Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires
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Résumé
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Pièces jointes (1 modifications, 37 ajouts, 0 suppressions)
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Titre
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 - Gérer les registres réglementaires1 +Mettre à jour les registres réglementaires dans Flora - Auteur du document
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki. DBA1 +XWiki.admin - Contenu
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... ... @@ -1,26 +1,38 @@ 1 1 (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures** 2 2 3 3 |(% style="width:840px" %)((( 4 +((( 4 4 (% class="box" %) 5 5 ((( 6 -En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004. 7 -Flora vous permet de constituer ces registres directement à partir des données documentaires saisies dans les tables **Biens** et **Entrées**, en assurant à la fois la conformité réglementaire et l’exploitation des vocabulaires contrôlés propres à votre institution. 7 +En casLa gestion des **registres réglementaires** – registre d’inventaire des biens affectés et registre des biens reçus en dépôt – est une **obligation légale** pour tous les musées de France, définie par la **loi n°2002-5 du 4 janvier 2002** et l’**arrêté du 25 mai 2004**. 8 8 9 -Cette page vous accompagne pas à pas dans la mise en œuvre des registres réglementaires dans Flora : de la saisie initiale jusqu’à l’édition papier annuelle, en incluant les cas particuliers tels que l’**inventaire rétrospectif**, les **ensembles complexes** ou les **transferts de propriété**. 9 +Qu’il s’agisse : 10 + 11 +* **d’intégrer de nouveaux biens**, 12 +* **de transférer la propriété** d’objets initialement reçus en dépôt, 13 +* ou **de radier des biens** de l’inventaire, 14 + 15 +chaque opération doit être réalisée dans un **cadre réglementaire strict** et garantir la **traçabilité complète** des données. 16 + 17 +Ces actions sont réservées aux profils **habilités à la saisie réglementaire**, car elles modifient l’inventaire officiel du musée. 10 10 ))) 11 11 12 12 ((( 13 -= Cadre légalet normes applicables aux registres =21 += Respecter le cadre légal et les normes applicables aux registres = 14 14 15 -L a tenue d’un registreréglementaireestune**obligation légale pourles musées de France**, établiepar la loietprécisée pardes textesd'application, résumés ci-dessous:23 +Les mises à jour reposent sur les textes suivants : 16 16 17 -(% class="active" %)|=Référence|=Contenu 18 -|**Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002**relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation. 19 -|**Arrêté du 25 mai 2004**(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**. 20 -|**Méthode de rédaction informatisée des notices** (Service des Musées de France)|Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires. 25 +(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Référence**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Contenu** 26 +|**[[Loi n°2002-5 du 4 janvier 2002>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] **relative aux musées de France|Détermine les conditions d’appellation « Musée de France »**. Article 11** : impose la tenue d’un **inventaire réglementaire** pour tous les musées de France, condition préalable au récolement et aux obligations de conservation. 27 +|**[[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] **(application de la loi de 2002)|Précise les **normes techniques** de tenue de l’inventaire et du registre réglementaire, ainsi que les modalités de **récolement décennal**. 28 +|[[**Méthode de rédaction informatisée des notices** >>https://www.culture.gouv.fr/fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/informatiser-les-collections-d-un-musee-de-france/organisation-operationnelle-de-l-informatisation-des-collections-d-un-musee-de-france/Methode-de-redaction-informatisee-des-notices-d-objets-de-musees||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]](Service des Musées de France)|((( 29 +Recommande une méthode pour la **rédaction des registres sous forme numérique**, en garantissant la conformité aux exigences réglementaires. 30 +))) 21 21 22 -= PrincipesdefonctionnementdansFlora =32 += Exploiter les outils de Flora = 23 23 34 +== Connaître les règles de base == 35 + 24 24 * **Pas de double saisie** : les registres sont générés à partir des **notices Biens** et **Entrées**. 25 25 * **Grilles spécifiques** : Flora propose des grilles "Registre" avec les champs requis. 26 26 * **Validation obligatoire** : avant génération du registre, une validation permet de contrôler les champs obligatoires. ... ... @@ -27,31 +27,24 @@ 27 27 * **Déconnexion automatique** : une fois intégrée, la notice du registre est figée et ne reflète plus les modifications documentaires. 