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Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44
Depuis la version 6.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/05/20 11:18
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/07/17 09:46
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Gérer les registres réglementaires
Parent
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,248 +1,253 @@
1 -{{box title="**Sommaire**"}}
2 -{{toc depth="1"/}}
3 -{{/box}}
1 +
4 4  
5 -= **Introduction** =
3 +|(% style="width:840px" %)(((
4 +(% class="box" %)
5 +(((
6 +En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 +Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
6 6  
9 +Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
10 +)))
7 7  
8 -== Réglementation ==
9 -
10 -
11 -La gestion des registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt dans Flora Musées a été pensée et conçue en s’appuyant sur les règles définies par le Service des Musées de France.
12 -
13 -
14 -Plus d’informations sur le portail du Service des musées de France :
15 -
16 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
17 -
18 -Texte complet : [[SMF - Methode redaction informatisée.pdf>>attach:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
19 -
20 -
21 -L’arrêté du 25 mai 2004 fixe les normes techniques relatives à la tenue de l'inventaire du registre des biens et au récolement** **des collections.
22 -
23 -Texte complet sur : [[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/arrete-inventaire.pdf]]
24 -
25 -
26 -L’institut national du patrimoine (INP) propose à la consultation un document intitulé « L’inventaire et le récolement des collections publiques » :
27 -
28 -[[http:~~/~~/www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf>>url:http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/dossier-inp-inv-rec.pdf]]
29 -
30 -
31 -== Modalités pratiques ==
32 -
33 -
34 -Le logiciel Flora permet de constituer les registres des biens affectés et des biens reçus en dépôt :
35 -
36 -* Sans double saisie avec les bases documentaires scientifiques
37 -* Avec la garantie de cohérence des vocabulaires et règles de saisies instaurées au musée
38 -* En bénéficiant de la finesse de description scientifique et historique de la table des entrées et des biens de Flora musée
39 -* En conformité avec les exigences légales
40 -
41 -Pour ne pas perturber les habitudes de saisie des utilisateurs, **les registres sont générés à partir de la saisie réalisée dans les bases documentaires des biens et des entrées.** Cette saisie (Entrée + Bien) pourra être réalisée avec les grilles de saisie standards, ainsi que celles personnalisées par les clients ou bien, avec des grilles dédiées à la saisie aux registres et ne contenant que les champs pouvant être intégrés aux registres.
42 -
43 -Cas des notices importées en lot et saisies sous Excel (ou un autre tableau) dans la table documentaire des biens : une fois liées à une entrée, et après avoir vérifié que les champs obligatoires du registres sont biens remplis (**ou contenant la mention néant le cas échant**), il sera possible d'intégrer ces notices au registre selon la procédure habituelle.
44 -
45 -
46 -L’intégration aux registres s'effectuera via une opération de « validation » sur les notices crées dans la base documentaire des biens et des entrées. Le registre sera généré automatiquement en fonction des données saisies dans les bases documentaires. Ce dernier n’est plus modifiable ensuite. Il n’a qu’une vocation légale.
