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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 67.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 11:13
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À la version 53.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:51
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -210,196 +210,212 @@
210 210  * Inscriptions (thésaurus)
211 211  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
212 212  
213 -= Étapes d’intégration d’une notice au registre =
213 +(% class="box infomessage" %)
214 +(((
215 +À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
216 +)))
214 214  
215 -Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
216 216  
217 -== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
218 218  
219 -(((
220 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
221 -)))
222 222  
221 +
222 +
223 +
224 +)))
225 +)))|(% style="width:300px" %)(((
226 +(% class="box" %)
223 223  (((
224 -Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
228 +**Sommaire**
225 225  )))
226 226  
227 -[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
228 -
229 -== Terminer la saisie de chaque notice ==
230 -
231 +(% class="box" %)
231 231  (((
232 -(% start="1" %)
233 -1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
233 +**Aller plus loin**
234 +
235 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
236 +* Saisir une entrée
237 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
238 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
239 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
240 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
234 234  )))
235 235  
243 +(% class="box" %)
236 236  (((
237 -(% start="2" %)
238 -1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
239 -Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
240 -L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
241 -1. La notice passe en état « attente validation saisie »
245 +**Icônes principales**
242 242  )))
247 +)))
243 243  
244 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
245 245  
246 246  
247 -[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
248 248  
249 -== Valider ou refuser la notice ==
250 250  
251 -Dans la barre d’outils :
252 252  
253 -* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
254 -* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
255 255  
256 -=== Cas 1 : validation de la saisie ===
257 257  
258 -[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
259 259  
260 260  
261 -=== Cas 2 : refus de la saisie ===
262 262  
263 -[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264 264  
265 -(((
266 -
267 -)))
268 268  
269 -(((
270 -[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
271 -)))
272 272  
273 273  
274 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
275 275  
276 276  
277 -== Lancer l’intégration au registre ==
278 278  
279 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
280 280  
281 -(((
282 -Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
283 283  
284 -**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
285 285  
286 -* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
287 -* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
288 288  
289 -(% class="box infomessage" %)
290 -(((
291 -À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
292 -)))
293 -)))
294 294  
295 -[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
296 296  
297 297  
298 -=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
299 299  
300 -[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301 301  
302 302  
303 -=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
304 304  
305 -[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
306 306  
307 307  
308 -== Confirmer l’intégration ==
309 309  
310 -1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
311 -1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
312 312  
313 -[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
314 314  
315 315  
316 -[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
317 317  
318 318  
319 -[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
320 320  
321 321  
322 -= Édition des registres =
323 323  
324 -Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
325 325  
326 -Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
327 327  
328 -== Accès à l’édition ==
329 329  
330 -1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**
331 -1. (((
332 -Renseignez les critères de filtrage :
333 333  
334 -* **Année d’inscription au registre**
335 -* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
336 -* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
337 -)))
338 -1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
339 339  
340 ->(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collection de l'année 2012.
341 341  
342 -[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
343 343  
295 += Intégration des notices biens au registre =
344 344  
345 -== Export du registre ==
346 346  
347 -(% class="small mark" %)**Version 4.5.60**
298 +=== Validation de la saisie d'un Bien ===
348 348  
349 -1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
350 -1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.
351 -1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
352 -1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier.
353 353  
301 +Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
302 +
303 +
304 +[[image:1747732762213-559.png]]
305 +
306 +
307 +Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
308 +
354 354  (% class="box infomessage" %)
355 355  (((
356 -Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
357 -)))
311 +En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
358 358  
359 -[[Légende>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
313 +* Avis des instances scientifiques
314 +* Prix
315 +* Inscriptions
316 +* Constat d’état initial
317 +
318 +Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
319 +
320 +**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
360 360  )))
361 361  
323 +[[image:1747732693654-638.png]]
362 362  
363 363  
326 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
364 364  
328 +Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
365 365  
330 +Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
366 366  
367 367  
368 -
369 -)))|(% style="width:300px" %)(((
370 -(% class="box" %)
371 -(((
372 -**Sommaire**
333 +[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
373 373  
374 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
375 -)))
335 +L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
376 376  
377 -(% class="box" %)
378 -(((
379 -**Aller plus loin**
380 380  
381 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
382 -* Saisir une entrée
383 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
384 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
385 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
386 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
387 -* [[Radier des biens au registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
388 -)))
338 +[[image:1747733244856-550.png]]
389 389  
390 -(% class="box" %)
340 +Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
341 +.
342 +
343 +[[image:1747733341634-347.png]]
344 +
345 +(% class="wikigeneratedid" %)
346 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
347 +
348 +
349 +[[image:1747733457810-510.png]]
350 +
351 +
352 +* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
353 +
354 +
355 +
356 +[[image:1747734678656-824.png]]
357 +
358 +
359 +* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
360 +
361 +[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
362 +
363 +
364 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
365 +
366 +
367 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
368 +
369 +
370 +
371 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
372 +
373 +[[image:1747733892872-758.png]]
374 +
375 +
376 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
377 +
378 +[[image:1747733938343-251.png]]
379 +
380 +(% class="box warningmessage" %)
391 391  (((
392 -**Icônes principales**
382 +//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
393 393  )))
394 -)))
395 395  
385 + Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
396 396  
387 +* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
388 +* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
397 397  
390 +Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
398 398  
392 +
399 399  = Édition des registres =
400 400  
401 401  
396 +Accéder au menu **Registres / Recherche**
402 402  
398 +[[image:1747734834496-206.png]]
399 +
400 +
401 +(% class="box infomessage" %)
402 +(((
403 +//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
404 +)))
405 +
406 +Il est possible de sélectionner :
407 +
408 +* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
409 +* L’année d'inscription au registre
410 +* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
411 +
412 +de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
413 +
414 +Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
415 +
416 +
417 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
418 +
403 403  [[image:1747734875829-175.png]]
404 404  
405 405  Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
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