Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/08/20 15:44

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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -rer les registres réglementaires
1 +Mettre à jour les registres réglementaires
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -1,26 +1,38 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 +(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
7 -Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution.
7 +La gestion des **registres réglementaires** – registre d’inventaire des biens affectés et registre des biens reçus en dépôt – est une **obligation légale** pour tous les musées de France, définie par la **loi n°2002-5 du 4 janvier 2002** et l’**arrêté du 25 mai 2004**.
8 8  
9 -Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**.
9 +Qu’il s’agisse :
10 +
11 +* **d’intégrer de nouveaux biens**,
12 +* **de transférer la propriété** d’objets initialement reçus en dépôt,
13 +* ou **de radier des biens** de l’inventaire,
14 +
15 +chaque opération doit être réalisée dans un **cadre réglementaire strict** et garantir la **traçabilité complète** des données.
16 +
17 +Ces actions sont réservées aux profils **habilités à la saisie réglementaire**, car elles modifient l’inventaire officiel du musée.
10 10  )))
11 11  
12 12  (((
13 -= Cadre légal et normes applicables aux registres =
21 += Respecter le cadre légal et les normes applicables aux registres =
14 14  
15 -La tenue d’un registre réglementaire est une **obligation légale pour les musées de France**, établie par la loi et précisée par des textes d'application, résumés ci-dessous :
23 +Les mises à jour reposent sur les textes suivants :
16 16  
17 -(% class="active" %)|=Référence|=Contenu
18 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
19 -|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
20 -|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
25 +(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Référence**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Contenu**
26 +|**[[Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] **relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation.
27 +|**[[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] **(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**.
28 +|[[**Méthode de rédaction informatisée des notices** >>https://www.culture.gouv.fr/fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/informatiser-les-collections-d-un-musee-de-france/organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-france/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]](Service des Musées de France)|(((
29 +Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires.
30 +)))
21 21  
22 -= Principes de fonctionnement dans Flora =
32 += Exploiter les outils de Flora =
23 23  
34 +== Connaître les règles de base ==
35 +
24 24  * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**.
25 25  * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis.
26 26  * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires.
... ... @@ -27,31 +27,24 @@
27 27  * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires.
28 28  * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année.
29 29  
30 -= Grilles de saisie à utiliser =
42 +== Utiliser les grilles spécifiques ==
31 31  
32 -Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. Ces grilles permettent :
44 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
33 33  
34 -* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres,
35 -* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires,
36 -* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier.
46 +Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres.
37 37  
48 +Ces grilles dédiées :
49 +
50 +* filtrent l’affichage aux seuls champs requis,
51 +* mettent en évidence les champs obligatoires (//rouge + astérisque//),
52 +* activent des **contrôles bloquants ou d’alerte** selon le cas,
53 +* préparent l’intégration au registre papier.
54 +
38 38  (% class="box infomessage" %)
39 39  (((
40 40  **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation.
41 41  )))
42 42  
43 -(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage**
44 -|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés
45 -|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions
46 -|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt
47 -|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue
48 -|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
49 -|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes
50 -|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt
51 -|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis
52 -|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés
53 -|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété)
54 -
55 55  [[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56 56  
57 57  
... ... @@ -58,82 +58,71 @@
58 58  [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
59 59  
60 60  
61 -= Organisation de la saisie selon la nature des biens =
66 +== Adapter la saisie selon la nature des biens ==
62 62  
63 -La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…).
64 -Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles.
65 -Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires.
68 +La saisie varie selon le **type d’entrée** et le **contexte d’intégration** (acquisition, dépôt, inventaire rétrospectif, ensembles complexes, etc.).
66 66  
67 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)**
68 -|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)(((
69 -Entrées : grille** Registre - Acquisition **
70 +Flora prévoit des **grilles et règles de numérotation spécifiques** pour chaque situation, garantissant cohérence et conformité.