28 28 * **Le registre papier fait foi**. Un PDF doit être édité et conservé chaque année. 29 29 30 -= Grillesde saisie àutiliser=42 +== Utiliser les grilles spécifiques == 31 31 32 - Pourgarantir laconformité réglementaire, Flora met à disposition des grillesspécifiquesadaptées àlasaisiedes données destinées auxregistres. Ces grilles permettent:44 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60** 33 33 34 -* de **filtrer l’affichage aux seuls champs requis** pour les registres, 35 -* d’**activer les contrôles de complétude** sur les champs obligatoires, 36 -* et de **préparer l’intégration automatique** des notices au registre papier. 46 +Pour garantir la conformité réglementaire, Flora met à disposition des grilles spécifiques adaptées à la saisie des données destinées aux registres. 37 37 48 +Ces grilles dédiées : 49 + 50 +* filtrent l’affichage aux seuls champs requis, 51 +* mettent en évidence les champs obligatoires (//rouge + astérisque//), 52 +* activent des **contrôles bloquants ou d’alerte** selon le cas, 53 +* préparent l’intégration au registre papier. 54 + 38 38 (% class="box infomessage" %) 39 39 ((( 40 40 **Les champs obligatoires** y sont mis en évidence en **rouge avec astérisque** et font l’objet de contrôles bloquants (ou alertes selon les cas) lors de la validation. 41 41 ))) 42 42 43 -(% class="active" %)|=**Grille**|=**Table concernée**|=**Usage** 44 -|Inventaire rétrospectif|Entrées|Biens anciens non inventoriés 45 -|Registre – Acquisition|Entrées|Nouvelles acquisitions 46 -|Registre – Dépôt|Entrées|Biens reçus en dépôt 47 -|Registre – Origine inconnue|Entrées|Biens dont l'origine est inconnue 48 -|Registre – Transfert de propriété|Entrées|Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété) 49 -|02.Registre – Biens affectés|Biens|Biens acquis pour les collections permanentes 50 -|02.Registre – Biens reçus en dépôt|Biens|Biens accueillis temporairement en dépôt 51 -|02.Registre – Ensembles complexes affectés|Biens|Ensembles de biens acquis 52 -|02.Registre – Ensembles complexes reçus en dépôt|Biens|Ensembles de biens déposés 53 -|02.Registre - Transfert de propriété|Biens |Changement de statut d’un bien (ex : dépôt → propriété) 54 - 55 55 [[Entrées → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738486454-488.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 56 56 57 57 ... ... @@ -58,82 +58,71 @@ 58 58 [[Biens → grilles de saisie pour registres.>>image:1752738496072-267.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 59 59 60 60 61 -= Organisation de la saisie selon la nature des biens =66 +== Adapter la saisie selon la nature des biens == 62 62 63 -La saisie des données dans Flora varie en fonction de la nature du bien ou du type d’entrée (acquisition, dépôt, rétrospectif…). 64 -Chaque situation implique des modalités spécifiques de numérotation et d’utilisation des grilles. 65 -Le tableau suivant présente, cas par cas, les pratiques à adopter pour garantir une saisie conforme aux exigences des registres réglementaires. 68 +La saisie varie selon le **type d’entrée** et le **contexte d’intégration** (acquisition, dépôt, inventaire rétrospectif, ensembles complexes, etc.). 66 66 67 -(% class="active" %)|=**Type de bien**|=(% style="width: 209px;" %)**Saisie dans Flora**|=(% style="width: 302px;" %)**Spécificités**|=(% style="width: 257px;" %)**Exemple(s)** 68 -|**Nouvelles acquisitions**|(% style="width:209px" %)((( 69 -Entrées : grille** Registre - Acquisition ** 70 +Flora prévoit des **grilles et règles de numérotation spécifiques** pour chaque situation, garantissant cohérence et conformité. 70 70 71 - Biens:** **grille**Registre-Biensaffectés**72 - )))|(% style="width:302px" %)-Saisie possibleavantl’arrivée physique dubien73 - - Intégration au**registredesbiens affectés **après arrivée physique|(%style="width:257px"%)(((74 - Entrée :2025.175 - 76 - Bien : 2025.1.172 +(% class="active" %)|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de bien**|(% style="background-color:#cbcbea; width:209px" %)**Grilles à utiliser**|(% style="background-color:#cbcbea; width:302px" %)**Spécificités / règles**|(% style="background-color:#cbcbea; width:257px" %)**Exemple(s)** 73 +|(% rowspan="2" style="vertical-align:middle" %)**Nouvelles acquisitions**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)((( 74 +Entrées : grille** Registre - Acquisition ** 75 +)))|(% colspan="1" rowspan="2" style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Saisie possible avant l’arrivée physique du bien 76 +- Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)((( 77 +Entrée : 2025.1.1 77 77 ))) 78 -|((( 79 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens :** **grille** Registre - Biens affectés**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : 2025.1.1 80 +|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle" %)((( 79 79 **Nouvelles acquisitions -ensembles complexes** 80 -)))|(% style="width:209px" %)((( 82 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)((( 81 81 Entrées : grille **Registre - Acquisition** 84 +)))|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle; width:302px" %)((( 85 +((( 86 + 87 +))) 82 82 83 -Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés ** 84 - 85 -Si biens remarquables : saisie individuelle 86 -)))|(% style="width:302px" %)((( 89 +((( 87 87 - Saisie possible avant l’arrivée de l’ensemble 91 + 88 88 - Joindre un document descriptif 89 89 90 90 - Intégration au **registre des biens affectés **après arrivée physique 95 +))) 96 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)((( 97 +Entrée : 2011.3.1 91 91 92 -- Numérotation : 93 -• Ensemble : année.numérolot.0 94 -• Biens remarquables : année.numérolot.1, année.numérolot.2, etc. 95 -)))|(% style="width:257px" %)((( 96 -Entrée : 2011.3 97 - 99 + 100 +))) 101 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille** Registre - Ensembles complexes affectés **|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)((( 98 98 Ensemble : 2011.3.0 99 99 100 100 1er bien : 2011.3.1 101 101 102 102 2eme bien : 2011.3.2 103 - 104 - 105 105 ))) 106 -|**Nouveaux dépôts**|(% style="width:209px" %)((( 108 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)**Si biens remarquables : saisie individuelle**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %) 109 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Nouveaux dépôts**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)((( 107 107 Entrées : **grille** **Registre - Dépôt** 108 - 109 -Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt** 110 -)))|(% style="width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation 111 -- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="width:257px" %)((( 111 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Saisie immédiate ou différée selon l’organisation 112 +- Intégration au **registre des dépôts **après arrivée physique|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)((( 112 112 Entrée : D2025.1 113 - 114 -Bien : D2025.1.1 115 115 ))) 116 -|((( 115 +|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens :** ** **grille Registre - Biens reçus en dépôt**|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : D2025.1.1 116 +|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle" %)((( 117 117 **Nouveaux dépôts - ensembles complexes** 118 118 119 119 120 -)))|(% style="width:209px" %)((( 120 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)((( 121 121 Entrées : grille **Registre - Dépôt** 122 - 123 -Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt** 124 - 125 -Si biens remarquables : saisie individuelle 126 -)))|(% style="width:302px" %)((( 122 +)))|(% colspan="1" rowspan="3" style="vertical-align:middle; width:302px" %)((( 127 127 - Saisie immédiate ou différée 128 128 - Joindre un document descriptif 129 129 130 130 - Intégration au **registre des dépôts** après arrivée physique 131 -- Numérotation : 132 -• Ensemble : Dannée.numérolot.0 133 -• Biens remarquables : Dannée.numérolot.1, Dannée.numérolot.2, etc. 134 -)))|(% style="width:257px" %)((( 127 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)((( 135 135 Entrée : D2011.1 136 - 129 +))) 130 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille **Registre - Ensembles complexes reçus en dépôt**|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)((( 137 137 Ensemble : D2011.1.0 138 138 139 139 1er bien : D2011.1.1 ... ... @@ -140,52 +140,35 @@ 140 140 141 141 2eme bien : D2011.1.2 142 142 ))) 143 -|**Inventaire rétrospectif**|(% style="width:209px" %)((( 137 +|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Si biens remarquables : saisie individuelle|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %) 138 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Inventaire rétrospectif**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)((( 144 144 Entrées : grille **Inventaire rétrospectif** 145 - 146 -Biens : grille **Registre - Biens affectés **ou** Registre - Ensembles complexes affectés ** 147 -)))|(% style="width:302px" %)((( 148 -- Entrée liée : année.0 149 -Si provenance connue : créer des numéros manuels (2024.0-01, 2024.0-02) 150 - 151 - 152 -- Numérotation biens : 153 -• Bien simple : année.0.numérobien 154 -• Ensemble : année.0.numérolot.0 155 -• Bien remarquable : année.0.numérolot.1, etc. 156 -)))|(% style="width:257px" %)((( 140 