Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -1,4 +1,4 @@
--(% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
++
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
@@ -12,7 +12,7 @@
  (((
  = Cadre légal et normes applicables aux registres =
--La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
++La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application.
  (% class="active" %)|=Référence|=Contenu
  |**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
@@ -27,332 +27,533 @@
  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
--= Grilles de saisie à utiliser =
++= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
--Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
++(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 242px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 300px;" %)**Spécificités**|=**Exemple(s)**
++|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:242px" %)(((
++Table des entrées : **grille Registre - Acquisition **
--* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
--* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
--* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
++Table des biens :** grille Registre - Biens affectés**
++)))|(% style="width:300px" %)(((
++Saisie possible avant l’arrivée physique du bien.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
--)))
++Intégration au registre une fois le bien entré physiquement au musée.
++)))|2025.1.1
++|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:242px" %)(((
++Table des entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
--(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
--|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
--|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
--|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
--|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
--|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
--|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
--|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
--|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
--|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
--|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
++Table des biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
++)))|(% style="width:300px" %)(((
++Saisie immédiate ou différée selon l’organisation.
--[[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Intégration au registre une fois le bien entrée physiquement au registre.
++)))|D 2025.1.1
++|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:242px" %)(((
++Table des entrées : **grille Inventaire rétrospectif**
++Table des biens : grille **Registre - Biens affectés**
++)))|(% style="width:300px" %)(((
++Entrée liée : année.0 / Si provenance connue : créer des numéros manuels type 2024.0-01, 2024.0-02
--[[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Bien simple : numéro d’inventaire au format année.0.numéro
++Ensemble complexe : numéro d'inventaire au format année.0.numéro.0 (ensemble) ; pour les biens remarquables (année.0.numéro.numéro)
++)))|(((
++2011.0.35 pour un bien saisi rétrospectivement en 2011
--= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
++**Ensembles complexes **saisis rétrospectivement :
--La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
--Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
--Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
++2011.0.36.0 : ensemble
--(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
--|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
--Entrées : grille** Registre - Acquisition **
++2011.0.36.1 : 1er bien remarquable
++)))
++|(((
++**Ensemble complexes affectés**
++)))|(% style="width:242px" %)(((
++Table des entrées : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
--Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
--)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
--- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
--Entrée : 2025.1
++Table des biens : grille **Registre - Acquisition**
--Bien : 2025.1.1
++Si biens remarquables : saisie individuelle
++)))|(% style="width:300px" %)(((
++Numéro de l’ensemble complexe : année.numéro.0
++
++Biens remarquables : année.numéro.1, année.numéro.2...
++
++Joindre un document descriptif de l'ensemble
++)))|(((
++2011.3.0 : ensemble
++
++2011.3.1 : 1er bien remarquable
++
++2011.3.1 : 2eme bien remarquable
++
++
  )))
--|(((
--**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
--)))|(% style="width:209px" %)(((
--Entrées : grille **Registre - Acquisition**
++|**Ensembles complexes reçus en dépôt**|(% style="width:242px" %)(((
++Table des entrées**:  **grille **Registre - Dépôt**
--Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
++Table des biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
  Si biens remarquables : saisie individuelle
--)))|(% style="width:302px" %)(((
--- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
--- Joindre un document descriptif
++)))|(% style="width:300px" %)(((
++Numéro de l’ensemble complexe : D année.numéro.0
--- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
++Biens remarquables : D année.numéro.1, D année.numéro.2...
--- Numérotation :
--• Ensemble : année.numérolot.0
--• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
--)))|(% style="width:257px" %)(((
--Entrée : 2011.3
++Joindre un document descriptif de l'ensemble
++)))|(((
++D 2011.1.3.0 : ensemble
--Ensemble : 2011.3.0
++D 2011.1.3.1 : 1er bien remarquable
--1er bien : 2011.3.1
++D 2011.1.3.2 : 2eme bien remarquable.