47 -
48 -
49 -(% class="box warningmessage" %)
50 50  (((
51 -//Il ne faut pas le confondre le registre avec la table documentaire des **entrées, **qui est à vocation administrative et qui permet de regrouper autour d’une même entrée les biens ayant eu un mode d’acquisition ou de dépôt identique. Dans la table des **entrées** on aura donc souvent  plusieurs biens rattachés à une même entrée, alors que dans les **registres** chaque notice ne concernera qu’un bien (comme dans les registres 18 colonnes papiers).//
52 -)))
13 += Cadre légal et normes applicables aux registres =
53 53  
54 -**Vocabulaire à utiliser pour les tables « scientifiques » :**
15 +La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
55 55  
56 -* //Table documentaire des Biens//
57 -* //Table documentaire des Entrées//
17 +(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 +|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 +|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
20 +|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
58 58  
59 -**Vocabulaire à utiliser pour les registres légaux :**
22 += Principes de fonctionnement dans Flora =
60 60  
61 -* //Registre des biens affectés//
62 -* //Registre de biens reçus en dépôt//
24 +* **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
25 +* **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
26 +* **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
27 +* **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 +* **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
63 63  
64 -**Vocabulaire à proscrire :**
30 += Grilles de saisie à utiliser =
65 65  
66 -* // Registre des entrées : il prête à confusion//
32 +Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
67 67  
34 +* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
35 +* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
36 +* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
37 +
68 68  (% class="box infomessage" %)
69 69  (((
70 -//L’intégration d’une notice bien aux registres effectuera un « copier-coller » de la notice au format textuel (donc avec perte des liens dynamiques vers les thésaurus et autorités), dans une table distincte de la table documentaire des biens. De cette manière la notice sera « déconnectée » de toutes les évolutions apportées aux données documentaires et scientifiques (y compris les thésaurus et listes de contrôle)//
40 +**Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
71 71  )))
72 72  
43 +(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
44 +|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
45 +|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
46 +|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
47 +|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
48 +|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
49 +|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
50 +|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
51 +|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
52 +|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
53 +|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
73 73  
55 +[[Entrées → grilles pour registres>>image:1752737550994-328.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 74  
75 75  
58 +[[Biens → grilles pour registres>>image:1752737567684-816.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 76  
77 -== Attention : le registre papier fait foi ==
78 78  
61 += Organisation de la saisie selon la nature des biens =
79 79  
80 -Du point de vu législatif, le registre papier fait foi : **il est donc obligatoire de produire une édition papier des biens affectés et des biens reçus en dépôt chaque année**.
63 +La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
64 +Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
65 +Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
81 81  
82 -Dans Flora, ue fonctionnalité d'édition du registre permettra d'exporter le registre en PDF pour l'imprimer.
67 +(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
68 +|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
69 +Entrées : grille** Registre - Acquisition **
83 83  
84 -(% class="box warningmessage" %)
85 -(((
86 -//Attention : **la table des registres ne doit contenir que les nouvelles acquisitions ou dépôts. **Ne pas y intégrer des notices de biens déjà mentionnés sur un registre papier existant, afin de garantir le caractère unique de l’inventaire.//
71 +Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
72 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
73 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
74 +Entrée : 2025.1
75 +
76 +Bien : 2025.1.1
87 87  )))
78 +|(((
79 +**Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
80 +)))|(% style="width:209px" %)(((
81 +Entrées : grille **Registre - Acquisition**
88 88  
83 +Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
89 89  
90 -== Organisation de la saisie selon la nature des biens ==
85 +Si biens remarquables : saisie individuelle
86 +)))|(% style="width:302px" %)(((
87 +- Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
88 +- Joindre un document descriptif
91 91  
90 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
92 92  
93 -=== Nouvelles acquisitions ===
92 +- Numérotation :
93 +• Ensemble : année.numérolot.0
94 +• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
95 +)))|(% style="width:257px" %)(((
96 +Entrée : 2011.3
94 94  
98 +Ensemble : 2011.3.0
95 95  
96 -La saisie des nouvelles acquisitions et nouveaux dépôts sera réalisée au fur et à mesure de leur mise en œuvre dans les tables des Entrées et des biens.
100 +1er bien : 2011.3.1
97 97  
98 -L’intégration au registre sera réalisée une fois le bien entré au musée, via le workflow de validation des notices biens.
102 +2eme bien : 2011.3.2
99 99  
100 -
101 -(% class="box infomessage" %)
102 -(((
103 -//La notice documentaire peut être pré-saisie dans la base documentaire bien avant l’arrivée physique du bien.//
104 +
104 104  )))
106 +|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
107 +Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
105 105  
109 +Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
110 +)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
111 +- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
112 +Entrée : D2025.1
106 106  
107 -=== Inventaire rétrospectifs ===
114 +Bien : D2025.1.1
115 +)))
116 +|(((
117 +**Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
108 108  
109 -
110 -Dans le cadre des opérations de récolement décennal, il sera possible de réaliser un inventaire rétrospectif pour les biens déjà présents mais non inscrits à l’inventaire papier pré-existant.