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)((( 157 157 Entrée : 2011.0 158 - 159 -Bien : 2011.0.35 160 - 161 - 162 -**Ensembles complexes **: 163 - 164 -Entrée : 2011.0 165 - 142 + 143 +))) 144 +|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)Biens : grille **Registre - Biens affectés ou bien remarquable**|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)Bien : 2011.0.35 145 +|(% style="vertical-align:middle" %) |(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)**Registre - Ensembles complexes affectés **|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %) |(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)((( 166 166 Ensemble : 2011.0.36.0 167 - 168 -Bien remarquable : 2011.0.36.1 169 169 ))) 170 -|**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="width:209px" %)((( 148 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Mise à jour via récolement décennal**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)((( 171 171 Utilisation des grilles** Registre** dans les tables **Entrées** et **Biens** 172 -)))|(% style="width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés 173 -- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="width:257px" %)— 174 -|**Entrées d’origine inconnue**|(% style="width:209px" %)((( 150 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Pour les biens non inventoriés 151 +- Possibilité de créer des ensembles complexes si volume important|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)— 152 +|(% style="vertical-align:middle" %)**Entrées d’origine inconnue**|(% style="vertical-align:middle; width:209px" %)((( 175 175 Entrées : **grille Registre - Origine inconnue** 176 -)))|(% style="width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="width:257px" %)— 154 +)))|(% style="vertical-align:middle; width:302px" %)- Ces entrées ne doivent **pas** être utilisées pour des biens destinés au registre réglementaire|(% style="vertical-align:middle; width:257px" %)— 177 177 178 -= Champs obligatoirespourleregistre =156 +== Garantir la complétude des données == 179 179 180 -La génération du registre repose sur la complétude de plusieurs champs, répartis entre les tables **Entrées **et **Biens**. 181 -Ces champs ne sont pas tous déclarés comme obligatoires dans les grilles standards, mais ils le sont dans les grilles **Registre.** 158 +L’intégration au registre n’est possible que si **tous les champs obligatoires** sont renseignés dans les tables **Entrées** et **Biens**. 182 182 183 -En cas d e saisie en dehors de ces grilles, **un contrôle sera appliqué au moment de l’intégration au registre**. Si une informationn’est pasconnue, il convientdesaisir la mention:160 +En cas d’information absente : 184 184 185 -* **néant**:enl’absence avéréed’information,186 -* **indéterminé** :en cas de doute ou d’information non retrouvée.162 +* saisir //« néant »// si l’absence est avérée, 163 +* saisir //« indéterminé »// en cas de doute ou d’information introuvable. 187 187 188 -== Champs obligatoiresdans la tableEntrées ==165 +=== Table Entrées === 189 189 190 190 * Mode d’acquisition (thésaurus) 191 191 * Agent d’acquisition ou dernier propriétaire connu ... ... @@ -195,7 +195,7 @@ 195 195 * Date de l’acte d’acquisition 196 196 * Mention des concours publics (AS / ANS) 197 197 198 -== Champs obligatoiresdans la tableBiens ==175 +=== Table Biens === 199 199 200 200 (% class="mark small" %)**Version 4.5.60** 201 201 ... ... @@ -210,463 +210,243 @@ 210 210 * Inscriptions (thésaurus) 211 211 * Constat d’état initial (date + état de conservation) 212 212 213 -(% class="box infomessage" %) 214 -((( 215 -À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF). 216 -))) 190 += Effectuer l’intégration d’une notice au registre = 217 217 218 - =Étapes d’intégration d’unenoticeauregistre=192 +Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des **grilles spécifiques aux registres**, vous pouvez procéder à leur intégration dans le registre réglementaire. 219 219 220 - Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**.Cette opération s’appuiesur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.194 +Cette opération suit un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**. 221 221 222 222 == Saisir les notices dans les grilles dédiées == 223 223 224 -* ((( 225 -Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4). 198 +((( 199 +* Utiliser les **grilles Registre** adaptées à la nature du bien. 200 +* Le **bien** doit obligatoirement être **lié à une notice d’entrée**. 