++)))
++|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:242px" %)(((
++Saisie des biens non encore inventoriés durant le récolement
--2eme bien : 2011.3.2
++Utilisation des grilles **Registre** dans les entrées et les biens
++)))|(% style="width:300px" %)(((
++Possibilité de créer des ensembles complexes si saisie massive
++)))|—
++|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:242px" %)(((
++Tables des entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
++)))|(% style="width:300px" %)Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens à intégrer au registre.|—
  )))
--|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
--Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
++)))|(% style="width:300px" %)(((
++(% class="box" %)
++(((
++**Sommaire**
++)))
--Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
--)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
--- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
--Entrée : D2025.1
++(% class="box" %)
++(((
++**Aller plus loin**
--Bien : D2025.1.1
++* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
++* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
++* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
++* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
  )))
--|(((
--**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
++(% class="box" %)
++(((
++**Icônes principales**
++)))
++)))
++
++
++
++
++
++
++== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
++
++
++=== Nouvelles acquisitions ===
++
++
++La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
++
++L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
++
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
++)))
++
++
++=== Inventaire rétrospectifs ===
++
++
++Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
++
++Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
--)))|(% style="width:209px" %)(((
--Entrées : grille **Registre - Dépôt**
--Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
++//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
--Si biens remarquables : saisie individuelle
--)))|(% style="width:302px" %)(((
--- Saisie immédiate ou différée
--- Joindre un document descriptif
++Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
--- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
--- Numérotation :
--• Ensemble : Dannée.numérolot.0
--• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
--)))|(% style="width:257px" %)(((
--Entrée : D2011.1
++Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
--Ensemble : D2011.1.0
--1er bien : D2011.1.1
++S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
--2eme bien : D2011.1.2
++* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
++* le numéro de lot : 0
++* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
++
++//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
++
++
++[[image:1747723638621-244.png]]
++
++(% style="text-align: center;" %)
++//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
++
++
++
++[[image:1747723844014-278.png]]
++
++(% style="text-align: center;" %)
++//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
++
++
++L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
++
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
++Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
++A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
  )))
--|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
--Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
--Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
--)))|(% style="width:302px" %)(((
--- Entrée liée : année.0
--Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
++==== Quid des Entrées « d’origine inconnue » ? ====
--- Numérotation biens :
--• Bien simple : année.0.numérobien
--• Ensemble : année.0.numérolot.0
--• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
--)))|(% style="width:257px" %)(((
--Entrée : 2011.0
--Bien : 2011.0.35
++Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
--**Ensembles complexes **:
++=== Récolement décennal ===
--Entrée : 2011.0
--Ensemble : 2011.0.36.0
++**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
--Bien remarquable : 2011.0.36.1
++Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
++
++Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
++
++Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
++
++
++=== Ensembles complexes ===
++
++
++Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
++
++Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
++
++(% class="box successmessage" %)
++(((
++//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
  )))
--|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
--Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
--)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
--- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
--|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
--Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
--)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
--= Champs obligatoires pour le registre =
++Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
--La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
--Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
++* 2011.0.1               bien simple
++* 2011.0.2               bien simple
++* 2011.0.3.0           ensemble complexe
++* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
++* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
++* 2011.0.4               bien simple
++* 2011.0.5.0           ensemble complexe
++* etc.
--En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
++= Saisie des données nécessaires au registres =
--* **néant **: en l’absence avérée d’information,
--* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
--== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
++== Champs obligatoires en saisie ==
--* Mode d’acquisition (thésaurus)
--* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
++
++Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
++
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
++)))
++
++En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
++
++Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
++
++**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
++
++* Mode acquisition (thésaurus)
++* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
  * Musée acquéreur (liste de contrôle)
  * Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
  * Référence de l’acte
--* Date de l’acte d’acquisition
--* Mention des concours publics (AS / ANS)
++* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
++* Mention des concours publics (liste de contrôle)
--== Champs obligatoires dans la table Biens ==
++**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
--
  * Numéro d’inventaire
--* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
++* Date d’affectation
++* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
++* Prix d’achat
  * Domaine (thésaurus)
  * Dénomination (thésaurus)
  * Matières/techniques (thésaurus)
  * Dimensions
--* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
--* Prix d’achat
--* Inscriptions (thésaurus)
--* Constat d’état initial (date + état de conservation)
++* Type d’inscriptions (thésaurus)
++* Date du constat état (assistant datation)
++* État de conservation (liste de contrôle)
--= Étapes d’intégration d’une notice au registre =
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++(% style="text-align: center;" %)
++//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
++)))
--Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
++Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
--== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
++== Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
++
++
++=== Entrées : nouvelle acquisition ===
++
++
++Sélectionner la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées.