111 -
112 -Ces biens pourront être saisis comme les autres.** Leur seule particularité est que leur numéro d’inventaire devra avoir la valeur 0 comme numéro de lot.**
113 113  
120 +)))|(% style="width:209px" %)(((
121 +Entrées : grille **Registre - Dépôt**
114 114  
115 -//Exemple ~://** **pour le 35^^e^^ bien saisi en inventaire rétrospectif en 2011, son numéro d’inventaire sera **2011.0.35**
123 +Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
116 116  
117 -Mais dans Flora musée, chaque bien doit être lié à une entrée indiquant les informations de provenance et de statut.
125 +Si biens remarquables : saisie individuelle
126 +)))|(% style="width:302px" %)(((
127 +- Saisie immédiate ou différée
128 +- Joindre un document descriptif
118 118  
119 -Attacher le bien à l’Entrée 2011.0 qui sera créée comme une Entrée d’inventaire rétrospectif.
130 +- Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
131 +- Numérotation :
132 +• Ensemble : Dannée.numérolot.0
133 +• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
134 +)))|(% style="width:257px" %)(((
135 +Entrée : D2011.1
120 120  
137 +Ensemble : D2011.1.0
121 121  
122 -S'il y a connaissance d'informations complémentaires quand aux modalités d’entrées,  il est possible de créer des notices d’entrées dont le numéro d'entrée sera édité en dehors des plages de numéros de lot d’acquisition ou de dépôt. Dans ce cas précis il est recommandé de saisir :
139 +1er bien : D2011.1.1
123 123  
124 -* l’année en cours (ou année d’inscription aux registres) : 2024
125 -* le numéro de lot : 0
126 -* le numéro manuel avec un indice permettant de différencier ces entrées l’une de l’autre : -01
141 +2eme bien : D2011.1.2
142 +)))
143 +|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
144 +Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
127 127  
128 -//Exemple de numéros d’entrée manuels :2024.0-01, 2024.0-02, etc.//
146 +Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
147 +)))|(% style="width:302px" %)(((
148 +- Entrée liée : année.0
149 +Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
129 129  
130 130  
131 -[[image:1747723638621-244.png]]
152 +- Numérotation biens :
153 +• Bien simple : année.0.numérobien
154 +• Ensemble : année.0.numérolot.0
155 +• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
156 +)))|(% style="width:257px" %)(((
157 +Entrée : 2011.0
132 132  
133 -(% style="text-align: center;" %)
134 -//Visualisation du champ **Numéro d'entrée manuel** dans la grille de saisie Inventaire Rétrospectif//
159 +Bien : 2011.0.35
135 135  
136 136  
162 +**Ensembles complexes **:
137 137  
138 -[[image:1747723844014-278.png]]
164 +Entrée : 2011.0
139 139  
140 -(% style="text-align: center;" %)
141 -//Visualisation de la notice entrée Inventaire rétrospectif après enregistrement//
166 +Ensemble : 2011.0.36.0
142 142  
143 -
144 -L’exemple ci-dessus illustre le cas d’une entrée regroupant les dons réalisés en 1982 par Baudry Ana pour le musée MUSFLORA, et qui sera inscrite rétrospectivement au registre de l’année 2024. Bien qu’acquis en 1982, les biens qui seront liés à cette entrée auront des numéros d’inventaire commençant par 2024.0.
145 -
146 -
147 -(% class="box infomessage" %)
148 -(((
149 -//Seul le numéro d’inventaire du bien est intégré aux registres. La numérotation des entrées n’a en soi pas de « valeur légale ». La table des entrées doit être considérée comme une table documentaire dédiée à la documentation administrative des biens.
150 -Les seules données de la table entrée qui remontent dans le registre sont les informations de statut, mode d’acquisition et dernier propriétaire connu.
151 -A noter aussi que les biens liés à une entrée de type acquisition seront intégrés au registre des biens affectés, et les biens liés à une entrée de type dépôt seront intégrés au registre des biens reçus en dépôt.//
168 +Bien remarquable : 2011.0.36.1
152 152  )))
170 +|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
171 +Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
172 +)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
173 +- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
174 +|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
175 +Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
176 +)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
153 153  
178 += Champs obligatoires pour le registre =
154 154  
155 -==== **Quid des Entrées « d’origine inconnue » ?** ====
180 +La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
181 +Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
156 156  
183 +En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
157 157  
158 -Ce type d’entrée devra être réservé à des biens n’ayant pas vocation a être intégrés aux registres d’inventaire et de dépôts.