226 226 ))) 227 -* ((( 228 -Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée. 229 -))) 230 230 231 -[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée >>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]203 +[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 232 232 233 233 == Terminer la saisie de chaque notice == 234 234 235 -* ((( 236 -Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète. 237 -))) 238 -* ((( 239 -**Une fenêtre s’ouvre automatiquement** pour signaler si la notice est **conforme** ou **incomplète** au regard des exigences du registre. 240 -– Si tous les champs obligatoires sont renseignés, le message confirme que la notice est complète. 241 -– Si certains champs sont manquants, la fenêtre affiche la liste des éléments à compléter. 242 -Dans tous les cas, l’utilisateur peut cliquer sur **OK** pour valider la fin de saisie et poursuivre (même si des champs restent vides à ce stade). 243 -))) 244 -* Le statut de saisie s’actualise et devient visible dans le pavé de suivi. 207 +((( 208 +1. Cliquer sur le bouton **Terminer la saisie** (barre d’outils). 209 +1. Une fenêtre s’ouvre et signale si la notice est complète. 245 245 246 -[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 211 +* Si des champs requis sont absents, la liste est affichée. 212 +* Vous pouvez cliquer sur **OK** pour continuer malgré les manques. 247 247 214 +(% start="3" %) 215 +1. La notice passe en état **« attente validation saisie »**. 248 248 249 -[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 250 250 251 -== Valider la notice == 252 252 253 -* ((( 254 -Dans la barre d’outils, cliquez sur **« Valider »** : 255 -– Si la notice est conforme, elle passe en état « validée » ; 256 -– Si elle est refusée, un commentaire peut être saisi pour indiquer les corrections à apporter. 257 -))) 258 - 259 -== Lancer l’intégration au registre == 260 - 261 -* ((( 262 -Une fois validée, la notice// //Bien (liée à une Entrée valide) peut être intégrée dans le registre. 263 -Cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils. 264 -))) 265 - 266 - 267 - 268 - 269 269 270 270 ))) 271 -)))|(% style="width:300px" %)((( 272 -(% class="box" %) 273 -((( 274 -**Sommaire** 275 -))) 276 276 277 -(% class="box" %) 278 278 ((( 279 -**Aller plus loin** 280 - 281 -* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]] 282 -* Saisir une entrée 283 -* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]] 284 -* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]] 285 -* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]] 286 -* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]] 223 + 287 287 ))) 288 288 289 -(% class="box" %) 290 -((( 291 -**Icônes principales** 292 -))) 293 -))) 226 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 294 294 295 295 229 +[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 296 296 231 +== Valider ou refuser la saisie == 297 297 233 +=== Valider la saisie === 298 298 235 +En cas de **notice conforme,** cliquez sur **Valider la saisie, **la notice 299 299 237 +* passe en état **« saisie validée »** 238 +* peut être intégrée au registre. 300 300 240 +[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 301 301 302 302 243 +=== Refuser la saisie === 303 303 245 +En cas de **notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. 304 304 247 +* Elle passe alors en état **« saisie refusée »** 248 +* une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. 249 +* Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation. 305 305 251 +[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 306 306 307 - 308 - 309 - 310 - 311 - 312 - 313 - 314 - 315 - 316 - 317 - 318 - 319 - 320 - 321 - 322 - 323 - 324 - 325 - 326 - 327 - 328 - 329 - 330 - 331 - 332 - 333 - 334 - 335 - 336 - 337 - 338 - 339 - 340 - 341 -= Intégration des notices biens au registre = 342 - 343 - 344 -=== Validation de la saisie d'un Bien === 345 - 346 - 347 -Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]] et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions. 348 - 349 - 350 -[[image:1747732762213-559.png]] 351 - 352 - 353 -Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément. 354 - 355 -(% class="box infomessage" %) 356 356 ((( 357 -En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien : 358 - 359 -* Avis des instances scientifiques 360 -* Prix 361 -* Inscriptions 362 -* Constat d’état initial 363 - 364 -Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant. 365 - 366 -**Disponibilité à partir de la version 4.5.60** 254 + 367 367 ))) 368 368 369 -[[image:1747732693654-638.png]] 370 - 371 - 372 -Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien. 373 - 374 -Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**. 375 - 376 -Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait. 377 - 378 - 379 -[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 380 - 381 -L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien. 382 - 383 - 384 -[[image:1747733244856-550.png]] 385 - 386 -Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent : [[image:1747733294098-645.png]]. 