D2025.1.1
115 115  )))
116 -|(((
115 +|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : D2025.1.1
116 +|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle" %)(((
117 117  **Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
118 118  
119 119  
120 -)))|(% style="width:209px" %)(((
120 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
121 121  Entrées : grille **Registre - Dépôt**
122 -
123 -Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
124 -
125 -Si biens remarquables : saisie individuelle
126 -)))|(% style="width:302px" %)(((
122 +)))|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle; width:302px" %)(((
127 127  - Saisie immédiate ou différée
128 128  - Joindre un document descriptif
129 129  
130 130  - Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
131 -- Numérotation :
132 -• Ensemble : Dannée.numérolot.0
133 -• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
134 -)))|(% style="width:257px" %)(((
127 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
135 135  Entrée : D2011.1
136 -
129 +)))
130 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
137 137  Ensemble : D2011.1.0
138 138  
139 139  1er bien : D2011.1.1
... ... @@ -140,52 +140,35 @@
140 140  
141 141  2eme bien : D2011.1.2
142 142  )))
143 -|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
137 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Si biens remarquables : saisie individuelle|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)
138 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Inventaire rétrospectif**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
144 144  Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
145 -
146 -Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
147 -)))|(% style="width:302px" %)(((
148 -- Entrée liée : année.0
149 -Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
150 -
151 -
152 -- Numérotation biens :
153 -• Bien simple : année.0.numérobien
154 -• Ensemble : année.0.numérolot.0
155 -• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
156 -)))|(% style="width:257px" %)(((
140 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
157 157  Entrée : 2011.0
158 -
159 -Bien : 2011.0.35
160 -
161 -
162 -**Ensembles complexes **:
163 -
164 -Entrée : 2011.0
165 -
142 +
143 +)))
144 +|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille **Registre - Biens affectés ou bien remarquable**|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : 2011.0.35
145 +|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)**Registre - Ensembles complexes affectés **|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
166 166  Ensemble : 2011.0.36.0
167 -
168 -Bien remarquable : 2011.0.36.1
169 169  )))
170 -|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
148 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
171 171  Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
172 -)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
173 -- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
174 -|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
150 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
151 +- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)—
152 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Entrées d’origine inconnue**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
175 175  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
176 -)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
154 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)—
177 177  
178 -= Champs obligatoires pour le registre =
156 +== Garantir la complétude des données ==
179 179  
180 -La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
181 -Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
158 +L’intégration au registre n’est possible que si **tous les champs obligatoires** sont renseignés dans les tables **Entrées** et **Biens**.
182 182  
183 -En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
160 +En cas d’information absente :
184 184  
185 -* **néant **: en l’absence avérée d’information,
186 -* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
162 +* saisir //« néant »// si l’absence est avérée,
163 +* saisir //« indéterminé »// en cas de doute ou d’information introuvable.
187 187  
188 -== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
165 +=== Table Entrées ===
189 189  
190 190  * Mode d’acquisition (thésaurus)
191 191  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
... ... @@ -195,7 +195,7 @@
195 195  * Date de l’acte d’acquisition
196 196  * Mention des concours publics (AS / ANS)
197 197  
198 -== Champs obligatoires dans la table Biens ==
175 +=== Table Biens ===
199 199  
200 200  (% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
201 201  
... ... @@ -210,35 +210,40 @@
210 210  * Inscriptions (thésaurus)
211 211  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
212 212  
213 -= Étapes d’intégration d’une notice au registre =
190 += Effectuer l’intégration d’une notice au registre =
214 214  
215 -Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
192 +Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des **grilles spécifiques aux registres**, vous pouvez procéder à leur intégration dans le registre réglementaire.
216 216  
194 +Cette opération suit un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
195 +
217 217  == Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
218 218  
219 219  (((
220 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
199 +* Utiliser les **grilles Registre** adaptées à la nature du bien.
200 +* Le **bien** doit obligatoirement être **lié à une notice d’entrée**.
221 221  )))
222 222  
223 -(((
224 -Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
225 -)))
226 -
227 227  [[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
228 228  
229 229  == Terminer la saisie de chaque notice ==
230 230  
231 231  (((
232 -(% start="1" %)
233 -1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
208 +1. Cliquer sur le bouton **Terminer la saisie** (barre d’outils).
209 +1. Une fenêtre s’ouvre et signale si la notice est complète.
210 +
211 +* Si des champs requis sont absents, la liste est affichée.