185 +* **néant **: en l’absence avérée d’information,
186 +* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
159 159  
188 +== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
160 160  
161 -=== Récolement décennal ===
190 +* Mode d’acquisition (thésaurus)
191 +* Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
192 +* Musée acquéreur (liste de contrôle)
193 +* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
194 +* Référence de l’acte
195 +* Date de l’acte d’acquisition
196 +* Mention des concours publics (AS / ANS)
162 162  
198 +== Champs obligatoires dans la table Biens ==
163 163  
164 -**Les campagnes de récolement ont aussi pour de mettre à jour les registres**
200 +(% class="small mark" %)**Version 4.5.60**
165 165  
166 -Cependant, les campagnes de récolement ne concernent légalement que les biens inscrits aux registres. Si la base documentaire et les registres papiers sont à jour, le travail de récolement avancera très vite.
202 +* Numéro d’inventaire
203 +* Date d’affectation ou Date d'entrée manuelle
204 +* Domaine (thésaurus)
205 +* Dénomination (thésaurus)
206 +* Matières/techniques (thésaurus)
207 +* Dimensions
208 +* Avis des instances scientifiques (liste de contrôle)
209 +* Prix d’achat
210 +* Inscriptions (thésaurus)
211 +* Constat d’état initial (date + état de conservation)
167 167  
168 -Si les utilisateurs doivent récoler de grandes quantités de biens encore non-inscrits à l’inventaire et non-saisis dans la base documentaire, il sera alors possible de saisir des les ensembles complexes pour effectuer un traitement de masse.
169 -
170 -Pour cela, il faudra définir des ensembles complexe (en nombre de pièces, en volume, en poids).
171 -
172 -
173 -=== Ensembles complexes ===
174 -
175 -
176 -Chaque ensemble complexe sera inscrit à l’inventaire (et donc récolé) avec un numéro unique se terminant par 0.
177 -
178 -Si l'on dispose d’une liste descriptive de l’ensemble complexe identifiant sans ambigüité les biens qu’il contient, il sera possible la citer dans la dénomination de l’ensemble complexe, puis l’annexer au registre papier (cf. ci-après : grille de saisie d’un ensemble complexe)
179 -
180 -(% class="box successmessage" %)
213 +(% class="box infomessage" %)
181 181  (((
182 -//Si des biens remarquables sont à inscrire en tant que tels, ils pourront l’être à la suite de l’ensemble complexe.//
215 +À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
183 183  )))
184 184  
185 -Ainsi dans le cas d’un inventaire rétrospectif on aurait la succession de numéro suivante :
186 186  
187 -* 2011.0.1               bien simple
188 -* 2011.0.2               bien simple
189 -* 2011.0.3.0           ensemble complexe
190 -* 2011.0.3.1           1^^er^^ bien remarquable de l’ensemble complexe
191 -* 2011.0.3.2           2eme bien remarquable de l’ensemble complexe
192 -* 2011.0.4               bien simple
193 -* 2011.0.5.0           ensemble complexe
194 -* etc.
195 195  
196 -= Saisie des données nécessaires au registres =
197 197  
198 -
199 -== Champs obligatoires en saisie ==
200 -
201 -
202 -Ces champs sont répartis dans Flora musée entre la notice Entrée et la notice Bien.
203 -
204 -(% class="box warningmessage" %)
221 +
222 +)))
223 +)))|(% style="width:300px" %)(((
224 +(% class="box" %)
205 205  (((
206 -//Attention, ces champs ne sont pas déclarés obligatoires dans toutes les grilles de saisie standards de Flora. En revanche, Flora dispose de grilles de saisie dédiées à la saisie des registres : ces dernières ne contiennent que les champs utilisés pour les registres.** Les champs obligatoires pour le registre seront mentionnés en rouge avec une astérisque.**//
226 +**Sommaire**
207 207  )))
208 208  
209 -En cas de non-connaissance ou d'absence d’information il faut saisir **indéterminé** ou **néant** dans le champ concerné (y compris champs obligatoires). Si ces termes ne sont pas déjà renseignés, il faudra les ajouter dans les thésaurus et listes de contrôles concernés.
