Modifications pour le document Mettre à jour les registres réglementaires

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Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Contenu

@@ -1,6 +1,7 @@
  (% class="mark small" %)**Version 3.5 et ultérieures**
  |(% style="width:840px" %)(((
++(((
  (% class="box" %)
  (((
  En tant que musée de France, vous avez l’obligation légale de tenir un **registre d’inventaire des biens affectés** et un **registre des biens reçus en dépôt**, conformément à l’arrêté du 25 mai 2004.
@@ -210,260 +210,240 @@
  * Inscriptions (thésaurus)
  * Constat d’état initial (date + état de conservation)
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
--)))
++= Étapes d’intégration d’une notice au registre =
++Une fois les notices **Entrée** et **Bien** correctement saisies à l’aide des grilles spécifiques aux registres, vous pouvez procéder à leur intégration dans le **registre réglementaire**. Cette opération s’appuie sur un processus précis, assuré par Flora, qui garantit la **conformité des données** et leur **verrouillage légal**.
++== Saisir les notices dans les grilles dédiées ==
--
--
--
--
--)))
--)))|(% style="width:300px" %)(((
--(% class="box" %)
  (((
--**Sommaire**
++Utilisez les grilles **Registre** adaptées à la nature du bien (cf. chapitres 3 et 4).
  )))
--(% class="box" %)
  (((
--**Aller plus loin**
++Le bien doit obligatoirement être lié à une notice d’entrée.
++)))
--* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
--* Saisir une entrée
--* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
--* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
--* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
--* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
++[[Notice de bien → vérification lien bien-entrée.>>image:1752739775292-182.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++== Terminer la saisie de chaque notice ==
++
++(((
++(% start="1" %)
++1. Cliquez sur le bouton** Terminer la saisie **(dans la barre d’outils) pour signaler que la notice est complète.
  )))
--(% class="box" %)
  (((
--**Icônes principales**
++(% start="2" %)
++1. Une fenêtre s’ouvre automatiquement pour signaler si la notice est complète ou non.
++Si des champs requis pour le registre sont absents, la fenêtre en affiche la liste.
++L’utilisateur peut néanmoins cliquer sur **OK** pour continuer.
++1. La notice passe en état « attente validation saisie »
  )))
--)))
++[[Notice de bien → bouton terminer la saisie.>>image:1747732762213-559.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Notice de bien → vérification des champs manquants pour intégration au registre.>>image:1747732693654-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Valider ou refuser la notice ==
++Dans la barre d’outils :
++* **Si la notice est conforme** : cliquez sur **Valider la saisie** pour la passer en état **« saisie validée »** et l'intégrer au registre.
++* **Si la notice est incomplète ou incorrecte** : cliquez sur **Refuser la saisie**. Elle passe alors en état **« saisie refusée »**, et une fenêtre vous permet d’ajouter un commentaire pour indiquer les corrections à effectuer. Une fois les modifications apportées, la notice peut de nouveau passer en validation.
++=== Cas 1 : validation de la saisie ===
++[[Notice de bien → bouton valider la saisie.>>image:1752740695143-744.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++=== Cas 2 : refus de la saisie ===
++[[Notice de bien → bouton refuser la saisie et commentaire des corrections à apporter.>>image:1752740777236-430.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(((
++
++)))
++(((
++[[Notice de bien → commentaire disponible dans le regroupement SUIVI. >>image:1752740879474-916.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++)))
++[[Notice de bien → bouton terminer la saisie pour repasser les étapes de validation après correction.>>image:1752742689313-953.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Lancer l’intégration au registre ==
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
++(((
++Une fois validée, cliquez sur l’**icône du tampon** dans la barre d’outils de la notice Bien.
++**Deux cas de figure peuvent alors se présenter** :
++* **Si tous les champs obligatoires sont remplis** : le bouton **« Validation au registre d'inventaire des biens affectés »** apparaît. Cliquez dessus pour lancer l’intégration.
++* **Si des champs obligatoires sont manquants** : **Flora refuse l’intégration** et affiche une alerte listant les champs à compléter. Cliquez sur **Retour**, ouvrez la notice en modification et complétez les informations manquantes avant de réessayer.
++(% class="box infomessage" %)
++(((
++À partir de la version 4.5.60, si les champs **Avis des instances scientifiques**, **Prix**, **Inscriptions** ou **Constat d’état initial** sont vides lors de la validation, Flora y insère automatiquement la mention **« néant »**, conformément aux recommandations du Service des Musées de France (SMF).
++)))
++)))
++[[Notice de bien → bouton intégrer au registre réglementaire. >>image:1752741260000-790.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++=== Cas 1 : tous les champs obligatoires sont remplis ===
++[[Cliquer sur le bouton validation intégration au registre.>>image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++=== Cas 2 : champs obligatoires manquants ===
++[[Cliquer sur le bouton retour pour compléter les champs manquants.>>image:1747734678656-824.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Confirmer l’intégration ==
++1. Une fenêtre vous demande de confirmer. Cliquez sur **Oui** pour finaliser l’enregistrement dans le registre réglementaire.