70 70  
71 -Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**
72 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie possible avant larrivée physique du bien
73 -- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
74 -Entrée : 2025.1
75 -
76 -Bien : 2025.1.1
72 +(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de bien**|(% style="background-color:#cbcbea; width:209px" %)**Grilles à utiliser**|(% style="background-color:#cbcbea; width:302px" %)**Spécificités / règles**|(% style="background-color:#cbcbea; width:257px" %)**Exemple(s)**
73 +|(% rowspan="2" style="vertical-align:middle" %)**Nouvelles acquisitions**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
74 +Entrées : grille** Registre - Acquisition **
75 +)))|(% colspan="1" rowspan="2" style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien
76 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
77 +Entrée : 2025.1.1
77 77  )))
78 -|(((
79 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : 2025.1.1
80 +|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle" %)(((
79 79  **Nouvelles acquisitions -ensembles complexes**
80 -)))|(% style="width:209px" %)(((
82 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
81 81  Entrées : grille **Registre - Acquisition**
84 +)))|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle; width:302px" %)(((
85 +(((
86 +
87 +)))
82 82  
83 -Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **
84 -
85 -Si biens remarquables : saisie individuelle
86 -)))|(% style="width:302px" %)(((
89 +(((
87 87  - Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble
91 +
88 88  - Joindre un document descriptif
89 89  
90 90  - Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique
95 +)))
96 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
97 +Entrée : 2011.3.1
91 91  
92 -- Numérotation :
93 -• Ensemble : année.numérolot.0
94 -• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc.
95 -)))|(% style="width:257px" %)(((
96 -Entrée : 2011.3
97 -
99 +
100 +)))
101 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
98 98  Ensemble : 2011.3.0
99 99  
100 100  1er bien : 2011.3.1
101 101  
102 102  2eme bien : 2011.3.2
103 -
104 -
105 105  )))
106 -|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)(((
108 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)**Si biens remarquables : saisie individuelle**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)
109 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Nouveaux dépôts**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
107 107  Entrées : **grille** **Registre - Dépôt**
108 -
109 -Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**
110 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
111 -- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)(((
111 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation
112 +- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
112 112  Entrée : D2025.1
113 -
114 -Bien : D2025.1.1
115 115  )))
116 -|(((
115 +|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : D2025.1.1
116 +|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle" %)(((
117 117  **Nouveaux dépôts - ensembles complexes**
118 118  
119 119  
120 -)))|(% style="width:209px" %)(((
120 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
121 121  Entrées : grille **Registre - Dépôt**
122 -
123 -Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**
124 -
125 -Si biens remarquables : saisie individuelle
126 -)))|(% style="width:302px" %)(((
122 +)))|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle; width:302px" %)(((
127 127  - Saisie immédiate ou différée
128 128  - Joindre un document descriptif
129 129  
130 130  - Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique
131 -- Numérotation :
132 -• Ensemble : Dannée.numérolot.0
133 -• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc.
134 -)))|(% style="width:257px" %)(((
127 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
135 135  Entrée : D2011.1
136 -
129 +)))
130 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
137 137  Ensemble : D2011.1.0
138 138  
139 139  1er bien : D2011.1.1
... ... @@ -140,52 +140,35 @@
140 140  
141 141  2eme bien : D2011.1.2
142 142  )))
143 -|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)(((
137 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Si biens remarquables : saisie individuelle|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)
138 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Inventaire rétrospectif**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
144 144  Entrées : grille **Inventaire rétrospectif**
145 -
146 -Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés **
147 -)))|(% style="width:302px" %)(((
148 -- Entrée liée : année.0
149 -Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02)
150 -
151 -
152 -- Numérotation biens :
153 -• Bien simple : année.0.numérobien
154 -• Ensemble : année.0.numérolot.0
155 -• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc.
156 -)))|(% style="width:257px" %)(((
140 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
157 157  Entrée : 2011.0
158 -
159 -Bien : 2011.0.35
160 -
161 -
162 -**Ensembles complexes **:
163 -
164 -Entrée : 2011.0
165 -
142 +
143 +)))
144 +|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille **Registre - Biens affectés ou bien remarquable**|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : 2011.0.35
145 +|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)**Registre - Ensembles complexes affectés **|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)(((
166 166  Ensemble : 2011.0.36.0
167 -
168 -Bien remarquable : 2011.0.36.1
169 169  )))
170 -|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)(((
148 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
171 171  Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens**
172 -)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
173 -- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)—
174 -|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)(((
150 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés
151 +- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)—
152 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Entrées d’origine inconnue**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)(((
175 175  Entrées : **grille Registre - Origine inconnue**
176 -)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)—
154 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)—
177 177  
178 -= Champs obligatoires pour le registre =
156 +== Garantir la complétude des données ==
179 179  
180 -La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**.
181 -Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.**
158 +L’intégration au registre n’est possible que si **tous les champs obligatoires** sont renseignés dans les tables **Entrées** et **Biens**.
182 182  
183 -En cas de saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une information n’est pas connue, il convient de saisir la mention :
160 +En cas d’information absente :
184 184  
185 -* **néant **: en l’absence avérée d’information,
186 -* **indéterminé** : en cas de doute ou d’information non retrouvée.