229 +(% class="box" %)
230 +(((
231 +**Aller plus loin**
210 210  
211 -Si l'on utilise les grilles de saisie de type « registre », les champs ci-dessous apparaitront en rouge et seront bloquants tant qu'ils ne seront pas renseignés.
233 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
234 +* Saisir une entrée
235 +* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
236 +* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
237 +* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
238 +* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
239 +)))
212 212  
213 -**Les champs obligatoires dans la table des entrées sont les suivants :**
214 -
215 -* Mode acquisition (thésaurus)
216 -* Agent d’acquisition ou ancien propriétaire
217 -* Musée acquéreur (liste de contrôle)
218 -* Type de l’acte d’acquisition (liste de contrôle)
219 -* Référence de l’acte
220 -* Date de l’acte d’acquisition (assistant datation)
221 -* Mention des concours publics (liste de contrôle)
222 -
223 -**Les champs obligatoires  dans la table des biens sont les suivants :**
224 -
225 -* Numéro d’inventaire
226 -* Date d’affectation
227 -* Avis de instances scientifiques (liste de contrôle)
228 -* Prix d’achat
229 -* Domaine (thésaurus)
230 -* Dénomination (thésaurus)
231 -* Matières/techniques (thésaurus)
232 -* Dimensions
233 -* Type d’inscriptions (thésaurus)
234 -* Date du constat état (assistant datation)
235 -* État de conservation (liste de contrôle)
236 -
237 -(% class="box infomessage" %)
241 +(% class="box" %)
238 238  (((
239 -(% style="text-align: center;" %)
240 -//La grande majorité de ces champs sont liés à une liste de contrôle ou un thésaurus pour faciliter la saisie.//
243 +**Icônes principales**
241 241  )))
245 +)))
242 242  
243 -Si l'on n'utilise pas les grilles de saisie de registres, un contrôle bloquant sera réalisé au moment de l’intégration au registre, pour vérifier que ces champs sont biens renseignés (si l'on ne connait pas la valeur des champs obligatoires, il faut indiquer la mention "néant"). Le même contrôle sera réalisé lorsque l’opérateur de saisie clic sur l’icône « Terminer la saisie » dans le workflow. Mais dans ce cas il n’est pas bloquant.
244 244  
245 245  
249 +
250 +
246 246  == Grille de saisie d'un bien affecté aux collections ==
247 247  
248 248  
... ... @@ -411,63 +411,82 @@
411 411  Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
412 412  
413 413  
414 -[[image:2022-02-28_14h58_01.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
419 +[[image:1747732762213-559.png]]
415 415  
416 416  
417 417  Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
418 418  
424 +(% class="box infomessage" %)
425 +(((
426 +En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
419 419  
428 +* Avis des instances scientifiques
429 +* Prix
430 +* Inscriptions
431 +* Constat d’état initial
432 +
433 +Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
434 +
435 +**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
436 +)))
437 +
420 420  [[image:1747732693654-638.png]]
421 421  
422 422  
423 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:2022-02-28_15h16_14.png]]sur la fiche Bien.
441 +Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
424 424  
425 -Pour compléter, les champs manquants, modifier la fiche et choisir un sénario "(minimal pour registre)".
443 +Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
426 426  
427 -Cliquer sur Feux vert pour valider la saisie, Feux rouge refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
445 +Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
428 428  
429 -[[image:2022-02-28_15h51_26.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
430 430  
448 +[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
449 +
431 431  L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
432 432  
433 -[[image:2022-02-28_15h53_43.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
434 434  
435 -Si la notice est validée d'autres outils vont encore apparaitre [[image:2022-02-28_16h44_17.png]].
453 +[[image:1747733244856-550.png]]
436 436  
437 -[[image:2022-02-28_17h09_09.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
455 +Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
456 +.
438 438  
458 +[[image:1747733341634-347.png]]
459 +
439 439  (% class="wikigeneratedid" %)
440 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:2022-02-28_17h12_59.png||height="38" width="41"]] .
461 +Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
441 441  
442 -[[image:2022-02-28_17h15_10.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
443 443  
444 -(% class="wikigeneratedid" %)
445 -Si les champs obligatoires ne sont pas encore remplis , Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Faire retour et completer.
