Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

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Rendu

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -1,6 +1,7 @@
  (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
  |(% style="width:840px" %)(((
++(((
  (% class="box" %)
  (((
  En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
@@ -40,7 +40,7 @@
  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
  )))
--(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
++(% class="active" %)|=**Grille (% class="mark small" %)Version 4.5.60(%%)**|=**Table concernée**|=**Usage**
  |Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
  |Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
  |Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
@@ -210,11 +210,6 @@
  * Inscriptions (thésaurus)
  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
--)))
--
  = Étapes d’intégration d’une notice au registre =
  Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
@@ -251,19 +251,19 @@
  [[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Valider la notice ==
++== Valider ou refuser la notice ==
--Dans la barre d’outils, cliquez sur **Valider ou Refuser la saisie** :
++Dans la barre d’outils :
--* Si la notice est conforme, elle passe en état « saisie validée » ;
--* Si elle est refusée, elle passe en état « saisie refusée » et un commentaire peut être saisi pour indiquer les corrections à apporter.
++* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
++* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
--=== Validation de la saisie ===
++=== Cas 1 : validation de la saisie ===
  [[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Refus de la saisie ===
++=== Cas 2 : refus de la saisie ===
  [[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -276,8 +276,13 @@
  )))
++[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++
  == Lancer l’intégration au registre ==
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
++
  (((
  Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
@@ -285,17 +285,22 @@
  * **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
  * **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
++
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
  )))
++)))
  [[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis  ===
++=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
  [[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Cas 2 : champs obligatoires manquants  ===
++=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
  [[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -308,333 +308,194 @@
  [[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Résultat sur la notice de bien → date d'intégration au registre et lien vers le registre>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[Résultat dans le registre → notice enregistrée.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++= Consulter et éditer les registres =
++Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
--
--)))
--)))|(% style="width:300px" %)(((
--(% class="box" %)
--(((
--**Sommaire**
++Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
--{{toc depth="1" numbered="true"/}}
--)))
++== Consulter le registre ==
--(% class="box" %)
--(((
--**Aller plus loin**
++1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**
++1. (((
++Renseignez les critères de filtrage :
--* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
--* Saisir une entrée
--* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
--* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
--* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
--* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
++* **Année d’inscription au registre**
++* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
++* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
  )))
++1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
--(% class="box" %)
--(((
--**Icônes principales**
--)))
--)))
++>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
++[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Éditer le registre ==
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
++1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
++1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.
++1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
++1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
++)))
++[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++)))
++[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Page de garde et annexes aux registres papier ==
++Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
++Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
++[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++)))
--
--
--
--
--
--
--
--
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--
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--
--
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--
--
--
--
--
--
--= Intégration des notices biens au registre =
--
--
--
--
--
--
--
--.
--
--
--
--
--
--
--
--
--*
--
--
--
--
--Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
--
--
--[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
--
--
--
--La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
--
--[[image:1747733892872-758.png]]
--
--
--La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
--
--[[image:1747733938343-251.png]]
--
--(% class="box warningmessage" %)
  (((
--//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
--)))
++[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
-- Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
--* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
--* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
++= (% id="cke_bm_784062S" style="display:none" %) (%%)Cas particulier : Transfert de propriété d’un bien déposé =
--Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
++Lorsqu’un **bien initialement reçu en dépôt** devient propriété du musée, un **transfert de propriété** doit être réalisé dans Flora.
++Cette opération suit un protocole strict pour garantir la conformité réglementaire des registres.
--
--= Édition des registres =
--
--
--Accéder au menu **Registres / Recherche**
--
--[[image:1747734834496-206.png]]
--
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
++Cette opération est réservée aux utilisateurs disposant d’un **profil habilité à la saisie** et des **grilles “Registre”**.
  )))
--Il est possible de sélectionner :
++== Rattacher le bien à une nouvelle entrée de type transfert ==
--* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
--* L’année d'inscription au registre
--* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
++1. Créez une **entrée** à l’aide de la grille **Registre – Transfert de propriété**.