++1. La date d’intégration est alors enregistrée et un lien vers la version figée s’affiche dans la notice Bien.
++[[Message de confirmation >>image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Résultat sur la notice de bien → notice mise à jour avec la date d'intégration au registre et le lien vers le registre. Notice modifiable.>>image:1747733892872-758.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Résultat dans le registre → notice enregistrée au registre et non modifiable.>>image:1747733938343-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++= Consulter et éditer les registres =
++Conformément à la réglementation, **le registre papier constitue la version officielle et opposable**. Il doit être produit chaque année, signé et conservé dans les archives de l’établissement.
++Flora permet d’éditer le registre au format numérique, prêt à l’impression, à partir des notices intégrées dans la table des registres.
++== Consulter le registre ==
++1. Accédez au menu : **Registres / Recherche**
++1. (((
++Renseignez les critères de filtrage :
++* **Année d’inscription au registre**
++* **Type de registre** : biens affectés ou biens reçus en dépôt
++* **Musée concerné**, en cas d'application mutualisée
++)))
++1. Cliquez sur **Rechercher** pour afficher les notices inscrites.
++>(% class="small" %)Ex. Rechercher les biens affectés aux collections de l'année 2012.
++[[Table registre →  formulaire de recherche>>image:1752743364046-802.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Intégration des notices biens au registre =
++== Éditer le registre ==
--=== Validation de la saisie d'un Bien ===
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.60**
++1. Sélectionnez les notices à inclure dans l’édition.
++1. Cliquez sur **Imprimer au format pdf ou odf**.
++1. Choisissez le **modèle de publication** et **validez**.
++1. Cliquez sur **Obtenir le résultat** pour générer le fichier (enregistré dans vos téléchargements).
--Se positionner dans l'espace Accueil ou Décrire, puis Base documentaire, Biens. Chercher le bien à mettre au registre et appuyer sur [[image:1747732654992-485.png]] pour terminer la saisie. L'état de la saisie s'affiche à côté en gris [[image:1747732663490-232.png]]  et en bas de la fiche bien section suivi. Elle changera en fonction de vos actions.
--
--
--[[image:1747732762213-559.png]]
--
--
--Flora vérifie que les champs obligatoires correspondant aux 18 colonnes sont bien tous remplis. Les champs obligatoires non renseignés sont indiqués précisément.
--
  (% class="box infomessage" %)
  (((
--En accord avec le Service des Musées de France (SMF), les champs obligatoires suivants sont désormais automatiquement implémentés au registre avec le terme « néant », dès lors qu’ils ne sont pas saisis dans la notice du bien :
++Le fichier généré contient les notices au format réglementaire, prêtes à être imprimées et archivées.
++)))
--* Avis des instances scientifiques
--* Prix
--* Inscriptions
--* Constat d’état initial
--
--Lors de l’intégration au registre, si ces champs sont vides, un message prévient l’utilisateur de l’incrémentation automatique du terme néant.
--
--**Disponibilité à partir de la version 4.5.60**
++[[Sélection des notices à éditer.>>image:1747734875829-175.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  )))
--[[image:1747732693654-638.png]]
--Appuyer sur Retour pour revenir sur le Bien sans rien modifier. Appuyer sur OK pour faire apparaitre des nouveaux outils [[image:1747733012092-419.png]]sur la fiche Bien.
--Pour compléter les champs manquants, modifier la notice et choisir une grille dont le libellé commence par **02. Registre-**.
--Cliquer sur [[image:1747733077537-300.png]] pour valider la saisie, [[image:1747733086042-659.png]] pour refuser la saisie. En cas de refus de saisie, une fenêtre permettant de laisser un commentaire, au besoin, apparait.
++[[Choix sur modèle de publication.>>image:1747734980868-601.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1747733138196-550.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
--L'information s'affiche dans la partie suivi de la fiche Bien.
++[[Bouton obtenir le résultat.>>image:1752743938671-339.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1747733244856-550.png]]
++[[Résultat.>>image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Si la notice est validée, des outils complémentaires apparaissent :  [[image:1747733294098-645.png]].
--.
--[[image:1747733341634-347.png]]
++== Page de garde et annexes aux registres papier ==
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Pour intégrer la notice Bien au registre appuyer sur le tampon [[image:1747733433435-876.png]] .
++Flora met à disposition des utilisateurs des **modèles d’annexes prêts à l’emploi**. Ces éléments accompagnent le registre annuel et permettent de compléter sa présentation.
++Dans le **formulaire de recherche du registre**, un encart textuel **indique automatiquement les pages à annexer** à l’impression annuelle.
--[[image:1747733457810-510.png]]
++[[Formulaire de recherche table Registres →  pages annexes.>>image:1747735219379-682.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
++)))
--* Si les champs obligatoires ne sont pas remplis, Flora refusera la mise au registre et indiquera les champs manquants. Cliquer sur retour et compléter la notice.