212 +* Vous pouvez cliquer sur **OK** pour continuer malgré les manques.
213 +
214 +(% start="3" %)
215 +1. La notice passe en état **« attente validation saisie »**.
216 +
217 +
218 +
219 +
234 234  )))
235 235  
236 236  (((
237 -(% start="2" %)
238 -1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
239 -Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
240 -L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
241 -1. La notice passe en état « attente validation saisie »
223 +
242 242  )))
243 243  
244 244  [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -246,20 +246,26 @@
246 246  
247 247  [[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
248 248  
249 -== Valider ou refuser la notice ==
231 +== Valider ou refuser la saisie ==
250 250  
251 -Dans la barre d’outils :
233 +=== Valider la saisie ===
252 252  
253 -* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
254 -* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
235 +En cas de **notice conforme,** cliquez sur **Valider la saisie, **la notice
255 255  
256 -=== Cas 1 : validation de la saisie ===
237 +* passe en état **« saisie validée »**
238 +* peut être intégrée au registre.
257 257  
258 258  [[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
259 259  
260 260  
261 -=== Cas 2 : refus de la saisie ===
243 +=== Refuser la saisie ===
262 262  
245 +En cas de **notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**.
246 +
247 +* Elle passe alors en état **« saisie refusée »**
248 +* une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer.
249 +* Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
250 +
263 263  [[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264 264  
265 265  (((
... ... @@ -279,16 +279,19 @@
279 279  (% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
280 280  
281 281  (((
282 -Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
270 +1. Une fois la notice validée, cliquer sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils.
271 +1. Deux cas de figure :
283 283  
284 -**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
273 +* **Tous les champs obligatoires sont remplis** → le bouton //Validation au registre d'inventaire des biens affectés// apparaît.
274 +Cliquer pour lancer l’intégration.
275 +* **Champs obligatoires manquants** → Flora affiche une alerte listant les champs à compléter.
276 +Cliquer sur **Retour**, modifier la notice et compléter les informations avant de réessayer.
285 285  
286 -* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
287 -* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
288 288  
279 +
289 289  (% class="box infomessage" %)
290 290  (((
291 -À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
282 +Depuis la version **4.5.60**, si les champs //Avis des instances scientifiques//, //Prix//, //Inscriptions// ou //Constat d’état initial// sont vides, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du SMF.
292 292  )))
293 293  )))
294 294  
... ... @@ -295,7 +295,7 @@
295 295  [[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
296 296  
297 297  
298 -=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
289 +=== Cas 1 : champs obligatoires renseignés ===
299 299  
300 300  [[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301 301  
... ... @@ -307,9 +307,12 @@
307 307  
308 308  == Confirmer l’intégration ==
309 309  
310 -1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
311 -1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
301 +* Une fenêtre demande confirmation → cliquer sur **Oui**.
302 +* La **date d’intégration** est enregistrée.
303 +* Un **lien vers la version figée** du registre s’affiche dans la notice Bien.
312 312  
305 + 
306 +
313 313  [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
314 314  
315 315  
... ... @@ -327,7 +327,7 @@
327 327  
328 328  == Consulter le registre ==
329 329  
330 -1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**
324 +1. Accédez au menu : **Registres >  Recherche**
331 331  1. (((
332 332  Renseignez les critères de filtrage :
333 333  
... ... @@ -337,7 +337,7 @@
337 337  )))
338 338  1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
339 339  
340 ->(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collection de l'année 2012.
334 +>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
341 341  
342 342  [[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
343 343  
... ... @@ -347,7 +347,7 @@
347 347  (% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
348 348  
349 349  1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
350 -1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.
344 +1. Cliquez sur **Imprimer **(PDF ou ODF).
351 351  1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
352 352  1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
353 353  
... ... @@ -364,15 +364,29 @@
364 364  [[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
365 365  
366 366  
367 -[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1747735028293-815.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
361 +[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
368 368  
369 369  
370 -[[Légende>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
364 +[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
371 371  
372 372  
367 +== Ajouter la page de garde et les annexes ==
373 373  
369 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
374 374  
371 +* Depuis la version **4.5.60** : Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
372 +* Un encart dans le formulaire de recherche du registre indique automatiquement les pages à annexer à l’impression annuelle.