++
++
++[[image:1747723969669-261.png]]
++
++(% style="text-align: center;" %)
++//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
++
++
++Cette grille comprend à minima les champs suivants (en rouge les champs obligatoires pour la tenue du registre des biens affectés) :
++
++
++[[image:1747724102358-210.png]]
++
++(% class="wikigeneratedid" style="text-align: center;" %)
++//Visualisation de la grille de saisie **Registre - Acquisition **dans la table des entrées//
++
++
++(% class="box infomessage" style="text-align: center;" %)
  (((
--Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
++(% style="text-align: left;" %)
++//Dans la grille de saisie **Acquisition - complète** de la table des entrées, il y a des champs supplémentaires mais ils ne seront pas recopiés dans le registre.//
  )))
++
++=== Entrée : inventaire rétrospectif ===
++
++
++Sélectionner la grille de saisie **Inventaire rétrospectif** dans la table des entrées.
++
++
++[[image:1747724180433-782.png]]
++
++(% style="text-align: center;" %)
++//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des entrées//
++
++
++Mis à part le numéro d'entrée, cette grille ne contient pas de champs obligatoires : **ne renseigner que les informations connues de l'institution.**
++
++Renseigner, à minima, le statut juridique.
++
++
++[[image:1747724251875-618.png]]
++
++(% style="text-align: center;" %)
++//Visualisation de la grille de saisie **Inventaire rétrospectif **dans la table des entrées//
++
++
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
++//Pour plus d'informations concernant la numérotation de plusieurs entrées rétrospectives avec provenances distinctes, se référer au paragraphe ci-dessus concernant la numérotation des ensembles complexes.//
  )))
--[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Terminer la saisie de chaque notice ==
++=== Biens ===
++
++Sélectionner la grille de saisie **02. Registre - Biens affectés **dans la table Biens.
++
++
++[[image:1747724329047-588.png]]
++
++(% style="text-align: center;" %)
++//Visualisation de la liste des grilles de saisie standards disponibles dans la table des biens//
++
++
++La grille de saisie est découpée en 10 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora musée.
++
++
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--(% start="1" %)
--1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
++//Les champs en rouge avec une astérisque sont obligatoires pour le registre des biens affectés. Il ne sera pas possible d'enregistrer la notice tant que tous les champs obligatoires ne seront pas renseignés.//
  )))
++[[image:1747724385543-970.png]]
++
++(% style="text-align: center;" %)
++//Visualisation de la grille de saisie **02.Registre - Biens affectés**//** **//dans la table Biens//
++
++
++(% class="box warningmessage" %)
  (((
--(% start="2" %)
--1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
--Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
--L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
--1. La notice passe en état « attente validation saisie »
++//Les grilles de saisie standards ne sont pas toutes dotées des champs obligatoires pour le registre. Celles qui en sont dotées ont la mention (minimal pour registre) d'indiquée. Si l'on saisit des notices dans d'autres grilles, qui n'ont pas cette mention, l’intégration de la notice dans le registre fonctionnera également mais il n'y aura pas le contrôle de saisie sur les champs obligatoires. **Avant de procéder à l’intégration, il faudra peut-être revenir en modification sur la notice avec la grille de saisie ci-dessus pour vérifier que tous les champs sont bien remplis.**//
  )))
--[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Une fois que la notice est enregistrée, indiquer que la saisie est terminée pour autoriser la personne habilitée à intégrer cette notice dans le registre.
--[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Cliquer sur l'icône [[image:1747724466201-563.png||height="43" width="43"]], qui se trouve dans la barre d'outils de la notice du bien.