387 -. 388 - 389 -[[image:1747733341634-347.png]] 390 - 391 -(% class="wikigeneratedid" %) 392 -Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] . 393 - 394 - 395 -[[image:1747733457810-510.png]] 396 - 397 - 398 -* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice. 399 - 400 - 401 - 402 -[[image:1747734678656-824.png]] 403 - 404 - 405 -* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés. 406 - 407 -[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 408 - 409 - 410 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.** 411 - 412 - 413 -[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 414 - 415 - 416 - 417 -La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre. 418 - 419 -[[image:1747733892872-758.png]] 420 - 421 - 422 -La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre : 423 - 424 -[[image:1747733938343-251.png]] 425 - 426 -(% class="box warningmessage" %) 427 427 ((( 428 - //Dans leregistre,iln'yapasde rebonds (exceptéversla notice documentaire), nide lienshypertexte.Lesdonnéessontstatiques.//258 +[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 429 429 ))) 430 430 431 - Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF. 432 432 433 -* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions). 434 -* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions). 262 +[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 435 435 436 -Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS. 437 437 265 +== Lancer l’intégration au registre == 438 438 439 -= Édition desregistres=267 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60** 440 440 269 +((( 270 +1. Une fois la notice validée, cliquer sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils. 271 +1. Deux cas de figure : 441 441 442 -Accéder au menu **Registres / Recherche** 273 +* **Tous les champs obligatoires sont remplis** → le bouton //Validation au registre d'inventaire des biens affectés// apparaît. 274 +Cliquer pour lancer l’intégration. 275 +* **Champs obligatoires manquants** → Flora affiche une alerte listant les champs à compléter. 276 +Cliquer sur **Retour**, modifier la notice et compléter les informations avant de réessayer. 443 443 444 -[[image:1747734834496-206.png]] 445 445 446 446 447 447 (% class="box infomessage" %) 448 448 ((( 449 - //Larecherchesera automatiquementfiltrée soitsurlesbiensaffectésauxcollections,soitsurles biensreçusen dépôt.Iln’estdoncpas possibled’éditerlesdeuxenmême temps. Cecipermetd’évitertouteconfusion.//282 +Depuis la version **4.5.60**, si les champs //Avis des instances scientifiques//, //Prix//, //Inscriptions// ou //Constat d’état initial// sont vides, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du SMF. 450 450 ))) 284 +))) 451 451 452 - Ilestpossible desélectionner:286 +[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 453 453 454 -* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt 455 -* L’année d'inscription au registre 456 -* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées) 457 457 458 - demanièreàafficher l’intégralité des biensaffectésoureçusen dépôt pouruneannée et un muséedonné.289 +=== Cas 1 : champs obligatoires renseignés === 459 459 460 - Les autres critèresderechercheservirontàlaconsultationdu registreinformatique.291 +[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 461 461 462 462 463 - Pouréditer le registre,sélectionnerlesnoticeset cliquer sur le bouton **imprimerauformatpdf ou odf** :294 +=== Cas 2 : champs obligatoires manquants === 464 464 465 -[[image:1747734 875829-175.png]]296 +[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 466 466 467 -Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider : 468 468 469 - [[image:1747734980868-601.png]]299 +== Confirmer l’intégration == 470 470 471 -Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier : 301 +* Une fenêtre demande confirmation → cliquer sur **Oui**. 302 +* La **date d’intégration** est enregistrée. 303 +* Un **lien vers la version figée** du registre s’affiche dans la notice Bien. 472 472 473 - [[image:1747735028293-815.png]]305 + 474 474 307 +[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 475 475 476 476 477 -Résultat : 310 +[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 478 478 479 -[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 480 480 313 +[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 481 481 482 -(% class="wikigeneratedid" %) 483 -Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD). 484 484 316 += Consulter et éditer les registres = 485 485 486 - ==Pagede garde et annexesauxregistrespapiers==318 +Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement. 