Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

@@ -1,1 +1,1 @@
--Gérer les registres réglementaires
++Intégrer des biens aux registres réglementaires

Contenu

@@ -1,6 +1,7 @@
  (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
  |(% style="width:840px" %)(((
++(((
  (% class="box" %)
  (((
  En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
@@ -15,12 +15,14 @@
  La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
  (% class="active" %)|=Référence|=Contenu
--|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
--|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
++|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002 **relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
++|**Arrêté du 25 mai 2004** (application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
  |**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
--= Principes de fonctionnement dans Flora =
++= Comprendre le fonctionnement des registres dans Flora =
++== Principe général ==
++
  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
@@ -27,8 +27,10 @@
  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
--= Grilles de saisie à utiliser =
++== Grilles de saisie à utiliser ==
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
++
  Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
  * de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
@@ -40,18 +40,6 @@
  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
  )))
--(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
--|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
--|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
--|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
--|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
--|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
--|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
--|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
--|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
--|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
--|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
--
  [[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -58,13 +58,11 @@
  [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
++== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
--La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
--Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
--Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
++Selon la nature du bien et le contexte d’entrée, la saisie dans Flora suit des modalités spécifiques. Le tableau ci-dessous récapitule les pratiques recommandées pour chaque situation.
--(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
++(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Grilles à utiliser**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités / règles**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
  |**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
  Entrées : grille** Registre - Acquisition **
@@ -175,17 +175,22 @@
  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
  )))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
--= Champs obligatoires pour le registre =
++== Champs obligatoires pour le registre ==
  La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
  Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++L’intégration d’une notice au registre ne sera possible que si les champs ci-dessous sont renseignés. Ces informations sont indispensables à la validité légale du registre papier.
++)))
++
  En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
  * **néant **: en l’absence avérée d’information,
  * **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
--== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
++=== Table Entrées ===
  * Mode d’acquisition (thésaurus)
  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
@@ -195,7 +195,7 @@
  * Date de l’acte d’acquisition
  * Mention des concours publics (AS / ANS)
--== Champs obligatoires dans la table Biens ==
++=== Table Biens ===
  (% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
@@ -210,7 +210,7 @@
  * Inscriptions (thésaurus)
  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
--= Étapes d’intégration d’une notice au registre =
++= Procédure d’intégration d’une notice au registre =
  Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
@@ -217,7 +217,7 @@
  == Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
  (((
--Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
++Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 2.2 et 2.3).
  )))
  (((
@@ -229,16 +229,16 @@
  == Terminer la saisie de chaque notice ==
  (((
--(% start="1" %)
--1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
++Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
  )))
  (((
--(% start="2" %)
--1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
--Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
--L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
--1. La notice passe en état « attente validation saisie »
++Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
++
++* Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
++* L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
++
++La notice passe en état « attente validation saisie ».
  )))
  [[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -246,7 +246,7 @@
  [[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Valider ou refuser la notice ==
++== Valider ou refuser la saisie ==
  Dans la barre d’outils :
@@ -307,9 +307,10 @@
  == Confirmer l’intégration ==
--1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
--1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
++Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
++La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
++
  [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -319,13 +319,13 @@
  [[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Édition des registres =
++= Consulter et éditer les registres =
  Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
  Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
--== Accès à l’édition ==
++== Consulter le registre ==
 . Accédez au menu : **Registres / Recherche**
 . (((
@@ -337,19 +337,19 @@
  )))
 . Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
-->(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collection de l'année 2012.
++>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
  [[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Export du registre ==
++== Éditer le registre ==
--(% class="small mark" %)**Version 4.5.60**
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
 . Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
 . Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.
 . Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
--1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier.
++1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
  (% class="box infomessage" %)
  (((
@@ -356,16 +356,41 @@
  Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
  )))
--[[Légende>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
++[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++== Page de garde et annexes aux registres papier ==
++
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
++
++Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
++
++Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
++
++[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++)))
++
++(((
++[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
++
++
++)))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
@@ -378,233 +378,33 @@
  (((
  **Aller plus loin**
++* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]]
  * [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
--* Saisir une entrée
++* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
++* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
++* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
  * [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
  * [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
  * [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
  * [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
--* [[Radier des biens au registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
++* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
++* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]]
  )))
  (% class="box" %)
  (((
  **Icônes principales**
--)))
--)))
--
--
--
--= Édition des registres =
--
--
--
--[[image:1747734875829-175.png]]
--
--Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
--
--[[image:1747734980868-601.png]]
--
--Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
--
--[[image:1747735028293-815.png]]
--
--
--
--Résultat :
--
--[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
--
--
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
--
--
--== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
--
--
--Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
++* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
++* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
++* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
++* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
++* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
++* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
++* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications
++* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
++* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]Imprimer via les modèles de publication
  )))
--
--Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
  )))
--
--[[image:1747735219379-682.png]]
--
--
--__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
--
--[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
--
--
--
--= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
--
--
--Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
--)))
--
--Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
--
--* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
--* Radier le bien du registre des dépôts
--* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
--
--== Rattachement à la nouvelle entrée ==
--
--
--=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
--
--
--[[image:1747739157175-278.png]]
--
--
--[[image:1747739231189-417.png]]
--
--
--
--=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
--
--
--==== Attachement unitaire ====
--
--Dans la notice du bien indiquer manuellement :
--
--* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
--* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
--
--[[image:1747740793119-487.png]]
--
--
--==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
--
--Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
--
--Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
--
--* Sélectionner les notices à rattacher
--* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
--
--[[image:1747740946609-961.png]]
--
--
--Première association à effectuer :
--
--* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
--* Lancer le traitement
--
--[[image:1747741015186-251.png]]
--
--
--Seconde association à effectuer :
--
--* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
--* Lancer le traitement
--
--[[image:1747741041295-431.png]]
--
--
--== Radiation du registre des dépôts ==
--
--
--=== Rechercher la notice du bien déposé ===
--
--
--Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
--
--[[image:1747739687774-731.png]]
--
--
--=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
--
--
--Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
--
--[[image:1747739728922-844.png]]
--
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
--)))
--
--
--[[image:1747739870875-332.png]]
--
--
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
--)))
--
--
--Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
--
--[[image:1747739908497-919.png]]
--
--
--[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
--
--
--== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
--
--
--Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
--
--Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
--
--
--[[image:1747740027614-948.png]]
--
--
--[[image:1747740075472-359.png]]
--
--
--Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
--
--
--[[image:1747740216286-288.png]]
--
--
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
--)))
--
--
--Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
--
--
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
--)))
--
--[[image:1747740258746-408.png]]
--
--
--[[image:1747740398485-927.png]]
--
--
--Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
--
--[[image:1747733815373-706.png]]
--
--
--Résultat :
--
--[[image:1747740624210-211.png]]
++

1747740913871-566.png

Taille

@@ -1,1 +1,1 @@
--1.6 KB
++1.0 KB

Contenu

1752743938671-339.png

Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.DBA

Taille

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+94.4 KB

Contenu

1752744994986-696.png

Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.DBA

Taille

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+139.6 KB

Contenu

1752745009867-563.png

Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.DBA

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...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+139.6 KB

Contenu

1752745064556-850.png

Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.DBA

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