++1. (((
++Rattachez le bien à cette nouvelle entrée :
--de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
++* (((
++Attachement **unitaire** : depuis la notice du bien, renseignez :
--Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
--
--
--Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
--
--[[image:1747734875829-175.png]]
--
--Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
--
--[[image:1747734980868-601.png]]
--
--Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
--
--[[image:1747735028293-815.png]]
--
--
--
--Résultat :
--
--[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
--
--
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
--
--
--== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
--
--
--Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
++* le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
++* le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
  )))
++* (((
++Attachement en **lot** : depuis la liste de résultats, utilisez la fonction d’association multiple :
--Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
++* première opération : renseigner l’ancienne entrée,
++* seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
  )))
--
--
--[[image:1747735219379-682.png]]
--
--
--__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
--
--[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
--
--
--
--= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
--
--
--Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien déposé devient propriété du musée.//
  )))
--Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
++[[Création d'une entrée → choix grille Registre - Transfert de propriété. >>image:1752745276005-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
--* Radier le bien du registre des dépôts
--* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
--== Rattachement à la nouvelle entrée ==
++[[Entrée → saisie des champs et enregistrement. >>image:1752745388887-203.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
++=== Focus : attachement unitaire depuis la notice du bien ===
++Depuis la notice du bien, renseignez :
--[[image:1747739157175-278.png]]
++1. le champ **Ancienne entrée** avec l’entrée de dépôt,
++1. le champ// //**Entrée** avec l’entrée de transfert.
++[[Ex. Notice de biens → renseignement de l'ancienne et de la nouvelle entrée. >>image:1747740793119-487.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1747739231189-417.png]]
++=== Focus : attachement en lot depuis la liste de résultats ===
++Utilisez la fonction d’association multiple :
--=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
++1. première opération : renseigner l’ancienne entrée,
++1. seconde opération : renseigner la nouvelle entrée de transfert.
++[[Table des biens →  sélection des notices à associer via la liste de résultats.>>image:1752745912577-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--==== Attachement unitaire ====
--Dans la notice du bien indiquer manuellement :
++[[Première association → renseigner l’ancienne entrée de dépôt>>image:1752746328111-912.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
--* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
--[[image:1747740793119-487.png]]
++[[Seconde association  → renseigner la nouvelle entrée de transfert.>>image:1752746394168-320.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
++== Radier le bien du registre des dépôts ==
--Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
++1. Recherchez la notice dans le menu **Registres / Recherche**.
++1. Passez en modification sur la version figée de la notice. Dans le champ //Observation//, saisissez la mention suivante : //« Bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d’inventaire… »//
++1. Rééditez la notice du registre des dépôts pour faire apparaître la mention de radiation.
--Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++**Le bien doit impérativement être radié du registre des dépôts avant son intégration au registre des biens affectés.**
++)))
--* Sélectionner les notices à rattacher
--* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
++[[Table registres → recherche du bien à radier.>>image:1752746483802-667.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1747740946609-961.png]]
++[[Table registres → Bouton modifier>>image:1752746578242-442.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Première association à effectuer :
--* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
--* Lancer le traitement
++[[Table registres → saisie de la mention de radiation et enregistrement. >>image:1752746629742-426.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1747741015186-251.png]]
++[[Table registres → bouton d'édition du registre.>>image:1752746680996-471.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Seconde association à effectuer :
--* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
--* Lancer le traitement
++[[Résultat → ré-édition du registre des dépôts avec mention de radiation sur la notice.>>image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1747741041295-431.png]]
++== Intégrer le bien au registre des biens affectés ==
--== Radiation du registre des dépôts ==
++1. Modifiez la notice Bien dans la table documentaire.
++1. Utilisez la grille **02. Registre – Transfert de propriété**.
++1. (((
++Renseignez :
--
--=== Rechercher la notice du bien déposé ===
--
--
--Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
--
--[[image:1747739687774-731.png]]
--
--
--=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
--
--
--Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
--
--[[image:1747739728922-844.png]]
--
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
++* le **nouveau numéro d’inventaire**,
++* les anciens numéros (dépôt, inventaire du déposant) dans les champs //Autres numéros//.
  )))
++1. Dans le champ **« Enregistrer le transfert de propriété »**, sélectionnez **Oui**.
--
--[[image:1747739870875-332.png]]
--
--
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
--//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
++Cette condition est indispensable pour que le bouton d’intégration apparaisse.
  )))
++(% start="5" %)
++1. Cliquez ensuite sur l’**icône du tampon** pour lancer l’intégration.
++1. Confirmez dans la fenêtre qui s’ouvre : cliquez sur **Oui** pour valider.
--Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
--[[image:1747739908497-919.png]]
--[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
--== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
--
--
--Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
--
--Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
--
--
  [[image:1747740027614-948.png]]
@@ -675,3 +675,38 @@
  Résultat :
  [[image:1747740624210-211.png]]
++
++
++
++
++
++
++)))
++)))|(% style="width:300px" %)(((
++(% class="box" %)
++(((
++**Sommaire**
++
++{{toc depth="1" numbered="true"/}}
++)))
++
++(% class="box" %)
++(((
++**Aller plus loin**
++
++* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
++* Saisir une entrée
++* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
++* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
++* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
++* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
++* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
++)))
++
++(% class="box" %)
++(((
++**Icônes principales**
++)))
++)))
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