--== Valider ou refuser la notice ==
--Dans la barre d’outils :
++[[image:1747725032932-364.png]]
--* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
--* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
--=== Validation de la saisie ===
++=== Biens : Ensembles complexes ===
--[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Sélectionner la grille de saisie **02.Registre- Ensembles complexes affectés** dans la table Biens.
--=== Refus de la saisie ===
--[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1747725129124-544.png]]
--(((
--
--)))
++La grille de saisie est découpée en 8 onglets, regroupant les champs selon leur ordre de concaténation dans le registre. Cet ordre diffère de celui communément utilisé dans les grilles standards de Flora.
++
++Le champ dénomination n’y est pas obligatoire. Par contre il faut définir un intitulé pour l’ensemble complexe :
++
++
++[[image:1747725362450-684.png]]
++
++
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++//Penser à localiser directement l’ensemble complexe de manière à pouvoir le récoler dans la foulée !//
  )))
++Les champs sous-inventaire et détail registres sous inventaire permettent de faire référence à des listings de contenus établis en dehors de Flora. Si ces listings sont au format papier, il est possible de les numériser et les associer à la notice via le champ Documentation. S'ils sont au format bureautique (word-excel), les convertir en pdf avant de les intégrer.
--[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1747725317402-667.png]]
--== Lancer l’intégration au registre ==
++Les ensembles complexes peuvent rester en l’état aussi longtemps que souhaité, tant que l'on en extrait pas un ou plusieurs biens remarquables à inscrire individuellement aux registres. Dans ce cas, ces biens porteront le numéro d’inventaire rétrospectif de l’année de leur inscription, mais il est possible de les lier à la notice de leur ensemble complexe initial, comme une notice mère.
--(((
--Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
++Que l’ensemble mère ait un numéro d’inventaire 2011.0.4.0 avec des notices filles en 2014.0.34 ou 2016.0.45 ne pose pas de problème.
--**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
--* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
--* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
++== Grille de saisie d'un bien reçu en dépôt ==
++
++=== Entrée ===
++
++
++Sélectionner la grille de saisie** Registre - Dépôt** dans la table des Entrées.
++
++
++[[image:1747725797202-722.png]]
++
++
++=== Biens ===
++
++
++Sélectionner la grille de saisie** Registre - Biens reçus en dépôt** dans la table des Biens.
++
++A noter : le champ Numéro d’inventaire du déposant est obligatoire.
++
++
++[[image:1747725926983-893.png]]
++
++
++
++[[image:1747727404840-527.png]]
++
++
++= Intégration des notices biens au registre =
++
++
++=== Validation de la saisie d'un Bien ===
++
++
++Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]]  et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
++
++
++[[image:1747732762213-559.png]]
++
++
++Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
++
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
++En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
++
++* Avis des instances scientifiques
++* Prix
++* Inscriptions
++* Constat d’état initial
++
++Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
++
++**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
  )))
--)))
--[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1747732693654-638.png]]
--=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
++Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
--[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
++Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
--=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
--[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
++L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
--== Confirmer l’intégration ==
--1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
--1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
++[[image:1747733244856-550.png]]
--[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]].
++.
++[[image:1747733341634-347.png]]
--[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
--[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[image:1747733457810-510.png]]
++* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
--
--)))
--)))|(% style="width:300px" %)(((
--(% class="box" %)
--(((
--**Sommaire**
--{{toc depth="1" numbered="true"/}}
--)))
++[[image:1747734678656-824.png]]
--(% class="box" %)
--(((
--**Aller plus loin**
--* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
--* Saisir une entrée
--* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
--* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
--* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
--* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
--* [[Radier des biens au registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
--)))
++* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
--(% class="box" %)
--(((
--**Icônes principales**
--)))
--)))
++[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
++Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
--= Édition des registres =
++[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
++
++
++La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
++
++[[image:1747733892872-758.png]]
++
++
++La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
++
++[[image:1747733938343-251.png]]
++
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
++)))
++
   Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
  * AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
@@ -361,6 +361,9 @@
  Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
++= Édition des registres =
++
++
  Accéder au menu **Registres / Recherche**
  [[image:1747734834496-206.png]]

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