162 +* saisir //« néant »// si l’absence est avérée,
163 +* saisir //« indéterminé »// en cas de doute ou d’information introuvable.
187 187  
188 -== Champs obligatoires dans la table Entrées ==
165 +=== Table Entrées ===
189 189  
190 190  * Mode d’acquisition (thésaurus)
191 191  * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu
... ... @@ -195,7 +195,7 @@
195 195  * Date de l’acte d’acquisition
196 196  * Mention des concours publics (AS / ANS)
197 197  
198 -== Champs obligatoires dans la table Biens ==
175 +=== Table Biens ===
199 199  
200 200  (% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
201 201  
... ... @@ -210,448 +210,245 @@
210 210  * Inscriptions (thésaurus)
211 211  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
212 212  
213 -(% class="box infomessage" %)
214 -(((
215 -À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
216 -)))
190 += Effectuer l’intégration d’une notice au registre =
217 217  
218 -= Étapes dintégration d’une notice au registre =
192 +Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des **grilles spécifiques aux registres**, vous pouvez procéder à leur intégration dans le registre réglementaire.
219 219  
220 -Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
194 +Cette opération suit un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
221 221  
222 222  == Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
223 223  
224 224  (((
225 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
199 +* Utiliser les **grilles Registre** adaptées à la nature du bien.
200 +* Le **bien** doit obligatoirement être **lié à une notice d’entrée**.
226 226  )))
227 227  
228 -(((
229 -Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
230 -)))
231 -
232 232  [[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 233  
234 234  == Terminer la saisie de chaque notice ==
235 235  
236 236  (((
237 -(% start="1" %)
238 -1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
239 -)))
208 +1. Cliquer sur le bouton **Terminer la saisie** (barre d’outils).
209 +1. Une fenêtre s’ouvre et signale si la notice est complète.
240 240  
241 -(((
242 -(% start="2" %)
243 -1. **Une fenêtre s’ouvre automatiquement** pour signaler si la notice est **conforme** ou **incomplète** au regard des exigences du registre.
211 +* Si des champs requis sont absents, la liste est affichée.
212 +* Vous pouvez cliquer sur **OK** pour continuer malgré les manques.
244 244  
245 -* Si tous les champs obligatoires sont renseignés, le message confirme que la notice est complète.
246 -* Si certains champs sont manquants, la fenêtre affiche la liste des éléments à compléter.
247 -* Dans tous les cas, l’utilisateur peut cliquer sur **OK** pour valider la fin de saisie et poursuivre (même si des champs restent vides à ce stade).
248 -)))
214 +(% start="3" %)
215 +1. La notice passe en état **« attente validation saisie »**.
249 249  
250 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
251 251  
252 252  
253 -[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
254 -
255 -== Valider la notice ==
256 -
257 -Dans la barre d’outils, cliquez sur **Valider ou Refuser la saisie** :
258 -
259 -* Si la notice est conforme, elle passe en état « validée » ;
260 -* Si elle est refusée, un commentaire peut être saisi pour indiquer les corrections à apporter.
261 -
262 -=== Validation de la saisie ===
263 -
264 -[[image:1752740695143-744.png]]
265 -
266 -
267 -=== Refus de la saisie ===
268 -
269 -[[image:1752740777236-430.png]]
270 -
271 -(((
272 272  
273 273  )))
274 274  
275 275  (((
276 -[[image:1752740879474-916.png]]
277 -)))
278 -
279 -
280 -== Lancer l’intégration au registre ==
281 -
282 -(((
283 -Une fois validée, la notice// //de// //Bien (liée à une Entrée) peut être intégrée dans le registre.
284 -
285 -Cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils.
286 -)))
287 -
288 -
289 -
290 290  
291 291  )))
292 -)))|(% style="width:300px" %)(((
293 -(% class="box" %)
294 -(((
295 -**Sommaire**
296 -)))
297 297  
298 -(% class="box" %)
299 -(((
300 -**Aller plus loin**
226 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301 301  
302 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
303 -* Saisir une entrée
304 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
305 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
306 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
307 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
308 -)))
309 309  
310 -(% class="box" %)
311 -(((
312 -**Icônes principales**
313 -)))
314 -)))
229 +[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
315 315  
231 +== Valider ou refuser la saisie ==
316 316  
233 +=== Valider la saisie ===
317 317  
235 +En cas de **notice conforme,** cliquez sur **Valider la saisie, **la notice
318 318  
237 +* passe en état **« saisie validée »**
238 +* peut être intégrée au registre.