++(((
++[[Ex. Annexe page de titre → Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)>>image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1747734678656-824.png]]
--* Si tous les champs obligatoires sont remplis cliquer sur le bouton Validation au registre d'inventaire des biens affectés.
--[[image:1747733785550-908.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
--Un message de confirmation apparait : cliquer sur **OUI** pour intégrer le bien au registre. Pour annuler l'opération, cliquer sur **NON.**
++
++)))
++)))|(% style="width:300px" %)(((
++(% class="box" %)
++(((
++**Sommaire**
--[[image:1747733815373-706.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
++{{toc depth="1" numbered="true"/}}
++)))
--
--
--La notice est désormais inscrite au registre des biens affectés. La date d'inscription figurera sur la notice dans la table documentaire des biens avec un lien permettant d'accéder à sa copie dans le registre.
--
--[[image:1747733892872-758.png]]
--
--
--La notice est présentée telle que ci-dessous dans le registre :
--
--[[image:1747733938343-251.png]]
--
--(% class="box warningmessage" %)
++(% class="box" %)
  (((
--//Dans le registre, il n'y a pas de rebonds (excepté vers la notice documentaire), ni de liens hypertexte. Les données sont statiques.//
++**Aller plus loin**
++
++* [[Saisir un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .WebHome]]
++* Saisir une entrée
++* [[Loi du 4 janvier 2002 relative aux musées de France>>https://www.legifrance.gouv.fr/jorf/id/JORFTEXT000000769536/]]
++* [[Arrêté du 25 mai 2004>>https://www.legifrance.gouv.fr/loda/id/JORFTEXT000000604037/]]
++* [[SMF : inventorier et récoler les collections musées de France>>https://www.culture.gouv.fr/thematiques/musees/pour-les-professionnels/conserver-et-gerer-les-collections/gerer-les-collections/inventorier-et-recoler-les-collections-des-musees-de-france]]
++* [[SMF : méthode de rédaction informatisée des notices d'objets>>http://www.culture.gouv.fr/documentation/joconde/fr/partenaires/AIDEMUSEES/methode.htm]]
++* [[Radier des biens du registre>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer les registres réglementaires.Radiation.WebHome]]
  )))
-- Attention aux termes codifiés dans le registre. Dans la mention des concours publics, les termes AS et ANS sont des codes spécifiques au SMF.
--
--* AS signifie que le bien a été acquis via l'aide de concours publics (aides, subventions).
--* ANS signifie que le bien n'a pas été acquis avec l'aide de concours publics (aides, subventions).
--
--Cette information est à renseigner durant la saisie de l'entrée, dans le champ Mention des concours publics. Si l'on indique OUI, alors la mention sur le registre sera AS. Si l'on indique NON, alors la mention sur le registre sera ANS.
--
--
--= Édition des registres =
--
--
--Accéder au menu **Registres / Recherche**
--
--[[image:1747734834496-206.png]]
--
--
--(% class="box infomessage" %)
++(% class="box" %)
  (((
--//La recherche sera automatiquement filtrée soit sur les biens affectés aux collections, soit sur les biens reçus en dépôt. Il n’est donc pas possible d’éditer les deux en même temps. Ceci permet d’éviter toute confusion.//
++**Icônes principales**
  )))
++)))
--Il est possible de sélectionner :
--* Les biens affectés aux collections OU les biens reçus en dépôt
--* L’année d'inscription au registre
--* Le musée (dans le cas d’une application mutualisée avec plusieurs musées)
--de manière à afficher l’intégralité des biens affectés ou reçus en dépôt pour une année et un musée donné.
--Les autres critères de recherche serviront à la consultation du registre informatique.
--Pour éditer le registre, sélectionner les notices et cliquer sur le bouton **imprimer au format pdf ou odf** :
--[[image:1747734875829-175.png]]
--Sélectionner le modèle à exporter et cliquer sur valider :
--[[image:1747734980868-601.png]]
--Cliquer sur obtenir le résultat pour télécharger le fichier :
--[[image:1747735028293-815.png]]
--Résultat :
--[[image:1747735058870-569.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
--(% class="wikigeneratedid" %)
--Conserver le fichier PDF obtenu pour pouvoir rééditer le registre rapidement en cas de besoin. (il est possible d'archiver le fichier pdf dans la table autres documents, avec la page de garde WORD).
--== Page de garde et annexes aux registres papiers ==
--Une fois la liste des biens éditée, on connait le nombre de pages total et on peut donc saisir et imprimer la page de garde.
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--L'utilisation du traitement de texte (Word ou OpenOffice) est le plus à même de réaliser cette portion du document.
--)))
--
--Flora met à disposition des utilisateurs les pages d'annexes, à imprimer et à joindre au registre papier.
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--**Dans le formulaire de recherche du Registre, un texte indique les pages à annexer à l’impression annuelle des registres.**
--)))
--
--
--[[image:1747735219379-682.png]]
--
--
--__Exemple __: page de titre Registre d'inventaire des biens affectés (.odt)
--
--[[image:1747735284938-672.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
--
--
--
  = Cas particulier : Gestion des transferts de propriété =

1752739775292-182.png

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