487 487 320 +Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres. 488 488 489 - Unefoisla listedes biens éditée, on connaitlenombrede pages total et on peut donc saisir etimprimerla page de garde.322 +== Consulter le registre == 490 490 491 -(% class="box successmessage" %) 492 -((( 493 -L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document. 494 -))) 324 +1. Accédez au menu : **Registres > Recherche** 325 +1. ((( 326 +Renseignez les critères de filtrage : 495 495 496 -Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier. 497 - 498 -(% class="box successmessage" %) 499 -((( 500 -**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.** 328 +* **Année d’inscription au registre** 329 +* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt 330 +* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée 501 501 ))) 332 +1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites. 502 502 334 +>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012. 503 503 504 -[[image:17 47735219379-682.png]]336 +[[Table registre → formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 505 505 506 506 507 - __Exemple__: pagede titreRegistred'inventaire des biens affectés (.odt)339 +== Éditer le registre == 508 508 509 - [[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]341 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60** 510 510 343 +1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition. 344 +1. Cliquez sur **Imprimer **(PDF ou ODF). 345 +1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**. 346 +1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements). 511 511 512 - 513 -= Cas particulier : Gestion des transferts de propriété = 514 - 515 - 516 -Se connecter avec un profil habilité à la saisie (et disposant des grilles de saisie minimales pour registre). 517 - 518 -(% class="box successmessage" %) 348 +(% class="box infomessage" %) 519 519 ((( 520 - //Lestransfertsde propriétésontréaliséslorsqu’unbiendéposédevient propriétédu musée.//350 +Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées. 521 521 ))) 522 522 523 -Pour effectuer un transfert de propriété, il y a un protocole à respecter : 353 +[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 354 +))) 524 524 525 -* Rattacher le bien à une nouvelle entrée actant le transfert de propriété 526 -* Radier le bien du registre des dépôts 527 -* Intégrer le bien au registre des biens affectés de l’année en cours 528 528 529 -== Rattachement à la nouvelle entrée == 530 530 358 +[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 531 531 532 -=== Créer une entrée **Registre - Transfert de propriété** === 533 533 361 +[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 534 534 535 -[[image:1747739157175-278.png]] 536 536 364 +[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 537 537 538 -[[image:1747739231189-417.png]] 539 539 367 +== Ajouter la page de garde et les annexes == 540 540 369 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.60** 541 541 542 -=== Rattacher le ou les biens concernés à cette nouvelle entrée === 371 +* Depuis la version **4.5.60** : Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation. 372 +* Un encart dans le formulaire de recherche du registre indique automatiquement les pages à annexer à l’impression annuelle. 543 543 374 +[[Formulaire de recherche table Registres → pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 544 544 545 -==== Attachement unitaire ==== 376 + 377 +))) 546 546 547 -Dans la notice du bien indiquer manuellement : 548 - 549 -* l'entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée 550 -* I'entrée transfert de propriété dans le champ Entrée 551 - 552 -[[image:1747740793119-487.png]] 553 - 554 - 555 -==== Associer des notices biens à des notices entrées par lot ==== 556 - 557 -Si toutes les notices ont la même ancienne entrée ainsi que la même nouvelle entrée, il est possible d'effectuer cette manipulation par lot en utilisant la fonctionnalité d'attachement [[image:1747740913871-566.png||height="43" width="33"]]. 558 - 559 -Fonctionnalité disponible depuis la liste de résultats. 560 - 561 -* Sélectionner les notices à rattacher 562 -* Cliquer sur le bouton [[image:1747740913871-566.png||height="39" width="30"]] 563 - 564 -[[image:1747740946609-961.png]] 565 - 566 - 567 -Première association à effectuer : 568 - 569 -* Indiquer l'ancienne entrée dépôt dans le champ Ancienne entrée 570 -* Lancer le traitement 571 - 572 -[[image:1747741015186-251.png]] 573 - 574 - 575 -Seconde association à effectuer : 576 - 577 -* Indiquer la nouvelle entrée transfert de propriété dans le champ Entrée 578 -* Lancer le traitement 579 - 580 -[[image:1747741041295-431.png]] 581 - 582 - 583 -== Radiation du registre des dépôts == 584 - 585 - 586 -=== Rechercher la notice du bien déposé === 587 - 588 - 589 -Pour cela, utiliser le Menu Registres/Recherche. 