373 +
374 +[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
375 +
375 375  
377 +)))
378 +
379 +(((
380 +[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
381 +
382 +
383 +)))
376 376  )))|(% style="width:300px" %)(((
377 377  (% class="box" %)
378 378  (((
... ... @@ -383,219 +383,39 @@
383 383  
384 384  (% class="box" %)
385 385  (((
386 -**Aller plus loin**
394 +**Aller plus loin***
387 387  
396 +* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]]
388 388  * [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
389 -* Saisir une entrée
390 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
391 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
392 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
393 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
394 -* [[Radier des biens au registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
398 +* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
399 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
400 +* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
401 +* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
402 +* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]]
395 395  )))
396 396  
397 397  (% class="box" %)
398 398  (((
399 399  **Icônes principales**
400 -)))
401 -)))
402 402  
403 -
404 -
405 -
406 -
407 -
408 -
409 -
410 -
411 -
412 -
413 -
414 -
415 -== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
416 -
417 -
418 -Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
419 -
420 -(% class="box successmessage" %)
421 -(((
422 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
409 +* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
410 +
411 +* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
412 +
413 +* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
414 +
415 +* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
416 +
417 +* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
418 +
419 +* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
420 +
421 +* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications
422 +
423 +* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
424 +
425 +* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]Imprimer via les modèles de publication
423 423  )))
424 -
425 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
426 -
427 -(% class="box successmessage" %)
428 -(((
429 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
430 430  )))
431 431  
432 -
433 -[[image:1747735219379-682.png]]
434 -
435 -
436 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
437 -
438 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
439 -
440 -
441 -
442 -= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
443 -
444 -
445 -Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
446 -
447 -(% class="box successmessage" %)
448 -(((
449 -//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
450 -)))
451 -
452 -Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
453 -
454 -* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
455 -* Radier le bien du registre des dépôts
456 -* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
457 -
458 -== Rattachement à la nouvelle entrée ==
459 -
460 -
461 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
462 -
463 -
464 -[[image:1747739157175-278.png]]
465 -
466 -
467 -[[image:1747739231189-417.png]]
468 -
469 -
470 -
471 -=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
472 -
473 -
474 -==== Attachement unitaire ====
475 -
476 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
477 -
478 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
479 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
480 -
481 -[[image:1747740793119-487.png]]
482 -
483 -
484 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
485 -
486 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
487 -
488 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
489 -
490 -* Sélectionner les notices à rattacher
491 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
492 -
493 -[[image:1747740946609-961.png]]
494 -
495 -
496 -Première association à effectuer :
497 -
498 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
499 -* Lancer le traitement
500 -
501 -[[image:1747741015186-251.png]]
502 -
503 -
504 -Seconde association à effectuer :
505 -
506 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
507 -* Lancer le traitement
508 -
509 -[[image:1747741041295-431.png]]
510 -
511 -
512 -== Radiation du registre des dépôts ==
513 -
514 -
515 -=== Rechercher la notice du bien déposé ===
516 -
517 -
518 -Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
519 -
520 -[[image:1747739687774-731.png]]
521 -
522 -
523 -=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
524 -
525 -
526 -Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
527 -
528 -[[image:1747739728922-844.png]]
529 -
530 -
531 -(% class="box successmessage" %)
532 -(((
533 -//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
534 -)))
535 -
536 -
537 -[[image:1747739870875-332.png]]
538 -
539 -
540 -(% class="box warningmessage" %)
541 -(((
542 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
543 -)))
544 -
545 -
546 -Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
547 -
548 -[[image:1747739908497-919.png]]
549 -
550 -
551 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
552 -
553 -
554 -== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
555 -
556 -
557 -Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
558 -
559 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
560 -
561 -
562 -[[image:1747740027614-948.png]]
563 -
564 -
565 -[[image:1747740075472-359.png]]
566 -
567 -
568 -Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
569 -
570 -
571 -[[image:1747740216286-288.png]]
572 -
573 -
574 -(% class="box warningmessage" %)
575 -(((
576 -//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
577 -)))
578 -
579 -
580 -Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
581 -
582 -
583 -(% class="box warningmessage" %)
584 -(((
585 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
586 -)))
587 -
588 -[[image:1747740258746-408.png]]
589 -
590 -
591 -[[image:1747740398485-927.png]]
592 -
593 -
594 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
595 -
596 -[[image:1747733815373-706.png]]
597 -
598 -
599 -Résultat :
600 -
601 -[[image:1747740624210-211.png]]
429 +
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