319 319  
240 +[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
320 320  
321 321  
243 +=== Refuser la saisie ===
322 322  
245 +En cas de **notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**.
323 323  
247 +* Elle passe alors en état **« saisie refusée »**
248 +* une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer.
249 +* Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
324 324  
251 +[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
325 325  
326 -
327 -
328 -
329 -
330 -
331 -
332 -
333 -
334 -
335 -
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340 -
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346 -
347 -
348 -
349 -
350 -
351 -
352 -
353 -
354 -
355 -
356 -
357 -
358 -
359 -
360 -
361 -
362 -= Intégration des notices biens au registre =
363 -
364 -
365 -
253 +(((
366 366  
255 +)))
367 367  
368 -
369 -
370 -
371 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]]. 
372 -.
373 -
374 -[[image:1747733341634-347.png]]
375 -
376 -(% class="wikigeneratedid" %)
377 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
378 -
379 -
380 -[[image:1747733457810-510.png]]
381 -
382 -
383 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
384 -
385 -
386 -
387 -[[image:1747734678656-824.png]]
388 -
389 -
390 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
391 -
392 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
393 -
394 -
395 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
396 -
397 -
398 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
399 -
400 -
401 -
402 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
403 -
404 -[[image:1747733892872-758.png]]
405 -
406 -
407 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
408 -
409 -[[image:1747733938343-251.png]]
410 -
411 -(% class="box warningmessage" %)
412 412  (((
413 -//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
258 +[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
414 414  )))
415 415  
416 - Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
417 417  
418 -* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
419 -* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
262 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
420 420  
421 -Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
422 422  
265 +== Lancer l’intégration au registre ==
423 423  
424 -= Édition des registres =
267 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
425 425  
269 +(((
270 +1. Une fois la notice validée, cliquer sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils.
271 +1. Deux cas de figure :
426 426  
427 -Accéder au menu **Registres / Recherche**
273 +* **Tous les champs obligatoires sont remplis** → le bouton //Validation au registre d'inventaire des biens affectés// apparaît.
274 +Cliquer pour lancer l’intégration.
275 +* **Champs obligatoires manquants** → Flora affiche une alerte listant les champs à compléter.
276 +Cliquer sur **Retour**, modifier la notice et compléter les informations avant de réessayer.
428 428  
429 -[[image:1747734834496-206.png]]
430 430  
431 431  
432 432  (% class="box infomessage" %)
433 433  (((
434 -//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affecs aux collections, soit sur les biens reçus en dét. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
282 +Depuis la version **4.5.60**, si les champs //Avis des instances scientifiques//, //Prix//, //Inscriptions// ou //Constat détat initial// sont vides, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du SMF.
435 435  )))
284 +)))
436 436  
437 -Il est possible de sélectionner :
286 +[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
438 438  
439 -* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
440 -* L’année d'inscription au registre
441 -* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
442 442  
443 -de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
289 +=== Cas 1 : champs obligatoires renseigs ===
444 444  
445 -Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
291 +[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
446 446  
447 447  
448 -Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
294 +=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
449 449  
450 -[[image:1747734875829-175.png]]
296 +[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
451 451  
452 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
453 453  
454 -[[image:1747734980868-601.png]]
299 +== Confirmer l’ingration ==
455 455  
456 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
301 +* Une fenêtre demande confirmation → cliquer sur **Oui**.
302 +* La **date d’intégration** est enregistrée.
303 +* Un **lien vers la version figée** du registre s’affiche dans la notice Bien.
457 457  
458 -[[image:1747735028293-815.png]]
459 459  
460 460  
307 +[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
461 461  
462 -Résultat :
463 463  
464 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
310 +[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
465 465  
466 466  
467 -(% class="wikigeneratedid" %)
468 -Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
313 +[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
469 469  
470 470  
471 -== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
316 += Consulter et éditer les registres =
472 472  
318 +Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
473 473  
474 -Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
320 +Flora permet d’éditer le registre au format numérique, pt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
475 475  
476 -(% class="box successmessage" %)
477 -(((
478 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
479 -)))
322 +== Consulter le registre ==
480 480  
481 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
324 +1. Accédez au menu : **Registres >  Recherche**
325 +1. (((
326 +Renseignez les critères de filtrage :
482 482  
483 -(% class="box successmessage" %)
484 -(((
485 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à limpression annuelle des registres.**
328 +* **Année d’inscription au registre**
329 +* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
330 +* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
486 486  )))
332 +1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
487 487  
334 +>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
488 488  
489 -[[image:1747735219379-682.png]]
336 +[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
490 490  
491 491  
492 -__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
339 +== Éditer le registre ==
493 493  
494 -[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
341 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
495 495  
343 +1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
344 +1. Cliquez sur **Imprimer **(PDF ou ODF).