590 - 591 -[[image:1747739687774-731.png]] 592 - 593 - 594 -=== Radier le bien du registre des dépôts via la modification === 595 - 596 - 597 -Passer en modification sur la notice du bien intégrée au registre des dépôts. 598 - 599 -[[image:1747739728922-844.png]] 600 - 601 - 602 -(% class="box successmessage" %) 603 603 ((( 604 -//**Ajouter la mention : **« bien radié des dépôts par transfert de propriété sous le numéro d'inventaire… » dans le champ observation (ce texte est disponible dans l’aide en ligne sur ce champ).// 605 -))) 380 +[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 606 606 607 - 608 -[[image:1747739870875-332.png]] 609 - 610 - 611 -(% class="box warningmessage" %) 382 + 383 +))) 384 +)))|(% style="width:300px" %)((( 385 +(% class="box" %) 612 612 ((( 613 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible !// 387 +**Sommaire** 388 + 389 +{{toc depth="2" numbered="true"/}} 614 614 ))) 615 615 616 - 617 -Ré-éditer la notice du registre des dépôts avec la mention mise à jour : 618 - 619 -[[image:1747739908497-919.png]] 620 - 621 - 622 -[[image:1747739946868-909.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]] 623 - 624 - 625 -== Intégration du bien au registre des biens affectés == 626 - 627 - 628 -Rechercher la notice du ou des biens concernés dans la table des biens. 629 - 630 -Passer en modification et utiliser la grille de saisie **02.Registre - Transfert de propriété.** 631 - 632 - 633 -[[image:1747740027614-948.png]] 634 - 635 - 636 -[[image:1747740075472-359.png]] 637 - 638 - 639 -Transférer les numéros de dépôt et numéro d’inventaire du déposant dans les champs autres numéros, et saisir le nouveau numéro d’inventaire du bien. 640 - 641 - 642 -[[image:1747740216286-288.png]] 643 - 644 - 645 -(% class="box warningmessage" %) 392 +(% class="box" %) 646 646 ((( 647 -//**IMPORTANT** : sélectionner **oui **dans le champ « enregistrer le transfert de propriété ». Sans ce préalable, il ne sera pas possible d'intégrer le bien au registre des biens affectés ! Le bouton d'intégration au registre des biens affectés ne sera disponible que si le terme **oui **est indiqué dans ce champ.// 394 +**Aller plus loin*** 395 + 396 +* [[Saisir une entrée>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir une Entrée.WebHome]] 397 +* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]] 398 +* [[Naviguer dans les notices>>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.5\.D\. Visualisation et fonctions associée.WebHome]] 399 +* [[Utiliser la barre d'outils sur les notices>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les outils de la notice.WebHome]] 400 +* [[Consulter les listes de résultats >>doc:1_Fonctionnalités.Consulter Flora.Utiliser les fonctionnalités des listes de résultats.WebHome]] 401 +* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]] 402 +* [[Gérer les transferts de propriété>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Gérer les transferts de propriété.WebHome]] 648 648 ))) 649 649 650 - 651 -Il est ensuite possible d’intégrer la notice au registre réglementaire des biens affectés : 652 - 653 - 654 -(% class="box warningmessage" %) 405 +(% class="box" %) 655 655 ((( 656 -//**Attention** : si le bien n’a pas été radié du registre des dépôts, son intégration dans le registre des biens affectés ne sera possible ! // 407 +**Icônes principales** 408 + 409 +* [[image:1752749244689-219.png||height="30" width="30"]]Table des entrées 410 + 411 +* [[image:1752749335391-842.png||height="39" width="30"]]Table des biens 412 + 413 +* [[image:1752749196754-712.png||height="33" width="33"]] Table des registres 414 + 415 +* [[image:1752749437747-671.png||height="35" width="35"]]Créer une notice 416 + 417 +* [[image:1752749086278-906.png||height="26" width="26"]] Terminer la saisie ou les modifications 418 + 419 +* [[image:1752749006147-880.png||height="24" width="24"]] Valider la saisie ou les modifications 420 + 421 +* [[image:1752748946697-666.png||height="21" width="21"]] Refuser la saisie ou les modifications 422 + 423 +* [[image:1752749144691-255.png||height="27" width="27"]] Intégrer au registre réglementaire 424 + 425 +* [[image:1752749456109-504.png||height="34" width="30"]]Imprimer via les modèles de publication 657 657 ))) 427 +))) 658 658 659 -[[image:1747740258746-408.png]] 660 - 661 - 662 -[[image:1747740398485-927.png]] 663 - 664 - 665 -Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.** 666 - 667 -[[image:1747733815373-706.png]] 668 - 669 - 670 -Résultat : 671 - 672 -[[image:1747740624210-211.png]] 429 +
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