464 +[[image:1747733457810-510.png]]
446 446  
447 -[[image:2022-02-28_17h16_31.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
448 448  
449 -(% class="wikigeneratedid" %)
450 -Si tous les champs obligatoires sont bien remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
467 +* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
451 451  
452 -[[image:2022-02-28_17h35_36.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
453 453  
454 454  
471 +[[image:1747734678656-824.png]]
455 455  
456 -[[image:2022-02-28_17h44_28.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" class="img-thumbnail"]]
457 457  
474 +* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
458 458  
476 +[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
459 459  
460 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
461 461  
479 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
462 462  
463 -[[image:1715333751806-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="487" width="1052" class="img-thumbnail"]]
464 464  
482 +[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
465 465  
466 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
467 467  
468 -[[image:1715333788029-366.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="536" width="1110" class="img-thumbnail"]]
469 469  
486 +La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
470 470  
488 +[[image:1747733892872-758.png]]
489 +
490 +
491 +La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
492 +
493 +[[image:1747733938343-251.png]]
494 +
471 471  (% class="box warningmessage" %)
472 472  (((
473 473  //Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
... ... @@ -484,15 +484,11 @@
484 484  = Édition des registres =
485 485  
486 486  
487 -== (% id="cke_bm_6212S" style="display:none" %) (%%)Listes de biens à imprimer ==
511 +Accéder au menu **Registres / Recherche**
488 488  
513 +[[image:1747734834496-206.png]]
489 489  
490 -Se connecter  avec un profil ayant accès au menu **Registres / Recherche**
491 491  
492 -
493 -[[image:1715334368839-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="601" width="1080" class="img-thumbnail"]]
494 -
495 -
496 496  (% class="box infomessage" %)
497 497  (((
498 498  //La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
... ... @@ -509,25 +509,23 @@
509 509  Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
510 510  
511 511  
512 -Pour éditer le registre, sélectionner l'intégralité des données et cliquer sur le bouton « générer le registre en pdf » :
532 +Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
513 513  
514 -[[image:1715334526894-771.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="468" width="1142" class="img-thumbnail"]]
534 +[[image:1747734875829-175.png]]
515 515  
536 +Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
516 516  
517 -Cliquer sur "OK" pour obtenir le fichier :
538 +[[image:1747734980868-601.png]]
518 518  
519 -[[image:1715334586731-420.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="157" width="535" class="img-thumbnail"]]
540 +Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
520 520  
542 +[[image:1747735028293-815.png]]
521 521  
522 -Puis, cliquer sur "Obtenir le résultat" pour que le fichier se télécharge :
523 523  
524 -[[image:1715334753766-934.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="383" width="769" class="img-thumbnail"]]
525 525  
526 -
527 -
528 528  Résultat :
529 529  
530 -[[image:1715334816066-863.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="550" width="524" class="img-thumbnail"]]
548 +[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
531 531  
532 532  
533 533  (% class="wikigeneratedid" %)
... ... @@ -539,29 +539,28 @@
539 539  
540 540  Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
541 541  
542 -Flora n'a pas développé d’interface dédiée pour cela car il s’agit d’une opération purement dactylographique.