345 +1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
346 +1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
496 496  
497 -
498 -= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =
499 -
500 -
501 -Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre).
502 -
503 -(% class="box successmessage" %)
348 +(% class="box infomessage" %)
504 504  (((
505 -//Les transferts de propriété sont réalisés lorsqu’un bien dépo devient propriété du musée.//
350 +Le fichier géné contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
506 506  )))
507 507  
508 -Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter :
353 +[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
354 +)))
509 509  
510 -* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété
511 -* Radier le bien du registre des dépôts
512 -* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours
513 513  
514 -== Rattachement à la nouvelle entrée ==
515 515  
516 516  
517 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** ===
518 518  
360 +[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
519 519  
520 -[[image:1747739157175-278.png]]
521 521  
363 +[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
522 522  
523 -[[image:1747739231189-417.png]]
524 524  
366 +[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
525 525  
526 526  
527 -=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée ===
369 +== Ajouter la page de garde et les annexes ==
528 528  
371 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
529 529  
530 -==== Attachement unitaire ====
373 +* Depuis la version **4.5.60** : Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
374 +* Un encart dans le formulaire de recherche du registre indique automatiquement les pages à annexer à l’impression annuelle.
531 531  
532 -Dans la notice du bien indiquer manuellement :
376 +[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
533 533  
534 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
535 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
378 +
379 +)))
536 536  
537 -[[image:1747740793119-487.png]]
538 -
539 -
540 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ====
541 -
542 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]].
543 -
544 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats.
545 -
546 -* Sélectionner les notices à rattacher
547 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]]
548 -
549 -[[image:1747740946609-961.png]]
550 -
551 -
552 -Première association à effectuer :
553 -
554 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée
555 -* Lancer le traitement
556 -
557 -[[image:1747741015186-251.png]]
558 -
559 -
560 -Seconde association à effectuer :
561 -
562 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée
563 -* Lancer le traitement
564 -
565 -[[image:1747741041295-431.png]]
566 -
567 -
568 -== Radiation du registre des dépôts ==
569 -
570 -
571 -=== Rechercher la notice du bien déposé ===
572 -
573 -
574 -Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche.
575 -
576 -[[image:1747739687774-731.png]]
577 -
578 -
579 -=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification ===
580 -
581 -
582 -Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts.
583 -
584 -[[image:1747739728922-844.png]]
585 -
586 -
587 -(% class="box successmessage" %)
588 588  (((
589 -//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).//
590 -)))
382 +[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
591 591  
592 -
593 -[[image:1747739870875-332.png]]
594 -
595 -
596 -(% class="box warningmessage" %)
384 +
385 +)))
386 +)))|(% style="width:300px" %)(((
387 +(% class="box" %)
597 597  (((
598 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !//
389 +**Sommaire**
390 +
391 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
599 599  )))
600 600  
601 -
602 -Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour :
603 -
604 -[[image:1747739908497-919.png]]
605 -
606 -
607 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
608 -
609 -
610 -== Intégration du bien au registre des biens affectés ==
611 -
612 -
613 -Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens.
614 -
615 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.**
616 -
617 -
618 -[[image:1747740027614-948.png]]
619 -
620 -
621 -[[image:1747740075472-359.png]]
622 -
623 -
624 -Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien.
625 -
626 -
627 -[[image:1747740216286-288.png]]
628 -
629 -
630 -(% class="box warningmessage" %)
394 +(% class="box" %)
631 631  (((
632 -//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.//
396 +**Aller plus loin***
397 +
398 +* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]]
399 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
400 +* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]]
401 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]]
402 +* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]]
403 +* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
404 +* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]]
633 633  )))
634 634  
635 -
636 -Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés :
637 -
638 -
639 -(% class="box warningmessage" %)
407 +(% class="box" %)
640 640  (((
641 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! //
409 +**Icônes principales**
410 +
411 +* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées
412 +
413 +* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens
414 +
415 +* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres
416 +
417 +* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice
418 +
419 +* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications
420 +
421 +* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications
422 +
423 +* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications
424 +
425 +* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire
426 +
427 +* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]Imprimer via les modèles de publication
642 642  )))
429 +)))
643 643  
644 -[[image:1747740258746-408.png]]
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646 -
647 -[[image:1747740398485-927.png]]
648 -
649 -
650 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
651 -
652 -[[image:1747733815373-706.png]]
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655 -Résultat :
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