543 -
544 544  (% class="box successmessage" %)
545 545  (((
546 -//L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.//
562 +L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
547 547  )))
548 548  
565 +Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
549 549  
550 -En revanche, Flora a déjà préparé les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
551 -
552 552  (% class="box successmessage" %)
553 553  (((
554 -//Pour télécharger ces pages d'annexes, revenir sur l’écran de recherche des registres et sélectionner le format désiré (Word ou OpenOffice). Il est possible d'ajouter une page au début de ce document pour créer la page de garde et tout imprimer en une seule fois.//
569 +**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
555 555  )))
556 556  
557 557  
558 -[[image:1715335124509-235.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="520" width="1024" class="img-thumbnail"]]
573 +[[image:1747735219379-682.png]]
559 559  
560 560  
561 -[[image:1715335243485-753.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="561" width="1094" class="img-thumbnail"]]
576 +__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
562 562  
578 +[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
563 563  
564 564  
581 +
565 565  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
566 566  
567 567  
... ... @@ -581,13 +581,13 @@
581 581  == Rattachement à la nouvelle entrée ==
582 582  
583 583  
584 -=== Créer une entrée de type « transfert de propriété » ===
601 +=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
585 585  
586 586  
587 -[[image:1715343443452-959.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="433" width="1051" class="img-thumbnail"]]
604 +[[image:1747739157175-278.png]]
588 588  
589 589  
590 -[[image:1715343526726-247.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="526" width="1048" class="img-thumbnail"]]
607 +[[image:1747739231189-417.png]]
591 591  
592 592  
593 593  
... ... @@ -594,9 +594,44 @@
594 594  === Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
595 595  
596 596  
597 -[[image:1715343625292-817.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="457" width="1073" class="img-thumbnail"]]
614 +==== Attachement unitaire ====
598 598  
616 +Dans la notice du bien indiquer manuellement :
599 599  
618 +* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
619 +* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
620 +
621 +[[image:1747740793119-487.png]]
622 +
623 +
624 +==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
625 +
626 +Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
627 +
628 +Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
629 +
630 +* Sélectionner les notices à rattacher
631 +* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
632 +
633 +[[image:1747740946609-961.png]]
634 +
635 +
636 +Première association à effectuer :
637 +
638 +* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
639 +* Lancer le traitement
640 +
641 +[[image:1747741015186-251.png]]
642 +
643 +
644 +Seconde association à effectuer :
645 +
646 +* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
647 +* Lancer le traitement
648 +
649 +[[image:1747741041295-431.png]]
650 +
651 +
600 600  == Radiation du registre des dépôts ==
601 601  
602 602  
... ... @@ -605,20 +605,17 @@
605 605  
606 606  Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
607 607  
660 +[[image:1747739687774-731.png]]
608 608  
609 -[[image:1715343715126-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="498" width="884" class="img-thumbnail"]]
610 610  
611 -
612 -
613 613  === Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
614 614  
615 615  
616 616  Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
617 617  
668 +[[image:1747739728922-844.png]]
618 618  
619 -[[image:1715343788821-318.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="444" width="978" class="img-thumbnail"]]
620 620  
621 -
622 622  (% class="box successmessage" %)
623 623  (((
624 624  //**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
... ... @@ -625,7 +625,7 @@
625 625  )))
626 626  
627 627  
628 -[[image:1715343886275-695.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="510" width="1007" class="img-thumbnail"]]
677 +[[image:1747739870875-332.png]]
629 629  
630 630  
631 631  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -636,9 +636,10 @@
636 636  
637 637  Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
638 638  
688 +[[image:1747739908497-919.png]]
639 639  
640 -[[image:1715343957845-855.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="515" width="817" class="img-thumbnail"]]
641 641  
691 +[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
642 642  
643 643  
644 644  == Intégration du bien au registre des biens affectés ==
... ... @@ -646,21 +646,21 @@
646 646  
647 647  Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
648 648  
699 +Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
649 649  
650 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie "Transfert de propriété".
651 651  
702 +[[image:1747740027614-948.png]]
652 652  
653 -[[image:1715344127806-324.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="423" width="1120" class="img-thumbnail"]]
654 654  
705 +[[image:1747740075472-359.png]]
655 655  
656 -[[image:1715344199772-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="455" width="992" class="img-thumbnail"]]
657 657  
658 -
659 659  Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
660 660  
661 -[[image:1715344287274-449.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="490" width="962" class="img-thumbnail"]]
662 662  
711 +[[image:1747740216286-288.png]]
663 663  
713 +
664 664  (% class="box warningmessage" %)
665 665  (((
666 666  //**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
... ... @@ -670,13 +670,22 @@
670 670  Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
671 671  
672 672  
673 -[[image:1715345571925-542.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="391" width="975" class="img-thumbnail"]]
674 -
675 -
676 -[[image:1715345618349-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="422" width="935" class="img-thumbnail"]]
677 -
678 -
679 679  (% class="box warningmessage" %)
680 680  (((
681 681  //**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
682 682  )))
727 +
728 +[[image:1747740258746-408.png]]
729 +
730 +
731 +[[image:1747740398485-927.png]]
732 +
733 +
734 +Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
735 +
736 +[[image:1747733815373-706.png]]
737 +
738 +
739 +Résultat :
740 +
741 +[[image:1747740624210-211.png]]
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